projektplan

Projektplanlægningsbetingelser

før vi dykker ned i, hvordan man planlægger et projekt, hjælper det med at være fortrolig med nogle af de vilkår, du vil køre på tværs. Her er en liste over generelle vilkår, du vil støde på i denne vejledning.

• leverbar: resultaterne af et projekt, såsom et produkt, service, rapport osv.
• interessent: enhver med en interesse i projektet—projektleder, projektsponsor, teammedlemmer, kunder osv.
• opgaver: Små job, der fører til den endelige leverbare.
• milepæl: slutningen af en projektfase og begyndelsen af den næste.
• ressourcer: alt hvad du behøver for at gennemføre projektet, såsom personale, forsyninger, materialer, værktøjer, mennesker og mere.
• Budget: skøn over de samlede omkostninger i forbindelse med gennemførelse af et projekt.
• sporing & overvågning: indsamling af projektdata og sørg for, at det afspejler de resultater, du planlagde.

Projektplanlægningstrin

nu skal vi tage dig gennem de vigtigste projektplanlægningstrin:

1. skitsere forretningssagen
2. Definer projektomfang
3. Sæt mål & mål
4. skitsere leverancer
5. Opret en projektplan
6. Tildel opgaver til dit Team
7. Vurder risiko
8. rapporter dine fremskridt

ved at følge disse trin til projektplanlægning, vil du afklare, hvad du har brug for at opnå, udarbejde de processer, du har brug for for at komme dertil, og udvikle en handlingsplan for, hvordan du vil tage dette fremad.

skitsere Business Case

hvis du har et projekt, er der en grund til det—det er din business case. Business casen beskriver årsagerne til, at projektet igangsættes, dets fordele og investeringsafkastet. Hvis der er et problem, der bliver løst, så er dette problem skitseret her. Business case vil blive præsenteret for dem, der træffer beslutninger i din organisation, forklarer hvad der skal gøres, og hvordan. Hvis godkendt, har du et projekt.

mød med interessenter

hvert projekt har interessenter, dem, der har en interesse i projektet. Fra dem, der drager fordel af det, til dem, der er ansvarlige for dets succes. Derfor skal enhver projektplanlægning identificere, hvem disse interessenter er, fra kunder til regulatorer. Møde med dem er afgørende for at få et bedre billede af, hvad projektet er, og hvad der forventes af den endelige leverance.

Definer projektomfang

det henviser til det arbejde, der kræves for at nå projektmålene og generere de krævede leverancer. Projektets omfang bør defineres og organiseres af en arbejdsopdelingsstruktur. Derfor inkluderer projektomfanget, hvad du skal gøre i projektet (leverancer, underleverancer, arbejdspakker, aktiviteter, opgaver), men også hvad der er uvæsentligt. Sidstnævnte er vigtigt, fordi det at vide, hvad der ikke er høj prioritet, hjælper med at undgå rækkevidde; det vil sige at bruge værdifulde ressourcer til noget, der ikke er nøglen til dit projekts succes.

Sæt mål& mål

mål og mål er forskellige ting, når det kommer til planlægning af et projekt. Mål er de resultater, du vil opnå, og er normalt brede. Mål er derimod mere specifikke; målbare handlinger, der skal træffes for at nå dit mål. Når du planlægger et projekt, kommer målene og målene naturligvis fra business case, men i dette trin går du nærmere ind på. På en måde finjusterer du de mål, der er angivet i business case, og skaber opgaver, der er klart definerede. Disse mål og målsætninger er samlet i et projekt charter, som du vil bruge i hele projektets livscyklus.

Outline leverancer

et projekt kan have mange leverancer. En leverance kan være en vare, service eller resultat, der er nødvendig for at fuldføre en opgave, proces, fase, delprojekt eller projekt. For eksempel er den endelige leverance årsagen til projektet, og når denne leverance er produceret, er projektet afsluttet. Som defineret i projektets omfang består et projekt af delprojekter, faser, arbejdspakker, aktiviteter og opgaver, og hver af disse komponenter kan have en leverbar. Den første ting at gøre er at bestemme, hvad den endelige leverance er, og hvordan du vil vide, at kvaliteten opfylder dine interessenters forventninger. Hvad angår de andre leverancer i projektet, skal de også identificeres, og nogen på teamet skal være ansvarlige for deres vellykkede gennemførelse.

Opret en projektplan

projektplanen er, hvad alt hænger på. Fra dine opgaver til dit budget er det hele defineret efter tid. Tidsplaner består af at samle alle de opgaver, der er nødvendige for at nå din endelige leverance, og indstille dem på en tidslinje, der slutter ved din deadline. Dette kan skabe et uregerligt job forude, hvorfor tidsplaner opdeles i faser, angivet med milepæle, der markerer afslutningen på en projektfase og begyndelsen på den næste.

Tildel opgaver

planen er indstillet, men den findes stadig abstrakt, indtil du tager opgaverne på din tidsplan og begynder at tildele dem til dit team. Derfor skal du samle et team, der har de færdigheder og erfaringer, der er nødvendige for at gennemføre projektet. Deres roller og ansvar skal være klart defineret, så de ved, hvad de skal gøre. Derefter, når du tildeler dem opgaver fra din plan, skal de være klare med retninger og enhver relateret dokumentation, de har brug for for at udføre opgaverne.

vurdere risiko

hvert projekt har en vis grad af risiko. Der er flere typer risici såsom omfangsrisiko, tekniske risici og tidsplanrisiko, blandt andre. Selvom din projektplan er grundig, kan interne og eksterne faktorer påvirke dit projekts tid, omkostninger og omfang (tredobbelt begrænsning). Derfor skal du betragte din planlægning som fleksibel. Der er mange måder at forberede sig på risiko, såsom at udvikle en ændringsstyringsplan, men indtil videre er det vigtigste at spore dine fremskridt i hele udførelsesfasen ved hjælp af projektstatusrapporter og/eller projektplanlægningsprogrammer til overvågning af risiko.

Rapporter dine fremskridt

dit ultimative mål er at sikre et vellykket projekt for dine interessenter. De er investeret, og vil ikke være tilfredse med at vride deres tommelfingre, før projektet løber sin gang. Ved at opbygge en arbejdsopdelingsstruktur i projektplanlægningsfasen kan du nedbryde projektet for dem, så de forstår, hvordan din projektplan vil blive udført. At holde interessenter informeret er vigtigt for at styre deres forventninger og sikre, at de er tilfredse. At have regelmæssige møder, hvor du præsenterer statusrapporter, er en fantastisk måde at vise dem, at alt går fremad som planlagt og at stille spørgsmål eller bekymringer, de måtte have.

hvordan ProjectManager.com hjælper med dine projektplaner

Projektplanlægningsprogram er et værktøj, der hjælper med at planlægge, organisere og administrere den tidsplan og de ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre et projekt. Et af de mest anvendte projektstyringsværktøjer er Microsoft Project, men ProjectManager.com er et af de bedste alternativer til projektplanlægning. ProjectManager.com er et prisvindende projektstyringsprogram, der organiserer projekter fra planlægning til færdiggørelse. Tilmeld dig en gratis 30-dages prøveperiode, og følg med for at opbygge en grundig projektplan, der dækker alle detaljer.

Angiv dine opgaver for planen

opgaver er byggestenene i ethvert projekt, og starten på enhver plan er at identificere alle de opgaver, der fører til din endelige leverance.

Åbn værktøjet for at tilføje dine opgaver på Gantt-diagrammet eller en af de andre flere projektvisninger. Du kan importere en opgaveliste fra ethvert regneark eller bruge en af vores skabeloner til at komme i gang.

Tilføj varighed og omkostninger til opgaver

hver opgave har en estimeret varighed, hvilket er den tid det tager at fuldføre den. De vil også kræve en vis finansiering, som skal indsamles for at formulere din plan.

Tilføj start-og slutdatoer for hver opgave i Gantt, og de udfylder en projekttidslinje, så du kan se hele projektet lagt ud et sted. Der er også en kolonne for opgaveomkostninger.

Linkafhængige opgaver

opgaver er ikke altid adskilt fra hinanden. Ofte kan man ikke starte eller stoppe, før en anden er startet eller stoppet. Det kaldes en opgaveafhængighed og skal bemærkes i din plan.

Link afhængige opgaver ved at trække den ene til den anden. En stiplet linje angiver, at de er forbundet, så du forbliver opmærksom på det faktum og kan undgå flaskehalse senere i projektet.

Indstil milepæle& Baseline

en milepæl angiver slutningen af en fase og begyndelsen af en anden, hvilket hjælper med sporing og moral. Basislinjen angiver din plan, så du kan sammenligne den med faktiske fremskridt.

der er et filter på Gantt, der automatisk indstiller basislinjen, så du kan bruge det til at spore dine faktiske fremskridt mod planen. Baseline kan også låses med et klik.

Onboard Team & Tildel

at få teamet og værktøjet sammen er, hvordan en projektplan bliver aktualiseret. Jo lettere og problemfri denne overgang er, jo hurtigere kommer du til at arbejde på projektet.

Inviter dit team fra programmet, og det genererer en e-mail med et link. Når de følger dette link, er de inde og har adgang til de værktøjer, de har brug for til at styre deres opgaver.

Overvåg fremskridt& rapporter til interessenter

at holde styr på dine fremskridt og derefter opdatere interessenter er både, hvordan du holder styr på og styrer dine interessenters forventninger.

se fremskridt, som det sker på vores dashboard i realtid, der beregner data og viser dem over seks projektmålinger. Rapporter kan filtreres og deles for en dyb dykke ned i disse numre.

Juster planen efter behov

ingen plan forbliver den samme i hele et projekt. Der sker ting, og der kræves ændringer. Derfor er det nemt at kunne redigere din plan nøglen til projektplanlægning.

Rediger din plan på Gantt ved en simpel træk og slip. Flyt den gamle dato til den nye dato, og ikke kun er den opgave fast, men alle berørte opgaver opdateres også automatisk.

ProjectManager.com er et prisvindende program, der hjælper ledere med at planlægge og hjælper teams med at blive organiseret. Gantt-diagrammer styrer alle aspekter af din projektplan fra planlægning til tildeling af opgaver og endda overvågning af fremskridt. Flere projektvisninger giver gennemsigtighed i arbejdsgangen og giver alle de værktøjer, de har brug for, for at være bedst.

klar til at lave din plan? Prøv ProjectManager.com i dag med denne gratis 30-dages prøveperiode.

projektlederen er ansvarlig for at producere projektplanen, og selvom du ikke selv kan sammensætte alt indholdet, er det dig, der banker tasterne for at skrive det hele ud. Brug skabeloner, hvor du kan for at spare tid. Hent vores gratis projektplan skabelon og skrive din plan i dobbelt-hurtig tid!

Hvad er formålet med en projektplan?

formålet med en projektplan er at tjene som vejledning til eksekverings-og kontrolfaserne. Projektplanen indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for udførelsesfasen, såsom projektets mål, målsætninger, arbejdsomfang, milepæle, risici og ressourcer. Derefter hjælper disse oplysninger projektledere med at overvåge og kontrollere projektets fremskridt.

vi planlægger i begyndelsen at spare tid senere. En god projektplan betyder, at du ikke behøver at bekymre dig om, hvorvidt projektdeltagerne vil være tilgængelige på de rigtige datoer—fordi du har planlagt, at de skal være. Du behøver ikke bekymre dig om, hvordan du betaler disse fakturaer—du har planlagt din økonomiske proces. Du behøver ikke bekymre dig om, hvorvidt alle er enige om, hvordan et kvalitetsresultat ser ud—du har allerede planlagt, hvilke kvalitetsmål du skal bruge.

en god projektplan beskriver de processer, som alle forventes at følge, så det undgår en masse hovedpine senere. For eksempel, hvis du angiver, at estimater vil blive udarbejdet af emneeksperter baseret på deres vurdering, og det er godkendt, kan ingen senere klage over, at de ønskede, at du skulle bruge en anden estimeringsteknik. De har kendt aftalen siden starten.

planlægning strømliner gør.

projektplaner er også virkelig nyttige til overvågning af fremskridt. Du kan gå tilbage til dem og kontrollere, hvad du sagde, du ville gøre, og hvordan, sammenligne det med hvad du rent faktisk gør. Dette giver dig en god reality check og giver dig mulighed for at ændre kurs, hvis du har brug for det, hvilket bringer projektet tilbage på sporet.

værktøjer som dashboards kan hjælpe dig med at sikre, at dit projekt forløber efter planen. ProjectManager.com har et dashboard i realtid, der opdateres automatisk, når opgaver opdateres.

elementerne i en projektplan

projektplanlægningsprocessen, der allerede er diskuteret, ridser kun overfladen af, hvad der er en dyb brønd af praksis, der er oprettet for at kontrollere dit projekt. De starter med dialog-taler til interessenter, hold, et al.

leveringen til din planlægningsfase er et dokument kaldet projektplanen. En Guide til Projektledelsesorganet for viden (PMBOK Guide) – femte udgave siger, at projektplanen består af masser af subsidiære planer. Disse omfatter:

• en plan for styring af de menneskelige ressourcer i teamet både med hensyn til tilgængelighed og færdigheder
• en plan for styring af omkostninger og budgetteringselementerne i projektet, herunder eventuelle indkøb eller leverandørengagementer, du måtte have
• en kommunikationsplan, der angiver, hvem der skal modtage meddelelser om projektet, hvornår og i hvilket format
• en plan for håndtering af projektrisiko, herunder projektrisikoen, og processer til logning og sporing af risici
• en kvalitetsplan, der specificerer kvalitetsmålene for projektet

det er en masse dokumentation.

i virkeligheden er det sjældent, at du producerer disse som individuelle dokumenter. Hvad du har brug for er en projektplan, der taler om de vigtige elementer i hver af disse. Der er ingen mening at oprette et stort dokument, der beskriver nøjagtigt, hvordan din virksomhed fungerer alligevel. Hvis du allerede har en struktureret risikostyringsproces, skal du ikke spilde tid på at skrive det hele ned igen i din projektplan.

din projektplan skal indeholde tilstrækkelige oplysninger til at sikre, at du ved nøjagtigt, hvilke processer og procedurer der skal følges, og hvem der skal involveres. Få din projektplan godkendt af dine interessenter, din projektsponsor og dit team, så der ikke er nogen overraskelser senere.

hvor lang tid tager Projektplanlægningsfasen?

dette er svært at svare. Det vil tage længere tid at planlægge månelandingen end en ny dating app.

den bedste måde at estimere, hvor lang tid din projektplanlægningsfase vil tage, er at se på lignende projekter, der er sket før, og se, hvor lang tid det tog dem at planlægge. Tal også med projektlederen, hvis du kan, fordi de har et syn på, om den tid var nok eller ej!

det er nemt at se, hvor lang tid andre projekter tog, hvis du har et projektstyringsværktøj, der arkiverer dine gamle projektplaner og gør dataene tilgængelige for alle, der har brug for det. Du kan derefter søge efter lignende projekter og studere deres tidsplaner i detaljer.

teknikker til projektplaner

en projektplan handler om at finde ud af, hvad man skal gøre, og hvordan man gør det, så du har brug for at få mange mennesker involveret. Der er flere gode værktøjer og teknikker til at få information fra andre mennesker, herunder:

• værksteder
• en-til-en møder eller samtaler
• undersøgelser eller kundefokusgrupper til at indsamle og validere krav.

du skal også bevæbne dig med et opgavestyringsværktøj, som en liste eller et kanban-kort. De er utroligt nyttige til at notere vigtige ting, der skal være i din projektplan. Kanban board kan hjælpe med at strukturere din plan ved at nedskrive nøgleoverskrifterne og derefter flytte dem rundt efter behov, indtil du har et forløb, der ser rigtigt ud.

endelig skal du bruge et online projektstyringssystem til at gemme din plan i. Sørg for, at alle i teamet har adgang til den nyeste version af projektplanen.

Sådan administreres din projektplan

din projektplan er ikke et dokument skrevet i sten. Du skal henvise Tilbage til det og foretage ændringer i det så ofte som du har brug for. Dele af det, som din projektplan, ændres næsten dagligt. Andre dele, som dine indkøbsplaner og omkostningsstyringsprocesser, ændres slet ikke i løbet af dit projekts levetid.

den vigtige ting at huske er, at hvis din plan ikke fungerer for dig, skal du tænke over, hvad du kan gøre for at ændre den. Det er der for at guide din Projektledelse, ikke begrænse dig fra at gøre det rigtige. Hvis du har brug for at gennemgå, hvordan du administrerer projektressourcer, skal du gå tilbage og gennemgå det. Foretag de ændringer, du har brug for, få planen godkendt igen, og del den med teamet.

Sådan planlægger du, når du ikke har alle svarene

Ja, det sker–det meste af tiden! Det er sjældent at have alle oplysninger i starten af et projekt. De fleste ledere vil have dig til at dykke ind og komme i gang, men du har måske ikke den luksus at kende alle detaljerne.

det er OK; vi har teknikker til at hjælpe med at håndtere usikkerhed.

først er projektets antagelse. Du bruger disse til at sætte forbehold på din plan og til at dokumentere de ting, som du antager at være sandt på dette tidspunkt. For eksempel:

• vi antager, at ressourcerne vil være tilgængelige.
• vi antager, at den nødvendige finansiering er tilgængelig.
• vi antager, at de ønskede farver vil være i overensstemmelse med virksomhedens brand, og at Marketing sign off ikke er påkrævet.

du får billedet. Så hvis designteamet kommer tilbage og siger, at de ønsker, at produktet skal være en helt ny farvepalet, og at markedsføring skal godkende det, er du berettiget til at sige, at du bliver nødt til at ændre tidsskalaerne på tidsplanen for at gøre det muligt.

du planlagde baseret på en antagelse (som alle var enige om, fordi du fik dokumentet godkendt), og den antagelse viste sig ikke at være sand.

næste trin til projektplanlægning

den vigtigste ting at huske er, at du ikke skal skynde dig projektplanlægning. Udført korrekt, projektplanlægning tager tid. Og det er værd at gøre det ordentligt, for hvis du ikke gør det, garanterer vi, at du vil ramme problemer senere, da folk ikke forstår, hvad de skal gøre, og hvorfor.

stor planlægning sætter dig op for succes. Det giver dig tillid til at vide, at du har alle dine processer, værktøjer og systemer på plads for at levere det perfekte resultat.

nu hvor du har lært alt om projektplanlægning, er det tid til at handle. Tilmeld dig en gratis 30-dages prøveversion af ProjectManager.com og begynde at planlægge dit projekt i dag!

Start Min Gratis Prøveperiode