Conseils pour l’utilisation de ASSIST

Contexte

Le système ASSIST du NIH est utilisé pour la préparation et la soumission électroniques des demandes via Grants.gov au NIH. ASSIST fournit de nombreuses fonctionnalités pour améliorer la qualité des données, notamment : la pré-population des données de l’organisation et des données PD/PI, la validation préalable de nombreuses règles opérationnelles de l’agence et la génération de résumés de données dans l’image de l’application utilisée pour l’examen.

Tous les utilisateurs d’ASSISTANCE doivent avoir des informations d’identification eRA Commons.

Contactez votre représentant Pré-prime SPA dès que possible. SPA veillera à ce que tous les utilisateurs aient l’un des rôles suivants, le cas échéant:

• Fonctionnaire signataire (SO)
• Fonctionnaire administratif (AO)
• Chercheur principal (PI)
• Assistant (ASST)

Principales caractéristiques de ASSIST

• Les données sur le personnel sont préremplies à partir des profils d’utilisateurs eRA Commons
• Valident les subventions.règles métier gov et NIH avant la soumission
• Fournit un aperçu de l’image complète de l’application NIH avant la soumission
• Génère une table des matières, des en-têtes & pieds de page
• Pistes Grants.gov et l’état de la soumission d’eRA Commons

Ressources

• Guide de L’Utilisateur d’ASSIST
• Site de Connexion d’ASSIST
• Mise en route : Préparation De Votre Application Pour Un Seul projet À L’Aide D’ASSIST
• Mise En route: Préparation De Votre Application Pour Plusieurs projets À L’Aide D’ASSIST
• Faq pour ASSIST
• Webinaire: Introduction à l’utilisation d’ASSIST
• Webinaire: Utiliser ASSIST pour Préparer et soumettre des demandes multi-projets aux NIH

Assistance technique

ASSIST est un système développé et géré par les NIH. Le service d’assistance eRA Commons est votre premier arrêt pour le support:

Web: http://era.nih.gov/help/
Sans frais: 1-866-504-9552
Heures: Du lundi au vendredi, de 7h à 20h, Heure de l’Est
AIDER L’aide en ligne: http://era.nih.gov/erahelp/ASSIST/

Demandes multiprojets dans ASSIST

Une demande multiprojets est une présentation unique comportant plusieurs composants interdépendants qui partagent un objectif ou un objectif commun. ASSIST distingue les  » composants  » des  » types de composants  » :

Un composant est une partie distincte et révisable d’une demande ou d’un rapport d’étape portant sur plusieurs projets pour laquelle il est nécessaire de recueillir des renseignements détaillés identifiés dans l’annonce de possibilité de financement (AOF).

• Les composants comprennent généralement des informations générales (organisation des composants, période du projet, titre du projet, etc.), les sites de performance, le personnel et le budget.
• L’AOF définit la convention de construction et de dénomination pour la demande; la demande financée définit la convention de construction et de dénomination pour le rapport d’étape.
• Les composants peuvent également être appelés « cœurs  » ou  » projets « . »

Un type de composant est un ensemble de formulaires nommés, définis par l’agence, qui peuvent être répétés dans une demande.

• Disons qu’une application multi-projets spécifique comprend un Noyau administratif, deux noyaux et trois composants de projet. Dans cet exemple, l’application comprend 6 composants utilisant trois types de composants différents (Noyau administratif, Noyau, Projet).
• ‘Global’ est un type de composant spécial avec une occurrence unique dans chaque application multi-projets.

Comment les applications complexes sont-elles structurées dans ASSIST ?

• Une seule composante globale: Le composant global aura une collecte de données comparable à une application de projet unique qui décrit l’application entière et la manière dont chacun des composants s’emboîte
• Composants supplémentaires : Un certain nombre de types de composants supplémentaires (par exemple, Noyau d’administration, Projet, Noyau, spécifique à l’AOF, etc.) Les annonces de possibilités de financement préciseront clairement les types de composantes qui seront requises dans les présentations de demandes complexes pour cette occasion. REMARQUE : Bien que les composants d’un type de composant particulier puissent être réorganisés, vous ne pouvez pas réorganiser l’ordre des types de composants. Pour réorganiser des composants individuels au sein d’un type de composant, reportez-vous au Guide de l’utilisateur d’ASSISTANCE, section Modifier l’ordre des composants.
• Résumés: Dans le cadre du processus de création d’images d’application, ASSIST générera automatiquement des résumés des budgets et d’autres informations compilées à partir des données fournies dans les composants individuels (par exemple, des regroupements de composants et de catégories de données budgétaires). Ces résumés aident les examinateurs et le personnel des NIH à travailler avec la demande.

Définissez la Mise en page de votre Application

• Pensez aux composants que vous prévoyez d’inclure
• PD/PIs pour l’ensemble de l’application
• Chef de projet pour chaque composant
• Chef d’organisation pour chaque composant
• Titre du projet pour chaque composant
• Dates de début/fin
• Déterminez l’ordre dans lequel vous souhaitez que les composants apparaissent dans l’image finale de l’application
• Créez le shell d’application

Définissez votre équipe et fournissez un accès à l’application

• ASSIST fournit automatiquement l’application accès à certaines personnes en fonction de leurs rôles communs ou de leur rôle dans l’application
• Tous les SO et les AO de l’établissement demandeur ont un accès aux modifications pour l’ensemble de l’application
• Tous les PD/IP répertoriés dans l’application globale ont un accès aux modifications pour l’ensemble de l’application
• Les chefs de projet ont un accès aux modifications pour leurs composants
• La personne qui initie l’application a un accès aux modifications pour l’ensemble de l’application*

* ORA recommande au gestionnaire de subventions (GM) d’initier des demandes d’ASSISTANCE au nom de leurs PI, de cette façon, le GM peut afficher et modifier application. Dans les cas où l’IP initie la demande, veuillez contacter votre représentant pré-attribution de l’ORA, qui peut accorder l’accès au GM. Veuillez fournir l’ID de l’application d’ASSISTANCE et l’ID eRA Commons du GM.

Gestion de l’accès via ORA : Les responsables de la signature HMS peuvent

• Gérer l’accès aux applications pour d’autres utilisateurs
• Déléguer l’autorité de  » Responsable de l’accès  » à d’autres utilisateurs au sein de leur institution
• Contrôler l’accès entre ces variables :
  • Application entière par rapport à des composants spécifiques
  • Lire par rapport à modifier
  • Budget vs. Données non budgétaires

Limites de taille de fichier

Le NIH s’attend à ce que la plupart des applications mesurent 100 Mo ou moins, mais le système peut gérer des applications jusqu’à 1,2 Go. Les pièces jointes individuelles dans une application peuvent atteindre 35 Mo.

Préparer la demande pour soumission

• Une fois que tous les composants de la demande ont le statut « Final », vous devrez définir le Statut de la demande sur « Tous les Composants Finaux « . » Accédez à l’écran Informations sur l’application (vous devrez peut-être utiliser les miettes de pain en haut de la page) et utilisez le bouton Mettre à jour l’état de la soumission sous Actions pour modifier l’état.
• Avant qu’une demande puisse être soumise, elle doit passer les validations. Pour effectuer des validations par rapport à l’application, utilisez le bouton Valider l’application de la section Actions sur l’écran Informations sur l’application. Lorsqu’une application réussit les validations (c’est-à-dire qu’aucune erreur n’est identifiée), son statut est mis à jour en  » Tous les composants validés « .
• Vous pouvez ensuite mettre à jour le statut de Prêt pour la soumission et soumettre la demande.

Affichage de la demande complète telle qu’elle sera vue par les examinateurs

Une fois que NIH a reçu un dossier de demande sans erreur, il assemble la demande finale de la manière dont un examinateur la verrait. L’IP et DONC ont deux jours de semaine complets (du lundi au vendredi, jours fériés fédéraux exclus) pour voir la demande après quoi le processus de soumission est terminé et la demande passe à la réception et au renvoi des NIH.

Une note sur le « minuteur d’inactivité » de ASSIST

Économisez souvent! ASSIST vous déconnectera après 45 minutes d’inactivité. Les activités suivantes réinitialisent la minuterie:

• Enregistrement des données sur un formulaire
• Validation de l’application
• Ajout d’une pièce jointe
• Prévisualisation de l’application
• Ajout d’un bloc de données supplémentaire sur un formulaire

Notez que taper des informations dans les champs d’un formulaire sans effectuer d’action pour Enregistrer ou Ajouter ne réinitialisera pas le minuteur.