En 2011, les entreprises américaines ont dépensé 110 milliards de dollars en matériaux d’entretien, de réparation et d’exploitation (MRO) – des articles allant des ampoules aux produits de nettoyage en passant par les écrous et les boulons – et sur ces 110 milliards de dollars, environ 12 milliards se trouvent sur des étagères et ne sont jamais utilisés.* Une étude menée par Grainger’s Consulting Services estime que plus de la moitié des États-Unis les entreprises ne gèrent pas efficacement leurs approvisionnements en MRO, ce qui les laisse avec des stocks morts, obsolètes et, surtout, épuisants.
Ce n’est pas une jolie image, mais une riche opportunité pour les professionnels de la maintenance des installations de réduire les coûts de leur entreprise grâce à une approche plus agressive de la gestion des stocks. Notre constat est que l’amélioration des processus de gestion des stocks peut aider les entreprises à réduire leurs dépenses jusqu’à 25 %. Comment savez-vous où se trouve votre gestion des stocks et où elle peut aller? Pour vous aider, nous avons effectué des recherches sur plus de 500 organisations et identifié trois approches principales de la gestion des stocks MRO : stocked, managed et leveraged.
- Faire évoluer Votre approche de la gestion des stocks
- À quoi ressemble cette approche en action?
- L’approche gérée de l’inventaire MRO
- L’approche à effet de levier des stocks de MRO
- Faites passer votre gestion des stocks au niveau supérieur
- Alors, quelle part des 12 milliards de dollars allez-vous remettre dans VOTRE entreprise?
Faire évoluer Votre approche de la gestion des stocks
Stocked est l’approche la plus élémentaire de la gestion des stocks MRO. Il est principalement réactif et les articles sont ajoutés à l’inventaire pour plus de commodité ou pour éviter les ruptures de stock. Tous les matériaux MRO sont considérés comme un coût irrécupérable et la direction y prête peu d’attention, achetant, stockant et distribuant des fournitures aux employés de manière ad hoc.
À quoi ressemble cette approche en action?
Dites que vous êtes responsable de la maintenance des installations dans une usine de fabrication. Un jour, la bande transporteuse d’un équipement clé fonctionne mal. Les travaux dans cette zone sont interrompus et vous passez la majeure partie de la journée à récurer l’entrepôt à la recherche d’une pièce de rechange manquante et à appeler les fournisseurs pour essayer de trouver ce dont vous avez besoin.
Une fois que vous avez enfin localisé la pièce, vous en achetez quelques-unes supplémentaires à conserver dans votre entrepôt pour éviter le même problème la prochaine fois. Cela ressemble à une décision intelligente, mais si cette pièce n’est pas nécessaire avant plusieurs années ou si elle est égarée dans un entrepôt débordant, il y a de fortes chances que l’inventaire supplémentaire (un investissement) reste inutilisé sur l’étagère.
Après avoir répété ce cycle plusieurs fois, vous commencez à réaliser que votre processus ne fonctionne pas. Sans contrôles en place ni données pour comprendre la fréquence d’utilisation d’un article, vous ne pouvez pas prédire la demande et les stocks continuent de croître. Cela encourage un mouvement vers la prochaine évolution – une approche gérée.
L’approche gérée de l’inventaire MRO
Une approche gérée permet de contrôler les coûts en utilisant les données de processus et d’inventaire pour faciliter la prise de décision. Dans cette approche, les matériaux MRO sont considérés comme une dépense opérationnelle qui peut être gérée et contrôlée activement.
La première étape pour passer à une approche gérée consiste à investir dans la création des bonnes données. Les données sont ce qui rend l’inventaire MRO gérable; elles vous aident à comprendre votre demande et vos habitudes d’utilisation afin d’optimiser les niveaux d’inventaire.
Pour tester la qualité de vos données, choisissez un élément et voyez si vous pouvez fournir des réponses à des questions de base, telles que:
- Qu’est-ce que c’est et où pouvez-vous le trouver?
- Quand est-il utilisé et quelle quantité est nécessaire?
- Pourquoi est-il en stock et qui le fournit ?
Plus vous pourrez répondre à ces questions, plus votre programme de gestion des stocks sera efficace.
Vous devrez également définir plus en détail les processus que vous utilisez pour gérer les matériaux MRO, y compris la manière dont vous stockez, consommez, analysez et récupérez les stocks. La standardisation de ces processus et la garantie qu’ils sont exécutés de manière cohérente vous fourniront des données d’inventaire de qualité et augmenteront l’efficacité.
Revenons à notre exemple dans une usine de fabrication. Après trop de commandes urgentes et de fournitures manquantes, vous affectez un responsable des installations pour organiser et étiqueter le stock et aider à superviser l’inventaire MRO. Les employés sont tenus d’enregistrer les fournitures qu’ils prennent et toutes les demandes de nouveaux articles doivent être approuvées. En suivant les données d’utilisation, le gestionnaire est en mesure d’identifier les gants que les employés utilisent le plus souvent et de garder un stock approprié à portée de main. Les données montrent également que les lunettes de sécurité sont surchargées, de sorte que les commandes sont réduites et que la croissance des stocks inutiles est ralentie.
Bien que l’approche gérée soit efficace, certains employés peuvent sentir que les contrôles les ralentissent, ils créent donc leur propre inventaire « privé ». Au fil du temps, la tension peut augmenter à mesure que le processus se décompose et que les données sont jugées peu fiables. Cela encourage le passage à une approche à effet de levier.
L’approche à effet de levier des stocks de MRO
L’approche à effet de levier – l’approche optimale – considère les stocks de MRO comme une composante stratégique de l’entreprise et un investissement à valeur récupérable. Cette approche exige que les documents soient organisés et publiés de manière disciplinée, mais surtout, cette approche nécessite de créer une responsabilité et de fournir une raison d’agir.
La responsabilité est créée lorsque la pertinence, l’influence et l’incitation convergent toutes, mais une organisation ne peut pas s’attendre à réunir ces trois éléments pour chaque rôle impliqué dans les matériaux MRO. Par exemple, une meilleure gestion des stocks peut être pertinente pour un gestionnaire de réserve, mais un manque d’influence empêche le gestionnaire de mettre en œuvre des changements. Un responsable de la maintenance peut avoir un degré élevé d’influence, mais aucune incitation à réduire la valeur des matériaux détenus en stock. Pour surmonter cette responsabilité fragmentée, de nombreuses organisations créent une équipe interfonctionnelle responsable de tous les éléments de la gestion des stocks, ou établissent un rôle lié uniquement à la gestion des stocks.
Encore une fois, revenons sur l’exemple du plancher de l’usine. Pour créer une responsabilité, vous rassemblez une équipe de l’ensemble de l’usine responsable de la gestion des stocks. L’équipe travaille sur un tableau de bord de mesures de performance telles que la fréquence des ruptures de stock, le taux de traitement et le pourcentage d’inventaire inactif. Lors d’un audit d’inventaire de routine, un membre de l’équipe tombe sur des fournitures de peinture supplémentaires laissées par une récente mise à niveau des installations et contacte le fournisseur pour retourner les matériaux en échange d’un crédit. Au fur et à mesure que ce type d’activité fait partie de votre routine de gestion des stocks, vous commencez à constater des progrès dans les mesures de performance de vos stocks et une amélioration des résultats de votre entreprise.
Faites passer votre gestion des stocks au niveau supérieur
Que vous ayez actuellement la main sur votre inventaire MRO ou que vous soyez submergé, il est important de considérer vos dépenses MRO comme une décision stratégique et non comme une ponction sur vos ressources. Comprendre votre approche actuelle de la gestion des stocks et adopter de petits changements graduels prendra du temps, mais votre investissement initial vaudra bien les économies futures pour votre organisation. Avoir les bonnes données et les bons processus en place vous aidera à prendre les décisions nécessaires pour avoir un impact positif sur le résultat net.