I know there are a million and one different ways to manage your daily works with technology. Ja vaikka minulla on yleensä terve arvostus digitaalisia ratkaisuja kohtaan, olen aina ollut joku, joka hoitaa tehtävälistaani vanhalla hyvällä kynällä ja paperilla. Ei vain se auttaa minua olemaan todella tehokas aikana minun kiireinen kauppakorkeakoulu päivää, priorisoida minun tehtäviä, ja työtä, vaikka minulla ei ole solun tietoja, mutta ei ole kirjaimellisesti mitään tyydyttävämpää kuin ylittää valmiin tehtävän pois todellinen tehtävälista.
jos sinulla on ollut vaikeuksia löytää organisaatiojärjestelmä, joka toimii sinulle, tai haluat vain yrittää karistaa digitaalisen sotkua ja saada takaisin perusasiat, niin suosittelen antaa tämän menetelmän laukaus! Näin se tehdään.
Hanki todellinen, paperikopioiden suunnittelija
ilmeisesti ensimmäinen askel tässä on saada sinulle toimivat työkalut. On tärkeää käyttää paperiversiosuunnittelijaa, joka vastaa organisaatio-ja työtyyliäsi. Käytän esimerkiksi Poppinsuunnittelijoita, koska ne näyttävät viikkoaikataulua vasemmalla ja vuorattua paperia oikealla, ne mahtuvat käsilaukkuuni ja ovat aika halpoja.
tykkään nähdä koko viikon yhdellä sivulla, mutta jos pidät toisenlaisesta näkymästä, tutustu Moleskineen, jossa on paljon erilaisia formaatteja, tai—jos haluat saada analogisen myös ostoksillesi—suuntaa paikalliseen Barnes & Nobleen ja selaa sen valtavaa valikoimaa, kunnes löydät sopivan.
listaa kaikki tärkeimmät sitoumukset viikolla
aloitan aina listaamalla kaikki tärkeimmät velvoitteet minulla on minun viikko aikataulu, vain jotta voin saada käsityksen siitä, mitä minun täytyy suunnitella noin. Tykkään sisällyttää sekä henkilökohtaisia että ammatillisia tehtäviä ja tapahtumia todella saada kokonaiskuvan viikon.
esimerkiksi, jos minun on valmistauduttava keskiviikkona suureen kokoukseen, mutta minun on lopetettava työt tiistaina kello 18 osallistuakseni syntymäpäiväillalliselle, silloin tiedän, että joudun todennäköisesti työskentelemään myöhään maanantaina.
kirjoita ja priorisoi tehtäväsi
kun olen alkanut täyttää kalenteria tärkeillä sitoumuksillani, Jaan suunnittelijani paperipuolen neljään ruutuun, joissa oikeassa yläkulmassa on tärkeitä / ei-kiireellisiä tehtäviä, vasemmassa yläkulmassa tärkeitä/kiireellisiä tehtäviä, ja kaksi alinta laatikkoa edustaa merkityksettömiä/ei-kiireellisiä ja merkityksettömiä / kiireellisiä tehtäviä.
sitten kirjoitan kaikki tehtävät, jotka minun täytyy suorittaa viikolta, varmistaen, että luettelen ne vastaavaan ruutuun. Esimerkiksi ”maksa luottokorttilasku ”menee aina tärkeään/kiireelliseen ruutuun, kun taas” osta talvitakki ” on tärkeässä/ei-kiireellisessä.
tämä toimii leivottuna priorisointijärjestelmänä, koska se pakottaa minut tunnistamaan, mitä minun pitää tehdä ja milloin.
ratkaisevaa on myös se, että huudetaan turhia/kiireellisiä tehtäviä, jotka usein priorisoin tärkeiden, pitkäaikaisten asioiden edelle, jos en ole varovainen. Työskentelen esimerkiksi tällä lukukaudella kolmen pitkän aikavälin tutkimuspaperin parissa, jotka eivät koskaan tunnu yhtä kiireellisiltä kuin huomenna toimitettavat asiat ja jotka voivat helposti eksyä täyden tehtävälistan meluun. Tämä priorisointijärjestelmä pakottaa minut tunnustamaan papereiden työstämisen tärkeäksi ja aloittamaan niiden kirjoittamisen etukäteen.
tee vuorokausirytmi (ja ota mukaan myös seisonta-aika)
kaikki tämä viikkosuunnittelu on mukavaa, mutta miten tämä auttaa minua keksimään, mitä oikeastaan teen tiettynä päivänä? Joka aamu vedän tyhjän paperin (käytän valkoista tulostinpaperia, mutta voit myös saada muistikirjan, jos haluat luokittaa prosessia hieman) ja tehdä kolme asiaa.
ensin kirjoitan päivän ajat kello 8-11 30 minuutin välein ja laitan kaikki tapaamiset, tunnit ja henkilökohtaiset sitoumukset, joita minulla on. Sitten, katson minun weekly planner ja vetää pois tehtäviä haluan suorittaa, että päivä, yrittää varmistaa vetää ainakin yksi erä jokaisesta minun neljä laatikot. Lopuksi kirjaan kaikki tehtävät kalenteriini ja täytän aikaa kokousten ympärillä.
koska tehtävien suorittaminen käytännössä kestää yleensä kauemmin, nyrkkisääntöni on budjetoida 1,5 kertaa niin paljon aikaa kuin luulen tarvitsevani, vain varmistaakseni, että kaikki mahtuu mukaan. Olen myös aina varmista rakentaa alas aikaa alkuillasta ja tunti mennä salille, jotka molemmat minun täytyy säilyttää minun mielenterveys!
Cross Things Off
This is my favorite part of the process: crossing tasks off when I finish them. Rakastan käyttää värillisiä kyniä, vain tehdäkseni asioista hieman hauskempaa. Olen yleensä seurata minun päivittäinen aikataulu ja sitten rajat kaikki kohteet pois minun viikoittain tehtävälista lopussa kunkin päivän.
siirrä keskeneräiset tavarat
viikon lopussa on tärkeää varmistaa, että kaikki keskeneräiset tavarat siirtyvät tuleville viikoille, jotta ne eivät pääse lipsahtamaan raoista. Sunnuntai-iltana istun yleensä punakynällä alas ja yliviivataan keskeneräiset asiat yksi kerrallaan, kun päätän, ”perutaanko” ne vai siirretäänkö niitä eteenpäin tuleville viikoille. Yksi paperisuunnittelijan ihanuuksista on se, että voit todella työntää tehtäviä, joihin sinulla ei ole aikaa, koska voit kirjoittaa ne minne haluat—itse asiassa juuri siirsin ”lomaostos” – jononi joulukuun ensimmäiselle viikolle, koska tiedän, että minulla ei ole aikaa siihen ennen sitä.
tiedän, että tämä prosessi saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta vain 20 minuutin käyttö päivässä suunnitteluun voi auttaa säästämään tunteja. Tiedän, että olen erityisen altis tuhlaamaan lyhyitä palikoita (esim., 30 minuuttia oppituntien välillä) jos en ole miettinyt, mitä haluan tehdä, mutta jos olen jo tehnyt aikatauluni, minun ei tarvitse miettiä kahdesti, mitä minun pitäisi tehdä ajallani.
Toivottavasti tämä auttaa pääsemään eroon jostain päätösväsymyksestä, ja saamaan enemmän asioita aikaiseksi.