Plan de projet

Termes de planification de projet

Avant de nous plonger dans la planification d’un projet, il est utile de se familiariser avec certains des termes que vous rencontrerez. Voici une liste des conditions générales que vous rencontrerez dans ce guide.

• Livrable : Les résultats d’un projet, tels qu’un produit, un service, un rapport, etc.
• Partie prenante : Toute personne ayant un intérêt direct dans le projet — chef de projet, promoteur de projet, membres de l’équipe, clients, etc.
• Tâches: Petits travaux qui mènent au livrable final.
• Jalon : La fin d’une phase de projet et le début de la suivante.
• Ressources: Tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien le projet, comme le personnel, les fournitures, le matériel, les outils, les personnes et plus encore.
• Budget : Estimation du coût total lié à la réalisation d’un projet.
• Suivi & Suivi : Collecte des données du projet et s’assure qu’elles reflètent les résultats prévus.

Étapes de planification du projet

Maintenant, nous allons vous guider à travers les principales étapes de planification du projet:

1. Décrire l’Analyse de rentabilisation
2. Définir la Portée du projet
3. Fixer des objectifs & Objectifs
4. Décrire les Livrables
5. Créer un Calendrier de projet
6. Attribuer des tâches à votre équipe
7. Évaluer les risques
8. Rapportez vos progrès

En suivant ces étapes de planification de projet, vous clarifierez ce que vous devez réaliser, élaborerez les processus dont vous avez besoin pour y arriver et élaborerez un plan d’action pour la façon dont vous allez faire avancer cela.

Décrivez l’analyse de rentabilisation

Si vous avez un projet, il y a une raison à cela — c’est votre analyse de rentabilisation. L’analyse de rentabilisation décrit les raisons pour lesquelles le projet est lancé, ses avantages et le retour sur investissement. S’il y a un problème en cours de résolution, ce problème est décrit ici. L’analyse de rentabilisation sera présentée à ceux qui prennent des décisions au sein de votre organisation, expliquant ce qui doit être fait et comment. S’il est approuvé, vous avez un projet.

Rencontrer les parties prenantes

Chaque projet a des parties prenantes, celles qui ont un intérêt direct dans le projet. De ceux qui en profitent, à ceux qui sont responsables de son succès. Par conséquent, toute planification de projet doit identifier qui sont ces parties prenantes, des clients aux régulateurs. Il est crucial de les rencontrer pour avoir une meilleure idée de ce qu’est le projet et de ce que l’on attend du livrable final.

Définir la portée du projet

Il fait référence au travail requis pour atteindre les objectifs du projet et générer les produits livrables requis. La portée du projet doit être définie et organisée par une structure de répartition du travail (WBS). Par conséquent, la portée du projet comprend ce que vous devez faire dans le projet (livrables, sous-livrables, lots de travail, activités, tâches), mais aussi ce qui est non essentiel. Ce dernier point est important, car savoir ce qui n’est pas prioritaire permet d’éviter le fluage de la portée, c’est-à-dire l’utilisation de ressources précieuses pour quelque chose qui n’est pas la clé de la réussite de votre projet.

Fixer des objectifs & Objectifs

Les buts et les objectifs sont des choses différentes lorsqu’il s’agit de planifier un projet. Les objectifs sont les résultats que vous souhaitez atteindre et sont généralement larges. Les objectifs, en revanche, sont plus spécifiques; des actions mesurables qui doivent être prises pour atteindre votre objectif. Lors de la planification d’un projet, les buts et objectifs découlent naturellement de l’analyse de rentabilisation, mais à cette étape, vous entrez dans les détails. Dans un sens, vous affinez les objectifs énoncés dans l’analyse de rentabilisation et créez des tâches clairement définies. Ces buts et objectifs sont rassemblés dans une charte de projet, que vous utiliserez tout au long du cycle de vie du projet.

Aperçu des livrables

Un projet peut comporter de nombreux livrables. Un livrable peut être un bien, un service ou un résultat nécessaire à la réalisation d’une tâche, d’un processus, d’une phase, d’un sous-projet ou d’un projet. Par exemple, le livrable final est la raison du projet, et une fois ce livrable produit, le projet est terminé. Tel que défini dans la portée du projet, un projet comprend des sous-projets, des phases, des lots de travail, des activités et des tâches, et chacun de ces composants peut avoir un livrable. La première chose à faire est de déterminer quel est le livrable final et comment vous saurez que la qualité répond aux attentes de vos parties prenantes. Quant aux autres produits livrables du projet, ils doivent également être identifiés et une personne de l’équipe doit être responsable de leur réussite.

Créer un calendrier de projet

Le calendrier de projet est ce sur quoi tout se bloque. De vos tâches à votre budget, tout est défini par le temps. Les plannings sont constitués en collectant toutes les tâches nécessaires pour atteindre votre livrable final et en les définissant sur un calendrier qui se termine à votre date limite. Cela peut rendre le travail indiscipliné à venir, c’est pourquoi les calendriers sont divisés en phases, indiquées par des jalons, qui marquent la fin d’une phase de projet et le début de la suivante.

Assigner des tâches

Le plan est défini, mais il existe toujours dans le résumé jusqu’à ce que vous preniez les tâches à votre horaire et que vous commenciez à les attribuer à votre équipe. Par conséquent, vous devez constituer une équipe qui possède les compétences et les expériences nécessaires pour mener à bien le projet. Leurs rôles et responsabilités doivent être clairement définis, afin qu’ils sachent quoi faire. Ensuite, lorsque vous leur attribuez des tâches à partir de votre plan, elles doivent être claires, avec des instructions et toute la documentation connexe dont elles auront besoin pour exécuter les tâches.

Évaluer le risque

Chaque projet comporte un certain niveau de risque. Il existe plusieurs types de risques tels que le risque de portée, les risques techniques et le risque de calendrier, entre autres. Même si votre plan de projet est complet, des facteurs internes et externes peuvent avoir un impact sur le temps, le coût et la portée de votre projet (triple contrainte). Par conséquent, vous devez considérer votre planification comme flexible. Il existe de nombreuses façons de se préparer au risque, comme l’élaboration d’un plan de gestion du changement, mais pour l’instant, la chose la plus importante à faire est de suivre vos progrès tout au long de la phase d’exécution en utilisant des rapports d’état du projet et / ou un logiciel de planification de projet pour surveiller les risques.

Rapportez vos progrès

Votre objectif ultime est d’assurer la réussite du projet pour vos parties prenantes. Ils sont investis et ne se contenteront pas de tourner les pouces tant que le projet n’aura pas suivi son cours. En construisant une structure de répartition des travaux (WBS) pendant la phase de planification du projet, vous pouvez décomposer le projet pour eux afin qu’ils comprennent comment votre plan de projet sera exécuté. Il est important de tenir les parties prenantes informées pour gérer leurs attentes et s’assurer qu’elles sont satisfaites. Avoir des réunions régulières où vous présentez des rapports d’étape est un excellent moyen de leur montrer que tout avance comme prévu et de répondre à leurs questions ou préoccupations.

Comment ProjectManager.com Aide à vos plans de projet

Le logiciel de planification de projet est un outil qui aide à planifier, organiser et gérer le calendrier et les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet. L’un des outils de gestion de projet les plus couramment utilisés est Microsoft Project, mais ProjectManager.com est l’une des meilleures alternatives disponibles pour la planification de projet. ProjectManager.com est un logiciel de gestion de projet primé qui organise les projets de la planification à la réalisation. Inscrivez-vous pour un essai gratuit de 30 jours et suivez-le pour élaborer un plan de projet complet qui couvre tous les détails.

Listez vos tâches pour le Plan

Les tâches sont les éléments constitutifs de tout projet et le début de tout plan consiste à identifier toutes les tâches qui mènent à votre livrable final.

Ouvrez l’outil pour ajouter vos tâches sur le diagramme de Gantt ou l’une des autres vues de projet multiples. Vous pouvez importer une liste de tâches à partir de n’importe quelle feuille de calcul ou utiliser l’un de nos modèles pour commencer.

Ajouter la durée et les coûts aux tâches

Chaque tâche a une durée estimée, c’est-à-dire le temps qu’il faudra pour la terminer. Ils nécessiteront également un certain montant de financement, qui doit être collecté pour formuler votre plan.

Ajoutez les dates de début et de fin de chaque tâche dans le Gantt et elles remplissent une chronologie de projet, afin que vous puissiez voir l’ensemble du projet présenté au même endroit. Il y a aussi une colonne pour les coûts des tâches.

Tâches dépendantes du lien

Les tâches ne sont pas toujours séparées les unes des autres. Souvent, on ne peut pas démarrer ou s’arrêter tant qu’un autre n’a pas démarré ou s’est arrêté. Cela s’appelle une dépendance de tâche et doit être noté dans votre plan.

Liez les tâches dépendantes en les faisant glisser l’une vers l’autre. Une ligne pointillée indique qu’ils sont liés, vous restez donc conscient du fait et pouvez éviter les goulots d’étranglement plus tard dans le projet.

Définir des jalons & Ligne de base

Un jalon indique la fin d’une phase et le début d’une autre, ce qui aide au suivi et au moral. La ligne de base définit votre plan afin que vous puissiez le comparer aux progrès réels.

Il y a un filtre sur le Gantt qui définit automatiquement la ligne de base, de sorte que vous pouvez l’utiliser pour suivre vos progrès réels par rapport au plan. La ligne de base peut également être verrouillée en un clic.

Équipe embarquée & Assigner

Réunir l’équipe et l’outil permet d’actualiser un plan de projet. Plus cette transition est facile et transparente, plus vous travaillerez rapidement sur le projet.

Invitez votre équipe à partir du logiciel et celle-ci génère un e-mail avec un lien. Une fois qu’ils suivent ce lien, ils sont et ont accès aux outils dont ils ont besoin pour gérer leurs tâches.

Surveillez les progrès & Rapport aux parties prenantes

Suivre vos progrès et mettre à jour les parties prenantes est à la fois la façon dont vous restez sur la bonne voie et gérez les attentes de vos parties prenantes.

Visualisez les progrès au fur et à mesure sur notre tableau de bord en temps réel, qui calcule les données et les affiche sur six métriques de projet. Les rapports peuvent être filtrés et partagés pour une plongée en profondeur dans ces chiffres.

Ajuster le Plan Au besoin

Aucun plan ne reste le même tout au long d’un projet. Des choses se produisent et des changements sont exigés. Par conséquent, pouvoir modifier facilement votre plan est la clé de la planification du projet.

Modifiez votre plan sur le Gantt par un simple glisser-déposer. Déplacez l’ancienne date vers la nouvelle date et non seulement cette tâche est corrigée, mais toutes les tâches impactées sont également mises à jour automatiquement.

Gestionnaire de projets.com est un logiciel primé qui aide les gestionnaires à planifier et à organiser les équipes. Les diagrammes de Gantt contrôlent tous les aspects de votre plan de projet, de la planification à l’attribution des tâches, en passant par le suivi des progrès. Plusieurs vues de projet offrent une transparence dans le flux de travail et donnent à chacun les outils dont il a besoin pour être à son meilleur.

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Le chef de projet est responsable de la production du plan de projet, et bien que vous ne puissiez pas composer tout le contenu vous-même, c’est vous qui frappez les touches pour tout taper. Utilisez des modèles où vous pouvez pour gagner du temps. Téléchargez notre modèle de plan de projet gratuit et rédigez votre plan en deux temps!

Quel est le But d’un Plan de projet?

Le but d’un plan de projet est de servir de guide pour les phases d’exécution et de contrôle. Le plan de projet fournit toutes les informations nécessaires à la phase d’exécution telles que les buts, les objectifs, l’étendue des travaux, les jalons, les risques et les ressources du projet. Ensuite, ces informations aident les chefs de projet à suivre et à contrôler l’avancement du projet.

Nous prévoyons au début de gagner du temps plus tard. Un bon plan de projet signifie que vous n’avez pas à vous soucier de savoir si les participants au projet seront disponibles aux bonnes dates — car vous avez prévu qu’ils le soient. Vous n’avez pas à vous soucier de la façon de payer ces factures — vous avez planifié votre processus financier. Vous n’avez pas à vous soucier de savoir si tout le monde est d’accord sur ce à quoi ressemble un résultat de qualité — vous avez déjà planifié les mesures de qualité que vous allez utiliser.

Un bon plan de projet définit les processus que tout le monde est censé suivre, ce qui évite beaucoup de maux de tête par la suite. Par exemple, si vous spécifiez que les estimations vont être élaborées par des experts en la matière en fonction de leur jugement, et que cela est approuvé, plus tard, personne ne peut se plaindre qu’il voulait que vous utilisiez une technique d’estimation différente. Ils connaissent l’affaire depuis le début.

La planification simplifie le travail.

Les plans de projet sont également très utiles pour suivre les progrès. Vous pouvez y revenir et vérifier ce que vous avez dit que vous alliez faire et comment, en le comparant à ce que vous faites réellement. Cela vous donne une bonne vérification de la réalité et vous permet de changer de cap si vous en avez besoin, ramenant le projet sur les rails.

Des outils tels que des tableaux de bord peuvent vous aider à vous assurer que votre projet se déroule conformément au plan. ProjectManager.com dispose d’un tableau de bord en temps réel qui se met à jour automatiquement chaque fois que les tâches sont mises à jour.

Les éléments d’un Plan de projet

Le processus de planification du projet déjà discuté ne fait qu’effleurer la surface de ce qui est un puits profond de pratiques créées pour contrôler votre projet. Ils commencent par un dialogue — parler aux parties prenantes, aux équipes, etc.

Le produit livrable pour votre phase de planification est un document appelé plan de projet. Un Guide du Corpus de connaissances sur la gestion de projet (Guide PMBOK) – Cinquième édition indique que le plan de projet est composé de nombreux plans subsidiaires. Ceux-ci incluent:

• Un plan de gestion des ressources humaines de l’équipe à la fois en termes de disponibilité et de compétences
• Un plan de gestion des coûts et des éléments budgétaires du projet, y compris les approvisionnements ou les engagements de fournisseurs que vous pourriez avoir
• Un plan de communication indiquant qui va recevoir des messages sur le projet, quand et sous quel format
• Un plan de gestion des risques du projet, y compris les processus de journalisation et suivi des risques
• Un plan qualité qui spécifie les objectifs de qualité pour le projet

C’est beaucoup de documentation.

En réalité, il est rare que vous les produisiez sous forme de documents individuels. Ce dont vous avez besoin, c’est d’un plan de projet qui parle des éléments importants de chacun d’entre eux. Il est inutile de créer un gros document qui explique exactement comment fonctionne votre entreprise de toute façon. Si vous avez déjà un processus de gestion des risques structuré, ne perdez pas de temps à tout écrire à nouveau dans votre plan de projet.

Votre plan de projet doit inclure suffisamment d’informations pour vous assurer que vous savez exactement quels processus et procédures doivent être suivis et qui doit être impliqué. Faites approuver votre plan de projet par vos parties prenantes, votre parrain de projet et votre équipe afin qu’il n’y ait plus de surprises plus tard.

Combien de Temps Dure la Phase De Planification Du Projet?

C’est difficile de répondre. Cela va prendre plus de temps pour planifier l’alunissage qu’une nouvelle application de rencontres.

La meilleure façon d’estimer la durée de la phase de planification de votre projet est d’examiner des projets similaires qui se sont produits auparavant et de voir combien de temps il leur a fallu pour planifier. Parlez également au chef de projet, si vous le pouvez, car il aura une vue sur si cette durée était suffisante ou non!

Il est facile de voir combien de temps les autres projets ont pris si vous disposez d’un outil de gestion de projet qui archive vos anciens calendriers de projet et met les données à la disposition de tous ceux qui en ont besoin. Vous pouvez ensuite rechercher des projets similaires et étudier leurs horaires en détail.

Techniques pour les plans de projet

Un plan de projet consiste à déterminer quoi faire et comment le faire, vous devez donc impliquer beaucoup de personnes. Il existe plusieurs bons outils et techniques pour obtenir des informations d’autres personnes, notamment:

• Ateliers
• Réunions ou entretiens individuels
• Enquêtes ou groupes de discussion avec les clients pour recueillir et valider les exigences.

Vous devez également vous armer d’un outil de gestion des tâches, comme une liste ou un tableau kanban. Ils sont incroyablement utiles pour noter les choses importantes qui devraient figurer dans votre plan de projet. Le logiciel Kanban board peut vous aider à structurer votre plan en notant les principales rubriques, puis en les déplaçant selon les besoins jusqu’à ce que vous ayez un flux qui vous ressemble.

Enfin, vous aurez besoin d’un système de gestion de projet en ligne pour stocker votre plan. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe peuvent accéder à la dernière version du plan de projet.

Comment gérer Votre Plan de projet

Votre plan de projet n’est pas un document écrit dans la pierre. Vous devriez y faire référence et y apporter des modifications aussi souvent que nécessaire. Certaines parties, comme le calendrier de votre projet, changeront presque quotidiennement. D’autres éléments, comme vos plans d’approvisionnement et vos processus de gestion des coûts, ne changeront pas du tout pendant la durée de vie de votre projet.

La chose importante à retenir est que si votre plan ne fonctionne pas pour vous, réfléchissez à ce que vous pouvez faire pour le changer. Il est là pour guider votre gestion de projet, pas pour vous empêcher de faire ce qu’il faut. Si vous devez revoir la façon dont vous gérez les ressources du projet, revenez en arrière et examinez-les. Apportez les modifications dont vous avez besoin, faites approuver à nouveau le plan et partagez-le avec l’équipe.

Comment Planifier Quand Vous N’Avez Pas Toutes les Réponses

Oui, cela arrive – la plupart du temps! Il est rare d’avoir toutes les informations au début d’un projet. La plupart des gestionnaires veulent que vous plongiez et que vous commenciez, mais vous n’avez peut-être pas le luxe de connaître tous les détails.

C’est OK; nous avons des techniques pour aider à gérer l’incertitude.

La première est l’hypothèse du projet. Vous les utilisez pour mettre des mises en garde sur votre plan et pour documenter les choses que vous supposez être vraies à ce stade. Par exemple:

• Nous supposons que les ressources seront disponibles.
• Nous supposons que le financement requis est disponible.
• Nous supposons que les couleurs demandées seront conformes à la marque de l’entreprise et que l’approbation marketing n’est pas requise.

Vous obtenez l’image. Ensuite, si l’équipe de conception revient et dit qu’elle veut que le produit soit une palette de couleurs totalement nouvelle et que le marketing doit l’approuver, vous êtes justifié de dire que vous devrez modifier les délais du calendrier pour rendre cela possible.

Vous avez planifié sur la base d’une hypothèse (que tout le monde a accepté, car vous avez approuvé le document) et cette hypothèse s’est avérée non vraie.

Prochaines étapes pour la planification du projet

La chose la plus importante à retenir est que vous ne devez pas précipiter la planification du projet. Bien faite, la planification du projet prend du temps. Et cela vaut la peine de le faire correctement car si vous ne le faites pas, nous vous garantissons que vous rencontrerez des problèmes plus tard, car les gens ne comprendront pas ce qu’ils sont censés faire et pourquoi.

Une bonne planification vous prépare au succès. Cela vous donne la confiance de savoir que vous avez tous vos processus, outils et systèmes en place pour fournir le résultat parfait.

Maintenant que vous avez tout appris sur la planification de projet, il est temps d’agir. Inscrivez-vous pour un essai gratuit de 30 jours de ProjectManager.com et commencez à planifier votre projet dès aujourd’hui!

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