Projektplan

Projektplanungsbegriffe

Bevor wir uns mit der Planung eines Projekts befassen, sollten Sie sich mit einigen der Begriffe vertraut machen, auf die Sie stoßen. Hier finden Sie eine Liste allgemeiner Begriffe, die Sie in diesem Handbuch finden.

• Deliverable: Die Ergebnisse eines Projekts, z. B. ein Produkt, eine Dienstleistung, ein Bericht usw.
• Stakeholder: Jeder, der ein berechtigtes Interesse am Projekt hat — Projektmanager, Projektsponsor, Teammitglieder, Kunden usw.
• Aufgaben: Kleine Aufträge, die zum endgültigen Ergebnis führen.
• Meilenstein: Das Ende einer Projektphase und der Beginn der nächsten.
• Ressourcen: Alles, was Sie zum Abschluss des Projekts benötigen, z. B. Personal, Material, Werkzeuge, Personen und mehr.
• Budget: Schätzung der Gesamtkosten im Zusammenhang mit der Fertigstellung eines Projekts.
• Verfolgung & Überwachung: Sammeln von Projektdaten und Sicherstellen, dass sie die von Ihnen geplanten Ergebnisse widerspiegeln.

Projektplanungsschritte

Jetzt werden wir Sie durch die wichtigsten Projektplanungsschritte führen:

1. Skizzieren Sie den Business Case
2. Definieren Sie den Projektumfang
3. Ziele festlegen & Ziele
4. Skizzieren Sie die Ergebnisse
5. Erstellen Sie einen Projektzeitplan
6. Weisen Sie Ihrem Team Aufgaben zu
7. Risiko bewerten
8. Melden Sie Ihren Fortschritt

Wenn Sie diese Schritte zur Projektplanung befolgen, klären Sie, was Sie erreichen müssen, erarbeiten die Prozesse, die Sie benötigen, um dorthin zu gelangen, und entwickeln einen Aktionsplan, wie Sie dies vorantreiben möchten.

Skizzieren Sie den Business Case

Wenn Sie ein Projekt haben, gibt es einen Grund dafür — das ist Ihr Business Case. Der Business Case beschreibt die Gründe, warum das Projekt initiiert wird, seine Vorteile und den Return on Investment. Wenn es ein Problem gibt, das gelöst wird, wird dieses Problem hier beschrieben. Der Business Case wird denjenigen vorgestellt, die in Ihrer Organisation Entscheidungen treffen, und erklärt, was und wie zu tun ist. Wenn genehmigt, haben Sie ein Projekt.

Treffen mit Stakeholdern

Jedes Projekt hat Stakeholder, diejenigen, die ein berechtigtes Interesse an dem Projekt haben. Von denen, die davon profitieren, zu denen, die für ihren Erfolg verantwortlich sind. Daher muss jede Projektplanung identifizieren, wer diese Stakeholder sind, vom Kunden bis zur Regulierungsbehörde. Das Treffen mit ihnen ist entscheidend, um ein besseres Bild davon zu bekommen, was das Projekt ist und was vom endgültigen Ergebnis erwartet wird.

Projektumfang definieren

Es bezieht sich auf die Arbeit, die erforderlich ist, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Ergebnisse zu erzielen. Der Projektumfang sollte durch einen Projektstrukturplan (PSP) definiert und organisiert werden. Daher umfasst der Projektumfang, was Sie im Projekt tun müssen (Ergebnisse, Unterergebnisse, Arbeitspakete, Aktivitäten, Aufgaben), aber auch, was nicht wesentlich ist. Letzteres ist wichtig, denn zu wissen, was keine hohe Priorität hat, hilft, Scope Creep zu vermeiden. das heißt, wertvolle Ressourcen für etwas zu verwenden, das nicht der Schlüssel zum Erfolg Ihres Projekts ist.

Ziele setzen & Ziele

Ziele und Vorgaben sind verschiedene Dinge, wenn es um die Planung eines Projekts geht. Ziele sind die Ergebnisse, die Sie erreichen wollen, und sind in der Regel breit. Ziele hingegen sind spezifischer; messbare Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. Bei der Planung eines Projekts entspringen die Ziele natürlich dem Business Case, aber in dieser Phase gehen Sie weiter ins Detail. In gewisser Weise stimmen Sie die im Business Case festgelegten Ziele ab und erstellen klar definierte Aufgaben. Diese Ziele und Vorgaben werden in einer Projektcharta gesammelt, die Sie während des gesamten Projektlebenszyklus verwenden.

Outline Deliverables

Ein Projekt kann zahlreiche Deliverables haben. Ein Deliverable kann ein Gut, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis sein, das benötigt wird, um eine Aufgabe, einen Prozess, eine Phase, ein Teilprojekt oder ein Projekt abzuschließen. Beispielsweise ist das endgültige Ergebnis der Grund für das Projekt, und sobald dieses Ergebnis erstellt wurde, ist das Projekt abgeschlossen. Wie im Projektumfang definiert, besteht ein Projekt aus Teilprojekten, Phasen, Arbeitspaketen, Aktivitäten und Aufgaben, und jede dieser Komponenten kann ein Ergebnis haben. Das erste, was Sie tun müssen, ist zu bestimmen, was das endgültige Ergebnis ist und wie Sie wissen, dass die Qualität den Erwartungen Ihrer Stakeholder entspricht. Die anderen Ergebnisse des Projekts müssen ebenfalls identifiziert werden, und jemand im Team muss für den erfolgreichen Abschluss verantwortlich sein.

Erstellen Sie einen Projektzeitplan

Der Projektzeitplan ist das, woran alles hängt. Von Ihren Aufgaben bis zu Ihrem Budget wird alles durch die Zeit definiert. Zeitpläne werden erstellt, indem alle Aufgaben gesammelt werden, die zum Erreichen Ihres endgültigen Ergebnisses erforderlich sind, und sie auf einer Zeitleiste festgelegt werden, die mit Ihrer Frist endet. Dies kann zu einem widerspenstigen Job führen, weshalb Zeitpläne in Phasen unterteilt sind, die durch Meilensteine gekennzeichnet sind und das Ende einer Projektphase und den Beginn der nächsten markieren.

Aufgaben zuweisen

Der Plan ist festgelegt, aber er existiert noch in der Zusammenfassung, bis Sie die Aufgaben in Ihren Zeitplan aufnehmen und beginnen, sie Ihrem Team zuzuweisen. Daher müssen Sie ein Team zusammenstellen, das über die Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Ihre Rollen und Verantwortlichkeiten müssen klar definiert sein, damit sie wissen, was zu tun ist. Wenn Sie ihnen dann Aufgaben aus Ihrem Plan zuweisen, sollten sie klar sein, mit Anweisungen und allen zugehörigen Unterlagen, die sie zur Ausführung der Aufgaben benötigen.

Risiko bewerten

Jedes Projekt hat ein gewisses Risiko. Es gibt verschiedene Arten von Risiken, darunter das Umfangsrisiko, das technische Risiko und das Zeitplanrisiko. Selbst wenn Ihr Projektplan gründlich ist, können interne und externe Faktoren Zeit, Kosten und Umfang Ihres Projekts beeinflussen (dreifache Einschränkung). Daher müssen Sie Ihre Planung als flexibel betrachten. Es gibt viele Möglichkeiten, sich auf Risiken vorzubereiten, z. B. die Entwicklung eines Change-Management-Plans, aber im Moment ist es am wichtigsten, Ihren Fortschritt während der gesamten Ausführungsphase zu verfolgen, indem Sie Projektstatusberichte und / oder Projektplanungssoftware verwenden, um das Risiko zu überwachen.

Melden Sie Ihren Fortschritt

Ihr oberstes Ziel ist es, ein erfolgreiches Projekt für Ihre Stakeholder sicherzustellen. Sie sind investiert und werden nicht zufrieden sein, ihre Daumen zu drehen, bis das Projekt seinen Lauf nimmt. Indem Sie während der Projektplanungsphase einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen, können Sie das Projekt für sie aufschlüsseln, damit sie verstehen, wie Ihr Projektplan ausgeführt wird. Es ist wichtig, die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, um ihre Erwartungen zu verwalten und sicherzustellen, dass sie zufrieden sind. Regelmäßige Treffen, bei denen Sie Fortschrittsberichte vorlegen, sind eine großartige Möglichkeit, ihnen zu zeigen, dass alles wie geplant voranschreitet, und Fragen oder Bedenken zu äußern.

Wie ProjectManager.com Hilft bei Ihren Projektplänen

Die Projektplanungssoftware ist ein Tool, mit dem Sie den Zeitplan und die Ressourcen planen, organisieren und verwalten können, die für die Fertigstellung eines Projekts erforderlich sind. Eines der am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Tool ist Microsoft Project, aber ProjectManager.com ist eine der besten Alternativen für die Projektplanung. ProjectManager.com ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die Projekte von der Planung bis zur Fertigstellung organisiert. Melden Sie sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion an und erstellen Sie einen gründlichen Projektplan, der jedes Detail abdeckt.

Aufgaben für den Plan auflisten

Aufgaben sind die Bausteine eines jeden Projekts, und der Beginn eines jeden Plans besteht darin, alle Aufgaben zu identifizieren, die zu Ihrem endgültigen Ergebnis führen.

Öffnen Sie das Werkzeug, um Ihre Aufgaben im Gantt-Diagramm oder in einer der anderen Projektansichten hinzuzufügen. Sie können eine Aufgabenliste aus einer beliebigen Tabelle importieren oder eine unserer Vorlagen verwenden, um loszulegen.

Dauer und Kosten zu Vorgängen hinzufügen

Jede Aufgabe hat eine geschätzte Dauer. Sie benötigen auch eine bestimmte Menge an Finanzierung, die gesammelt werden muss, um Ihren Plan zu formulieren.

Fügen Sie das Start- und Enddatum für jede Aufgabe im Gantt hinzu und sie füllen eine Projektzeitleiste aus, sodass Sie das gesamte Projekt an einem Ort sehen können. Es gibt auch eine Spalte für Aufgabenkosten.

Verknüpfungsabhängige Aufgaben

Aufgaben sind nicht immer voneinander getrennt. Oft kann man nicht starten oder stoppen, bis ein anderer gestartet oder gestoppt hat. Dies wird als Aufgabenabhängigkeit bezeichnet und muss in Ihrem Plan vermerkt werden.

Verknüpfen Sie abhängige Aufgaben, indem Sie sie aneinander ziehen. Eine gepunktete Linie zeigt an, dass sie verknüpft sind, sodass Sie sich der Tatsache bewusst bleiben und später im Projekt Engpässe vermeiden können.

Meilensteine setzen & Baseline

Ein Meilenstein zeigt das Ende einer Phase und den Beginn einer anderen an, was bei der Verfolgung und Moral hilft. Die Baseline legt Ihren Plan fest, damit Sie ihn mit dem tatsächlichen Fortschritt vergleichen können.

Das Gantt enthält einen Filter, der automatisch die Basislinie festlegt, sodass Sie damit Ihren tatsächlichen Fortschritt anhand des Plans verfolgen können. Die Baseline kann auch mit einem Klick gesperrt werden.

Onboard Team & Assign

Wenn Sie das Team und das Tool zusammenbringen, wird ein Projektplan aktualisiert. Je einfacher und nahtloser dieser Übergang ist, desto schneller können Sie an dem Projekt arbeiten.

Laden Sie Ihr Team über die Software ein und es wird eine E-Mail mit einem Link generiert. Sobald sie diesem Link folgen, sind sie dabei und haben Zugriff auf die Tools, die sie zur Verwaltung ihrer Aufgaben benötigen.

Fortschritt überwachen & Stakeholdern berichten

Wenn Sie Ihre Fortschritte verfolgen und anschließend die Stakeholder aktualisieren, bleiben Sie auf dem Laufenden und verwalten die Erwartungen Ihrer Stakeholder.

Sehen Sie den Fortschritt auf unserem Echtzeit-Dashboard, das Daten berechnet und über sechs Projektmetriken anzeigt. Berichte können gefiltert und geteilt werden, um einen tiefen Einblick in diese Zahlen zu erhalten.

Plan nach Bedarf anpassen

Kein Plan bleibt während eines Projekts gleich. Dinge passieren und Veränderungen sind gefordert. Daher ist die einfache Bearbeitung Ihres Plans der Schlüssel zur Projektplanung.

Bearbeiten Sie Ihren Plan im Gantt durch einfaches Ziehen und Ablegen. Verschieben Sie das alte Datum auf das neue Datum, und diese Aufgabe ist nicht nur behoben, Sondern alle betroffenen Aufgaben werden auch automatisch aktualisiert.

Projektmanager.com ist eine preisgekrönte Software, die Managern bei der Planung und Organisation von Teams hilft. Gantt-Diagramme steuern alle Aspekte Ihres Projektplans, von der Planung über die Zuweisung von Aufgaben bis hin zur Überwachung des Fortschritts. Mehrere Projektansichten bieten Transparenz in den Workflow und geben jedem die Tools, die er benötigt, um sein Bestes zu geben.

Bereit für Ihren Plan? Versuchen ProjectManager.com heute mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion.

Der Projektmanager ist für die Erstellung des Projektplans verantwortlich, und obwohl Sie nicht den gesamten Inhalt selbst erstellen können, werden Sie derjenige sein, der die Schlüssel schlägt, um alles einzugeben. Verwenden Sie Vorlagen, wo Sie können, um Zeit zu sparen. Laden Sie unsere kostenlose Projektplanvorlage herunter und schreiben Sie Ihren Plan in doppelter Zeit!

Was ist der Zweck eines Projektplans?

Der Zweck eines Projektplans besteht darin, als Leitfaden für die Ausführungs- und Kontrollphasen zu dienen. Der Projektplan enthält alle für die Ausführungsphase erforderlichen Informationen wie Projektziele, Ziele, Arbeitsumfang, Meilensteine, Risiken und Ressourcen. Diese Informationen helfen Projektmanagern dann, den Projektfortschritt zu überwachen und zu steuern.

Wir planen am Anfang, um später Zeit zu sparen. Ein guter Projektplan bedeutet, dass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, ob die Projektteilnehmer zu den richtigen Terminen verfügbar sein werden — weil Sie dies geplant haben. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, wie Sie diese Rechnungen bezahlen sollen — Sie haben Ihren Finanzprozess geplant. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob sich alle einig sind, wie ein Qualitätsergebnis aussieht — Sie haben bereits geplant, welche Qualitätsmaßnahmen Sie anwenden werden.

Ein guter Projektplan legt die Prozesse fest, die von jedem erwartet werden, so dass später viele Kopfschmerzen vermieden werden. Wenn Sie beispielsweise angeben, dass Schätzungen von Fachexperten auf der Grundlage ihres Urteils ausgearbeitet und genehmigt werden, kann sich später niemand mehr darüber beschweren, dass Sie eine andere Schätztechnik verwenden möchten. Sie kennen den Deal von Anfang an.

Planung rationalisiert das Tun.

Projektpläne sind auch sehr hilfreich, um den Fortschritt zu überwachen. Sie können zu ihnen zurückkehren und überprüfen, was Sie gesagt haben und wie, und es mit dem vergleichen, was Sie tatsächlich tun. Dies gibt Ihnen einen guten Realitätscheck und ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf den Kurs zu ändern, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Tools wie Dashboards können Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Ihr Projekt nach Plan verläuft. ProjectManager.com verfügt über ein Echtzeit-Dashboard, das automatisch aktualisiert wird, wenn Aufgaben aktualisiert werden.

Die Elemente eines Projektplans

Der bereits besprochene Projektplanungsprozess kratzt nur an der Oberfläche eines tiefen Brunnens von Praktiken, die zur Steuerung Ihres Projekts erstellt wurden. Sie beginnen mit dem Dialog – mit Stakeholdern sprechen, Teams, et al.

Das Ergebnis für Ihre Planungsphase ist ein Dokument, das als Projektplan bezeichnet wird. Ein Leitfaden für das Projektmanagement Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Fünfte Ausgabe besagt, dass der Projektplan aus vielen Nebenplänen besteht. Dazu gehören:

• Ein Plan zur Verwaltung der Humanressourcen im Team sowohl in Bezug auf Verfügbarkeit als auch auf Fähigkeiten
• Ein Plan zur Verwaltung der Kosten und der Budgetierungselemente des Projekts, einschließlich aller Beschaffungen oder Lieferantenverpflichtungen, die Sie möglicherweise haben
• Ein Kommunikationsplan, in dem festgelegt ist, wer wann und in welchem Format Nachrichten über das Projekt erhalten wird
• Ein Plan zum Umgang mit Projektrisiken einschließlich der Prozesse, die für die Protokollierung und Verfolgung von Risiken
• Ein Qualitätsplan, der die Qualitätsziele für das Projekt festlegt

Das ist eine Menge Dokumentation.

In Wirklichkeit ist es selten, dass Sie diese als einzelne Dokumente erstellen. Was Sie brauchen, ist ein Projektplan, der über die wichtigen Elemente von jedem von ihnen spricht. Es macht keinen Sinn, ein großes Dokument zu erstellen, das genau beschreibt, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Wenn Sie bereits über einen strukturierten Risikomanagementprozess verfügen, verschwenden Sie keine Zeit damit, alles noch einmal in Ihrem Projektplan aufzuschreiben.

Ihr Projektplan muss genügend Informationen enthalten, um sicherzustellen, dass Sie genau wissen, welche Prozesse und Verfahren befolgt werden müssen und wer beteiligt sein muss. Lassen Sie Ihren Projektplan von Ihren Stakeholdern, Ihrem Projektsponsor und Ihrem Team genehmigen, damit es später keine Überraschungen gibt.

Wie lange dauert die Projektplanung?

Das ist schwer zu beantworten. Die Planung der Mondlandung wird länger dauern als eine neue Dating-App.

Der beste Weg, um abzuschätzen, wie lange Ihre Projektplanungsphase dauern wird, besteht darin, sich ähnliche Projekte anzusehen, die zuvor stattgefunden haben, und zu sehen, wie lange die Planung gedauert hat. Sprechen Sie auch mit dem Projektmanager, wenn Sie können, denn er wird sehen, ob diese Zeitspanne ausreicht oder nicht!

Es ist leicht zu sehen, wie lange andere Projekte gedauert haben, wenn Sie ein Projektmanagement-Tool haben, das Ihre alten Projektpläne archiviert und die Daten allen zur Verfügung stellt, die sie benötigen. Sie können dann nach ähnlichen Projekten suchen und deren Zeitpläne im Detail studieren.

Techniken für Projektpläne

Bei einem Projektplan geht es darum, herauszufinden, was zu tun ist und wie es zu tun ist. Es gibt mehrere gute Tools und Techniken, um Informationen von anderen Personen zu erhalten, darunter:

• Workshops
• Einzelgespräche oder Interviews
• Umfragen oder Kundenfokusgruppen zur Erfassung und Validierung von Anforderungen.

Sie sollten sich auch mit einem Task-Management-Tool wie einer Liste oder einem Kanban-Board bewaffnen. Sie sind unglaublich nützlich, um wichtige Dinge aufzuschreiben, die in Ihrem Projektplan enthalten sein sollten. Kanban-Board-Software kann Ihnen helfen, Ihren Plan zu strukturieren, indem Sie die wichtigsten Überschriften aufschreiben und sie dann nach Bedarf verschieben, bis Sie einen Fluss haben, der richtig aussieht.

Schließlich benötigen Sie ein Online-Projektmanagementsystem, in dem Sie Ihren Plan speichern können. Stellen Sie sicher, dass jeder im Team auf die neueste Version des Projektplans zugreifen kann.

So verwalten Sie Ihren Projektplan

Ihr Projektplan ist kein in Stein gemeißeltes Dokument. Sie sollten sich darauf beziehen und so oft wie nötig Änderungen daran vornehmen. Teile davon, wie Ihr Projektplan, werden sich fast täglich ändern. Andere Teile, wie Ihre Beschaffungspläne und Kostenmanagementprozesse, werden sich während der Laufzeit Ihres Projekts überhaupt nicht ändern.

Wenn dein Plan nicht funktioniert, denk darüber nach, was du tun kannst, um ihn zu ändern. Es ist da, um Ihr Projektmanagement zu leiten und Sie nicht daran zu hindern, das Richtige zu tun. Wenn Sie überprüfen müssen, wie Sie Projektressourcen verwalten, gehen Sie zurück und überprüfen Sie sie. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, lassen Sie den Plan erneut genehmigen und teilen Sie ihn dem Team mit.

So planen Sie, wenn Sie nicht alle Antworten haben

Ja, das passiert – die meiste Zeit! Es ist selten, alle Informationen zu Beginn eines Projekts zu haben. Die meisten Manager möchten, dass Sie eintauchen und loslegen, aber Sie haben möglicherweise nicht den Luxus, alle Details zu kennen.

Das ist in Ordnung; wir haben Techniken, um mit Unsicherheit umzugehen.

Zuerst ist die Projektannahme. Sie verwenden diese, um Vorbehalte in Ihren Plan einzubringen und die Dinge zu dokumentieren, von denen Sie annehmen, dass sie zu diesem Zeitpunkt wahr sind. Zum Beispiel:

• Wir gehen davon aus, dass die Ressourcen zur Verfügung stehen.
• Wir gehen davon aus, dass die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen.
• Wir gehen davon aus, dass die angeforderten Farben mit der Unternehmensmarke übereinstimmen und keine Marketing-Abmeldung erforderlich ist.

Sie erhalten das Bild. Wenn dann das Designteam zurückkommt und sagt, dass das Produkt eine völlig neue Farbpalette haben soll und dass das Marketing dies genehmigen muss, sind Sie berechtigt zu sagen, dass Sie die Zeitskalen im Zeitplan ändern müssen, um dies zu ermöglichen.

Sie haben auf der Grundlage einer Annahme geplant (der alle zugestimmt haben, weil Sie das Dokument genehmigt haben), und diese Annahme hat sich als nicht wahr herausgestellt.

Nächste Schritte für die Projektplanung

Das Wichtigste ist, dass Sie die Projektplanung nicht überstürzen sollten. Richtig gemacht, Projektplanung braucht Zeit. Und es lohnt sich, es richtig zu machen, denn wenn Sie dies nicht tun, garantieren wir, dass Sie später auf Probleme stoßen, da die Leute nicht verstehen, was sie tun sollen und warum.

Gute Planung bereitet Sie auf Erfolg vor. Es gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie alle Ihre Prozesse, Tools und Systeme eingerichtet haben, um das perfekte Ergebnis zu erzielen.

Nun, da Sie alles über die Projektplanung gelernt haben, ist es Zeit, Maßnahmen zu ergreifen. Registrieren Sie sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion von ProjectManager.com planen Sie noch heute Ihr Projekt!

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