Consulta de energía: la Guía Básica para Principiantes de 2021

Hola, bienvenido a la guía para principiantes de Consulta de energía de UpSlide.
¿Alguna vez se ha preguntado qué es la consulta de energía? Cómo funciona? Si es así, estás en el lugar adecuado!
Pauline, nuestra experta en consultas de energía de Finance 3.1, nos dio todos sus mejores consejos para escribir este artículo.
Aquí aprenderá los conceptos básicos del software e incluso podrá practicar un poco. ¿Estás lista?

Si no tienes tiempo para leerlo ahora, ¡descarga la versión PDF y disfrútala más tarde!

¿Qué es Power Query? ¿Cuándo debo usarlo?

Power Query es un complemento de Excel que permite a sus usuarios importar, limpiar y consolidar datos. Puede utilizar la consulta de energía cuando:

• Procesamiento de grandes cantidades de datos (donde Excel está limitado a un millón de filas)
• Importación de datos de diferentes fuentes (por ejemplo, Excel, CSV, SharePoint, SQL y Salesforce)
• ¡Manipulación, limpieza y combinación de varias tablas, archivos o incluso carpetas!

Power Query es una herramienta fácil de usar y potente incluso para principiantes, ya que no necesita experiencia en codificación para comenzar. Además, no cambia la fuente de datos original. El resultado es como una instantánea de datos remodelados llevados a Excel. ¿Qué tiene de bueno eso? Bueno, dado que los datos de origen no se importan directamente, no hacen que su archivo de Excel sea más pesado (es decir, ¡no ralentiza su computadora!).

En resumen, Power Query es una herramienta de análisis de datos que hace que los procesos ETL (Extracción, transformación y carga) sean más simples y efectivos.

¿Cuál es la diferencia entre Consulta de potencia y Pivote de potencia?

Power Pivot a menudo se asocia con Power Query porque es un complemento de Microsoft Office que facilita el análisis de datos. Curiosamente, sin embargo, ¡estas dos herramientas pueden trabajar en conjunto entre sí! Power Pivot es simplemente el siguiente paso de la transformación de datos: permite a los usuarios crear modelos de datos a partir de tablas previamente limpiadas por Power Query.

Aunque es similar, Power Pivot se usa más para el análisis de datos, los cálculos relacionados con el tiempo y la generación de enlaces. Dicho simplemente:

• Power Query le permite consolidar y reprocesar archivos automáticamente (es decir, la estandarización de los procesos de informes o la consolidación de varios archivos con el mismo formato).
• Power Pivot le permite analizar bases de datos de varios millones de líneas extrayendo información agregada de acuerdo con las reglas establecidas por su empresa.

¿Cuál es la diferencia entre Power Query y Power BI?

La tecnología de consulta subyacente de Power Query también se incluye en Power BI.

La interfaz del software de escritorio Power BI le permite beneficiarse de las tres tecnologías (Power Query, Power Pivot y Power View). Con Power BI, puede realizar todos los pasos de la cadena de análisis de datos, desde la extracción de datos hasta la creación de imágenes en un panel interactivo que puede compartir y analizar.

> Lea nuestro artículo sobre cómo exportar Power BI a Excel

¿Por qué es Power Query una gran alternativa a Excel VBA?

Power Query puede reemplazar fácilmente a VBA (Visual Basic para aplicaciones), ya que le permite:

• Procese sus tablas simplemente haciendo clic en los botones. ¡No se necesitan habilidades de codificación!
• Visualice sus operaciones paso a paso sin ejecutar una sola macro.
• Edite fácilmente el orden de pasos de diferentes pasos a través de arrastrar y soltar. Además, puede agregar y eliminar pasos innecesarios con un simple clic.

(consulte la parte 2-Sección3: ¿Cómo comenzar con Power Query?)

Sin embargo, Power Query no puede reemplazar a VBA cuando se trata de interactuar con la interfaz de Excel, automatizar procesos, generar nuevos archivos, enviar correos electrónicos, etc.

¿Microsoft Power Query está libre? ¿Hay una Consulta de energía para Mac?

SÍ. Power Query es una extensión gratuita de Excel. Ese es otro de los principales beneficios del complemento.
(Lea la siguiente pregunta para averiguar cómo puede obtenerla en su escritorio Excel)

¿Consulta de energía para Mac? SÍ, grandes noticias: ¡El editor de consultas ahora es compatible con Excel para Mac! Pero la integración es bastante limitada en este momento, ya que solo puede cambiar la ruta del archivo y actualizar las consultas existentes.

Parte 2: ¡Comience con la consulta de energía!

¿Cómo descargar Power Query?

Power Query está disponible para Excel desde 2010.

Aquí le mostramos cómo agregar Consulta de energía de acuerdo con su versión de Excel*:

• Buenas noticias, no necesita descargar Power Query para Excel 2019, 2016 o en Office 365. Puede encontrarlo en la cinta» Datos «debajo del botón» Obtener & Transformar».
• Para Excel 2013 y 2010, debe descargar el complemento Power Query. Aparecerá en una nueva pestaña dedicada llamada «Consulta de energía» (en Excel 2010, debe tener una licencia Professional Plus con garantía de software).

*Aquí le mostramos cómo verificar su versión de Excel:

Vaya a Archivo > Cuenta > Acerca de Excel. Luego aparecerá una ventana. Lee los dos primeros números entre paréntesis. En el siguiente ejemplo, la versión de Excel es 2016.

Para obtener más información, aquí hay otro artículo detallado sobre cómo instalar y activar Power Query en Excel.

¿Cómo activo la consulta de energía en Excel?

Dependiendo de su versión de Excel (consulte la pregunta anterior: ¿Dónde está Power Query en Excel?) solo tiene que hacer clic en el botón llamado » Obtener datos «en la sección» Obtener & Transformar «en la pestaña» Datos » para Excel 2016 y más allá. Para las versiones de Excel anteriores a 2013 incluidas, simplemente vaya a la cinta de consulta de energía.

Tenga en cuenta que cuando ingrese a la interfaz de Power Query, ya no podrá interactuar con Excel. Si necesita volver a Excel, tendrá que cerrar el editor de consultas de energía.

¿Cómo funciona Power Query?

En Excel, solo tiene acceso a las siguientes funcionalidades cuando hace clic en «Consultas & Conexiones»:

Cinta de datos: para buscar fuentes de datos (cinta «Power Query» para Excel 2010 y 2013).

Consultas & Panel de conexiones: para echar un vistazo rápido a todas las conexiones (consultas) que realizó.

Una vez que ha lanzado Power Query, aterriza en el Editor de Power Query, que se compone de 4 elementos distintos:

Cinta principal: le permite crear consultas desde cero gracias a sus botones (si está familiarizado con el lenguaje M, también puede acceder al Editor Avanzado para modificarlas manualmente).

Consultas: para realizar un seguimiento de todas las conexiones a fuentes y flujos de datos.

Vista previa de la tabla de datos: para visualizar el resultado de los datos después de un paso específico.

Configuración de consulta( Pasos aplicados): para navegar por todos los pasos que realizó. Power Query registra automáticamente todas las transformaciones realizadas.

• En la sección 4, aprenderá cómo funciona básicamente Power Query transformando una tabla de datos.
• En la sección 5, se vuelve aún más interesante, ya que descubrirá cómo proceder con datos de varias fuentes y combinar consultas.

¿Cómo comenzar con Power Query?

Imagine la siguiente situación:

Usted es el controlador financiero de una empresa de tecnología que vende computadoras y teléfonos inteligentes. Actualmente, está operando en 3 países: Francia, Reino Unido y China. Cada mes, produce un informe consolidado para su gerente, con KPI como ingresos totales, ingresos por país o ingresos por producto. Para hacerlo, cada gerente de país, Dennis, Douglas y Karen, le envía un archivo.

Problema: cada archivo enumera las ventas en la denominación del país. Lleva demasiado tiempo convertirlos en euros y luego consolidarlos en el informe final.

¿Qué pasaría si pudiera automatizar el proceso y calcular su informe en unos minutos utilizando solo la consulta de energía?

¿No sería genial? Bueno, con Power Query, ¡puedes! Comencemos por preparar su primera mesa 🙂

Primero, necesita datos. Descargue nuestro ejemplo de consulta de energía y guárdelo en su servidor local.

A continuación, siga estos sencillos pasos:

• Descomprima el archivo y guárdelo en su servidor local.
• Ahora abra una nueva hoja de trabajo en Excel y vaya a la pestaña Datos > Obtener datos > Del archivo > Del libro de trabajo, como se muestra a continuación.

(si tiene la versión de Excel 2013 o 2010, simplemente vaya a la pestaña Consulta de energía)

• Vaya a la ruta donde guardó los archivos descomprimidos que acaba de descargar y seleccione el archivo de Excel llamado «Tipos de cambio».

• Haga clic en Transformar datos.

Es posible que también haya notado que algunos pasos aplicados ya han aparecido en el panel Configuración de consultas. Estos se hacen automáticamente.

Ahora practiquemos un poco, comenzando por limpiar la tabla de datos:

• Elimine las 3 filas superiores, vaya a Eliminar filas > Eliminar filas superiores y escriba «3». Verá instantáneamente la transformación en la vista previa de la tabla de datos, así como en los pasos aplicados (Configuración de consulta).

• Eliminar filas en blanco: Eliminar filas > Eliminar filas en blanco (como se muestra a continuación).

• Promociona tu primera fila como encabezado: haz clic en «Usar la primera fila como encabezado». Como habrás notado, Power Query agregó automáticamente un paso para cambiar el tipo de algunos datos (los valores de la primera columna ahora tienen el formato de Fechas).

• Eliminar columnas en blanco: haga clic en «Elegir columnas» y desmarque las columnas 7, 8, 9 y 10.

¡Lo estás haciendo bien! ¡Tres pasos más y estarás listo!

• Descomprimir las columnas: Seleccione la columna «Tipo de cambio», luego en la pestaña Transformar, vaya a Unpivot columns > Unpivot Other columns (también puede seleccionar las otras cinco columnas y seleccionar»Unpivot columns»).

• Cambiar el nombre de las columnas: haga clic en las celdas del encabezado, ingrese «Fecha» en la primera, «Moneda» en la segunda y «Tasa» en la tercera.

• Aplicar un filtro: al igual que en Excel, haga clic en el menú desplegable de la columna «Fecha» y seleccione «18 de diciembre».

• En la pestaña Inicio, haga clic en Cerrar y Cargar para cargar la mesa final en una nueva hoja.

¡Bien hecho! Diste forma a tu primera tabla de datos.

Vayamos más lejos con Power Query

(Re)Imagine la siguiente situación:

Gracias a sus habilidades de Power Query, ahora es un controlador financiero SENIOR de la empresa de tecnología. Ahora, tienes que consolidar los datos de diciembre de 2018 que te enviaron los gerentes de país.

Problema: cada archivo enumera las ventas en la denominación del país. Su conversión a euros lleva mucho tiempo, y aún más para luego consolidarlas en el informe final.

¿Qué pasaría si pudiera automatizar el proceso y calcular su informe en pocos minutos solo con Power Query?

Ahora veremos cómo consolidar diferentes fuentes de datos y combinarlas con la tabla que preparamos en el apartado anterior.

En primer lugar, importemos toda la carpeta, incluidos los tres archivos de origen diferentes:

• Si todavía está en la consulta de energía, vaya a la carpeta Nueva fuente > Archivo >.

(Si vuelve a Excel, vaya a Obtener datos > De la carpeta)

• Seleccione la carpeta «Sales_201812» que descargó y guardó anteriormente. Después de eso, haga clic en Aceptar.

Debería aparecer una nueva ventana.

Luego, debe combinar las consultas:

• Seleccione «Combinar & Editar» en el menú desplegable (parte inferior de la nueva ventana).

• Seleccione la tabla de ejemplo «Dec-18» (tenga en cuenta que todas las hojas deben tener el mismo nombre).

• Puede comprobar en la primera columna que todas las fuentes están incluidas (haga clic en el menú desplegable) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Ahora está en el editor de consultas de energía.

• Vaya a la pestaña Transformar > Reemplazar valores.

• Ahora sustitúyase » € «por»EUR».

• Vaya a la pestaña Inicio > Combinar consultas.

Aparece una nueva ventana:

1. Seleccione la columna «Moneda».
2. Seleccione el archivo «Tipos de cambio» en el menú desplegable.
3. Seleccione la columna «Moneda».
4. Haga clic en Aceptar.

• Ahora, debe mostrar los datos de tipo de cambio que acaba de recuperar:
  1. Seleccione la columna «Tipo de cambio».
  2. Haga clic en el botón Expandir.
  3. Marque solo «Tarifa».
  4. Desmarca «Usar original original».
  5. Haga clic en Aceptar.

Felicidades! Acaba de cargar otra fuente de datos, fusionar consultas y recuperar el tipo de cambio correspondiente. ¡No más VLOOKUP o INDEX + MATCH!

Para finalizar, crearemos una columna de «Precio unitario EUR» para convertir todos los precios a Euros:

• Vaya a la pestaña Agregar columna > Columna personalizada.

• Aparecerá una nueva ventana. Escribamos la fórmula del Precio en Euros:
  1. Llámelo «Precio unitario EUR».
  2. Haga doble clic en «Precio unitario en Moneda local» (o selecciónelo y luego haga clic en Insertar).
  3. Escriba «/».
  4. haga Doble clic en «Velocidad».
  5. Haga clic en Aceptar.

• Una vez que aparezca la columna, haga clic en su símbolo de tipo (justo antes del nombre) y seleccione «Número decimal».

Tenemos que hacer lo mismo para generar la columna «Ingresos»:

• Vaya a la pestaña Agregar columna > Columna personalizada.
• Aparece una nueva ventana. Vamos a escribir la fórmula de ingresos:
  1. Nómbrala «Ingresos».
  2. Haga doble clic en «Precio unitario EUR» (o selecciónelo y luego haga clic en Insertar).
  3. Escriba «*».
  4. Haga doble clic en «Cantidad».
  5. Haga clic en Aceptar.

• De nuevo, cambie el tipo de columna a «Número decimal».

Para finalizar, vamos a exportar a una nueva tabla de datos en Excel!

• Ir a la pestaña Inicio > Cerrar & Carga > Cerrar & Cargar.

Ahora puede beneficiarse completamente de las funciones de Excel para analizar los datos,crear una tabla dinámica, etc.

Wow! Si llegaste hasta el final, ¡felicitaciones! Ahora sabe cómo funciona la consulta de energía.

Ahora es tu turno!

Quiero entregárselo: ¿ha entendido todas las preguntas anteriores sobre Power Query?
¿Descargó nuestros archivos de tutoriales y siguió las pautas anteriores para probarlo por su cuenta?
¡Háganoslo saber dejando un comentario rápido a continuación ahora mismo!

Para obtener más información sobre Power Query: