projektisuunnitelma

projektisuunnittelun ehdot

ennen kuin sukellamme suunnittelutapoihin, on hyvä tutustua joihinkin kohtaamiisi ehtoihin. Tässä on luettelo yleisistä termeistä, joihin törmäät tässä oppaassa.

• toteutettavissa: projektin tulokset, kuten tuote, palvelu, raportti jne.
• sidosryhmä: kuka tahansa, jolla on omaa etua hankkeesta-projektipäällikkö, hankkeen sponsori, tiimin jäsenet, asiakkaat jne.
• tehtävät: Pieniä työpaikkoja, jotka johtavat lopulliseen toteutukseen.
• virstanpylväs: yhden projektivaiheen loppu ja seuraavan alku.
• resurssit: kaikki mitä tarvitset projektin loppuun saattamiseksi, kuten henkilöstö, tarvikkeet, materiaalit, työkalut, ihmiset ja paljon muuta.
• talousarvio: arvio hankkeen loppuun saattamiseen liittyvistä kokonaiskustannuksista.
• seuranta & seuranta: kerätään projektitietoja ja varmistetaan, että ne vastaavat suunniteltuja tuloksia.

hankesuunnittelun vaiheet

nyt käydään läpi hankesuunnittelun tärkeimmät vaiheet:

1. esitä Liiketoimintatapaus
2. Määrittele projektin laajuus
3. Aseta tavoitteet & tavoitteet
4. luonnostellut tuotokset
5. luo projektin aikataulu
6. Anna tiimillesi tehtäviä
7. arvioi riski
8. raportoi edistymisestäsi

seuraamalla näitä hankesuunnittelun vaiheita selvität, mitä sinun on saavutettava, laadit tarvittavat prosessit ja laadit toimintasuunnitelman siitä, miten aiot viedä asiaa eteenpäin.

hahmottele Bisnesjuttu

jos sinulla on projekti, siihen on syy—se on sinun bisnesjuttusi. Business case hahmottelee hankkeen käynnistämisen syitä, sen hyötyjä ja sijoitetun pääoman tuottoa. Jos on ongelma, joka on ratkaistu, niin se ongelma on hahmoteltu tässä. Business case esitellään niille, jotka tekevät päätöksiä organisaatiossasi, selittää, mitä on tehtävä, ja miten. Jos se hyväksytään, sinulla on projekti.

tapaa sidosryhmiä

jokaisessa hankkeessa on sidosryhmiä, niitä, joilla on oma etu hankkeessa. Niistä, jotka hyötyvät siitä, niille, jotka ovat vastuussa sen menestyksestä. Siksi projektisuunnittelussa on tunnistettava, keitä nämä sidosryhmät ovat asiakkaista sääntelyviranomaisiin. Heidän tapaamisensa on ratkaisevan tärkeää, jotta saadaan parempi kuva siitä, mikä hanke on ja mitä lopulliselta toteutukselta odotetaan.

Määrittele hankkeen laajuus

sillä tarkoitetaan työtä, jota tarvitaan hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi ja tarvittavien suoritusten tuottamiseksi. Hankkeen soveltamisala olisi määriteltävä ja järjestettävä työnjakorakenteella (work breakdown structure, WBS). Siksi projektin laajuus sisältää, mitä sinun tulee tehdä projektissa (suoritteet, alisuoritteet, työpaketit, toiminnot, tehtävät), mutta myös sen, mikä on epäolennaista. Jälkimmäinen on tärkeää, koska sen tietäminen, mikä ei ole etusijalla, auttaa välttämään scope Creepin, eli arvokkaiden resurssien käyttäminen johonkin, mikä ei ole avain projektisi menestykseen.

asetetut tavoitteet & tavoitteet

tavoitteet ja tavoitteet ovat eri asioita hankkeen suunnittelussa. Tavoitteet ovat tuloksia, joita haluat saavuttaa, ja ne ovat yleensä laajoja. Tavoitteet sen sijaan ovat täsmällisempiä; mitattavia toimia, joihin on ryhdyttävä tavoitteen saavuttamiseksi. Projektia suunniteltaessa tavoitteet ja tavoitteet kumpuavat luonnollisesti business casesta, mutta tässä vaiheessa mennään tarkemmin. Tavallaan, olet hienosäätöä asetetut tavoitteet liiketoiminnan tapauksessa ja luoda tehtäviä, jotka on selkeästi määritelty. Nämä tavoitteet ja tavoitteet kootaan hankekirjaan, jota käytät koko hankkeen elinkaaren ajan.

Luonnosteltavat suoritteet

hankkeella voi olla lukuisia suoritteita. Suoritus voi olla hyvä, palvelu tai tulos, jota tarvitaan tehtävän, prosessin, vaiheen, osaprojektin tai projektin suorittamiseen. Esimerkiksi lopullinen toimitus on projektin syy, ja kun tämä toimitus on tuotettu, projekti on valmis. Hankkeen laajuudessa määritelty hanke koostuu osahankkeista, vaiheista, työpaketeista, toiminnoista ja tehtävistä, ja jokainen näistä osista voi olla toteutettavissa. Ensimmäinen asia tehdä on määrittää, mikä lopullinen toimitus on, ja miten tiedät, että laatu vastaa sidosryhmien odotuksia. Mitä tulee projektin muihin suorituksiin, ne on myös tunnistettava ja jonkun tiimin jäsenen on oltava vastuussa niiden onnistuneesta toteuttamisesta.

luo projektin aikataulu

projektin aikataulu on se, mistä kaikki riippuu. Tehtävät ja budjetti määräytyvät ajan mukaan. Aikataulut täytetään keräämällä kaikki tehtävät, joita tarvitaan lopulliseen toimitukseen, ja asettamalla ne aikajanalle, joka päättyy määräaikaasi. Näin edessä voi olla kuriton työ, minkä vuoksi aikataulut on jaettu vaiheisiin, jotka on merkitty virstanpylväiksi, jotka merkitsevät yhden hankevaiheen päättymistä ja seuraavan alkua.

Määritä tehtävät

suunnitelma on asetettu, mutta se on edelleen olemassa abstraktina, kunnes otat tehtävät aikataulustasi ja alat antaa niitä tiimillesi. Siksi sinun on koottava tiimi, jolla on tarvittavat taidot ja kokemukset projektin loppuun saattamiseksi. Heidän roolinsa ja vastuunsa on määriteltävä selkeästi, jotta he tietävät, mitä tehdä. Sitten, kun annat heille tehtäviä oman suunnitelman, niiden pitäisi olla selkeitä, ohjeet ja niihin liittyvät asiakirjat he tarvitsevat suorittaa tehtäviä.

arvioi riski

jokaisessa hankkeessa on jonkinasteinen riski. Riskityyppejä on useita, kuten laajuusriski, TEKNISET riskit ja aikatauluriski. Vaikka projektisuunnitelmasi olisi perusteellinen, sisäiset ja ulkoiset tekijät voivat vaikuttaa projektisi aikaan, kustannuksiin ja laajuuteen (kolminkertainen rajoitus). Siksi sinun on pidettävä suunnittelua joustavana. Riskeihin voi varautua monella tavalla, kuten kehittämällä muutoshallintasuunnitelman, mutta toistaiseksi tärkeintä on seurata edistymistä koko toteutusvaiheen ajan käyttämällä projektitilaraportteja ja/tai projektisuunnitteluohjelmia riskien seuraamiseen.

kerro edistymisestäsi

lopullisena tavoitteenasi on varmistaa onnistunut projekti sidosryhmillesi. He ovat investoineet, eivätkä tyydy pyörittelemään peukaloitaan ennen kuin projekti etenee. Rakentamalla työnjakorakenteen (work breakdown structure, WBS) projektin suunnitteluvaiheessa voit hajottaa projektin heille, jotta he ymmärtävät, miten projektisuunnitelmasi toteutetaan. Sidosryhmien tiedottaminen on tärkeää odotusten hallitsemiseksi ja sen varmistamiseksi, että ne ovat tyytyväisiä. Säännölliset kokoukset, joissa esität edistymiskertomuksia, ovat hyvä tapa osoittaa heille, että kaikki etenee suunnitellusti, ja antaa heille kaikki mahdolliset kysymykset tai huolenaiheet.

miten ProjectManager.com Helps with your Project Plans

Project planning software on työkalu, joka auttaa suunnittelemaan, organisoimaan ja hallitsemaan aikataulua ja resursseja, joita tarvitaan projektin loppuun saattamiseen. Yksi yleisimmin käytetty projektinhallinnan työkalu on Microsoft Project, mutta ProjectManager.com on yksi parhaista vaihtoehdoista hankesuunnitteluun. ProjectManager.com on palkittu projektinhallintaohjelmisto, joka järjestää projekteja suunnittelusta toteutukseen. Rekisteröidy ilmainen 30 päivän kokeiluversio ja seurata yhdessä rakentaa perusteellinen projektisuunnitelma, joka kattaa jokaisen yksityiskohdan.

listaa suunnitelmaan liittyvät tehtävät

tehtävät ovat minkä tahansa projektin rakennuspalikoita ja suunnitelman alussa on yksilöitävä kaikki ne tehtävät, jotka johtavat lopulliseen toteutukseen.

avaa työkalu lisätäksesi tehtävät Gantt-kaavioon tai johonkin muuhun useampaan projektinäkymään. Voit tuoda tehtäväluettelon mistä tahansa laskentataulukosta tai käyttää yhtä malleistamme aloittaaksesi.

lisää tehtävien kesto ja kustannukset

jokaisella tehtävällä on arvioitu kesto, joka on aika, joka kuluu sen suorittamiseen. Ne vaativat myös tietyn määrän rahoitusta, joka on kerättävä suunnitelman laatimiseksi.

lisää ganttiin kunkin tehtävän alkamis-ja päättymispäivämäärät ja ne muodostavat projektin aikajanan, jotta näet koko projektin yhdessä paikassa. Myös tehtäväkuluille on oma sarakkeensa.

Linkkiriippuvaiset tehtävät

tehtävät eivät aina ole toisistaan erillisiä. Usein ihminen ei voi aloittaa tai lopettaa ennen kuin toinen on aloittanut tai lopettanut. Sitä kutsutaan tehtäväriippuvuudeksi ja se pitää huomioida suunnitelmassa.

linkistä riippuvat tehtävät vetämällä yhtä toiseen. Katkoviiva osoittaa, että ne ovat yhteydessä toisiinsa, joten pysyt tietoisena asiasta ja voit välttää pullonkauloja myöhemmin projektissa.

asetetut virstanpylväät & lähtötilanne

virstanpylväs merkitsee yhden vaiheen päättymistä ja toisen alkua, mikä auttaa jäljittämisessä ja moraalissa. Lähtötilanne asettaa suunnitelmanne niin, että Voitte verrata sitä todelliseen edistymiseen.

Ganttissa on suodatin, joka asettaa lähtötason automaattisesti, joten voit käyttää sitä seurataksesi todellista edistymistäsi suunnitelmaa vastaan. Lähtötilanteen voi myös lukita klikkauksella.

laivalla oleva tiimi & Määritä

tiimin ja työvälineen yhdistäminen on se, miten projektisuunnitelma toteutuu. Mitä helpompaa ja saumatonta tämä siirtyminen on, sitä nopeammin pääset työskentelemään projektin parissa.

kutsu tiimisi ohjelmistosta ja se luo sähköpostin, jossa on linkki. Kun he seuraavat linkkiä, he ovat sisällä ja pääsevät käsiksi työkaluihin, joita he tarvitsevat tehtäviensä hoitamiseen.

seurata edistymistä & raportoi sidosryhmille

seurata edistymistäsi ja päivittää sitten sidosryhmiä on sekä miten pysyt kärryillä että hallinnoit sidosryhmien odotuksia.

katso edistyminen reaaliaikaisella kojelaudallamme, joka laskee Tiedot ja näyttää ne kuuden projektin mittarilla. Raportit voidaan suodattaa ja jakaa syväsukellukseen näihin numeroihin.

Säädä suunnitelmaa tarpeen mukaan

mikään suunnitelma ei pysy samana koko hankkeen ajan. Asioita tapahtuu ja muutoksia vaaditaan. Siksi mahdollisuus muokata suunnitelmaa helposti on avain projektin suunnitteluun.

muokkaa suunnitelmaasi Ganttissa yksinkertaisella vedolla ja pudotuksella. Siirrä vanha päivämäärä uuteen päivään ja ei vain että tehtävä kiinteä, mutta kaikki vaikuttavat tehtävät päivitetään automaattisesti.

ProjectManager.com on palkittu ohjelmisto, joka auttaa managereita suunnittelemaan ja auttaa tiimejä organisoitumaan. Gantt-kaaviot ohjaavat projektisuunnitelmasi kaikkia osa-alueita aikataulutuksesta tehtävien määrittämiseen ja jopa edistymisen seurantaan. Useat projektinäkymät tuovat läpinäkyvyyttä työnkulkuun ja antavat kaikille työkalut, joita he tarvitsevat ollakseen parhaimmillaan.

valmis tekemään suunnitelmasi? Kokeile ProjectManager.com tänään tämä ilmainen 30 päivän kokeilu.

projektipäällikkö on vastuussa projektisuunnitelman tuottamisesta, ja vaikka et voi itse keksiä kaikkea sisältöä, SINÄ olet se, joka paukuttaa näppäimiä kirjoittaaksesi kaiken ulos. Käytä malleja, joissa voit säästää aikaa. Lataa ilmainen projektisuunnitelma malli ja kirjoita suunnitelma double-quick time!

mikä on hankesuunnitelman tarkoitus?

hankesuunnitelman tarkoituksena on toimia ohjeena toteutus-ja valvontavaiheissa. Hankesuunnitelma sisältää kaikki toteutusvaiheessa tarvittavat tiedot, kuten projektin tavoitteet, tavoitteet, työn laajuuden, välitavoitteet, riskit ja resurssit. Sitten nämä tiedot auttavat projektipäälliköitä seuraamaan ja ohjaamaan projektin etenemistä.

suunnittelemme alussa ajan säästämistä myöhemmin. Hyvä projektisuunnitelma tarkoittaa, että sinun ei tarvitse huolehtia siitä, ovatko hankkeen osallistujat käytettävissä oikeina päivinä—koska olet suunnitellut heidän olevan. Sinun ei tarvitse huolehtia siitä, miten maksaa ne laskut—olet suunnitellut taloudellisen prosessin. Sinun ei tarvitse huolehtia siitä, ovatko kaikki samaa mieltä siitä, miltä laadukas lopputulos näyttää—olet jo suunnitellut, mitä laatutoimenpiteitä aiot käyttää.

hyvässä projektisuunnitelmassa määritellään prosessit, joita kaikkien odotetaan noudattavan, joten sillä vältetään paljon päänsärkyä myöhemmin. Jos esimerkiksi täsmennetään, että arvioinnit laaditaan aiheasiantuntijoiden harkinnan perusteella, ja se hyväksytään, myöhemmin kukaan ei voi valittaa, että he halusivat sinun käyttävän erilaista arviointitekniikkaa. He ovat tienneet sopimuksen alusta asti.

suunnittelu sujuvoittaa tekemistä.

hankesuunnitelmat ovat myös todella hyödyllisiä edistymisen seurannassa. Voit palata niihin ja tarkistaa, mitä sanoit aikovasi tehdä ja miten, vertaamalla sitä siihen, mitä todella teet. Tämä antaa sinulle hyvän todellisuuden tarkistaa ja voit muuttaa kurssia, jos haluat, tuo projekti takaisin raiteilleen.

työkaluilla, kuten kojelaudoilla, voidaan varmistaa, että projekti etenee suunnitelmien mukaan. ProjectManager.com on reaaliaikainen kojelauta, joka päivittyy automaattisesti aina, kun tehtäviä päivitetään.

projektisuunnitelman elementit

jo käsitelty projektisuunnitteluprosessi vain raapaisee pintaa siitä, mikä on projektisi ohjaamiseen luotujen käytäntöjen syvä kaivo. Ne alkavat vuoropuhelulla-puhumalla sidosryhmille, tiimeille jne.

suunnitteluvaihetta varten toimitettu asiakirja on nimeltään hankesuunnitelma. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – viides painos kertoo, että hankesuunnitelma koostuu useista tytäryhtiösuunnitelmista. Näitä ovat:

• suunnitelma tiimin henkilöstöresurssien hallinnoimiseksi sekä käytettävyyden että taitojen osalta
• suunnitelma hankkeen kustannusten ja budjetoinnin osalta, mukaan lukien mahdolliset hankinnat tai toimittajasopimukset, joita sinulla on
• viestintäsuunnitelma, jossa esitetään, kuka saa viestejä hankkeesta, milloin ja missä muodossa
• suunnitelma hankkeen riskien käsittelemiseksi, mukaan lukien puunkorjuu-ja seurantaprosessit
• laatusuunnitelma, jossa määritellään hankkeen laatutavoitteet

se on paljon dokumentointi.

todellisuudessa on harvinaista, että näitä tuotetaan yksittäisinä dokumentteina. Mitä tarvitset on hankesuunnitelma, jossa puhutaan tärkeitä elementtejä kunkin näistä. Ei ole mitään järkeä luoda ISO asiakirja, joka esitetään tarkalleen, miten yrityksesi toimii muutenkin. Jos sinulla on jo strukturoitu riskienhallintaprosessi, älä tuhlaa aikaa kirjoittamalla kaikki uudelleen projektisuunnitelmaasi.

projektisuunnitelmasi on sisällettävä riittävästi tietoa, jotta tiedät tarkalleen, mitä prosesseja ja menettelyjä on noudatettava ja kenen on oltava mukana. Hanki projektisuunnitelmasi sidosryhmien, projektin sponsorin ja tiimisi hyväksymäksi, jotta yllätyksiä ei tule myöhemmin.

kuinka kauan hankkeen suunnitteluvaihe kestää?

tähän on vaikea vastata. Kuuhun laskeutumisen suunnittelu kestää kauemmin kuin uuden deittisovelluksen.

paras tapa arvioida, kuinka kauan projektin suunnitteluvaihe kestää, on tarkastella vastaavia hankkeita, joita on tapahtunut aiemmin, ja katsoa, kuinka kauan niiden suunnittelu kesti. Puhukaa myös projektipäällikön kanssa, jos voitte, sillä heillä on näkemys siitä, riittikö tuo aika vai ei!

on helppo nähdä, kuinka kauan muut projektit kestivät, jos sinulla on projektinhallintatyökalu, joka arkistoi Vanhat projektiaikataulusi ja tuo tiedot kaikkien sitä tarvitsevien saataville. Voit sitten etsiä vastaavia projekteja ja tutkia niiden aikataulut yksityiskohtaisesti.

projektisuunnitelmien tekniikat

projektisuunnitelmassa on kyse siitä, että selvitetään, mitä tehdään ja miten se tehdään, joten tarvitaan paljon ihmisiä mukaan. On olemassa useita hyviä työkaluja ja tekniikoita saada tietoa muilta ihmisiltä, mukaan lukien:

• työpajat
• Kahdenkeskiset tapaamiset tai haastattelut
• kyselyt tai asiakaskohtaiset ryhmät vaatimusten keräämiseksi ja validoimiseksi.

sinun tulisi myös varustaa itsesi tehtävänhallintatyökalulla, kuten listalla tai kanban-laudalla. Ne ovat uskomattoman hyödyllisiä huomata alas tärkeitä asioita, jotka pitäisi olla projektisuunnitelmassa. Kanban board-ohjelmisto voi auttaa jäsentämään suunnitelmasi kirjoittamalla avainotsikot ylös ja liikuttamalla niitä tarpeen mukaan, kunnes sinulla on virtaus, joka näyttää oikealta.

lopuksi tarvitset online-projektinhallintajärjestelmän, johon voit tallentaa suunnitelmasi. Varmista, että kaikki tiimissä voivat käyttää uusinta versiota projektisuunnitelmasta.

miten projektisuunnitelmaa voi hallita

projektisuunnitelma ei ole kiveen kirjoitettu asiakirja. Sinun pitäisi viitata takaisin ja tehdä muutoksia siihen niin usein kuin sinun tarvitsee. Osa siitä, kuten projektin aikataulu, muuttuu lähes päivittäin. Muut osat, kuten hankintasuunnitelmasi ja kustannushallintaprosessisi, eivät muutu lainkaan projektisi elinkaaren aikana.

tärkeää on muistaa, että jos suunnitelmasi ei toimi, mieti, mitä voit tehdä sen muuttamiseksi. Se ohjaa projektinhallintaa, ei rajoita sinua tekemästä oikein. Jos haluat tarkistaa, miten hallinnoit projektin resursseja, mene takaisin ja tarkistaa sen. Tee tarvittavat muutokset, Hanki suunnitelma uudelleen hyväksytyksi ja jaa se tiimin kanssa.

miten suunnitella, kun ei ole kaikkia vastauksia

kyllä, näin tapahtuu-suurimman osan ajasta! On harvinaista, että kaikki tieto on projektin alussa. Useimmat johtajat haluavat sinun sukeltaa ja aloittaa, mutta sinulla ei ehkä ole ylellisyyttä tietää kaikki yksityiskohdat.

se on OK; meillä on tekniikoita, jotka auttavat käsittelemään epävarmuutta.

ensimmäinen on projektin oletus. Käytät näitä laittaaksesi varoituksia suunnitelmaasi ja dokumentoidaksesi asioita, joiden oletat olevan totta tässä vaiheessa. Esimerkiksi:

• lähdemme siitä, että resurssit ovat käytettävissä.
• lähdemme siitä, että tarvittava rahoitus on käytettävissä.
• oletamme, että pyydetyt värit ovat yrityksen brändin mukaisia eikä Markkinointikylttiä tarvita.

saat kuvan. Sitten, jos suunnittelutiimi tulee takaisin ja sanoo, että he haluavat tuotteen olevan täysin uusi väripaletti ja että markkinoinnin on hyväksyttävä se, olet oikeutettu sanomaan, että sinun täytyy muuttaa aikatauluja, jotta se olisi mahdollista.

te suunnittelitte olettamuksen perusteella (että kaikki suostuivat, koska saitte asiakirjan hyväksytyksi) ja tämä olettamus osoittautui vääräksi.

hankesuunnittelun seuraavat vaiheet

tärkeintä on muistaa, ettei hankesuunnittelua kannata kiirehtiä. Oikein tehtynä projektisuunnittelu vie aikaa. Ja se kannattaa tehdä kunnolla, koska jos et, takaamme, että törmäät ongelmiin myöhemmin, koska ihmiset eivät ymmärrä, mitä heidän pitäisi tehdä ja miksi.

Suuri suunnittelu luo edellytykset menestykseen. Se antaa sinulle luottamusta tietää, että sinulla on kaikki prosessit, työkalut ja järjestelmät paikallaan täydellisen tuloksen.

nyt kun olet oppinut kaiken projektisuunnittelusta, on aika ryhtyä toimeen. Rekisteröidy ilmainen 30 päivän kokeiluversio ProjectManager.com ja aloita projektisi suunnittelu jo tänään!

Aloita Ilmainen Kokeiluni