Organisaatio on sosiaalinen järjestely

Organisaatio ja järjestäytyminen

organisaatio on sosiaalinen järjestely, joka pyrkii yhteisiin päämääriin, ohjaa omaa suoritustaan ja jolla on raja, joka erottaa sen ympäristöstään. Erityisesti koemme, että organisaatio on suuri, vanhempi, kuuluisa ja ne, joilla on hyvä johtaminen. Mutta rakentaa tällaisen organisaation meidän täytyy ensin miettiä, miten järjestää, koska se voi johtaa organisaation epäonnistumiseen. Olemme nähneet suurempia yrityksiä, jotka eivät voineet järjestää niitä itse tavaroiden toimittamisessa ajoissa, tietokonevika, väärien tuotteiden lähettäminen ja huono tilintarkastus esim. environ ja Satyam (huono tilintarkastus).

järjestely on alkuaineiden uudelleenjärjestämistä yhden tai useamman säännön mukaisesti. Ihmisillä on erilaisia käsityksiä eri organisaatioissa. Katsotaanpa luettavassa aineistossa annettua esimerkkiä; siinä todetaan, että Bill, johtaja kuvailee hänen ”tyypillinen päivä” toimistossa, jossa hän voisi päättää, mitkä ovat hänen tärkeimmät prioriteetit, onko saavuttaa strategisen komitean kokous tai markkinoida uutta kuorma. Toiseksi hän ei asettanut aikaskaalaa hänen työstään ja päätyi menee jopa myöhään kokouksessa, jossa hän voisi löytää hänen toimitusjohtaja näytti paheksuva. Tarkasteltaessa edellä keskeisiä kysymyksiä oletamme, että Bill ei ole järjestetty henkilö ja johtajana hän on osattava hallita aikaa työn, perheen ja hauskaa. Haluan havainnollistaa kokemuksellani, työskentelin ohjelmisto-ammattilaisena pienessä yrityksessä, meillä oli tavoite toimittaa tuote (digital signage) puvustajalle, mutta ei voinut toimittaa sitä ajoissa järjestäytymättömän hallinnan puutteen vuoksi. Koska kyseessä on hyvin pieni yritys, se ei ollut hyvin järjestäytynyt hierarkkisen johdon kanssa. Olimme määränneet tuote (digital signage) kehittää tiimimme johtaja viikon kuluessa; samalla viikolla saimme puhelun toimitusjohtaja, joka antoi meille tehtävän välttämätöntä perusteella. Joukkueenjohtajakaan ei osannut sanoa meille mitään, koska se oli toimitusjohtajan käsky. Emme lopulta onnistuneet toimittamaan tuotteitamme (digital signage) ajoissa. Tämä osoittaa, kuinka järjestäytymätön yritys oli ja satuimme menettämään sopimuksemme asiakkaamme kanssa. Jos olisimme onnistuneet ajan kanssa ja mitä työtä on tehtävä, niin se ei olisi epäonnistunut.

lukija kertoo käyneensä varaamassa liput perhelomalle matkatoimistosta. Tarkasteltaessa ongelma kirjailija epäluotettava palvelujaan ja piti etsiä toinen agentti. Tässä tapauksessa jokainen olisi eri käsitys, joka on luoda huonoa asiakaspalvelua. Naisen ei olisi pitänyt valittaa asiakkaan edessä, mikä osoittaa, että organisaatiossa on särö, kun heillä on asiakkaan paine. Sen sijaan hänen olisi pitänyt pyytää anteeksi myöhästymistään kirjailijalta. Lukemisesta näkee, miten eri ihmisillä oli eri mielipide siitä, mitä todella tapahtui ja miten ihmisillä on oma käsitys. Esimerkiksi-

• iäkkään herrasmiehen tarina: ”asiakkaat jonottavat mielellään henkilökohtaista, huolehtivaa palvelua”;
• hänen tyttärensä: ”asiakkaat olivat kiireessä, rakas vanha isä kaikki merellä”;
• tarinankertojan: ”Asiakaspaine paljastaa säröjä organisaatiossa”;
• muut asiakkaat: ”epäpätevät matkatoimistot”; ”Töykeät nuoret”.

lopulta jopa minä kohtasin samanlaisen ongelman, sillä olen töissä Baskin Robinin jäätelöbaarissa kiireisenä perjantai-iltana ihmiset olivat jonottaneet jäätelöä ja yksi vanha rouva huutaa ja sanoo ”Olen odottanut iät ja ajat”. Sitten vanhempana henkilökuntana jouduin pyytämään anteeksi myöhästymistä, koska tiesin, ettei se ollut meidän vikamme, mutta meidän on pidettävä asiakkaamme tyytyväisinä. Jos en pyytäisi häneltä anteeksi, muut asiakkaat ajattelisivat, että vika on meidän puolellamme, eivätkä he tarjoa hyvää asiakaspalvelua. Järjestäytymisen parempi ymmärtäminen voi auttaa meitä ymmärtämään paremmin toisten merkityksiä.

yhteiskunnallisen prosessin järjestäminen on erittäin rankkaa, koska kaikkien pitäisi tehdä yhteistyötä. Kuten olemme nähneet skenaarion siitä, miten jäykästi suunniteltu tapahtuma voi epäonnistua, koska se ei anna ihmisille riittävästi mahdollisuuksia improvisoida, kun asiat eivät toimi. Ensinnäkin Aluepäälliköillä oli erimielisyyksiä asioiden toteuttamisessa. Toiseksi he olivat täysin riippuvaisia Lindasta ja myös jatkuvasti muuttamassa suunnitelmaa. Ruoka ja viini olisi pitänyt päästä advanced sijaan saada tuolloin tämä voisi auttaa heitä ja jopa he olisivat voineet järjestää, että joitakin kuljetus julkkis, joka ei voinut saapua, koska sumu Milanon lentokentällä. Heillä olisi pitänyt olla varasuunnitelma sen sijaan, että he olisivat aiheuttaneet tuollaisen sotkun. Organisoinnin onnistuminen voi riippua järkevästä suunnitelmasta, mutta pelkkä suunnittelu ei takaa onnistumista. Meidän ei pitäisi koskaan olla riippuvaisia koneesta, eläimestä, ihmisestä tai säästä. mikään, mitä hallitset rajallisesti, voi heikentää suunnitelmaasi. Huono viestintä, riittämättömät budjetit, sovittamattomat erimielisyydet, persoonallisuushäiriöt, ennakoimattomat tapahtumat ja alhainen motivaatio voivat tehdä tyhjäksi minkä tahansa järjestelyn. Mielestäni olen sitä mieltä, että johtajien olisi pitänyt tehdä yhteistyötä Lindan kanssa, heillä pitäisi olla riittävä budjetti järjestää tämä edes onnistuakseen. Jopa he olisivat voineet antaa tämän tapahtuman ”tapahtuman hallinnointiyhtiölle”, jotta se olisi parempi, mikä voisi luoda kunnioitusta ja arvoa sitä kohtaan. Palkintojenjakotilaisuus voisi olla vuosittainen tapahtuma. Joten ennen tapahtuman järjestämistä meidän pitäisi katsoa lopputulosta ja on varasuunnitelma toteuttaa epäonnistumisen sijaan.

yllä olevasta keskustelusta näemme, että järjestämisellä on tärkeä rooli organisaatiossa. Jos emme onnistu siinä, se voi johtaa minkä tahansa järjestön romahtamiseen. Kuten voimme nähdä suurempia organisaatioita, kuten McDonald’ s, Toyota, shell, ne näyttävät massiivisilta ja hyvin järjestetyiltä, mutta ainoa yritys, jonka ne järjestävät, on ylläpitää organisaatiokulttuuriaan. Tärkeintä johtajille, jotka haluavat luoda menestyskulttuuria, on aloittaa myönteisen ympäristön luomisesta. Ota mukaan ihmisiä, joiden arvot ovat linjassa organisaation kulttuurin kanssa, ja jatka menestyksen tunnustamista ja ota koko organisaatio mukaan ylläpitämään ympäristöä, joka antaa ihmisille mahdollisuuden nauttia ahkerasta työskentelystä yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi.