jag vet att det finns en miljon och ett annat sätt att hantera dina dagliga uppgifter med hjälp av teknik. Och medan jag brukar ha en hälsosam uppskattning för digitala lösningar, har jag alltid varit någon som hanterar Min att göra-lista med bra gammal penna och papper. Det hjälper mig inte bara att vara riktigt effektiv under mina upptagna affärsskoldagar, prioritera mina uppgifter och arbeta även när jag inte har celldata, men det finns bokstavligen inget mer tillfredsställande än att korsa en slutförd uppgift av en faktisk att göra-lista.
om du har haft problem med att hitta ett organisationssystem som fungerar för dig, eller om du bara vill försöka kasta den digitala röran och komma tillbaka till grunderna, skulle jag rekommendera att ge den här metoden ett skott! Så här gör du det.
få en riktig, papperskopia planerare
självklart, det första steget i att göra detta är att få de verktyg som fungerar för dig. Det är viktigt att använda en pappersplanerare som matchar din organisations-och arbetsstil. Till exempel använder jag Poppin planerare eftersom de visar ett veckoschema till vänster och fodrat papper till höger, de passar i min handväska, och de är ganska billiga.
jag gillar att se hela veckan på en sida, men om du gillar en annan typ av vy, kolla in Moleskine, som har massor av olika format, eller—om du vill bli analog med din shopping också—gå till din lokala Barnes & Noble och bläddra igenom det stora urvalet tills du hittar rätt passform.
lista alla dina bästa åtaganden för veckan
jag börjar alltid med att lista ut alla de stora skyldigheterna jag har på mitt veckoschema, bara så att jag kan få en känsla av vad jag behöver planera runt. Jag gillar att inkludera både personliga och professionella uppgifter och evenemang för att verkligen få en fullständig bild för veckan.
till exempel, om jag måste förbereda mig för ett stort möte på onsdag men måste sluta arbeta klockan 6 på tisdag för att delta i en födelsedagsmiddag, kommer jag att veta att jag sannolikt måste jobba sent på måndag.
Skriv ut och prioritera dina uppgifter
när jag har börjat fylla i kalendern med mina stora åtaganden delar jag papperssidan av min planerare i fyra lådor, med den övre högra rutan som representerar viktiga/icke-brådskande uppgifter, den övre vänstra representerar viktiga/brådskande uppgifter och de nedre två rutorna som representerar oviktiga/icke-brådskande och oviktiga/brådskande uppgifter.
sedan skriver jag ut alla uppgifter jag behöver slutföra för veckan, och se till att lista dem i motsvarande ruta. Till exempel går” betala kreditkortsräkning ”alltid i den viktiga/brådskande rutan, medan” köp vinterrock ” är i viktigt/icke-brådskande.
detta fungerar som ett inbakat prioriteringssystem, eftersom det tvingar mig att identifiera vad jag behöver arbeta med och när.
det är också viktigt för att ringa ut de uppgifter som är oviktiga/brådskande, som jag ofta kommer att prioritera över viktiga, långsiktiga saker om jag inte är försiktig. Till exempel arbetar jag med tre långsiktiga forskningsrapporter den här terminen, som aldrig verkar lika pressande som något på grund av imorgon och lätt kan gå vilse i bullret från en fullständig att göra-lista. Detta prioriteringssystem tvingar mig att erkänna att arbetet med tidningarna är viktigt och börja skriva dem i förväg.
gör ett dagligt schema (och inkludera stilleståndstid)
All denna veckoplanering är trevlig, men hur hjälper det mig att ta reda på vad jag faktiskt ska göra på en viss dag? Varje morgon drar jag ut ett tomt papper (Jag använder vitt skrivarpapper, men du kan också få en anteckningsbok om du vill klassa processen lite) och göra tre saker.
först skriver jag ut tiderna på dagen från 8 AM-11 PM i 30-minuters steg och lägger in alla möten, klasser och personliga åtaganden jag har. Sedan tittar jag på min veckoplanerare och drar ut de uppgifter jag vill slutföra den dagen och försöker se till att dra minst ett objekt från var och en av mina fyra lådor. Till sist, jag slot alla uppgifter i min kalender, fylla i tiden runt mötena.
eftersom uppgifter vanligtvis tar längre tid att slutföra i praktiken är min tumregel att budgetera 1,5 gånger den tid jag tror att jag behöver, bara för att se till att jag kan passa in allt. Jag också alltid se till att bygga In ner tid tidigt på kvällen och en timme att gå till gymmet, som båda jag behöver för att behålla mitt förstånd!
korsa saker av
Detta är min favorit del av processen: korsa uppgifter av när jag avslutar dem. Jag älskar att använda färgade pennor, bara för att göra saker lite roligare. Jag håller vanligtvis koll på mitt dagliga schema och korsar sedan alla objekt från min veckovisa att göra-lista i slutet av varje dag.
överför oavslutade föremål
i slutet av veckan är det viktigt att se till att alla oavslutade föremål överförs till framtida veckor så att de inte glider genom sprickorna. På söndag kväll, Jag brukar sitta ner med en röd penna och korsa oavslutade objekt en i taget som jag besluta om att ”avbryta” dem eller flytta dem framåt till kommande veckor. En av skönheterna i en pappersplanerare är att du verkligen kan driva uppgifter du inte har tid för, för att du kan skriva in dem vart du vill—jag flyttade faktiskt bara min ”holiday shopping” – linje till den första veckan i December eftersom jag vet att jag inte kommer att ha tid för det tills dess.
jag vet att den här processen kanske låter komplicerad, men att spendera bara 20 minuter per dag på planering kan hjälpa dig att spara timmar. Jag vet att jag är särskilt benägen att slösa bort korta block (t. ex., 30 minuter mellan klasserna) om jag inte har tänkt på vad jag vill göra, men om jag redan har gjort mitt schema, behöver jag inte tänka två gånger på vad jag ska göra med min tid.
hoppas detta hjälper dig att bli av med vissa beslut trötthet, och få mer saker gjort.