In einem Startup, das ich rate, hatten Aufgaben, die von PMs für die Implementierung von Ingenieuren eingereicht wurden, eine niedrige / mittlere / hohe Priorisierung.
Da es sich um ein Startup im Frühstadium handelt, ist immer mehr Arbeit zu erledigen als Zeit oder Leute, sodass Ingenieure nie dazu kamen, niedrige oder mittlere Aufgaben zu erledigen.
PMs hat also aufgehört, Aufgaben mit niedriger und mittlerer Priorität abzulegen.
Jetzt haben alle Aufgaben eine hohe Priorität. Prioritäten werden also informell kommuniziert: „Ja, beide haben hohe Priorität, aber X kommt vor Y“. Was natürlich zu Meinungsverschiedenheiten führt: „Warum hast du A nicht beendet?“Weil ich an B gearbeitet habe“, Aber A hat eine höhere Priorität.“Nein, sie haben die gleiche hohe Priorität.“
Das Interessante ist, dass dies nicht geschah, weil eine Seite das System untergrub. Im Gegenteil — beide Seiten taten, was sie unter dem System tun sollten. Ingenieure, die die niedrigen und mittleren Aufgaben fallen ließen, machten Sinn, weil der springende Punkt der Priorisierung darin besteht, zu sagen, was fallen gelassen werden kann, wenn sie nicht alle erledigt werden können. Die Entscheidung des PMs, nur Aufgaben mit hoher Priorität einzureichen, war wieder sinnvoll, denn was bringt es, Aufgaben einzureichen, die ohnehin nicht erledigt werden? Dies verschwendet nur Zeit für alle Beteiligten. Entweder Datei es so hoch oder nicht.
Also ist das System zusammengebrochen.
Was sind einige Alternativen?
Eine Priorisierungsmethode, die funktioniert, besteht darin, Prioritäten zu haben, die objektiv definiert sind. Bei Google zum Beispiel bedeutete P0 einen Produktionsnotstand: Stoppen Sie, was Sie tun, und arbeiten Sie daran. Es ist nicht unvernünftig, dass Leute ausgelagert werden, um einen P0 zu reparieren, der mitten in der Nacht aufgewacht ist. P1 bedeutete eine Aufgabe mit ungewöhnlich hoher Priorität – Sie müssen nicht aufhören, was Sie tun, um an P1 zu arbeiten (es ist kein P0), aber wenn Sie mit dem fertig sind, was Sie tun, müssen Sie an P1 arbeiten. P2 wurde für die meisten Aufgaben verwendet. Und P3 und P4 würden niemals fertig werden.
Dieses System funktionierte, weil die Prioritäten objektiv definiert und allgemein verstanden wurden, so dass die Leute zurückdrängen und die richtige Priorität setzen konnten: „Nein, das ist kein P0 — es ist kein Produktionsnotfall“ oder „Nein, das ist kein P1 — ja, es ist wichtig, aber es hat nicht Vorrang vor all der Arbeit, die wir haben.“ Ist eine bestimmte Aufgabe bei Low / medium / High ein Medium oder ein High? Das ist Ansichtssache. Es kann alles bedeuten, was dazu führt, dass das System zusammenbricht.
Eine zweite Priorisierungsmethode, die funktioniert, besteht darin, dass der PM einen Zyklus oder Sprint definiert, der aus einer definierten Liste von Aufgaben besteht, die in einer vereinbarten Zeit erledigt werden müssen. Wenn eine Aufgabe im aktuellen Zyklus enthalten ist, bedeutet dies, dass sie in diesem Zyklus ausgeführt werden sollte, sodass die Priorität weniger relevant ist .
Eine dritte Priorisierungsmethode, die funktioniert, besteht darin, dass der PM eine priorisierte Liste von Aufgaben definiert. Eine nummerierte Liste, in der der 1. wichtiger ist als der 2., der wichtiger ist als der dritte und so weiter. Das macht wieder Sinn. Letztendlich kommt es darauf an, ob ein Ingenieur Aufgabe X oder Y ausführen soll, wenn keine Zeit für beides bleibt. Nicht, ob X im absoluten Sinne medium ist, was sowieso keinen Sinn ergibt.
Verwenden Sie auf keinen Fall eine niedrige / mittlere / hohe Priorisierung. Verwenden Sie etwas wie Trello, wo Sie Aufgaben nach oben oder unten ziehen, um eine implizite Priorität festzulegen.
Dies funktioniert besonders gut, wenn die Liste ein übergeordnetes Ziel enthält, z. B. das Startfeature X. Das gibt den Menschen Eigenverantwortung und motiviert sie.
All dies setzt natürlich voraus, dass Sie über ein kompetentes und gut gemeintes PMs verfügen. Ich habe mit einigen zweitklassigen PMs gearbeitet, die versuchen, so viele Aufgaben wie möglich in einen Zyklus zu stopfen, und sind dann wütend, wenn die Dinge länger als erwartet. Sie können keine Prioritäten setzen. Sie wollen alles. Oder sie verstehen den grundlegenden Kompromiss im Projektmanagement nicht, nämlich den Kompromiss zwischen Zeit, Umfang und Qualität.
Oder sie verstehen alles oben Genannte, benutzen es aber, um Ingenieure zu manipulieren, um mehr Arbeit aus ihnen herauszuholen. Das funktioniert nicht lange — ich habe aufgehört, dem PM relevante Informationen zu geben, weil er das normalerweise als Gelegenheit missbrauchen würde, mich zu kritisieren. Ich würde alles außer Acht lassen, was er sagt. Wenn er eine Meinungsverschiedenheit mit jemand anderem im Team hatte, würde ich damit beginnen, anzunehmen, dass die andere Person Recht hat.
Wenn Sie zweitklassiges oder schlecht gemeintes PMs haben, funktioniert keine Priorisierungsmethode gut.
Es ist interessant, dass Bug-Tracking-Tools, die für Ingenieure entwickelt wurden, nicht so gut funktionieren wie Task-Tracking-Tools, die für jede Art von Aufgabe entwickelt wurden. Dies liegt wahrscheinlich an der Voreingenommenheit der Ingenieure, nur eine Benutzeroberfläche auf eine Datenbank zu setzen. Aber Menschen denken nicht wie eine Datenbank. Eine reale Metapher wie ein Haufen Karten, die auf einem Schreibtisch angeordnet und sortiert sind, kann ein besseres Modell sein.