w 2011 roku amerykańskie firmy wydały 110 miliardów dolarów na materiały do konserwacji, naprawy i eksploatacji (MRO) – od żarówek po środki czyszczące po nakrętki i śruby – a z tych 110 miliardów dolarów około 12 miliardów dolarów znajduje się na półkach i nigdy się nie zużywa.* Badanie przeprowadzone przez Grainger ’ S Consulting Services szacuje ponad połowę USA. firmy nie zarządzają efektywnie dostawami MRO, pozostawiając je martwymi, przestarzałymi i co najważniejsze, wyczerpującymi budżet zapasami.
to nie jest ładny obraz, ale bogata okazja dla specjalistów ds. utrzymania ruchu w obiekcie do obniżenia kosztów swojej działalności poprzez bardziej agresywne podejście do zarządzania zapasami. Uważamy, że usprawnienie procesów zarządzania zapasami może pomóc firmom zmniejszyć wydatki nawet o 25 procent. Skąd wiesz, gdzie znajduje się Twoje zarządzanie zapasami i dokąd może się udać? Aby pomóc, zbadaliśmy ponad 500 organizacji i zidentyfikowaliśmy trzy podstawowe podejścia do zarządzania zapasami MRO-zaopatrzone, zarządzane i lewarowane.
ewolucja Twojego podejścia do zarządzania zapasami
Stocked to najbardziej podstawowe podejście do zarządzania zapasami MRO. Jest to głównie reaktywne i przedmioty są dodawane do zapasów dla wygody lub w celu uniknięcia zapasów. Wszystkie materiały MRO są uważane za nieodwracalne koszty, a kierownictwo zwraca na nie niewielką uwagę, kupując, przechowując i wydając materiały dla pracowników w sposób ad-hoc.
Jak to podejście wygląda w działaniu?
powiedz, że jesteś odpowiedzialny za utrzymanie obiektów w zakładzie produkcyjnym. Pewnego dnia Taśma przenośnika na kluczowym elemencie sprzętu ulega awarii. Praca w tym obszarze jest wstrzymana i spędzasz większość dnia przeszukując magazyn w poszukiwaniu brakującej części zamiennej i dzwoniąc do dostawców, próbując znaleźć to, czego potrzebujesz.
po ostatecznym zlokalizowaniu części kupujesz kilka dodatkowych, aby zachować w magazynie, aby uniknąć tego samego problemu następnym razem. Brzmi jak mądra decyzja, ale jeśli ta część nie jest potrzebna przez kilka lat lub zostanie zagubiona w przepełnionym magazynie, szanse są dodatkowe zapasy (inwestycja) będzie po prostu siedzieć na półce niewykorzystane.
po wielokrotnym powtórzeniu tego cyklu zaczynasz zdawać sobie sprawę, że twój proces nie działa. Bez kontroli lub danych pozwalających zrozumieć, jak często dany przedmiot jest używany, nie można przewidzieć popytu, a zapasy nadal rosną. Zachęca to do przejścia w kierunku następnej ewolucji – zarządzanego podejścia.
Managed Approach to MRO Inventory
managed approach helps control costs by using process and inventory data to help with decision-making. W tym podejściu materiały MRO są uważane za wydatek operacyjny, który można aktywnie zarządzać i kontrolować.
pierwszym krokiem do przejścia na podejście zarządzane jest inwestowanie w budowanie właściwych danych. Dane są tym, co umożliwia zarządzanie zapasami MRO; pomagają zrozumieć Twoje zapotrzebowanie i wzorce użytkowania, dzięki czemu możesz zoptymalizować poziom zapasów.
aby sprawdzić jakość danych, wybierz element i sprawdź, czy możesz udzielić odpowiedzi na podstawowe pytania, takie jak:
- co to jest i gdzie można go znaleźć?
- kiedy jest używany i ile jest potrzebny?
- dlaczego jest w magazynie i kto go dostarcza?
im więcej z tych pytań możesz odpowiedzieć, tym skuteczniejszy będzie twój program do zarządzania zapasami.
konieczne będzie również dalsze zdefiniowanie procesów zarządzania materiałami MRO, w tym sposobu magazynowania, konsumpcji, analizy i odzyskiwania zapasów. Standaryzacja tych procesów i zapewnienie ich konsekwentnego wykonywania zapewni wysokiej jakości DANE magazynowe i zwiększy wydajność.
wróćmy do naszego przykładu w zakładzie produkcyjnym. Po zbyt wielu pośpiesznych zamówieniach i brakujących zapasach przydzielasz Menedżera obiektów do organizowania i oznaczania magazynu oraz nadzorowania zapasów MRO. Pracownicy są zobowiązani do rejestrowania, jakie materiały biorą, a wszystkie wnioski o nowe przedmioty muszą zostać zatwierdzone. Dzięki śledzeniu danych dotyczących użytkowania menedżer jest w stanie zidentyfikować, które rękawice są najczęściej używane przez pracowników i mieć pod ręką odpowiedni zapas. Dane pokazują również, że okulary ochronne są przepełnione, więc zamówienia są zmniejszone, a wzrost niepotrzebnych zapasów jest spowolniony.
chociaż zarządzane podejście jest skuteczne, niektórzy pracownicy mogą czuć, że kontrole spowalniają ich, więc tworzą własne” prywatne ” zapasy. Z czasem napięcie może narastać, gdy proces się załamuje, a dane są uważane za niewiarygodne. Zachęca to do przejścia na podejście lewarowane.
Leveraged Approach to MRO Inventory
Leveraged – the optimal approach – considers inventory in MRO as a strategic component of the business and an investment with recoverable value. Takie podejście wymaga zorganizowania i wydania materiałów w sposób zdyscyplinowany, ale co najważniejsze, takie podejście wymaga stworzenia odpowiedzialności i podania powodu do działania.
odpowiedzialność powstaje, gdy zbieżność, wpływ i motywacja są zbieżne, ale organizacja nie może oczekiwać, że połączy te trzy elementy dla każdej roli związanej z materiałami MRO. Na przykład ulepszone zarządzanie zapasami może być istotne dla kierownika magazynu, ale brak wpływu uniemożliwia menedżerowi wdrożenie zmian. Kierownik utrzymania ruchu może mieć duży wpływ, ale nie ma motywacji do zmniejszenia wartości materiałów przechowywanych w magazynie. Aby przezwyciężyć tę fragmentaryczną odpowiedzialność, wiele organizacji tworzy Wielofunkcyjny zespół odpowiedzialny za wszystkie elementy zarządzania zapasami lub ustanawia rolę związaną wyłącznie z zarządzaniem zapasami.
ponownie przyjrzyjmy się przykładowi podłogi zakładu. Aby stworzyć odpowiedzialność, współpracujesz z zespołem z całego zakładu odpowiedzialnym za zarządzanie zapasami. Zespół działa w oparciu o kartę wyników zawierającą wskaźniki wydajności, takie jak częstotliwość wyczerpywania zapasów, wskaźnik wypełnienia i procent nieaktywnych zapasów. Podczas rutynowego audytu zapasów członek zespołu natrafia na dodatkowe materiały malarskie pozostałe po niedawnej modernizacji obiektów i kontaktuje się z dostawcą, aby zwrócić materiały w zamian za kredyt. Ponieważ tego rodzaju działania stają się częścią rutynowego zarządzania zapasami, zaczynasz dostrzegać postępy w metrykach wydajności zapasów i poprawę wyników finansowych Twojej firmy.
Przenieś Zarządzanie zapasami na wyższy poziom
niezależnie od tego, czy masz obecnie kontrolę nad zapasami MRO, czy jesteś przeciążony, ważne jest, aby patrzeć na wydatki związane z MRO jako na decyzję strategiczną, a nie jako na wyczerpanie zasobów. Zrozumienie obecnego podejścia do zarządzania zapasami i przyjęcie małych, stopniowych zmian zajmie trochę czasu, ale inwestycja z góry będzie warta przyszłych oszczędności dla Twojej organizacji. Posiadanie odpowiednich danych i procesów pomoże Ci podejmować decyzje niezbędne do pozytywnego wpływu na wyniki finansowe.