plán projektu

podmínky plánování projektu

než se ponoříme do toho, jak naplánovat projekt, pomůže vám seznámit se s některými podmínkami, na které narazíte. Zde je seznam obecných pojmů, se kterými se setkáte v této příručce.

• dodání: výsledky projektu, jako je produkt, služba, zpráva atd.
• zúčastněná strana: každý, kdo má zájem o projekt—projektový manažer, sponzor projektu, členové týmu, zákazníci atd.
• úkoly: Malé práce, které vedou ke konečnému plnění.
• milník: konec jedné fáze projektu a začátek další.
• zdroje: vše, co potřebujete k dokončení projektu, jako je personál, zásoby, materiály, nástroje, lidé a další.
• rozpočet: odhad celkových nákladů spojených s dokončením projektu.
• Sledování & Sledování: Sběr dat projektu, a ujistěte se, že odráží výsledky plánované pro.

kroky plánování projektu

nyní vás provedeme hlavními kroky plánování projektu:

1. Outline Business Case
2. Definovat Rozsah Projektu
3. stanovení Cílů & Cíle
4. Obrys Výstupy
5. Vytvořit Harmonogram Projektu
6. Přiřadit Úkoly do svého Týmu
7. Posoudit Riziko
8. Zprávy váš Pokrok

Pomocí následujících plánování projektu kroky, kroky, budete objasnit, co potřebujete k dosažení, práce z procesů, které potřebujete, aby se tam dostat a vytvořit akční plán pro jak budete postupovat dále.

nastínit obchodní případ

pokud máte projekt, je to důvod—to je váš obchodní případ. Obchodní případ nastiňuje důvody, proč je projekt zahájen, jeho přínosy a návratnost investic. Pokud existuje problém, který je řešen, pak je tento problém nastíněn zde. Obchodní případ bude předložen těm, kteří rozhodují ve vaší organizaci, vysvětlují, co je třeba udělat a jak. Pokud bude schválen, máte projekt.

seznamte se se zúčastněnými stranami

každý projekt má zúčastněné strany, ty, kteří mají zájem o projekt. Od těch, kteří z toho profitují, až po ty, kteří jsou zodpovědní za jeho úspěch. Každé plánování projektu proto musí určit, kdo jsou tyto zúčastněné strany, od zákazníků po regulátory. Setkání s nimi je zásadní pro lepší představu o tom, co je projekt a co se očekává od konečného plnění.

Definujte rozsah projektu

odkazuje na práci potřebnou k dosažení cílů projektu a generování požadovaných výstupů. Rozsah projektu by měl být definován a organizován strukturou rozdělení práce (WBS). Rozsah projektu tedy zahrnuje to, co musíte v projektu udělat (výstupy, dílčí výstupy, pracovní balíčky, aktivity, úkoly), ale také to, co není podstatné. To je důležité, protože vědět, co není vysokou prioritou, pomáhá vyhnout se dotvarování rozsahu; to znamená používat cenné zdroje pro něco, co není klíčem k úspěchu vašeho projektu.

stanovení Cílů & Cíle

cíle a cíle jsou různé věci, pokud jde o plánování projektu. Cíle jsou výsledky, kterých chcete dosáhnout, a jsou obvykle široké. Cíle jsou naproti tomu konkrétnější; měřitelná opatření, která je třeba podniknout k dosažení vašeho cíle. Při plánování projektu cíle a cíle přirozeně vycházejí z obchodního případu, ale v této fázi jdete do dalších podrobností. V jistém smyslu dolaďujete cíle stanovené v obchodním případě a vytváříte jasně definované úkoly. Tyto cíle a cíle jsou shromažďovány v projektové chartě, kterou budete používat po celou dobu životního cyklu projektu.

osnovy výstupů

Projekt může mít mnoho výstupů. Dodávka může být dobrá, služba nebo výsledek, který je potřebný k dokončení úkolu, procesu, fáze, podprojektu nebo projektu. Například konečný výstup je důvodem projektu, a jakmile je tento výstup vyroben, projekt je dokončen. Jak je definováno v rozsahu projektu, projekt se skládá z dílčích projektů, fází, pracovních balíčků, činností a úkolů a každá z těchto komponent může mít výstup. První věc, kterou musíte udělat, je zjistit, jaký je konečný výsledek, a jak budete vědět, že kvalita splňuje očekávání vašich zúčastněných stran. Pokud jde o další výstupy v projektu, musí být také identifikovány a někdo z týmu musí být zodpovědný za jejich úspěšné dokončení.

Vytvořte plán projektu

plán projektu je to, na čem všechno visí. Od vašich úkolů až po váš rozpočet je vše definováno časem. Plány jsou tvořeny shromažďováním všech úkolů potřebných k dosažení konečného plnění, a jejich nastavení na časové ose, která končí ve Vašem termínu. To může udělat pro nepoddajné práci dopředu, což je důvod, proč plány jsou rozděleny do fází, označeny milníky, které označují konec jedné fáze projektu a začátku příštího.

Přiřadit Úkoly

plán je nastaven, ale stále existuje v abstraktní, až budete mít úkolů na vašem plánu a začít přiřazení je do svého týmu. Proto musíte sestavit tým, který má dovednosti a zkušenosti potřebné k dokončení projektu. Jejich role a povinnosti musí být jasně definovány, aby věděli, co mají dělat. Pak, když jim přidělíte úkoly z vašeho plánu, měly by být jasné, s pokyny a veškerou související dokumentací, kterou budou potřebovat k provedení úkolů.

posoudit riziko

každý projekt má určitou míru rizika. Existuje několik typů rizik, jako je riziko rozsahu, technická rizika a riziko harmonogramu. I když je váš projektový plán důkladný, vnitřní a vnější faktory mohou ovlivnit čas, náklady a rozsah vašeho projektu (trojité omezení). Proto musíte své plánování považovat za flexibilní. Existuje mnoho způsobů, jak se připravit na riziko, například vypracování plánu řízení změn, ale prozatím je nejdůležitější sledovat váš pokrok během fáze provádění pomocí zpráv o stavu projektu a / nebo softwaru pro plánování projektů ke sledování rizika.

nahlaste svůj pokrok

vaším konečným cílem je zajistit úspěšný projekt pro vaše zúčastněné strany. Jsou investováni a nebudou spokojeni, dokud projekt nezačne fungovat. Vytvořením struktury rozdělení práce (WBS) během fáze plánování projektu můžete pro ně rozdělit projekt tak, aby pochopili, jak bude váš plán projektu proveden. Informování zúčastněných stran je důležité pro zvládnutí jejich očekávání a zajištění jejich spokojenosti. Pravidelné schůzky, kde předkládáte zprávy o pokroku, jsou skvělým způsobem, jak jim ukázat, že se vše pohybuje vpřed podle plánu, a položit jakékoli dotazy nebo obavy, které by mohly mít.

, Jak ProjectManager.com Pomáhá S Plány Projektů

plánování Projektu software je nástroj, který pomáhá plánovat, organizovat a spravovat plán a zdroje potřebné k dokončení projektu. Jedním z nejčastěji používaných nástrojů pro správu projektů je Microsoft Project, ale ProjectManager.com je jednou z nejlepších dostupných alternativ pro plánování projektů. ProjectManager.com je oceněný software pro správu projektů, který organizuje projekty od plánování až po dokončení. Zaregistrujte se na bezplatnou 30denní zkušební verzi a sledujte, jak vytvoříte důkladný plán projektu, který pokrývá každý detail.

Seznam Úkolů pro Plán

Úkoly jsou stavební kameny jakéhokoli projektu a zahájením plánu je identifikace všech úkolů, které vedou na váš konečný výstup.

Otevřete nástroj a přidejte své úkoly do Ganttova grafu nebo do jednoho z dalších více zobrazení projektu. Můžete importovat seznam úkolů z libovolné tabulky nebo použít jednu z našich šablon, abyste mohli začít.

Přidat Trvání a Nákladů na Úkoly,

Každý úkol má odhadovanou dobu, což je čas to bude trvat dokončení. Budou také vyžadovat určité množství finančních prostředků, které je třeba shromáždit, aby bylo možné formulovat váš plán.

Přidat data zahájení a ukončení pro každý úkol v Ganttově a oni naplnit časovou osu, takže můžete vidět celý projekt stanoven na jednom místě. K dispozici je také sloupec pro náklady na úkol.

úkoly závislé na propojení

úkoly nejsou vždy od sebe odděleny. Často nelze spustit nebo zastavit, dokud nezačne nebo nezastaví jiný. Tomu se říká závislost na úkolu a je třeba ji zaznamenat ve vašem plánu.

propojte úlohy závislé přetažením jedné do druhé. Tečkovaná čára označuje, že jsou spojeny, takže můžete zůstat vědomi skutečnosti, a může zabránit problémům později v projektu.

Nastavit Milníky & Základní

milník znamená konec jedné etapy a začátek další, která pomáhá při sledování a morálku. Základní linie nastavuje váš plán, takže jej můžete porovnat se skutečným pokrokem.

na ganttu je filtr, který automaticky nastaví základní linii, takže jej můžete použít ke sledování skutečného pokroku proti plánu. Základní linie může být také uzamčena kliknutím.

Palubní Tým & Přiřadit

Dostat tým a nástroj, dohromady je to, jak plán projektu se stává aktualizována. Čím jednodušší a bezproblémový tento přechod, tím rychleji se dostanete do práce na projektu.

Pozvěte svůj tým ze softwaru a vygeneruje e-mail s odkazem. Jakmile budou následovat tento odkaz, jsou v a mají přístup k nástrojům, které potřebují ke správě svých úkolů.

Sledování Pokroku & Zpráva pro zúčastněné strany

sledování vašeho pokroku a pak aktualizovat zúčastněné strany, je, jak zůstat na trati a spravovat vaše očekávání zúčastněných stran.

viz pokrok, jak se to děje na našem real-time dashboard, který vypočítává data a zobrazuje ji přes šest metrik projektu. Zprávy lze filtrovat a sdílet pro hluboký ponor do těchto čísel.

upravte plán podle potřeby

žádný plán zůstává stejný v celém projektu. Věci se dějí a změny jsou požadovány. Proto je možnost snadno upravit svůj plán klíčem k plánování projektu.

Upravte svůj plán na ganttu jednoduchým přetažením. Přesuňte staré datum na nové datum a nejen, že je tento úkol opraven, ale všechny ovlivněné úkoly se také automaticky aktualizují.

ProjectManager.com je oceněný software, který pomáhá manažerům plánovat a pomáhá týmům organizovat se. Ganttovy grafy ovládají všechny aspekty vašeho projektového plánu od plánování až po přiřazování úkolů a dokonce i sledování pokroku. Více pohledů na projekt poskytuje transparentnost pracovního postupu a poskytuje všem nástroje, které potřebují, aby byli co nejlepší.

jste připraveni vytvořit svůj plán? Zkuste ProjectManager.com dnes s touto bezplatnou 30denní zkušební verzí.

projektový manažer je zodpovědný za vypracování plánu projektu, a i když nemůžete vytvořit veškerý obsah sami, budete tím, kdo bouchne klíči, abyste to všechno napsali. Použijte šablony, kde můžete ušetřit čas. Stáhněte si naši bezplatnou šablonu plánu projektu a napište svůj plán ve dvojitém rychlém čase!

jaký je účel plánu projektu?

účelem plánu projektu je sloužit jako vodítko pro fáze provádění a kontroly. Plán projektu poskytuje všechny informace nezbytné pro fázi realizace, jako jsou cíle projektu, cíle, rozsah práce, milníky, rizika a zdroje. Tyto informace pak pomáhají projektovým manažerům sledovat a kontrolovat průběh projektu.

plánujeme na začátku ušetřit čas později. Dobrý plán projektu znamená, že se nemusíte starat o to, zda budou účastníci projektu k dispozici ve správných termínech-protože jste je naplánovali. Nemusíte se starat o to, jak tyto faktury platit-naplánovali jste svůj finanční proces. Nemusíte se starat o to, zda se všichni shodnou na tom, jak vypadá kvalitní výsledek—Již jste naplánovali, jaká opatření kvality budete používat.

dobrý plán projektu stanoví procesy, které se od každého očekává, že bude následovat, takže se později vyhne mnoha bolestem hlavy. Například, pokud zadáte, že odhady budou vypracoval předmět odborníci na základě jejich úsudku, a to je schválené, později nikdo nemůže stěžovat, že tě chtěli použít jiný odhad techniky. Dohodu znají od začátku.

plánování zjednodušuje práci.

projektové plány jsou také velmi užitečné pro sledování pokroku. Můžete se k nim vrátit a zkontrolovat, co jste řekli, že budete dělat a jak, ve srovnání s tím, co vlastně děláte. To vám dává dobrou kontrolu reality a umožňuje vám změnit kurz, pokud potřebujete, čímž se Projekt vrátí zpět na trať.

nástroje jako dashboardy vám mohou pomoci zajistit, že váš projekt probíhá podle plánu. ProjectManager.com má řídicí panel v reálném čase, který se automaticky aktualizuje při každé aktualizaci úkolů.

Prvky Plánu Projektu

plánování projektu proces již diskutovali jen poškrábání povrchu toho, co je hluboké studny postupy vytvořené k ovládání vašeho projektu. Začínají dialogem-mluví se zúčastněnými stranami, týmy, et al.

výstupem pro fázi plánování je dokument nazvaný projektový plán. Průvodce po Project Management Body Of Knowledge (PMBOK Guide) – páté vydání říká, že projektový plán se skládá z mnoha dceřiných plánů. Patří mezi ně:

• plán řízení lidských zdrojů v týmu a to jak z hlediska dostupnosti a dovednosti
• plán pro řízení nákladů a sestavování rozpočtu prvky projektu, včetně všech zakázek nebo dodavatele zakázky můžete mít
• komunikační plán, stanovící, kdo je bude přijímat zprávy o projektu, kdy a v jakém formátu
• plán pro řešení rizik projektu, včetně procesů pro protokolování a sledování rizika
• kvalitní plán, který stanoví cíle kvality pro projekt

to je hodně dokumentace.

ve skutečnosti je vzácné, že je budete vyrábět jako jednotlivé dokumenty. Potřebujete plán projektu, který hovoří o důležitých prvcích každého z nich. Nemá smysl vytvářet velký dokument, který přesně stanoví, jak vaše firma funguje. Pokud již máte strukturovaný proces řízení rizik, neztrácejte čas tím, že to vše znovu zapíšete do svého projektového plánu.

váš plán projektu musí obsahovat dostatek informací, abyste se ujistili, že přesně víte, jaké procesy a postupy je třeba dodržovat a kdo musí být zapojen. Nechte svůj projektový plán schválit svými zúčastněnými stranami, sponzorem projektu a týmem, aby nedošlo k žádným překvapením později.

jak dlouho trvá fáze plánování projektu?

to je těžké odpovědět. Plánování přistání na Měsíci bude trvat déle než nový chodit s někým aplikace.

nejlepší způsob, jak odhadnout, jak dlouho bude vaše fáze plánování projektu trvat, je podívat se na podobné projekty, které se staly dříve, a zjistit, jak dlouho jim trvalo plánovat. Promluvte si také s projektovým manažerem, pokud můžete, protože budou mít přehled o tom, zda tato doba stačila nebo ne!

To je snadné vidět, jak dlouho jiné projekty vzal, pokud máte nástroj pro správu projektů, které archiv své staré plány projektu a je dat k dispozici každému, kdo ji potřebuje. Poté můžete hledat podobné projekty a podrobně studovat jejich plány.

techniky pro projektové plány

projektový plán je především o tom, co dělat a jak to udělat,takže musíte zapojit mnoho lidí. Existuje několik dobrých nástrojů a technik pro získávání informací od jiných lidí, včetně:

• Semináře
• One-to-One schůzky nebo rozhovory
• Průzkumy nebo zaměření na zákazníka skupin shromáždit a ověřit požadavky.

měli byste se také vyzbrojit nástrojem pro správu úloh, jako je seznam nebo deska kanban. Jsou neuvěřitelně užitečné pro zaznamenávání důležitých věcí, které by měly být ve vašem projektovém plánu. Kanban board software může pomoci strukturovat svůj plán zapsáním klíčových nadpisů a jejich přesunutím podle potřeby, dokud nebudete mít tok, který vypadá správně.

nakonec budete potřebovat online systém řízení projektů pro uložení vašeho plánu. Ujistěte se, že všichni v týmu mají přístup k nejnovější verzi plánu projektu.

jak spravovat svůj projektový plán

váš projektový plán není dokument napsaný v kameni. Měli byste se na to odvolávat a provádět změny tak často, jak potřebujete. Jeho části, stejně jako harmonogram projektu, se budou měnit téměř denně. Ostatní části, jako jsou vaše plány nákupu a procesy řízení nákladů, se během životnosti vašeho projektu vůbec nezmění.

důležité je zapamatovat si, že pokud váš plán nefunguje pro vás, přemýšlejte o tom, co můžete udělat pro jeho změnu. Je to tam, aby vedl váš projektový management, neomezoval vás v tom, abyste dělali správnou věc. Pokud potřebujete zkontrolovat, jak spravujete zdroje projektu, vraťte se a zkontrolujte je. Proveďte potřebné změny, nechte plán znovu schválit a sdílejte jej s týmem.

jak plánovat, když nemáte všechny odpovědi

Ano, To se stane–většinu času! Je vzácné mít všechny informace na začátku projektu. Většina manažerů chce, abyste se ponořili a začali, ale možná nebudete mít luxus znát všechny podrobnosti.

to je v pořádku; máme techniky, které pomáhají vypořádat se s nejistotou.

nejprve je předpoklad projektu. Používáte je k tomu, abyste upozornili na svůj plán a zdokumentovali věci, o kterých se domníváte, že jsou v tomto okamžiku pravdivé. Například:

• předpokládáme, že zdroje budou k dispozici.
• předpokládáme, že požadované financování je k dispozici.
• předpokládáme, že požadované barvy budou v souladu se značkou společnosti a že není vyžadováno marketingové odhlášení.

získáte obrázek. Pak, když konstrukční tým se vrací a říká, že chtějí, aby byl výrobek zcela novou paletu barev a to, že Marketing musí schválit to, že jsou oprávněné v tom, že budete muset změnit termíny v rozvrhu, aby to bylo možné.

plánovali jste na základě předpokladu (s nímž všichni souhlasili, protože jste dokument schválili) a tento předpoklad se ukázal jako pravdivý.

Další Kroky pro Plánování Projektu

nejdůležitější věc k zapamatování je, že byste neměli spěchat plánování projektu. Provedeno správně, plánování projektu vyžaduje čas. A stojí za to to udělat správně, protože pokud tak neučiníte, Zaručujeme, že později narazíte na problémy, protože lidé nebudou rozumět tomu, co mají dělat a proč.

skvělé plánování vás připraví na úspěch. Dává vám jistotu, že víte, že máte všechny své procesy, nástroje a systémy, abyste dosáhli dokonalého výsledku.

Nyní, když jste se dozvěděli vše o plánování projektů, je čas podniknout kroky. Zaregistrujte se na bezplatnou 30denní zkušební verzi ProjectManager.com a začněte plánovat svůj projekt ještě dnes!

Začněte Bezplatnou Zkušební Verzi