plan de proiect

Termeni de planificare a proiectului

înainte de a ne arunca cu capul în modul de planificare a unui proiect, vă ajută să vă familiarizați cu unii dintre termenii pe care îi veți întâlni. Iată o listă de termeni generali pe care îi veți întâlni în acest ghid.

• livrabil: rezultatele unui proiect, cum ar fi un produs, serviciu, raport etc.
• Stakeholder: oricine are un interes legitim în proiect-manager de proiect, sponsor de proiect, membri ai echipei, clienți etc.
• SARCINI: Locuri de muncă mici care duc la livrarea finală.
• Milestone: sfârșitul unei faze de proiect și începutul următoarei.
• resurse: orice aveți nevoie pentru a finaliza proiectul, cum ar fi personal, consumabile, materiale, Instrumente, Oameni și multe altele.
• buget: estimarea costului total aferent finalizării unui proiect.
• urmărire & monitorizare: colectarea datelor proiectului și asigurarea faptului că acestea reflectă rezultatele pe care le-ați planificat.

etapele de planificare a proiectului

acum, vă vom duce prin principalele etape de planificare a proiectului:

1. schițați cazul de afaceri
2. definiți domeniul de aplicare al proiectului
3. stabiliți obiective & obiective
4. schițați rezultatele
5. creați un program de proiect
6. alocați sarcini echipei dvs.
7. evaluați riscul
8. raportați progresul dvs.

urmând acești pași de planificare a proiectului, veți clarifica ce trebuie să realizați, veți elabora procesele de care aveți nevoie pentru a ajunge acolo și veți dezvolta un plan de acțiune pentru modul în care veți continua acest lucru.

schițați cazul de afaceri

dacă aveți un proiect, există un motiv pentru acesta—acesta este cazul dvs. de afaceri. Cazul de afaceri prezintă motivele pentru care proiectul este inițiat, beneficiile acestuia și rentabilitatea investiției. Dacă există o problemă care este rezolvată, atunci această problemă este prezentată aici. Cazul de afaceri va fi prezentat celor care iau decizii la organizația dvs., explicând ce trebuie făcut și cum. Dacă este aprobat, aveți un proiect.

Faceți cunoștință cu părțile interesate

fiecare proiect are părți interesate, cei care au un interes legitim în proiect. De la cei care profită de ea, la cei care sunt responsabili pentru succesul ei. Prin urmare, orice planificare a proiectului trebuie să identifice cine sunt aceste părți interesate, de la clienți la autoritățile de reglementare. Întâlnirea cu aceștia este crucială pentru a obține o imagine mai bună a proiectului și a ceea ce se așteaptă de la livrarea finală.

definiți domeniul de aplicare al proiectului

se referă la munca necesară pentru realizarea obiectivelor proiectului și generarea livrabilelor necesare. Domeniul de aplicare al proiectului ar trebui să fie definit și organizat de o structură de defalcare a muncii (WBS). Prin urmare, domeniul de aplicare al proiectului include ceea ce trebuie să faceți în proiect (livrabile, sub livrabile, pachete de lucru, activități, sarcini), dar și ceea ce este neesențial. Acesta din urmă este important, deoarece cunoașterea a ceea ce nu este o prioritate ridicată ajută la evitarea creepului de domeniu; adică utilizarea resurselor valoroase pentru ceva care nu este cheia succesului proiectului dvs.

stabiliți obiective & obiective

obiectivele și obiectivele sunt lucruri diferite atunci când vine vorba de planificarea unui proiect. Obiectivele sunt rezultatele pe care doriți să le atingeți și sunt de obicei largi. Obiectivele, pe de altă parte, sunt mai specifice; acțiuni măsurabile care trebuie întreprinse pentru a vă atinge obiectivul. Atunci când planificați un proiect, obiectivele și obiectivele izvorăsc în mod natural din cazul de afaceri, dar în această etapă intrați în detalii suplimentare. Într-un anumit sens, reglați fin obiectivele stabilite în cazul de afaceri și creați sarcini clar definite. Aceste obiective și obiective sunt colectate într-o cartă de proiect, pe care o veți utiliza pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

schiță livrabile

un proiect poate avea numeroase livrabile. Un livrabil poate fi un bun, serviciu sau rezultat care este necesar pentru a finaliza o sarcină, proces, fază, subproiect sau proiect. De exemplu, livrabilul final este motivul proiectului și, odată ce acest livrabil este produs, proiectul este finalizat. Așa cum este definit în domeniul de aplicare al proiectului, un proiect constă din subproiecte, faze, pachete de lucru, activități și sarcini și fiecare dintre aceste componente poate avea un produs livrabil. Primul lucru de făcut este să determinați care este livrabilul final și cum veți ști că calitatea corespunde așteptărilor părților interesate. În ceea ce privește celelalte rezultate din proiect, acestea trebuie, de asemenea, identificate și cineva din echipă trebuie să fie responsabil pentru finalizarea lor cu succes.

crearea unui program de proiect

programul de proiect este ceea ce totul se blochează pe. De la sarcinile dvs. la bugetul dvs., totul este definit de timp. Programele sunt alcătuite prin colectarea tuturor sarcinilor necesare pentru a ajunge la livrarea finală și setarea acestora pe o cronologie care se termină la termenul limită. Acest lucru poate duce la un loc de muncă indisciplinat, motiv pentru care programele sunt împărțite în faze, indicate prin repere, care marchează sfârșitul unei faze de proiect și începutul următoarei.

atribuiți sarcini

planul este setat, dar există încă în rezumat până când luați sarcinile din programul dvs. și începeți să le atribuiți echipei dvs. Prin urmare, trebuie să asamblați o echipă care să aibă abilitățile și experiențele necesare pentru a finaliza proiectul. Rolurile și responsabilitățile lor trebuie să fie clar definite, astfel încât să știe ce să facă. Apoi, atunci când le atribuiți sarcini din planul dvs., acestea ar trebui să fie clare, cu indicații și orice documentație aferentă de care vor avea nevoie pentru a executa sarcinile.

evaluarea riscului

fiecare proiect are un anumit nivel de risc. Există mai multe tipuri de riscuri, cum ar fi riscul de aplicare, riscurile tehnice și riscul de programare, printre altele. Chiar dacă planul dvs. de proiect este aprofundat, factorii interni și externi pot avea un impact asupra timpului, costului și domeniului de aplicare al proiectului dvs. (constrângere triplă). Prin urmare, trebuie să considerați planificarea dvs. ca fiind flexibilă. Există multe modalități de a vă pregăti pentru risc, cum ar fi dezvoltarea unui plan de gestionare a schimbărilor, dar pentru moment, cel mai important lucru de făcut este să vă urmăriți progresul pe parcursul fazei de execuție utilizând rapoarte de stare a proiectului și/sau software de planificare a proiectului pentru a monitoriza riscul.

raportați progresul

obiectivul dvs. final este de a asigura un proiect de succes pentru părțile interesate. Acestea sunt investite, și nu vor fi îndeplinite twiddling degetele lor până când proiectul își desfășoară cursul. Construind o structură de defalcare a lucrărilor (WBS) în timpul fazei de planificare a proiectului, puteți descompune proiectul pentru ei, astfel încât să înțeleagă cum va fi executat planul dvs. de proiect. Informarea părților interesate este importantă pentru a-și gestiona așteptările și a se asigura că sunt satisfăcute. A avea întâlniri regulate în care prezentați rapoarte de progres este o modalitate excelentă de a le arăta că totul avansează așa cum a fost planificat și de a adresa orice întrebări sau preocupări pe care le-ar putea avea.

cum ProjectManager.com ajută cu planurile de proiect

software-ul de planificare a proiectului este un instrument care ajută la planificarea, organizarea și gestionarea programului și a resurselor necesare pentru a finaliza un proiect. Unul dintre cele mai utilizate instrumente de gestionare a proiectelor este Microsoft Project, dar ProjectManager.com este una dintre cele mai bune alternative disponibile pentru planificarea proiectului. ProjectManager.com este un software de management de proiect premiat care organizează proiecte de la planificare până la finalizare. Înscrieți-vă pentru o încercare gratuită de 30 de zile și urmați-vă pentru a construi un plan detaliat de proiect care să acopere fiecare detaliu.

enumerați sarcinile pentru Plan

sarcinile sunt elementele de bază ale oricărui proiect, iar începutul oricărui plan este identificarea tuturor sarcinilor care duc la livrarea finală.

Deschideți Instrumentul pentru a adăuga activitățile dvs. în diagrama Gantt sau într-una din celelalte vizualizări multiple ale proiectului. Puteți importa o listă de sarcini din orice foaie de calcul sau puteți utiliza unul dintre șabloanele noastre pentru a începe.

adăugați durata și costurile activităților

fiecare activitate are o durată estimată, care este timpul necesar pentru finalizarea acesteia. De asemenea, vor necesita o anumită sumă de finanțare, care trebuie colectată pentru a vă formula planul.

adăugați datele de început și de sfârșit pentru fiecare activitate din Gantt și acestea populează o cronologie a proiectului, astfel încât să puteți vedea întregul proiect așezat într-un singur loc. Există, de asemenea, o coloană pentru costurile de activitate.

sarcinile dependente de legătură

sarcinile nu sunt întotdeauna separate una de cealaltă. Adesea, unul nu poate porni sau opri până când altul nu a început sau s-a oprit. Aceasta se numește dependență de sarcină și trebuie notată în planul dvs.

Link SARCINI dependente prin glisarea unul la altul. O linie punctată indică faptul că acestea sunt legate, astfel încât să rămâneți conștienți de fapt și puteți evita blocajele mai târziu în proiect.

setați Repere& Baseline

o etapă indică sfârșitul unei faze și începutul alteia, ceea ce ajută la urmărire și moral. Linia de bază stabilește planul dvs., astfel încât să îl puteți compara cu progresul real.

există un filtru pe Gantt care setează automat linia de bază, astfel încât să îl puteți utiliza pentru a urmări progresul real împotriva planului. Linia de bază poate fi, de asemenea, blocată cu un clic.

echipa de bord& alocați

obținerea echipei și a instrumentului împreună este modul în care un plan de proiect devine actualizat. Cu cât această tranziție este mai ușoară și fără probleme, cu atât mai repede veți ajunge să lucrați la proiect.

Invită-ți echipa din software și generează un e-mail cu un link. Odată ce urmează acel link, se află și au acces la instrumentele de care au nevoie pentru a-și gestiona sarcinile.

monitorizați progresul& raportați părților interesate

urmărirea progresului și apoi actualizarea părților interesate este atât modul în care rămâneți pe drumul cel bun, cât și gestionarea așteptărilor părților interesate.

vedeți progresul așa cum se întâmplă în tabloul nostru de bord în timp real, care calculează datele și le afișează pe șase valori ale proiectului. Rapoartele pot fi filtrate și partajate pentru o scufundare profundă în aceste numere.

ajustați planul după cum este necesar

niciun plan nu rămâne același pe tot parcursul unui proiect. Lucrurile se întâmplă și se cer schimbări. Prin urmare, posibilitatea de a vă edita cu ușurință planul este esențială pentru planificarea proiectului.

Editați planul pe Gantt printr-un simplu drag and drop. Mutați data veche la data nouă și nu numai că sarcina este fixată, dar toate sarcinile afectate sunt, de asemenea, actualizate automat.

Manager de proiect.com este un software premiat care ajută managerii să planifice și ajută echipele să se organizeze. Diagramele Gantt controlează toate aspectele planului dvs. de proiect, de la programare la atribuirea sarcinilor și chiar monitorizarea progresului. Vizualizările multiple ale proiectului oferă transparență în fluxul de lucru și oferă tuturor instrumentele de care au nevoie pentru a fi la maxim.

sunteți gata să vă faceți planul? Încercați ProjectManager.com astăzi, cu acest proces gratuit de 30 de zile.

managerul de proiect este responsabil pentru producerea planului de proiect și, deși nu puteți compune singur întregul conținut, veți fi cel care va trage cheile pentru a-l tasta. Utilizați șabloane unde puteți pentru a economisi timp. Descărcați șablonul nostru gratuit de plan de proiect și scrieți-vă planul în timp dublu-rapid!

care este scopul unui Plan de proiect?

scopul unui plan de proiect este de a servi drept ghid pentru fazele de execuție și control. Planul de proiect oferă toate informațiile necesare pentru faza de execuție, cum ar fi obiectivele proiectului, obiectivele, domeniul de activitate, etapele, riscurile și resursele. Apoi, aceste informații ajută managerii de proiect să monitorizeze și să controleze progresul proiectului.

planificăm la început să economisim timp mai târziu. Un plan de proiect bun înseamnă că nu trebuie să vă faceți griji dacă participanții la proiect vor fi disponibili la datele potrivite—pentru că ați planificat să fie. Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la modul de plată a acestor facturi—v-ați planificat procesul financiar. Nu trebuie să vă faceți griji dacă toată lumea este de acord cu privire la cum arată un rezultat de calitate—ați planificat deja ce măsuri de calitate veți utiliza.

un plan de proiect bun stabilește procesele pe care toată lumea este de așteptat să le urmeze, astfel încât să evite o mulțime de dureri de cap mai târziu. De exemplu, dacă specificați că estimările vor fi elaborate de experți în materie pe baza judecății lor, iar acest lucru este aprobat, mai târziu nimeni nu se poate plânge că au vrut să utilizați o tehnică de estimare diferită. Au cunoscut afacerea de la început.

planificarea simplifică acțiunea.

planurile de Proiect sunt, de asemenea, foarte utile pentru monitorizarea progresului. Puteți să vă întoarceți la ei și să verificați ce ați spus că veți face și cum, comparând-o cu ceea ce faceți de fapt. Acest lucru vă oferă o verificare bună a realității și vă permite să schimbați cursul dacă aveți nevoie, readucând proiectul pe drumul cel bun.

instrumente precum tablourile de bord vă pot ajuta să vă asigurați că proiectul dvs. se desfășoară conform planului. ProjectManager.com are un tablou de bord în timp real care se actualizează automat ori de câte ori sarcinile sunt actualizate.

elementele unui Plan de proiect

procesul de planificare a proiectului discutat deja zgârie doar suprafața a ceea ce este un puț profund de practici create pentru a vă controla proiectul. Ei încep cu dialogul-vorbind cu părțile interesate, echipe, și colab.

livrabil pentru faza de planificare este un document numit planul de proiect. Un ghid pentru corpul de cunoștințe de management de proiect (Ghidul PMBOK) – ediția a cincea spune că planul de proiect este alcătuit din o mulțime de planuri subsidiare. Acestea includ:

• un plan de gestionare a resurselor umane din echipă atât din punct de vedere al disponibilității, cât și al Competențelor
• un plan de gestionare a costurilor și a elementelor bugetare ale proiectului, INCLUSIV orice achiziții sau angajamente ale furnizorului, este posibil să aveți
• un plan de comunicare care să stabilească cine va primi mesaje despre proiect, când și în ce format
• un plan de gestionare procese de logare și urmărire riscuri
• un plan de calitate care specifică obiectivele de calitate pentru proiect

asta e o mulțime de documentație.

în realitate, este rar să le produci ca documente individuale. Ceea ce aveți nevoie este un plan de proiect care vorbește despre elementele importante ale fiecăruia dintre acestea. Nu are rost să creați un document mare care să stabilească exact cum funcționează afacerea dvs. oricum. Dacă aveți deja un proces structurat de gestionare a riscurilor, atunci nu pierdeți timpul scriind totul din nou în planul dvs. de proiect.

planul dvs. de proiect trebuie să includă suficiente informații pentru a vă asigura că știți exact ce procese și proceduri trebuie urmate și cine trebuie implicat. Obțineți planul de proiect aprobat de părțile interesate, sponsorul proiectului și echipa dvs., astfel încât să nu existe surprize mai târziu.

cât durează faza de planificare a proiectului?

acest lucru este greu de răspuns. Va dura mai mult pentru a planifica aterizarea lunii decât o nouă aplicație de întâlniri.

cel mai bun mod de a estima cât timp va dura faza de planificare a proiectului dvs. este să vă uitați la proiecte similare care s-au întâmplat înainte și să vedeți cât timp le-a luat să planifice. Discutați și cu managerul de proiect, dacă puteți, pentru că vor avea o viziune dacă acea perioadă de timp a fost suficientă sau nu!

este ușor să vedeți cât timp au durat alte proiecte dacă aveți un instrument de gestionare a proiectului care arhivează programele vechi ale proiectului și pune datele la dispoziția tuturor celor care au nevoie. Puteți căuta apoi pentru proiecte similare și de a studia programele lor în detaliu.

tehnici pentru planurile de proiect

un plan de proiect este totul despre lucru ce să facă și cum să facă acest lucru, astfel încât aveți nevoie pentru a obține o mulțime de oameni implicați. Există mai multe instrumente și tehnici bune pentru a obține informații de la alte persoane, inclusiv:

• ateliere de lucru
• întâlniri unu-la-unu sau interviuri
• sondaje sau focus grupuri de clienți pentru a aduna și valida cerințele.

de asemenea, ar trebui să vă înarmați cu un instrument de gestionare a sarcinilor, cum ar fi o listă sau o placă kanban. Ele sunt incredibil de utile pentru notarea lucrurilor importante care ar trebui să fie în planul dvs. de proiect. Software-ul Kanban board vă poate ajuta să vă structurați planul notând titlurile cheie și apoi mutându-le după cum este necesar până când aveți un flux care arată corect.

în cele din urmă, veți avea nevoie de un sistem de management de proiect on-line pentru a stoca planul în. Asigurați-vă că toată lumea din echipă poate accesa cea mai recentă versiune a planului de proiect.

cum să vă gestionați planul de proiect

planul dvs. de proiect nu este un document scris în piatră. Ar trebui să fie referindu-se înapoi la ea și de a face modificări la ea ori de câte ori aveți nevoie pentru a. Părți din acesta, cum ar fi programul dvs. de proiect, se vor schimba aproape zilnic. Alte părți, cum ar fi planurile dvs. de achiziții și procesele de gestionare a costurilor, nu se vor schimba deloc pe durata proiectului dvs.

cel mai important lucru de reținut este că, dacă planul tău nu funcționează pentru tine, gândește-te ce poți face pentru a-l schimba. Este acolo pentru a vă ghida managementul de proiect, nu pentru a vă restricționa să faceți ceea ce trebuie. Dacă trebuie să revizuiți modul în care gestionați resursele proiectului, atunci reveniți și examinați-l. Faceți modificările de care aveți nevoie, obțineți din nou planul aprobat și partajați-l cu echipa.

cum să planificați când nu aveți toate răspunsurile

Da, acest lucru se întâmplă–de cele mai multe ori! Este rar să ai toate informațiile la începutul unui proiect. Majoritatea managerilor doresc să vă scufundați și să începeți, dar este posibil să nu aveți luxul de a cunoaște toate detaliile.

este în regulă; avem tehnici pentru a face față incertitudinii.

prima este ipoteza proiectului. Le folosiți pentru a pune avertismente asupra planului dvs. și pentru a documenta lucrurile pe care le presupuneți a fi adevărate în acest moment. De exemplu:

• presupunem că resursele vor fi disponibile.
• presupunem că finanțarea necesară este disponibilă.
• presupunem că culorile solicitate vor fi în conformitate cu marca companiei și că nu este necesară semnarea de Marketing.

veți obține imaginea. Apoi, dacă echipa de design se întoarce și spune că dorește ca produsul să fie o paletă de culori complet nouă și că marketingul trebuie să aprobe acest lucru, sunteți justificat să spuneți că va trebui să schimbați termenele din program pentru a face acest lucru posibil.

ați planificat pe baza unei presupuneri (că toată lumea a fost de acord, pentru că ați aprobat documentul) și această presupunere s-a dovedit a nu fi adevărată.

următorii pași pentru planificarea proiectului

cel mai important lucru de reținut este că nu ar trebui să vă grăbiți planificarea proiectului. Făcut corect, planificarea proiectului necesită timp. Și merită să o faceți în mod corespunzător, deoarece, dacă nu, vă garantăm că veți avea probleme mai târziu, deoarece oamenii nu vor înțelege ce ar trebui să facă și de ce.

planificarea excelentă vă pregătește pentru succes. Acesta vă oferă încrederea de a ști că le-ați luat toate procesele, instrumente și sisteme în loc pentru a oferi rezultatul perfect.

acum că ați învățat totul despre planificarea proiectului, este timpul să luați măsuri. Înscrieți-vă pentru o încercare gratuită de 30 de zile a ProjectManager.com și începeți să vă planificați proiectul astăzi!

Începe Procesul Meu Gratuit