jeg vet at det er en million og en annen måte å administrere dine daglige oppgaver ved hjelp av teknologi. Og mens jeg vanligvis har en sunn forståelse for digitale løsninger, har jeg alltid vært noen som styrer min gjøremålsliste med god gammel penn og papir. Ikke bare hjelper det meg å være veldig effektiv i mine travle handelshøyskoledager, prioritere oppgavene mine og jobbe selv når jeg ikke har celledata, men det er bokstavelig talt ikke noe mer tilfredsstillende enn å krysse en fullført oppgave ut av en faktisk oppgaveliste.
hvis du har hatt problemer med å finne et organisasjonssystem som fungerer for deg, eller hvis du bare vil prøve å kaste bort det digitale rotet og komme tilbake til det grunnleggende, vil jeg anbefale å gi denne metoden et skudd! Slik gjør du det.
Få En Ekte, Papirkopiplanlegger
Åpenbart er Det Første trinnet i å gjøre dette å få verktøyene som fungerer for deg. Det er viktig å bruke en papirkopiplanlegger som passer til organisasjons-og arbeidsstilen din. For eksempel bruker Jeg Poppin-planleggere fordi de viser en ukeplan til venstre og lined papir til høyre, de passer i vesken min, og de er ganske billige.
jeg liker å se hele uken på en side, men hvis du liker en annen type visning, sjekk Ut Moleskine, som har massevis av forskjellige formater, eller—hvis du vil bli analog med shopping, også—hodet til din lokale Barnes & Noble og bla gjennom sitt store utvalg til du finner riktig passform.
Oppgi Alle Dine Toppforpliktelser for Uken
jeg starter alltid med å notere ut alle de store forpliktelsene jeg har på min ukeplan, bare så jeg kan få en følelse av hva jeg trenger å planlegge rundt. Jeg liker å inkludere både personlige og profesjonelle oppgaver og arrangementer for å virkelig få et fullstendig bilde for uken.
for eksempel, hvis jeg må forberede meg på et stort møte på onsdag, men må slutte å jobbe klokka 6 PÅ tirsdag for å delta på en bursdagsmiddag, så vet jeg at jeg sannsynligvis må jobbe sent på mandag.
Skriv Ut Og Prioriter Oppgavene Dine
Når jeg har begynt å fylle ut kalenderen med mine store forpliktelser, deler jeg papirsiden av planleggeren min i fire bokser, med øvre høyre boks som representerer viktige / ikke-presserende oppgaver, øverst til venstre som representerer viktige / presserende oppgaver, og de to nederste boksene representerer ubetydelige/ikke-presserende og ubetydelige/presserende oppgaver.
deretter skriver jeg ut alle oppgavene jeg trenger å fullføre for uken, og sørg for å liste dem i tilhørende boks. For eksempel går «betale kredittkort bill» alltid i viktig / haster boksen, mens «kjøpe vinterfrakk» er i viktig / ikke haster.
dette fungerer som et bakt prioriteringssystem, fordi det tvinger meg til å identifisere hva jeg trenger å jobbe med og når.
det er også avgjørende for å ringe ut de oppgavene som er uviktige / haster, som jeg ofte vil prioritere over viktige, langsiktige elementer hvis jeg ikke er forsiktig. For eksempel jobber jeg med tre langsiktige forskningsartikler dette semesteret, som aldri virker like presserende som noe som skyldes i morgen, og kan lett gå seg vill i støyen fra en full oppgaveliste. Dette prioriteringssystemet tvinger meg til å anerkjenne arbeidet med papirene som viktig og begynne å skrive dem på forhånd.
Lag En Daglig Tidsplan (Og Inkluder Nedetid)
Alt denne ukentlige planleggingen er fin, men hvordan hjelper dette meg å finne ut hva jeg faktisk skal gjøre på en gitt dag? Hver morgen trekker jeg ut et tomt stykke papir(jeg bruker hvitt skriverpapir, men du kan også få en notatbok hvis du vil klassifisere prosessen litt) og gjøre tre ting.
først skriver jeg ut tider på dagen fra 8 AM-11 PM i 30-minutters trinn og legger inn møter, klasser og personlige forpliktelser jeg har. Deretter ser jeg på min ukentlige planlegger og trekker ut oppgavene jeg vil fullføre den dagen, og prøver å sørge for å trekke minst ett element fra hver av mine fire bokser. Til slutt, jeg slot alle oppgavene i kalenderen min, fylle ut tiden rundt møtene.
siden oppgaver vanligvis tar lengre tid å fullføre i praksis, er min tommelfingerregel å budsjettere 1,5 ganger så mye tid jeg tror jeg trenger, bare for å sikre at jeg kan passe alt inn. Jeg sørger også alltid for å bygge inn nedetid tidlig på kvelden og en time å gå på treningsstudioet, som begge jeg trenger for å opprettholde min sunnhet!
Kryss Av Ting
Dette er min favoritt del Av prosessen: kryss av oppgaver når jeg er ferdig med dem. Jeg elsker å bruke fargede penner, bare for å gjøre ting litt mer moro. Jeg følger vanligvis med på min daglige tidsplan og krysser deretter alle elementer av min ukentlige oppgaveliste på slutten av hver dag.
Overfør Uferdige Elementer
på slutten av uken er det viktig å sørge for at uferdige elementer blir overført til fremtidige uker, slik at de ikke glir gjennom sprekkene. På søndag kveld setter jeg meg vanligvis ned med en rød penn og krysser ut ufullførte elementer en om gangen når jeg bestemmer meg for å «avbryte» dem eller flytte dem frem til fremtidige uker. En av skjønnhetene til en papirplanlegger er at du virkelig kan presse oppgaver du ikke har tid til, fordi du kan skrive dem inn hvor du vil—jeg flyttet faktisk min» ferie shopping » – linje til den første uken i desember fordi jeg vet at jeg ikke vil ha tid til det til da.
jeg vet at denne prosessen kan høres komplisert ut, men å bruke bare 20 minutter per dag på planlegging kan bidra til å spare deg for timer. Jeg vet at jeg er spesielt utsatt for å kaste bort korte blokker (f. eks., 30 minutter mellom klasser) hvis jeg ikke har tenkt ut hva jeg vil gjøre, men hvis jeg allerede har laget timeplanen min, trenger jeg ikke å tenke to ganger om hva jeg skal gjøre med tiden min.
Håper dette hjelper deg med å bli kvitt noen beslutningsutmattelse, og få flere ting gjort.