știu că există un milion și unul moduri diferite de a vă gestiona sarcinile zilnice folosind tehnologia. Și, în timp ce de obicei am o apreciere sănătoasă pentru soluțiile digitale, am fost întotdeauna cineva care îmi gestionează lista de sarcini cu stilou și hârtie vechi. Nu numai că mă ajută să fiu cu adevărat eficient în zilele mele aglomerate de școală de afaceri, să-mi prioritizez sarcinile și să lucrez chiar și atunci când nu am Date celulare, dar nu există literalmente nimic mai satisfăcător decât trecerea unei sarcini finalizate dintr-o listă reală de sarcini.
dacă ați avut probleme în găsirea unui sistem de organizare care funcționează pentru dvs. sau doriți doar să încercați să aruncați dezordinea digitală și să reveniți la elementele de bază, atunci vă recomand să dați acestei metode o șansă! Iată cum se face.
obțineți un planificator real, pe hârtie
evident, primul pas în acest sens este obținerea instrumentelor care funcționează pentru dvs. Este important să utilizați un planificator de copiere pe hârtie care să se potrivească stilului dvs. organizațional și de lucru. De exemplu, folosesc planificatoare Poppin pentru că afișează un program săptămânal în stânga și hârtie căptușită în dreapta, se potrivesc în poșeta mea și sunt destul de ieftine.
îmi place să văd întreaga săptămână pe o singură pagină, dar dacă vă place un alt tip de vizualizare, consultați Moleskine, care are o mulțime de formate diferite sau—dacă doriți să obțineți analog cu cumpărăturile dvs.—mergeți la Barnes & Noble local și răsfoiți selecția sa uriașă până când găsiți potrivirea potrivită.
enumerați toate angajamentele dvs. de Top pentru săptămâna
întotdeauna încep prin a enumera toate obligațiile majore pe care le am în programul meu săptămânal, doar pentru a putea înțelege ce va trebui să planific. Îmi place să includă atât sarcini personale și profesionale și evenimente pentru a obține într-adevăr o imagine completă pentru săptămâna.
de exemplu, dacă trebuie să mă pregătesc pentru o întâlnire mare miercuri, dar trebuie să încetez să lucrez marți la 6 PM pentru a participa la o cină de ziua de naștere, atunci voi ști că probabil va trebui să lucrez târziu luni.
scrieți și prioritizați sarcinile
odată ce am început să completez calendarul cu angajamentele mele majore, împart partea de hârtie a planificatorului meu în patru cutii, cu caseta din dreapta sus reprezentând sarcini importante/non-urgente, stânga sus reprezentând sarcini importante/urgente, iar cele două casete de jos reprezentând SARCINI neimportante/non-urgente și neimportante/urgente.
apoi, scriu toate sarcinile pe care trebuie să le finalizez pentru săptămână, asigurându-mă că le listez în caseta corespunzătoare. De exemplu, „plătiți factura cardului de credit” merge întotdeauna în caseta importantă/urgentă, în timp ce „cumpărați haina de iarnă” este importantă/non-urgentă.
acesta funcționează ca un sistem de prioritizare, deoarece mă obligă să identific la ce trebuie să lucrez și când.
este, de asemenea, crucial pentru apelarea sarcinilor neimportante/urgente, pe care de multe ori le voi prioritiza deasupra elementelor importante, pe termen lung, dacă nu sunt atent. De exemplu, lucrez la trei lucrări de cercetare pe termen lung în acest semestru, care nu par niciodată la fel de presante ca ceva datorat mâine și s-ar putea pierde cu ușurință în zgomotul unei liste complete de sarcini. Acest sistem de prioritizare mă obligă să recunosc lucrul la lucrări ca fiind important și să încep să le scriu în avans.
faceți un program zilnic (și includeți timpul de oprire)
toate aceste planificări săptămânale sunt frumoase, dar cum mă ajută acest lucru să-mi dau seama ce să fac de fapt într-o anumită zi? În fiecare dimineață, scot o bucată de hârtie goală (folosesc hârtie albă pentru imprimantă, dar puteți obține și un notebook dacă doriți să clasificați puțin procesul) și faceți trei lucruri.
în primul rând, scriu orele zilei de la 8 AM-11 PM în trepte de 30 de minute și pun în orice întâlniri, cursuri și angajamente personale pe care le am. Apoi, mă uit la planificatorul meu săptămânal și scot sarcinile pe care vreau să le îndeplinesc în acea zi, încercând să mă asigur că trag cel puțin un articol din fiecare dintre cele patru cutii ale mele. În cele din urmă, am slot toate sarcinile în calendarul meu, completarea timpului în jurul reuniunilor.
deoarece sarcinile durează de obicei mai mult pentru a fi finalizate în practică, regula mea principală este să bugetez de 1,5 ori timpul de care cred că voi avea nevoie, doar pentru a mă asigura că pot încadra totul. De asemenea, întotdeauna asigurați-vă că pentru a construi în jos timp în seara devreme și o oră pentru a merge la sala de sport, ambele din care am nevoie pentru a menține sanatatea mea!
treceți lucrurile
aceasta este partea mea preferată a procesului: trecerea sarcinilor când le termin. Îmi place să folosesc pixuri colorate, doar pentru a face lucrurile puțin mai distractive. De obicei, țin evidența programului meu zilnic și apoi trec toate articolele din lista mea săptămânală de sarcini la sfârșitul fiecărei zile.
Reportați articolele neterminate
la sfârșitul săptămânii, este important să vă asigurați că orice articole neterminate sunt reportate în săptămânile viitoare, astfel încât să nu alunece prin fisuri. Duminică seara, de obicei, mă așez cu un stilou roșu și scot articolele neterminate unul câte unul, în timp ce decid dacă să le „anulez” sau să le mut înainte în săptămânile viitoare. Una dintre frumusețile unui planificator de hârtie este că poți împinge cu adevărat sarcini pentru care nu ai timp, pentru că le poți scrie oriunde vrei—de fapt tocmai mi-am mutat linia „cumpărături de vacanță” în prima săptămână a lunii decembrie pentru că știu că nu voi avea timp pentru asta până atunci.
știu că acest proces ar putea părea complicat, dar petrecerea a doar 20 de minute pe zi pentru planificare vă poate ajuta să economisiți ore. Știu că sunt deosebit de predispus la irosirea blocurilor scurte (de ex., 30 de minute între cursuri) dacă nu m-am gândit ce vreau să fac, dar dacă mi-am făcut deja programul, atunci nu trebuie să mă gândesc de două ori la ceea ce ar trebui să fac cu timpul meu.
Sper că acest lucru vă ajută să scăpați de oboseala deciziei și să faceți mai multe lucruri.