Plan projektu

Warunki planowania projektu

zanim zagłębimy się w planowanie projektu, warto zapoznać się z niektórymi warunkami, na które się natkniesz. Oto lista ogólnych terminów, które napotkasz w tym przewodniku.

• dostarczane: wyniki projektu, takie jak produkt, usługa, raport itp.
• interesariusz: każdy, kto jest zainteresowany projektem-kierownik projektu, sponsor projektu, członkowie zespołu, klienci itp.
• zadania: Małe zadania, które prowadzą do ostatecznego rezultatu.
• kamień milowy: koniec jednej fazy projektu i początek następnej.
• zasoby: wszystko, czego potrzebujesz, aby ukończyć projekt, takie jak personel, materiały, narzędzia, ludzie i inne.
• budżet: szacunkowy całkowity koszt związany z zakończeniem projektu.
• śledzenie & monitorowanie: zbieranie danych projektu i upewnianie się, że odzwierciedlają one zaplanowane wyniki.

etapy planowania projektu

teraz przeprowadzimy Cię przez główne etapy planowania projektu:

1. zarys przypadku biznesowego
2. Zdefiniuj zakres projektu
3. wyznacz cele & cele
4. zarys rezultatów
5. Utwórz Harmonogram projektu
6. Przypisz zadania do swojego zespołu
7. Oceń ryzyko
8. zgłoś swoje postępy

postępując zgodnie z tymi krokami planowania projektu, wyjaśnisz, co musisz osiągnąć, opracujesz procesy potrzebne do osiągnięcia tego celu i opracujesz plan działania, w jaki sposób zamierzasz to zrobić.

zarys przypadku biznesowego

jeśli masz projekt, jest ku temu powód—to jest Twój przypadek biznesowy. W przypadku biznesowym przedstawiono powody, dla których projekt jest inicjowany, jego korzyści i zwrot z inwestycji. Jeśli jest jakiś problem, który jest rozwiązywany, to ten problem jest tutaj opisany. Uzasadnienie biznesowe zostanie przedstawione tym, którzy podejmują decyzje w Twojej organizacji, wyjaśniając, co należy zrobić i jak. Jeśli zostanie zatwierdzony, masz projekt.

Spotkaj się z interesariuszami

każdy projekt ma interesariuszy, tych, którzy mają żywotny interes w projekcie. Od tych, którzy na tym zyskują, do tych, którzy są odpowiedzialni za jego sukces. Dlatego każde planowanie projektu musi zidentyfikować tych interesariuszy, od klientów po organy regulacyjne. Spotkanie z nimi ma kluczowe znaczenie dla uzyskania lepszego obrazu tego, czym jest projekt i czego oczekuje się od ostatecznego rezultatu.

Zdefiniuj zakres projektu

odnosi się do prac wymaganych do osiągnięcia celów projektu i wygenerowania wymaganych rezultatów. Zakres projektu powinien być zdefiniowany i zorganizowany przez strukturę podziału pracy (WBS). Dlatego zakres projektu obejmuje to, co musisz zrobić w projekcie (rezultaty, podrzędne rezultaty, pakiety robocze, działania, zadania), ale także to, co jest nieistotne. To drugie jest ważne, ponieważ wiedza o tym, co nie jest priorytetem, pomaga uniknąć pełzania zakresu, czyli używania cennych zasobów do czegoś, co nie jest kluczem do sukcesu projektu.

wyznacz cele & cele

cele i zadania to różne rzeczy, jeśli chodzi o planowanie projektu. Cele To wyniki, które chcesz osiągnąć i są zazwyczaj szerokie. Z drugiej strony cele są bardziej konkretne; mierzalne działania, które należy podjąć, aby osiągnąć swój cel. Planując projekt, cele i zadania w naturalny sposób wynikają ze scenariusza biznesowego, ale na tym etapie idziesz do dalszych szczegółów. W pewnym sensie dostrajasz cele określone w przypadku biznesowym i tworzysz jasno zdefiniowane zadania. Te cele i zadania są gromadzone w karcie projektu, z której będziesz korzystać przez cały cykl życia projektu.

zarys rezultatów

projekt może mieć wiele rezultatów. Dostarczalny może być dobry, usługa lub wynik, który jest potrzebny do wykonania zadania, proces, Faza, podprojekt lub projekt. Na przykład, ostateczny deliverable jest powodem projektu, a gdy ten deliverable jest produkowany, projekt jest zakończony. Zgodnie z definicją w zakresie projektu, projekt składa się z podprojektów, faz, pakietów roboczych, działań i zadań, a każdy z tych elementów może mieć możliwość dostarczenia. Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest określenie, co jest ostatecznym wynikiem i skąd będziesz wiedzieć, że jakość spełnia oczekiwania interesariuszy. Jeśli chodzi o inne rezultaty projektu, muszą one również zostać zidentyfikowane, a ktoś z zespołu musi być odpowiedzialny za ich pomyślne zakończenie.

Utwórz Harmonogram projektu

harmonogram projektu jest tym, na czym wszystko się zawiesza. Od zadań do budżetu, wszystko jest określone przez czas. Harmonogramy są tworzone przez zbieranie wszystkich zadań potrzebnych do osiągnięcia ostatecznego rezultatu i ustawianie ich na osi czasu, która kończy się w wyznaczonym terminie. Może to prowadzić do niesfornej pracy, dlatego harmonogramy są podzielone na fazy, oznaczone kamieniami milowymi, które oznaczają koniec jednej fazy projektu i początek następnej.

Przypisz zadania

plan jest ustawiony, ale nadal istnieje w streszczeniu, dopóki nie weźmiesz zadań z harmonogramu i nie zaczniesz przypisywać ich do swojego zespołu. Dlatego musisz zebrać zespół, który ma umiejętności i doświadczenie potrzebne do ukończenia projektu. Ich role i obowiązki muszą być jasno określone, aby wiedzieli, co robić. Następnie, po przypisaniu im zadań z planu, powinny być jasne, ze wskazówkami i wszelkimi powiązanymi dokumentami, których będą potrzebować do wykonania zadań.

Oceń ryzyko

każdy projekt ma pewien poziom ryzyka. Istnieje kilka rodzajów ryzyka, takich jak ryzyko zakresu, ryzyko techniczne i ryzyko harmonogramu, między innymi. Nawet jeśli plan projektu jest dokładny, czynniki wewnętrzne i zewnętrzne mogą mieć wpływ na czas, koszt i zakres projektu (potrójne ograniczenie). Dlatego musisz traktować swoje planowanie jako elastyczne. Istnieje wiele sposobów przygotowania się na ryzyko, takich jak opracowanie planu zarządzania zmianami, ale na razie najważniejszą rzeczą do zrobienia jest śledzenie postępów w fazie realizacji za pomocą raportów o stanie projektu i/lub oprogramowania do planowania projektu w celu monitorowania ryzyka.

Zgłoś swój postęp

twoim ostatecznym celem jest zapewnienie udanego projektu dla interesariuszy. Są zainwestowani i nie będą zadowoleni, dopóki projekt nie zakończy swojej działalności. Konstruując strukturę podziału pracy (WBS) podczas fazy planowania projektu, możesz rozbić dla nich projekt, aby zrozumieli, w jaki sposób zostanie wykonany twój plan projektu. Informowanie interesariuszy jest ważne, aby zarządzać ich oczekiwaniami i upewnić się, że są zadowoleni. Regularne spotkania, na których przedstawiasz raporty z postępów, to świetny sposób, aby pokazać im, że wszystko idzie zgodnie z planem i odpowiedzieć na wszelkie pytania lub wątpliwości, które mogą mieć.

jak ProjectManager.com pomaga w planowaniu projektów

oprogramowanie do planowania projektów to narzędzie, które pomaga planować, organizować i zarządzać harmonogramem i zasobami potrzebnymi do zakończenia projektu. Jednym z najczęściej używanych narzędzi do zarządzania projektami jest Microsoft Project, ale ProjectManager.com jest jedną z najlepszych dostępnych alternatyw do planowania projektu. ProjectManager.com to nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które organizuje projekty od planowania do zakończenia. Zarejestruj się na 30-dniową bezpłatną wersję próbną i stwórz szczegółowy plan projektu, który obejmuje każdy szczegół.

Wymień swoje zadania do planu

zadania są podstawą każdego projektu, a początek każdego planu to określenie wszystkich zadań, które prowadzą do ostatecznego rezultatu.

Otwórz Narzędzie, aby dodać zadania na wykresie Gantta lub jednym z wielu widoków projektu. Możesz zaimportować listę zadań z dowolnego arkusza kalkulacyjnego lub użyć jednego z naszych szablonów, aby rozpocząć.

Dodaj Czas trwania i koszty do zadań

każde zadanie ma szacunkowy czas trwania, czyli czas potrzebny na jego wykonanie. Będą one również wymagać pewnej kwoty finansowania, które należy zebrać, aby sformułować swój plan.

Dodaj daty rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania w Gantt i wypełniają oś czasu projektu, dzięki czemu możesz zobaczyć cały projekt ułożony w jednym miejscu. Istnieje również kolumna kosztów zadań.

zadania zależne od linków

zadania nie zawsze są oddzielone od siebie. Często nie można uruchomić lub zatrzymać, dopóki inny się nie uruchomi lub nie zatrzyma. Nazywa się to zależnością od zadania i musi być odnotowane w twoim planie.

łącz zależne zadania, przeciągając jedno do drugiego. Kropkowana linia oznacza, że są one połączone, więc pozostajesz świadomy tego faktu i możesz uniknąć wąskich gardeł w późniejszym etapie projektu.

Ustaw kamienie milowe & Linia bazowa

kamień milowy wskazuje koniec jednej fazy i początek innej, co pomaga w śledzeniu i morale. Linia bazowa ustawia twój plan, dzięki czemu możesz porównać go z rzeczywistym postępem.

na Gantcie znajduje się filtr, który automatycznie ustawia linię bazową, dzięki czemu możesz go użyć do śledzenia rzeczywistych postępów w stosunku do planu. Linię bazową można również zablokować jednym kliknięciem.

zespół pokładowy & Przypisz

zebranie zespołu i narzędzia razem to sposób, w jaki plan projektu staje się aktualizowany. Im łatwiejsze i bezproblemowe przejście, tym szybciej otrzymasz pracę nad projektem.

zaproś swój zespół z oprogramowania i generuje e-mail z linkiem. Gdy skorzystają z tego linku, są w środku i mają dostęp do narzędzi potrzebnych do zarządzania swoimi zadaniami.

Monitoruj postępy & Raportuj do interesariuszy

śledzenie postępów, a następnie aktualizowanie interesariuszy, to zarówno sposób na śledzenie postępów, jak i zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy.

Zobacz postęp, jak to się dzieje na naszym pulpicie nawigacyjnym w czasie rzeczywistym, który oblicza dane i wyświetla je w sześciu metrykach projektu. Raporty mogą być filtrowane i udostępniane, aby dogłębnie poznać te liczby.

Dostosuj Plan w razie potrzeby

żaden plan nie pozostaje taki sam w całym projekcie. Rzeczy się dzieją i wymagają zmian. Dlatego możliwość łatwej edycji planu jest kluczem do planowania projektu.

Edytuj swój plan na Gantcie za pomocą prostego przeciągania i upuszczania. Przenieś starą datę na nową datę i nie tylko to zadanie zostanie naprawione, ale wszystkie dotknięte zadania będą również aktualizowane automatycznie.

ProjectManager.com to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga menedżerom planować i organizować zespoły. Wykresy Gantta kontrolują wszystkie aspekty planu projektu, od planowania po przydzielanie zadań, a nawet monitorowanie postępów. Wiele widoków projektu zapewnia przejrzystość w przepływie pracy i zapewnia wszystkim narzędzia, których potrzebują, aby być w najlepszej formie.

gotowy na twój plan? Spróbuj ProjectManager.com dzisiaj z tym darmowym 30-dniowym okresem próbnym.

kierownik projektu jest odpowiedzialny za tworzenie planu projektu i chociaż nie możesz sam wymyślić całej treści, będziesz tym, który naciśnie klawisze, aby to wszystko wpisać. Użyj szablonów, gdzie możesz, aby zaoszczędzić czas. Pobierz nasz darmowy szablon planu projektu i napisz swój plan w mgnieniu oka!

jaki jest cel planu projektu?

plan projektu ma służyć jako przewodnik dla faz realizacji i kontroli. Plan projektu zawiera wszystkie informacje niezbędne do fazy realizacji, takie jak cele projektu, cele, zakres prac, kamienie milowe, ryzyko i zasoby. Następnie te informacje pomagają kierownikom projektów monitorować i kontrolować postęp projektu.

na początku planujemy zaoszczędzić czas później. Dobry plan projektu oznacza, że nie musisz się martwić o to, czy uczestnicy projektu będą dostępni we właściwych terminach—ponieważ zaplanowałeś, aby byli. Nie musisz się martwić o to, jak zapłacić te faktury—zaplanowałeś swój proces finansowy. Nie musisz się martwić, czy wszyscy zgadzają się na to, jak wygląda Wynik Jakości—już zaplanowałeś, jakich środków jakości zamierzasz użyć.

dobry plan projektu określa procesy, które każdy powinien przestrzegać, więc unika wielu bólów głowy później. Na przykład, jeśli określisz, że szacunki będą opracowywane przez ekspertów na podstawie ich oceny, a to zostanie zatwierdzone, później nikt nie może narzekać, że chciał, abyś użył innej techniki szacowania. Znają umowę Od początku.

planowanie usprawnia działanie.

plany projektu są również bardzo pomocne w monitorowaniu postępów. Możesz wrócić do nich i sprawdzić, co powiedziałeś, że zamierzasz zrobić i jak, porównując to do tego, co faktycznie robisz. Daje to dobrą kontrolę rzeczywistości i umożliwia zmianę kursu, jeśli zajdzie taka potrzeba, przywracając projekt na właściwe tory.

narzędzia takie jak pulpity nawigacyjne mogą pomóc w upewnieniu się, że projekt przebiega zgodnie z planem. ProjectManager.com posiada pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który aktualizuje się automatycznie, gdy zadania są aktualizowane.

elementy planu projektu

już omówiony proces planowania projektu rysuje powierzchnię głębokiej studni praktyk stworzonych do kontrolowania projektu. Zaczynają od dialogu-mówienia do interesariuszy, zespołów itp.

dostarczonym dla fazy planowania jest dokument o nazwie plan projektu. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – wydanie piąte mówi, że plan projektu składa się z wielu planów pomocniczych. Należą do nich:

• plan zarządzania zasobami ludzkimi w zespole zarówno pod względem dostępności, jak i umiejętności
• plan zarządzania kosztami i elementami budżetowymi projektu, w tym wszelkimi zamówieniami lub zobowiązaniami dostawców Możesz mieć
• plan komunikacji określający, kto będzie otrzymywać wiadomości o projekcie, kiedy i w jakim formacie
• plan radzenia sobie z ryzykiem projektowym, w tym procesami do rejestrowania i śledzenia ryzyka
• plan jakości, który określa cele jakościowe dla projektu

to dużo dokumentacja.

w rzeczywistości rzadko zdarza się, że tworzysz je jako pojedyncze dokumenty. Potrzebny jest plan projektu, który mówi o ważnych elementach każdego z nich. Nie ma sensu tworzyć dużego dokumentu, który dokładnie określa, jak działa Twoja firma. Jeśli masz już zorganizowany proces zarządzania ryzykiem, nie trać czasu na zapisywanie tego wszystkiego ponownie w swoim planie projektu.

twój plan projektu musi zawierać wystarczającą ilość informacji, aby upewnić się, że dokładnie wiesz, jakie procesy i procedury muszą być przestrzegane i kto musi być zaangażowany. Uzyskaj zatwierdzenie planu projektu przez interesariuszy, sponsora projektu i zespół, aby później nie było niespodzianek.

jak długo trwa faza planowania projektu?

trudno na to odpowiedzieć. Zaplanowanie lądowania na Księżycu zajmie więcej czasu niż nowa aplikacja randkowa.

najlepszym sposobem na oszacowanie, jak długo potrwa Faza planowania projektu, jest przyjrzenie się podobnym projektom, które miały miejsce wcześniej i sprawdzenie, ile czasu zajęło im zaplanowanie. Porozmawiaj również z kierownikiem projektu, jeśli możesz, ponieważ będą mieli pogląd na to, czy ten czas był wystarczający, czy nie!

łatwo jest zobaczyć, jak długo zajmowały inne projekty, jeśli masz narzędzie do zarządzania projektami, które archiwizuje stare harmonogramy projektów i udostępnia dane wszystkim, którzy ich potrzebują. Następnie możesz wyszukać podobne projekty i szczegółowo przestudiować ich harmonogramy.

techniki planowania projektów

plan projektu polega na wypracowaniu tego, co i jak zrobić, więc musisz zaangażować wiele osób. Istnieje kilka dobrych narzędzi i technik uzyskiwania informacji od innych osób, w tym:

• warsztaty
• spotkania indywidualne lub wywiady
• ankiety lub grupy klientów w celu zebrania i weryfikacji wymagań.

powinieneś również uzbroić się w narzędzie do zarządzania zadaniami, takie jak lista lub Tablica kanban. Są one niezwykle przydatne do notowania ważnych rzeczy, które powinny być w planie projektu. Oprogramowanie Kanban board może pomóc w uporządkowaniu planu, zapisując kluczowe nagłówki, a następnie przesuwając je w razie potrzeby, aż do uzyskania przepływu, który wygląda dobrze.

wreszcie, będziesz potrzebował systemu zarządzania projektami online, aby zapisać swój plan. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do najnowszej wersji planu projektu.

jak zarządzać planem projektu

Twój plan projektu nie jest dokumentem zapisanym w kamieniu. Powinieneś odnosić się do niego i wprowadzać w nim zmiany tak często, jak potrzebujesz. Jego części, takie jak harmonogram projektu, będą się zmieniać niemal codziennie. Inne części, takie jak plany zaopatrzenia i procesy zarządzania kosztami, Nie ulegną zmianie w trakcie trwania projektu.

ważne jest, aby pamiętać, że jeśli twój plan nie działa dla Ciebie, zastanów się, co możesz zrobić, aby go zmienić. Jest po to, aby kierować Twoim zarządzaniem projektem, a nie ograniczać Cię przed robieniem właściwych rzeczy. Jeśli chcesz sprawdzić, jak zarządzasz zasobami projektu, wróć i przejrzyj je. Wprowadź potrzebne zmiany, ponownie Zatwierdź plan i podziel się nim z zespołem.

jak planować, gdy nie masz wszystkich odpowiedzi

tak, zdarza się to–w większości przypadków! Rzadko zdarza się mieć wszystkie informacje na początku projektu. Większość menedżerów chce, abyś zanurzył się i zaczął, ale możesz nie mieć luksusu znajomości wszystkich szczegółów.

w porządku, mamy techniki, które pomagają radzić sobie z niepewnością.

pierwsze jest założenie projektu. Używasz ich, aby umieścić zastrzeżenia w swoim planie i udokumentować rzeczy, które zakładasz, że są prawdziwe w tym momencie. Na przykład:

• Zakładamy, że zasoby będą dostępne.
• Zakładamy, że wymagane finansowanie jest dostępne.
• Zakładamy, że żądane kolory będą zgodne z marką firmy i że znak marketingowy nie jest wymagany.

masz zdjęcie. Następnie, jeśli zespół projektowy wróci i powie, że chce, aby produkt był całkowicie nową paletą kolorów i że Marketing musi To zatwierdzić, masz uzasadnione stwierdzenie, że będziesz musiał zmienić ramy czasowe w harmonogramie, aby to było możliwe.

planowałeś opierając się na założeniu (na które wszyscy się zgodzili, bo dostałeś dokument zatwierdzony) i to założenie okazało się nieprawdziwe.

kolejne kroki do planowania projektu

najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że nie należy spieszyć się z planowaniem projektu. Prawidłowo wykonane planowanie projektu wymaga czasu. I warto zrobić to właściwie, bo jeśli tego nie zrobisz, gwarantujemy, że później napotkasz problemy, ponieważ ludzie nie zrozumieją, co mają robić i dlaczego.

świetne planowanie stawia Cię na sukces. Daje Ci pewność, że masz wszystkie procesy, narzędzia i systemy na miejscu, aby zapewnić doskonały wynik.

teraz, gdy nauczyłeś się wszystkiego o planowaniu projektu, nadszedł czas, aby podjąć działania. Zapisz się na 30-dniowy okres próbny ProjectManager.com i zacznij planować swój projekt już dziś!

Rozpocznij Mój Darmowy Okres Próbny