Plan de trabajo: qué es, cómo elaborarlo y ejemplos

Sin importar el tipo de negocio que tengas, la capacidad de planificar y organizarse es un factor que incide enormemente en el éxito que puedas alcanzar. Para dicho propósito existen los planes de trabajo. Si quieres saber qué es un plan de trabajo y cómo se hace, te invitamos a que leas el siguiente artículo.

Qué es un plan de trabajo

Un plan de trabajo es un esquema en el que se pueden visualizar todas las acciones que una empresa debe llevar a cabo para realizar un proyecto o trabajo específico. Se trata de una guía de tipo temporal en la que se brindan respuestas claras con respecto a los objetivos, recursos y tareas que son necesarias para realizar un determinado proyecto.

En términos muy simples, los planes de trabajo permiten resolver tres preguntas fundamentales:

1. ¿Cuándo debe iniciar cada una de las partes del trabajo o proyecto?
2. ¿Cuándo debe concluir cada una de las tareas del proyecto?
3. ¿Cómo nos damos cuenta de que el proyecto está progresando adecuadamente?

Un plan de trabajo es una herramienta organizacional que le permite a las empresas resolver estas preguntas. Sin embargo, un plan de trabajo debe ser capaz de responder a muchos más interrogantes. Veamos cuáles son.

Preguntas fundamentales

Para diseñar y poner en acción un plan de trabajo es fundamental tener claridad sobre los objetivos, recursos y tareas asociados con tu proyecto. Sin embargo, dicha claridad solo se puede lograr respondiendo de manera concreta a las siguientes preguntas:

Elementos claves de los planes de trabajo

Retomando la gráfica anterior, podemos observar que las preguntas son bastante concretas y de ellas se desprenden varios elementos (resaltados en color azul) que son fundamentales en la estructura de un plan de trabajo. Veamos algunas particularidades de cada uno de ellos.

Estrategia

Definir la estrategia significa definir el modo en el cual vamos a conseguir los objetivos. Una buena estrategia debe tomar en consideración el tiempo y los recursos que se tienen a disposición para completar cada tarea del proyecto.

Recursos

Cuando hablamos de recursos básicamente nos referimos al capital humano y a los recursos tecnológicos y materiales (capital incluido) que tenemos a disposición para completar las tareas del proyecto. Obviamente, también tenemos que ver aquello que no tenemos y que es absolutamente necesario para ejecutar una tarea.

Responsabilidad

La responsabilidad es el factor que me indica quién será la persona o el equipo encargado de completar una tarea. Un plan de trabajo debe ser capaz de definir este aspecto de manera clara y transparente sobre todo para evitar tensiones y malos entendidos entre las personas que trabajan en un proyecto.

Tiempo

En un plan de trabajo el tiempo es todo. Considerando que un plan de trabajo establece una fecha de entrega específica, la gestión del tiempo y la distribución de las tareas es una aspecto crucial.

Canales

Definir el tipo de canales que se van a utilizar para llevar a cabo cada tarea es otro aspecto importante. Por ejemplo, si tu plan de trabajo está enfocado en crear una plataforma de servicio al cliente, podrías utilizar canales como las redes sociales o un centro de asistencia telefónica para completar algunas de las tareas relacionadas con tu proyecto.

Importancia de los planes de trabajo

La importancia que ofrecen los planes de trabajo se puede apreciar a través de los beneficios que las empresas obtienen cuando los implementan. En términos generales, los planes de trabajo le brindan a la empresa la posibilidad de optimizar la forma en que planifica, ejecuta y evalúa su trabajo. Sin embargo, existen muchos más beneficios que recogemos en la siguiente gráfica.

Tipos de plan de trabajo

Antes de mencionar los principales tipos de plan de trabajo que existen al interior de una organización, valdría la pena mencionar que un plan de trabajo es una herramienta de una vasta aplicación ya que existen innumerables aspectos de nuestra vida que podemos organizar dentro de un plan de trabajo.

De hecho, existen planes de trabajo para las empresas, planes de trabajo de tipo personal o incluso planes de trabajo académicos. Sin embargo, en la siguiente gráfica queremos señalar los tres tipos de plan de trabajo más usados por las organizaciones.

Con esta imagen llegamos al final de esta sección. Esperamos que te haya servido para entender mejor qué es un plan de trabajo, cuál es su importancia y que tipos de plan de trabajo son aquellos que más usan las organizaciones de todo tipo. En la siguiente sección descubriremos cómo realizar un plan de trabajo de forma simple pero muy concreta.

Cómo hacer un plan de trabajo para una empresa

Son muchas las personas que se confunden o no tienen la más remota idea de cómo elaborar un plan de trabajo de una empresa. Si ese es tu caso, nos gustaría compartir contigo un simple plan de acción que te ayudará a entender cómo elaborar un plan de trabajo exitoso. Antes de esto, sin embargo, queremos invitarte a que tengas presentes algunos importantes consejos.

5 consejos a tener en cuenta

Aunque exista una gran variedad de planes de trabajo, hay ciertas cosas que vale la pena tener en cuenta al momento de elaborar un plan de trabajo. Te invitamos a que tengas en cuenta los siguientes consejos prácticos:

1. Opta por la simplicidad en los planes de trabajo anuales.
2. Personaliza la estructura de tu plan de trabajo de manera que responda a las necesidades de tus empresa.
3. Inicia temprano y no pierdas tiempo precioso aunque dispongas de este.
4. Cerciórate de que tu plan de trabajo esté ajustado a tu presupuesto y recursos.
5. Implementa tu plan y revísalo con constancia para controlar que se esté cumpliendo como se espera.

Cómo elaborar un plan de trabajo en 6 pasos

Hay una gran cantidad de fórmulas y consejos sobre cómo elaborar un plan de trabajo. Sin embargo, nos gustaría compartir contigo un simple pero eficaz proceso de seis pasos que esperamos te ayude a realizar planes de trabajo sólidos para tu negocio.

1. Define el objetivo de tu trabajo

Lo primero que tienes que hacer para elaborar un plan de trabajo es definir cuáles son los objetivos de tu plan. En otras palabras, tienes que definir claramente lo que estás tratando de producir, crear o alcanzar. Por ejemplo, un objetivo puede ser lanzar tu tienda de comercio electrónico o construir una nueva sede para tu negocio.

2. Define la fecha de entrega de tu proyecto