projektterv

projekttervezési feltételek

mielőtt belemerülnénk a projekt megtervezésébe, segít megismerni néhány olyan kifejezést, amelyet át fog futni. Itt található az általános kifejezések listája, amelyekkel ebben az útmutatóban találkozhat.

• teljesíthető: egy projekt eredményei, például termék, szolgáltatás, jelentés stb.
• érdekelt: bárki, akinek érdekeltsége van a projektben—projektmenedzser, projektszponzor, csapattagok, ügyfelek stb.
• feladatok: Kis munkák, amelyek a végső eredményhez vezetnek.
• mérföldkő: az egyik projektszakasz vége és a következő kezdete.
• források: bármi, amire szüksége van a projekt befejezéséhez, például személyzet, kellékek, anyagok, eszközök, emberek stb.
• költségvetés: a projekt befejezéséhez kapcsolódó teljes költség becslése.
• követés & Monitoring: projektadatok gyűjtése, és annak biztosítása, hogy azok tükrözzék a tervezett eredményeket.

projekttervezési lépések

most bemutatjuk a fő projekttervezési lépéseket:

1. vázolja fel az üzleti esetet
2. határozza meg a projekt hatókörét
3. állítsa be a célokat & célok
4. vázolja fel az eredményeket
5. hozzon létre egy Projektütemezést
6. rendeljen feladatokat a csapatához
7. értékelje a kockázatot
8. jelentés az előrehaladásról

a projekttervezési lépések lépéseinek követésével tisztázhatja, hogy mit kell elérnie, ki kell dolgoznia az odajutáshoz szükséges folyamatokat, és cselekvési tervet kell kidolgoznia arra vonatkozóan, hogyan fogja ezt továbbvinni.

vázolja az üzleti esetet

ha van projektje, annak oka van—ez az üzleti esete. Az üzleti eset felvázolja a projekt indításának okait, előnyeit és a beruházás megtérülését. Ha van egy probléma, amelyet megoldanak, akkor ezt a problémát itt vázoljuk fel. Az üzleti esetet bemutatják azoknak, akik döntéseket hoznak a szervezetében, elmagyarázva, mit kell tenni és hogyan. Ha jóváhagyják, van egy projektje.

találkozz az érdekeltekkel

minden projektnek vannak érdekeltjei, akik érdekeltek a projektben. Azoktól, akik profitálnak belőle, azoktól, akik felelősek a sikeréért. Ezért minden projekttervezésnek meg kell határoznia, hogy kik ezek az érdekeltek, az ügyfelektől a szabályozókig. A velük való találkozás elengedhetetlen ahhoz, hogy jobb képet kapjunk arról, hogy mi a projekt, és mi várható a végső eredménytől.

a projekt hatókörének meghatározása

a projekt célkitűzéseinek megvalósításához és a szükséges teljesítések előállításához szükséges munkára utal. A projekt hatókörét egy work breakdown structure (WBS) határozza meg és szervezi. Ezért a projekt hatóköre magában foglalja, hogy mit kell tennie a projektben (teljesítések, részeredmények, munkacsomagok, tevékenységek, tevékenységek), de azt is, ami nem lényeges. Ez utóbbi fontos, mert annak ismerete, hogy mi nem kiemelt fontosságú, segít elkerülni a hatókör kúszását; Vagyis értékes erőforrások felhasználása valamire, ami nem kulcsfontosságú a projekt sikeréhez.

célok kitűzése & célok

a célok és a célok különböző dolgok, amikor egy projektet tervezünk. A célok az elérni kívánt eredmények, és általában szélesek. A célok viszont konkrétabbak; mérhető intézkedések, amelyeket meg kell tenni a cél elérése érdekében. A projekt tervezésekor a célok természetesen az üzleti esetből származnak, de ebben a szakaszban további részletekbe megy. Bizonyos értelemben finomhangolja az üzleti ügyben kitűzött célokat, és egyértelműen meghatározott feladatokat hoz létre. Ezeket a célokat és célkitűzéseket egy projekt Charta gyűjti össze, amelyet a projekt teljes életciklusa alatt használni fog.

vázlat teljesítmények

a projekt számos teljesítendő. A teljesítendő lehet jó, szolgáltatás vagy eredmény, amely egy feladat, folyamat, fázis, alprojekt vagy projekt befejezéséhez szükséges. Például a végső termék a projekt oka, és miután ez a termék elkészült, a projekt befejeződik. A projekt hatókörében meghatározottak szerint a projekt alprojektekből, fázisokból, munkacsomagokból, tevékenységekből és feladatokból áll, és ezeknek az összetevőknek lehet egy-egy eredménye. Az első lépés annak meghatározása, hogy mi a végső eredmény, és hogyan fogja tudni, hogy a minőség megfelel az érdekelt felek elvárásainak. Ami a projekt többi eredményét illeti, azokat is azonosítani kell, és a csapat egyik tagjának elszámoltathatónak kell lennie a sikeres befejezésért.

projektütemezés létrehozása

a projektütemezés az, amin minden függ. A feladatoktól a költségvetésig mindent az idő határoz meg. Az ütemterveket úgy állítják össze, hogy összegyűjtik az összes feladatot, amely a végső eredmény eléréséhez szükséges, és beállítják őket egy határidőre. Ez egy rakoncátlan munkát eredményezhet, ezért az ütemterveket szakaszokra bontják, mérföldkövek jelzik, amelyek az egyik projektszakasz végét és a következő kezdetét jelzik.

feladatok hozzárendelése

a terv be van állítva, de még mindig létezik absztrakt formában, amíg el nem veszi a feladatokat az ütemtervben, és elkezdi hozzárendelni őket a csapatához. Ezért össze kell állítania egy csapatot, amely rendelkezik a projekt befejezéséhez szükséges készségekkel és tapasztalatokkal. Szerepüket és felelősségüket világosan meg kell határozni, hogy tudják, mit kell tenniük. Ezután, amikor hozzárendel nekik feladatokat a tervből, világosnak kell lenniük, az utasításokkal és a kapcsolódó dokumentációval, amelyekre szükségük lesz a feladatok végrehajtásához.

kockázat értékelése

minden projektnek van valamilyen kockázati szintje. Többféle kockázat létezik, mint például a hatóköri kockázat, a technikai kockázatok és az ütemezési kockázatok. Még akkor is, ha a projektterv alapos, belső és külső tényezők befolyásolhatják a projekt idejét, költségét és hatókörét (hármas kényszer). Ezért rugalmasnak kell tekintenie a tervezést. A kockázatokra való felkészülésnek számos módja van, például változáskezelési terv kidolgozása, de most a legfontosabb dolog az, hogy nyomon kövesse az előrehaladást a végrehajtási szakaszban a projektállapot-jelentések és/vagy a projekttervező szoftver segítségével a kockázat figyelemmel kísérésére.

jelentse az előrehaladását

végső célja az, hogy sikeres projektet biztosítson az érdekelt felek számára. Ők befektetett, és nem lesz elégedett twiddling a hüvelykujját, amíg a projekt fut a pálya. A projekttervezési szakaszban egy munkabontási struktúra (WBS) felépítésével lebonthatja számukra a projektet, hogy megértsék, hogyan fogják végrehajtani a projekttervet. Az érdekelt felek tájékoztatása fontos az elvárásaik kezeléséhez és annak biztosításához, hogy elégedettek legyenek. A rendszeres találkozók, ahol bemutatják az előrehaladási jelentéseket, nagyszerű módja annak, hogy megmutassák nekik, hogy minden a tervek szerint halad előre, és bármilyen kérdést vagy aggályt megfogalmazzanak.

hogyan ProjectManager.com segít a Projekttervekkel

a projekttervező szoftver olyan eszköz, amely segít megtervezni, megszervezni és kezelni a projekt befejezéséhez szükséges ütemtervet és erőforrásokat. Az egyik leggyakrabban használt projektmenedzsment eszköz a Microsoft Project, de ProjectManager.com az egyik legjobb alternatíva a projekttervezéshez. ProjectManager.com egy díjnyertes projektmenedzsment szoftver, amely a tervezéstől a befejezésig szervezi a projekteket. Iratkozzon fel egy ingyenes 30 napos próbaverzióra, és kövesse az alapos projektterv elkészítését, amely minden részletet lefed.

sorolja fel a feladatokat a tervhez

a feladatok bármely projekt építőkövei, és bármely terv kezdete azonosítja az összes olyan feladatot, amely a végső eredményhez vezet.

nyissa meg az eszközt, hogy hozzáadja a feladatokat a Gantt-diagramhoz vagy a több projektnézet egyikéhez. Bármely táblázatból importálhat egy feladatlistát, vagy használhatja az egyik sablonunkat az induláshoz.

adjon hozzá időtartamot és költségeket a tevékenységekhez

minden tevékenységnek van egy becsült időtartama, amely a befejezéshez szükséges idő. Szükségük lesz egy bizonyos összegű finanszírozásra is, amelyet össze kell gyűjteni a terv megfogalmazásához.

adja hozzá az egyes tevékenységek kezdési és befejezési dátumait a Gantt-ben, és töltse fel a projekt idővonalát, így a teljes projektet egy helyen láthatja. Van egy oszlop a feladat költségeiről is.

Linkfüggő feladatok

a feladatok nem mindig különülnek el egymástól. Gyakran nem lehet elindítani vagy megállítani, amíg egy másik el nem indul vagy leáll. Ezt feladatfüggőségnek nevezik, és ezt meg kell jegyezni a tervben.

függő feladatok összekapcsolása az egyikre húzással. A szaggatott vonal azt jelzi, hogy összekapcsolódnak, így tudatában marad a ténynek, és elkerülheti a szűk keresztmetszeteket a projekt későbbi szakaszában.

mérföldkövek beállítása & alapvonal

a mérföldkő az egyik szakasz végét és egy másik kezdetét jelzi, ami segít a követésben és a morálban. Az alapvonal beállítja a tervet, így összehasonlíthatja azt a tényleges előrehaladással.

van egy szűrő a Gantt-en, amely automatikusan beállítja az alapvonalat, így használhatja a tényleges előrehaladás nyomon követésére a tervhez képest. Az alapvonal egy kattintással is lezárható.

fedélzeti csapat & hozzárendelés

a csapat és az eszköz összekapcsolása a projektterv aktualizálásának módja. Minél könnyebb és zökkenőmentes ez az átmenet, annál gyorsabban fog dolgozni a projekten.

hívja meg csapatát a szoftverből, és egy linket tartalmazó e-mailt generál. Miután követik ezt a linket, belépnek és hozzáférnek a feladataik kezeléséhez szükséges eszközökhöz.

az előrehaladás nyomon követése & jelentés az érdekelteknek

az előrehaladás nyomon követése, majd az érdekeltek frissítése mind a pályán maradás, mind az érdekeltek elvárásainak kezelése.

Lásd az előrehaladást a valós idejű irányítópulton, amely kiszámítja az adatokat, és megjeleníti azokat hat projekt mutatón keresztül. A jelentések szűrhetők és megoszthatók, hogy mélyen belemerüljenek ezekbe a számokba.

szükség szerint állítsa be a tervet

egyetlen terv sem marad ugyanaz a projekt során. A dolgok megtörténnek és változásokat követelnek. Ezért a terv egyszerű szerkesztése kulcsfontosságú a projekttervezés szempontjából.

Szerkessze a tervet a Gantt-on egy egyszerű húzással. Helyezze át a régi dátumot az új dátumra, és nem csak az adott tevékenység javítva van, hanem az érintett tevékenységek is automatikusan frissülnek.

ProjectManager.a com egy díjnyertes szoftver, amely segíti a vezetőket a tervezésben és a csapatok szervezésében. A Gantt-diagramok a projektterv minden aspektusát vezérlik, az ütemezéstől a feladatok hozzárendeléséig, sőt az előrehaladás nyomon követéséig. A több projektnézet átláthatóságot biztosít a munkafolyamatban, és mindenkinek megadja azokat az eszközöket, amelyekre szüksége van ahhoz, hogy a legjobb legyen.

készen áll a terv elkészítésére? Próbálja ProjectManager.com ma ezzel az ingyenes 30 napos próbaverzióval.

a projektmenedzser felelős a projektterv elkészítéséért, és bár Ön nem tudja elkészíteni az összes tartalmat, Ön lesz az, aki dörömböl a gombokkal, hogy beírja az egészet. Használjon sablonokat, ahol időt takaríthat meg. Töltse le ingyenes projektterv sablonunkat, és írja meg tervét dupla gyors idő alatt!

mi a projektterv célja?

a projektterv célja, hogy útmutatóként szolgáljon a végrehajtási és ellenőrzési szakaszokhoz. A projektterv tartalmazza a végrehajtási szakaszhoz szükséges összes információt, például a projekt céljait, célkitűzéseit, munkaterületét, mérföldköveit, kockázatait és erőforrásait. Ezután ez az információ segít a projektmenedzsereknek a projekt előrehaladásának nyomon követésében és ellenőrzésében.

az elején tervezzük, hogy később időt takarítsunk meg. A jó projektterv azt jelenti, hogy nem kell aggódnia, hogy a projekt résztvevői a megfelelő időpontokban elérhetők lesznek—e-mert azt tervezte, hogy azok legyenek. Nem kell aggódnia, hogyan kell kifizetni ezeket a számlákat—megtervezte a pénzügyi folyamatot. Nem kell aggódnia, hogy mindenki egyetért – e abban, hogy néz ki a minőségi eredmény—már megtervezte, hogy milyen minőségi intézkedéseket fog használni.

egy jó projektterv meghatározza azokat a folyamatokat, amelyeket mindenki várhatóan követni fog, így később elkerüli a sok fejfájást. Például, ha megadja, hogy a becsléseket a tárgy szakértői fogják kidolgozni az ítéletük alapján, és ezt jóváhagyják, később senki sem panaszkodhat, hogy azt akarták, hogy más becslési technikát használjon. A kezdetek óta ismerik az üzletet.

a tervezés egyszerűsíti a cselekvést.

a projekttervek szintén nagyon hasznosak az előrehaladás nyomon követésében. Visszamehetsz hozzájuk, és ellenőrizheted, hogy mit mondtál, mit fogsz csinálni, és hogyan, összehasonlítva azzal, amit valójában csinálsz. Ez ad egy jó valóság ellenőrzés, és lehetővé teszi, hogy változtatni természetesen, ha kell, így a projekt vissza a pályára.

az olyan eszközök, mint az irányítópultok, segíthetnek abban, hogy a projekt a terv szerint haladjon. ProjectManager.com van egy valós idejű irányítópult, amely automatikusan frissül, amikor a feladatok frissülnek.

a projektterv elemei

a már tárgyalt projekttervezési folyamat csak megkarcolja a projekt irányításához létrehozott gyakorlatok mély kútjának felületét. A párbeszéddel kezdődnek — az érdekelt felekkel, csapatokkal, et al.

a tervezési szakaszhoz szükséges dokumentum a projektterv. Útmutató a Project Management Body of Knowledge-hez (PMBOK Guide) – ötödik kiadás azt mondja, hogy a projektterv sok kiegészítő tervből áll. Ezek a következők:

• a csapat humán erőforrásainak kezelésére vonatkozó terv mind a rendelkezésre állás, mind a készségek tekintetében
• a projekt költségeinek és költségvetési elemeinek kezelésére vonatkozó terv, beleértve az esetleges beszerzéseket vagy beszállítói megbízásokat
• kommunikációs terv, amely meghatározza, hogy ki fog üzeneteket kapni a projektről, mikor és milyen formátumban
• a projektkockázat kezelésére vonatkozó terv, beleértve a a kockázatok naplózására és nyomon követésére szolgáló folyamatok
• minőségi terv, amely meghatározza a projekt minőségi céljait

ez sok dokumentáció.

a valóságban ritka, hogy ezeket egyedi dokumentumokként állítja elő. Szüksége van egy projekttervre, amely mindegyik fontos eleméről beszél. Nincs értelme olyan nagy dokumentumot létrehozni,amely pontosan meghatározza, hogyan működik a vállalkozása. Ha már rendelkezik strukturált kockázatkezelési folyamattal, akkor ne pazarolja az idejét, hogy mindent újra leírjon a projekttervben.

a projekttervnek elegendő információt kell tartalmaznia ahhoz, hogy pontosan tudja, milyen folyamatokat és eljárásokat kell követni, és kit kell bevonni. Hagyja jóvá projekttervét az érdekelt felekkel, a projekt szponzorával és a csapatával, hogy később ne legyenek meglepetések.

mennyi ideig tart a projekttervezési szakasz?

erre nehéz válaszolni. A Hold leszállásának megtervezése hosszabb ideig tart, mint egy új randevú kb.

a legjobb módja annak, hogy megbecsüljük, mennyi ideig tart a projekttervezési szakasz, ha megnézzük a hasonló projekteket, amelyek korábban történtek, és megnézzük, mennyi időbe telt a tervezésük. Beszélj a projektmenedzserrel is, ha tudsz, mert véleményük lesz arról, hogy ez az idő elég volt-e vagy sem!

könnyen látható, hogy mennyi ideig tartott más projekt, ha rendelkezik olyan projektmenedzsment eszközzel, amely archiválja a régi projektütemezéseket, és elérhetővé teszi az adatokat mindenki számára, akinek szüksége van rá. Ezután kereshet hasonló projekteket, és részletesen tanulmányozhatja azok ütemtervét.

projekttervek technikái

a projektterv arról szól, hogy kitaláljuk, mit és hogyan kell csinálni, ezért sok embert be kell vonni. Számos jó eszköz és technika van arra, hogy információt szerezzen más emberektől, beleértve:

• workshopok
• személyes találkozók vagy interjúk
• felmérések vagy ügyfélközpontú csoportok a követelmények összegyűjtésére és érvényesítésére.

egy feladatkezelő eszközzel, például egy listával vagy egy kanban táblával is fel kell élesítenie magát. Hihetetlenül hasznosak a fontos dolgok feljegyzéséhez, amelyeknek szerepelniük kell a projekttervben. A Kanban board szoftver segíthet a terv felépítésében azáltal, hogy felírja a kulcsfontosságú címsorokat, majd szükség szerint mozgatja őket, amíg nem lesz megfelelő áramlás.

végül szüksége lesz egy online projektmenedzsment rendszerre a terv tárolásához. Győződjön meg arról, hogy a csapatban mindenki hozzáférhet a projektterv legújabb verziójához.

a projektterv kezelése

a projektterv nem kőbe vésett dokumentum. Vissza kell utalnia rá, és olyan gyakran kell változtatnia rajta, amennyire csak szükséges. Egyes részei, mint például a projekt ütemterve, szinte naponta változnak. Más alkatrészek, mint például a beszerzési tervek és a költségkezelési folyamatok, egyáltalán nem változnak a projekt élettartama alatt.

fontos megjegyezni, hogy ha a terve nem működik az Ön számára, gondolja át, mit tehet annak megváltoztatása érdekében. Ez azért van, hogy irányítsa a projektmenedzsmentet, nem pedig korlátozza Önt abban, hogy helyesen cselekedjen. Ha felül kell vizsgálnia, hogyan kezeli a projekt erőforrásait, akkor térjen vissza és tekintse át. Végezze el a szükséges változtatásokat, hagyja jóvá újra a tervet, és ossza meg a csapattal.

hogyan kell tervezni, ha nincs minden válasz

Igen, ez történik–az idő nagy részében! Ritkán van minden információ a projekt elején. A legtöbb menedzser azt akarja, hogy merüljön el és kezdje el, de lehet, hogy nem rendelkezik azzal a luxussal, hogy megismerje az összes részletet.

ez rendben van; vannak technikáink, amelyek segítenek kezelni a bizonytalanságot.

először a projekt feltételezése. Ezeket arra használod, hogy figyelmeztetéseket tegyél a tervedre, és dokumentáld azokat a dolgokat, amelyekről azt gondolod, hogy igazak ebben a pillanatban. Például:

• feltételezzük, hogy az erőforrások rendelkezésre állnak.
• feltételezzük, hogy a szükséges finanszírozás rendelkezésre áll.
• feltételezzük, hogy a kért színek összhangban lesznek a cég márkájával, és hogy a Marketing jóváhagyása nem szükséges.

megkapod a képet. Aztán, ha a tervező csapat visszatér, és azt mondja, hogy azt akarják, hogy a termék egy teljesen új színpaletta legyen, és hogy a marketingnek ezt jóvá kell hagynia, akkor jogosan mondhatjuk, hogy meg kell változtatnia az ütemtervet, hogy ez lehetséges legyen.

egy feltételezés alapján terveztél (amit mindenki elfogadott, mert jóváhagytad a dokumentumot), és ez a feltételezés kiderült, hogy nem igaz.

a projekttervezés következő lépései

a legfontosabb megjegyezni, hogy nem szabad siettetni a projekttervezést. Megfelelően végzett, a projekttervezés időt vesz igénybe. És érdemes helyesen csinálni, mert ha nem, garantáljuk, hogy később problémákat fog találni, mivel az emberek nem fogják megérteni, mit kellene tenniük és miért.

nagyszerű tervezés állítja fel a siker. Ez adja a bizalmat, hogy tudja, hogy megvan az összes folyamatok, eszközök és rendszerek a helyén, hogy a tökéletes eredményt.

most, hogy mindent megtudott a projekttervezésről, ideje cselekedni. Iratkozzon fel egy ingyenes 30 napos próbaverzióra ProjectManager.com kezdje el a projekt tervezését még ma!

Ingyenes Próbaverzió Indítása