Piano di progetto

Termini di pianificazione del progetto

Prima di tuffarci in come pianificare un progetto, aiuta ad avere familiarità con alcuni dei termini che ti imbatterai in. Ecco un elenco di termini generali che incontrerai in questa guida.

• Deliverable: i risultati di un progetto, ad esempio un prodotto, un servizio, un report, ecc.
• Stakeholder: chiunque abbia un interesse acquisito nel progetto-project manager, project sponsor, membri del team, clienti, ecc.
• Attività: Piccoli lavori che portano al risultato finale.
• Milestone: la fine di una fase del progetto e l’inizio della successiva.
• Risorse: tutto ciò di cui hai bisogno per completare il progetto, come personale, forniture, materiali, strumenti, persone e altro ancora.
• Budget: stima del costo totale relativo al completamento di un progetto.
• Monitoraggio & Monitoraggio: raccolta dei dati di progetto e verifica che riflettano i risultati pianificati.

Fasi di pianificazione del progetto

Ora, ti guideremo attraverso le principali fasi di pianificazione del progetto:

1. Delineare il “Business Case”
2. definizione dell’Ambito di Progetto
3. Impostare Obiettivi & Obiettivi
4. Contorno Risultati
5. Creare una Pianificazione del Progetto
6. Assegnare i Compiti per la tua Squadra
7. la valutazione del Rischio
8. Segnala il tuo Corso

seguendo questi passaggi di pianificazione passi, potrai chiarire che cosa avete bisogno per raggiungere, il lavoro del sistema è necessario arrivare e sviluppare un piano di azione per come si sta andando a portare avanti l’idea.

Delinea il Business Case

Se hai un progetto, c’è una ragione per questo: è il tuo business case. Il business case delinea i motivi per cui il progetto viene avviato, i suoi benefici e il ritorno sull’investimento. Se c’è un problema che viene risolto, allora questo problema è delineato qui. Il business case sarà presentato a coloro che prendono decisioni presso la vostra organizzazione, spiegando cosa deve essere fatto, e come. Se approvato, hai un progetto.

Incontro con gli Stakeholder

Ogni progetto ha stakeholder, coloro che hanno un interesse acquisito nel progetto. Da quelli che ne traggono profitto, a quelli che sono responsabili del suo successo. Pertanto, qualsiasi pianificazione del progetto deve identificare chi sono questi stakeholder, dai clienti alle autorità di regolamentazione. L’incontro con loro è fondamentale per ottenere un quadro migliore di ciò che il progetto è e ciò che ci si aspetta dal risultato finale.

Definire l’ambito del progetto

Si riferisce al lavoro necessario per raggiungere gli obiettivi del progetto e generare i risultati richiesti. L’ambito del progetto dovrebbe essere definito e organizzato da una Work Breakdown Structure (WBS). Pertanto, l’ambito del progetto include ciò che è necessario fare nel progetto (deliverables, sub deliverables, pacchetti di lavoro, attività, attività), ma anche ciò che non è essenziale. Quest’ultimo è importante, perché sapere cosa non è di alta priorità aiuta ad evitare lo scorrimento dell’ambito; cioè, utilizzando risorse preziose per qualcosa che non è la chiave del successo del tuo progetto.

Imposta obiettivi &Obiettivi

Gli obiettivi e gli obiettivi sono cose diverse quando si tratta di pianificare un progetto. Gli obiettivi sono i risultati che si desidera raggiungere e di solito sono ampi. Gli obiettivi, d’altra parte, sono più specifici; azioni misurabili che devono essere intraprese per raggiungere il tuo obiettivo. Quando si pianifica un progetto, gli obiettivi e gli obiettivi derivano naturalmente dal business case, ma in questa fase si entra in ulteriori dettagli. In un certo senso, stai mettendo a punto gli obiettivi stabiliti nel business case e creando attività chiaramente definite. Questi obiettivi e obiettivi sono raccolti in una carta del progetto, che utilizzerai per tutto il ciclo di vita del progetto.

Outline Deliverables

Un progetto può avere numerosi deliverables. Un deliverable può essere un bene, un servizio o un risultato necessario per completare un’attività, un processo, una fase, un sottoprogetto o un progetto. Ad esempio, il deliverable finale è il motivo per il progetto, e una volta che questo deliverable è prodotto, il progetto è completato. Come definito nell’ambito del progetto, un progetto è costituito da sottoprogetti, fasi, pacchetti di lavoro, attività e attività e ciascuno di questi componenti può avere un deliverable. La prima cosa da fare è determinare quale sia il risultato finale e come saprai che la qualità soddisfa le aspettative dei tuoi stakeholder. Per quanto riguarda gli altri risultati del progetto, devono anche essere identificati e qualcuno nel team deve essere responsabile del loro completamento.

Crea una pianificazione del progetto

La pianificazione del progetto è ciò su cui tutto si blocca. Dai tuoi compiti al tuo budget, è tutto definito dal tempo. Gli orari sono costituiti raccogliendo tutte le attività necessarie per raggiungere il risultato finale e impostandole su una timeline che termina alla scadenza. Questo può fare per un lavoro indisciplinato avanti, che è il motivo per cui gli orari sono suddivisi in fasi, indicate da pietre miliari, che segnano la fine di una fase del progetto e l’inizio del prossimo.

Assegna compiti

Il piano è impostato, ma esiste ancora in astratto fino a quando non prendi le attività sul tuo programma e inizi ad assegnarle al tuo team. Pertanto, è necessario assemblare un team che abbia le competenze e le esperienze necessarie per completare il progetto. I loro ruoli e responsabilità devono essere chiaramente definiti, in modo che sappiano cosa fare. Quindi, quando assegni loro le attività dal tuo piano, dovrebbero essere chiare, con indicazioni e qualsiasi documentazione correlata di cui avranno bisogno per eseguire le attività.

Valutare il rischio

Ogni progetto ha un certo livello di rischio. Esistono diversi tipi di rischio, tra cui il rischio di ambito, i rischi tecnici e il rischio di pianificazione. Anche se il piano di progetto è completo, fattori interni ed esterni possono influire sul tempo, sui costi e sull’ambito del progetto (triplo vincolo). Pertanto, è necessario considerare la pianificazione come flessibile. Ci sono molti modi per prepararsi al rischio, come lo sviluppo di un piano di gestione del cambiamento, ma per ora, la cosa più importante da fare è tenere traccia dei progressi durante tutta la fase di esecuzione utilizzando i rapporti sullo stato del progetto e/o software di pianificazione del progetto per monitorare il rischio.

Segnala i tuoi progressi

Il tuo obiettivo finale è garantire un progetto di successo per i tuoi stakeholder. Sono investiti e non saranno soddisfatti girando i pollici fino a quando il progetto non farà il suo corso. Costruendo una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) durante la fase di pianificazione del progetto è possibile suddividere il progetto per loro in modo che capiscano come verrà eseguito il piano di progetto. Tenere informati gli stakeholder è importante per gestire le loro aspettative e garantire che siano soddisfatti. Avere incontri regolari in cui si presentano relazioni sui progressi sono un ottimo modo per mostrare loro che tutto sta andando avanti come previsto e per mettere in campo eventuali domande o dubbi che potrebbero avere.

Come ProjectManager.com Aiuta con i piani di progetto

Software di pianificazione del progetto è uno strumento che aiuta a pianificare, organizzare e gestire la pianificazione e le risorse necessarie per completare un progetto. Uno degli strumenti di gestione del progetto più comunemente utilizzati è Microsoft Project, ma ProjectManager.com è una delle migliori alternative disponibili per la pianificazione del progetto. ProjectManager.com è un software di gestione del progetto premiato che organizza i progetti dalla pianificazione al completamento. Iscriviti per una prova gratuita di 30 giorni e seguire lungo per costruire un piano di progetto completo che copre ogni dettaglio.

Elenca le tue attività per il piano

Le attività sono gli elementi costitutivi di qualsiasi progetto e l’inizio di qualsiasi piano sta identificando tutte le attività che portano al tuo risultato finale.

Aprire lo strumento per aggiungere le attività sul diagramma di Gantt o su una delle altre viste multiple del progetto. Puoi importare un elenco di attività da qualsiasi foglio di calcolo o utilizzare uno dei nostri modelli per iniziare.

Aggiungi durata e costi alle attività

Ogni attività ha una durata stimata, che è il tempo necessario per completarla. Essi richiedono anche una certa quantità di finanziamento, che deve essere raccolto per formulare il vostro piano.

Aggiungi le date di inizio e di fine per ogni attività nel Gantt e popolano una timeline del progetto, in modo da poter vedere l’intero progetto disposto in un unico posto. C’è anche una colonna per i costi delle attività.

Attività dipendenti dal collegamento

Le attività non sono sempre separate l’una dall’altra. Spesso non si può avviare o interrompere fino a quando un altro ha iniziato o fermato. Questa è chiamata dipendenza da attività e deve essere annotata nel tuo piano.

Collega le attività dipendenti trascinando l’una all’altra. Una linea tratteggiata indica che sono collegati, in modo da rimanere consapevoli del fatto e può evitare colli di bottiglia in seguito nel progetto.

Set Milestones & Baseline

Una milestone indica la fine di una fase e l’inizio di un’altra, che aiuta con il monitoraggio e il morale. La linea di base imposta il tuo piano in modo da poterlo confrontare con i progressi effettivi.

C’è un filtro sul Gantt che imposta automaticamente la linea di base, quindi puoi usarlo per monitorare i tuoi progressi effettivi rispetto al piano. La linea di base può anche essere bloccata con un clic.

Squadra a bordo & Assegnare

Ottenere la squadra e lo strumento insieme è come un piano di progetto viene attualizzato. Il più facile e senza soluzione di continuità questa transizione, il più veloce si arriva a lavorare sul progetto.

Invita il tuo team dal software e genera un’e-mail con un link. Una volta che seguono quel link, sono dentro e hanno accesso agli strumenti di cui hanno bisogno per gestire le loro attività.

Monitorare i progressi & Relazione agli Stakeholder

Tenere traccia dei tuoi progressi e quindi aggiornare gli stakeholder è sia come rimanere in pista che gestire le aspettative dei tuoi stakeholder.

Vedere i progressi come accade sul nostro dashboard in tempo reale, che calcola i dati e li visualizza su sei metriche di progetto. I rapporti possono essere filtrati e condivisi per un tuffo profondo in quei numeri.

Regola il piano secondo necessità

Nessun piano rimane lo stesso per tutto il progetto. Le cose accadono e i cambiamenti sono richiesti. Pertanto, essere in grado di modificare facilmente il piano è la chiave per la pianificazione del progetto.

Modifica il tuo piano sul Gantt con un semplice drag and drop. Sposta la vecchia data nella nuova data e non solo l’attività è fissa, ma anche tutte le attività interessate vengono aggiornate automaticamente.

ProjectManager.com è un software pluripremiato che aiuta i manager a pianificare e aiuta i team a organizzarsi. I grafici di Gantt controllano tutti gli aspetti del piano di progetto, dalla pianificazione all’assegnazione delle attività e persino al monitoraggio dei progressi. Più viste di progetto forniscono trasparenza nel flusso di lavoro e offrono a tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per essere al meglio.

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Il project manager è responsabile della produzione del piano di progetto e, sebbene non sia possibile creare tutti i contenuti da soli, sarai tu a battere i tasti per digitare tutto. Utilizzare i modelli in cui è possibile per risparmiare tempo. Scarica il nostro modello di piano di progetto gratuito e scrivi il tuo piano in tempo doppio!

Qual è lo scopo di un piano di progetto?

Lo scopo di un piano di progetto è quello di servire da guida per le fasi di esecuzione e controllo. Il piano di progetto fornisce tutte le informazioni necessarie per la fase di esecuzione come gli obiettivi del progetto, gli obiettivi, l’ambito di lavoro, le pietre miliari, i rischi e le risorse. Quindi, queste informazioni aiutano i project manager a monitorare e controllare lo stato di avanzamento del progetto.

Pianifichiamo all’inizio di risparmiare tempo in seguito. Un buon piano di progetto significa che non devi preoccuparti se i partecipanti al progetto saranno disponibili nelle date giuste, perché hai pianificato per loro. Non devi preoccuparti di come pagare quelle fatture: hai pianificato il tuo processo finanziario. Non devi preoccuparti se tutti sono d’accordo su come appare un risultato di qualità—hai già pianificato quali misure di qualità utilizzerai.

Un buon piano di progetto stabilisce i processi che tutti dovrebbero seguire, quindi evita molti mal di testa in seguito. Ad esempio, se specifichi che le stime verranno elaborate da esperti in materia in base al loro giudizio e che è approvato, in seguito nessuno può lamentarsi di voler utilizzare una tecnica di stima diversa. Conoscono l’accordo dall’inizio.

La pianificazione semplifica il fare.

I piani di progetto sono anche molto utili per monitorare i progressi. Puoi tornare da loro e controllare cosa hai detto che avresti fatto e come, confrontandolo con ciò che stai effettivamente facendo. Questo ti dà un buon controllo della realtà e ti consente di cambiare rotta se necessario, riportando il progetto in pista.

Strumenti come dashboard possono aiutarti a assicurarti che il tuo progetto stia procedendo secondo i piani. ProjectManager.com ha una dashboard in tempo reale che si aggiorna automaticamente ogni volta che le attività vengono aggiornate.

Gli elementi di un piano di progetto

Il processo di pianificazione del progetto già discusso graffia solo la superficie di quello che è un pozzo profondo di pratiche create per controllare il tuo progetto. Iniziano con il dialogo-parlando con le parti interessate, i team, et al.

Il deliverable per la fase di pianificazione è un documento chiamato piano di progetto. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guida PMBOK) – Quinta edizione dice che il piano di progetto è composto da molti piani sussidiari. Questi includono:

• Un piano per la gestione delle risorse umane in team sia in termini di disponibilità e competenze
• Un piano per la gestione dei costi e budgeting elementi di progetto, comprese eventuali acquisti o fornitore impegni si potrebbe avere
• Un piano di comunicazione che stabilisce che sta per ricevere i messaggi sul progetto, quando e in che formato
• Un programma per affrontare i rischi di progetto, comprese le procedure per la registrazione e il monitoraggio dei rischi
• Un piano di qualità che specifica gli obiettivi di qualità per il progetto

Che è un sacco di documentazione.

In realtà, è raro che tu li produca come documenti individuali. Ciò di cui hai bisogno è un piano di progetto che parli degli elementi importanti di ciascuno di questi. Non c’è alcun punto di creare un grande documento che stabilisce esattamente come funziona il vostro business in ogni caso. Se hai già un processo di gestione del rischio strutturato, non perdere tempo a scriverlo di nuovo nel tuo piano di progetto.

Il tuo piano di progetto deve includere informazioni sufficienti per assicurarti di sapere esattamente quali processi e procedure devono essere seguiti e chi deve essere coinvolto. Ottieni il tuo piano di progetto approvato dai tuoi stakeholder, dal tuo sponsor di progetto e dal tuo team in modo che non ci siano sorprese in seguito.

Quanto dura la fase di pianificazione del progetto?

Questo è difficile rispondere. Sta andando a prendere più tempo per pianificare lo sbarco sulla luna di un nuovo incontri app.

Il modo migliore per stimare quanto tempo impiegherà la fase di pianificazione del progetto è guardare progetti simili che sono accaduti prima e vedere quanto tempo ci sono voluti per pianificare. Parla anche con il project manager, se puoi, perché avranno una visione se quel periodo di tempo è stato sufficiente o meno!

È facile vedere quanto tempo hanno impiegato altri progetti se si dispone di uno strumento di gestione del progetto che archivia i vecchi programmi di progetto e rende i dati disponibili a tutti coloro che ne hanno bisogno. È quindi possibile cercare progetti simili e studiare i loro programmi in dettaglio.

Tecniche per i piani di progetto

Un piano di progetto è tutto di lavoro su cosa fare e come farlo, quindi è necessario ottenere un sacco di persone coinvolte. Ci sono diversi buoni strumenti e tecniche per ottenere informazioni da altre persone tra cui:

• Workshop
• Incontri one-to-one o interviste
• Sondaggi o focus group per raccogliere e convalidare i requisiti.

Dovresti anche armarti di uno strumento di gestione delle attività, come una lista o una scheda kanban. Sono incredibilmente utili per annotare cose importanti che dovrebbero essere nel tuo piano di progetto. Il software della scheda Kanban può aiutare a strutturare il tuo piano annotando le intestazioni chiave e poi spostandole come richiesto fino a quando non hai un flusso che sembra giusto.

Infine, avrete bisogno di un sistema di gestione del progetto on-line per memorizzare il vostro piano in. Assicurati che tutti i membri del team possano accedere alla versione più recente del piano di progetto.

Come gestire il piano di progetto

Il piano di progetto non è un documento scritto nella pietra. Si dovrebbe fare riferimento ad esso e apportare modifiche ad esso tutte le volte che è necessario. Parti di esso, come il vostro programma di progetto, cambierà quasi ogni giorno. Altre parti, come i piani di approvvigionamento e i processi di gestione dei costi, non cambieranno affatto durante la vita del progetto.

La cosa importante da ricordare è che se il tuo piano non funziona per te, pensa a cosa puoi fare per cambiarlo. È lì per guidare la gestione del progetto, non limitarti a fare la cosa giusta. Se hai bisogno di rivedere come gestisci le risorse del progetto, torna indietro e rivedilo. Apportare le modifiche necessarie, ottenere il piano approvato di nuovo e condividerlo con il team.

Come pianificare quando non hai tutte le risposte

Sì, questo accade–la maggior parte del tempo! È raro avere tutte le informazioni all’inizio di un progetto. La maggior parte dei manager vuole che tu ti immerga e inizi, ma potresti non avere il lusso di conoscere tutti i dettagli.

Va bene; abbiamo tecniche per aiutare ad affrontare l’incertezza.

In primo luogo è l’ipotesi del progetto. Li usi per mettere avvertimenti sul tuo piano e per documentare le cose che presumi siano vere a questo punto nel tempo. Ad esempio:

• Partiamo dal presupposto che le risorse saranno disponibili.
• Assumiamo che il finanziamento richiesto sia disponibile.
• Partiamo dal presupposto che i colori richiesti siano in linea con il marchio aziendale e che non sia richiesta la firma di marketing.

Si ottiene l’immagine. Quindi, se il team di progettazione torna e dice che vogliono che il prodotto sia una tavolozza di colori totalmente nuova e che il marketing deve approvarlo, sei giustificato nel dire che dovrai cambiare le tempistiche del programma per renderlo possibile.

Hai pianificato sulla base di un’ipotesi (che tutti hanno accettato, perché hai approvato il documento) e quell’ipotesi si è rivelata non vera.

Prossimi passi per la pianificazione del progetto

La cosa più importante da ricordare è che non dovresti affrettare la pianificazione del progetto. Fatto correttamente, la pianificazione del progetto richiede tempo. E vale la pena farlo correttamente perché se non lo fai, ti garantiamo che colpirai i problemi in seguito poiché le persone non capiranno cosa dovrebbero fare e perché.

Grande pianificazione si imposta per il successo. Ti dà la sicurezza di sapere che hai tutti i tuoi processi, strumenti e sistemi in atto per fornire il risultato perfetto.

Ora che hai imparato tutto sulla pianificazione del progetto, è il momento di agire. Iscriviti per una prova gratuita di 30 giorni di ProjectManager.com e inizia a pianificare il tuo progetto oggi!

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