întrebarea de 12 miliarde de dolari: cum gestionează facilitatea dvs. inventarul MRO?

în 2011, companiile americane au cheltuit 110 miliarde de dolari pe materiale de întreținere, reparații și operare (MRO) – articole variind de la becuri la consumabile de curățare până la piulițe și șuruburi – și din cele 110 miliarde de dolari, aproximativ 12 miliarde de dolari stau pe rafturi și nu se folosesc niciodată.* Un studiu realizat de Grainger ‘ S Consulting Services estimează mai mult de jumătate din SUA. întreprinderile nu își gestionează în mod eficient livrările de MRO, lăsându-le cu inventar mort, învechit și, cel mai important, epuizant de buget.

aceasta nu este o imagine frumoasă, ci o oportunitate bogată pentru profesioniștii din domeniul întreținerii instalațiilor de a scoate costurile din afacerea lor printr-o abordare mai agresivă a gestionării inventarului. Constatarea noastră este că îmbunătățirea proceselor de gestionare a stocurilor poate ajuta companiile să reducă cheltuielile cu până la 25%. De unde știi unde se află managementul inventarului și unde poate merge? Pentru a ajuta, am cercetat mai mult de 500 de organizații și am identificat trei abordări principale ale managementului inventarului MRO – stocat, gestionat și leveraged.

evoluția abordării dvs. pentru gestionarea stocurilor

stocate este cea mai de bază abordare a managementului inventarului MRO. Este în principal reactiv și elementele sunt adăugate la inventar pentru comoditate sau pentru a evita stocurile. Toate materialele MRO sunt gândite ca un cost irecuperabil, iar managementul le acordă puțină atenție, cumpărând, stocând și emitând consumabile angajaților într-un mod ad-hoc.

cum arată această abordare în acțiune?

spuneți că sunteți responsabil de întreținerea instalațiilor la o fabrică de producție. Într-o zi, banda transportoare de pe o piesă cheie a echipamentului funcționează defectuos. Munca în acea zonă este oprită și vă petreceți cea mai mare parte a zilei curățând magazia pentru o piesă de schimb lipsă și apelând vânzătorii încercând să găsească ceea ce aveți nevoie.

odată ce găsiți în cele din urmă partea, cumpărați câteva în plus pentru a vă păstra în magazie pentru a evita aceeași problemă data viitoare. Sună ca o decizie inteligentă, dar dacă acea parte nu este necesară mai mulți ani sau se rătăcește într-un depozit debordant, este posibil ca inventarul suplimentar (o investiție) să stea doar pe raft neutilizat.

după repetarea acestui ciclu de mai multe ori, începeți să realizați că procesul dvs. nu funcționează. Fără controale în loc sau date pentru a înțelege cât de des este utilizat un element, nu se poate prezice cererea și inventarul continuă să crească. Acest lucru încurajează o mișcare spre următoarea evoluție – o abordare gestionată.

abordarea gestionată a inventarului MRO

o abordare gestionată ajută la controlul costurilor prin utilizarea datelor de proces și inventar pentru a ajuta la luarea deciziilor. În această abordare, materialele MRO sunt considerate o cheltuială operațională care poate fi gestionată și controlată activ.

primul pas în trecerea la o abordare gestionată este investiția în construirea datelor corecte. Datele sunt ceea ce face inventarul MRO gestionabil; vă ajută să înțelegeți cererea și modelele de utilizare, astfel încât să puteți optimiza nivelurile de inventar.

pentru a testa calitatea datelor dvs., alegeți un element și vedeți dacă puteți oferi răspunsuri la întrebări de bază, cum ar fi:

• ce este și unde îl puteți găsi?
• când este folosit și cât de mult este necesar?
• de ce este în stoc și cine îl furnizează?

cu cât mai multe dintre aceste întrebări puteți răspunde, cu atât va fi mai eficient programul dvs. de gestionare a inventarului.

de asemenea, va trebui să definiți în continuare procesele pe care le utilizați pentru a gestiona materialele MRO, inclusiv modul în care stocați, consumați, analizați și recuperați inventarul. Standardizarea acestor procese și asigurarea faptului că acestea sunt efectuate în mod constant vă va oferi date de inventar de calitate și va crește eficiența.

să ne întoarcem la exemplul nostru de la o fabrică de producție. După prea multe comenzi rush și consumabile lipsă, atribuiți un manager de facilități pentru a organiza și eticheta stockroom și de a ajuta supraveghea inventar MRO. Angajații trebuie să înregistreze ce livrări iau și toate cererile de articole noi trebuie aprobate. Prin urmărirea datelor de utilizare, managerul este capabil să identifice mănușile pe care angajații le folosesc cel mai des și să păstreze un stoc adecvat la îndemână. Datele arată, de asemenea, că ochelarii de protecție sunt suprasolicitați, astfel încât comenzile sunt reduse și creșterea inventarului inutil este încetinită.

în timp ce abordarea gestionată este eficientă, unii angajați pot simți că controalele îi încetinesc, astfel încât își creează propriul inventar „privat”. În timp, tensiunea se poate construi pe măsură ce procesul se descompune și datele sunt considerate nesigure. Acest lucru încurajează trecerea spre o abordare cu efect de levier.

abordarea cu efect de levier a inventarului MRO

Leveraged – abordarea optimă – consideră inventarul MRO ca o componentă strategică a afacerii și o investiție cu valoare recuperabilă. Această abordare necesită ca materialele să fie organizate și emise într-o manieră disciplinată, dar cel mai important, această abordare necesită crearea responsabilității și furnizarea unui motiv pentru a lua măsuri.

responsabilitatea este creată atunci când relevanța, influența și stimulentele converg, dar o organizație nu se poate aștepta să reunească aceste trei elemente pentru fiecare rol implicat în materialele MRO. De exemplu, gestionarea îmbunătățită a inventarului poate fi relevantă pentru un manager de magazie, dar lipsa de influență împiedică managerul să implementeze schimbarea. Un manager de întreținere poate avea un grad ridicat de influență, dar nici un stimulent pentru a reduce pentru valoarea materialelor deținute în stoc. Pentru a depăși această responsabilitate fragmentată, multe organizații creează o echipă inter-funcțională responsabilă pentru toate elementele de gestionare a inventarului sau stabilesc un rol legat exclusiv de gestionarea inventarului.

din nou, să revizuim exemplul podelei plantei. Pentru a crea responsabilitate, trageți împreună o echipă din întreaga fabrică responsabilă de gestionarea inventarului. Echipa lucrează împotriva unui scorecard de valori de performanță, cum ar fi frecvența stocului, rata de îndeplinire și procentul inventarului inactiv. În timpul unui audit de inventar de rutină, un membru al echipei întâlnește consumabile suplimentare de vopsire rămase de la o actualizare recentă a instalațiilor și contactează furnizorul pentru a returna materialele în schimbul unui credit. Pe măsură ce acest tip de activitate devine parte a rutinei dvs. de gestionare a inventarului, începeți să vedeți progrese în valorile de performanță ale inventarului și o îmbunătățire a liniei de jos a companiei dvs.

ia managementul inventarului la nivelul următor

dacă aveți în prezent un mâner pe inventarul MRO sau sunteți copleșit, este important să se uite la MRO petrece ca o decizie strategică și nu ca o scurgere pe resursele. Înțelegerea abordării actuale a gestionării inventarului și adoptarea unor schimbări mici și treptate va necesita timp, dar investiția dvs. inițială va merita economiile viitoare pentru organizația dvs. A avea datele și procesele potrivite vă va ajuta să luați deciziile necesare pentru a avea un impact pozitiv asupra liniei de jos.

deci, cât din cele 12 miliarde de dolari veți pune înapoi în afacerea dvs.?