wiem, że istnieje milion różnych sposobów zarządzania codziennymi zadaniami za pomocą technologii. I chociaż zwykle cenię sobie rozwiązania cyfrowe, zawsze byłem kimś, kto zarządza moją listą zadań za pomocą starego dobrego długopisu i papieru. Nie tylko pomaga mi to być naprawdę wydajnym podczas moich pracowitych dni szkoły biznesu, priorytetyzować Moje zadania i pracować nawet wtedy, gdy nie mam danych komórkowych, ale dosłownie nie ma nic bardziej satysfakcjonującego niż wykreślenie ukończonego zadania z rzeczywistej listy zadań do zrobienia.
jeśli masz problemy ze znalezieniem systemu organizacyjnego, który działa dla Ciebie, lub po prostu chcesz spróbować pozbyć się cyfrowego bałaganu i wrócić do podstaw, to polecam wypróbowanie tej metody! Oto jak to zrobić.
uzyskaj prawdziwy, drukowany Planer
oczywiście pierwszym krokiem w tym jest uzyskanie narzędzi, które działają dla ciebie. Ważne jest, aby używać drukowanego planera, który pasuje do Twojego stylu organizacyjnego i pracy. Na przykład, używam planistów Poppin, ponieważ wyświetlają tygodniowy harmonogram po lewej stronie, a papier podszyty po prawej stronie, pasują do mojej torebki i są dość tanie.
lubię oglądać cały tydzień na jednej stronie, ale jeśli lubisz inny rodzaj widoku, sprawdź Moleskine, który ma mnóstwo różnych formatów, lub—jeśli chcesz uzyskać analogię z zakupami-udaj się do lokalnego Barnes & Noble i przeglądaj jego ogromny wybór, aż znajdziesz odpowiednie dopasowanie.
Lista wszystkich swoich najważniejszych zobowiązań na tydzień
zawsze zaczynam od listy wszystkich głównych zobowiązań, które mam w moim tygodniowym harmonogramie, tylko po to, żebym mógł poczuć, co będę potrzebować do zaplanowania. Lubię uwzględniać zarówno osobiste, jak i zawodowe zadania i wydarzenia, aby naprawdę uzyskać pełny obraz tygodnia.
na przykład, jeśli muszę przygotować się do dużego spotkania w środę, ale muszę przestać pracować o 18: 00 we wtorek, aby wziąć udział w urodzinowej kolacji, będę wiedział, że prawdopodobnie będę musiał pracować do późna w poniedziałek.
Pisz i ustalaj priorytety swoich zadań
gdy już zacznę wypełniać kalendarz moimi ważnymi zobowiązaniami, podzielę papierową stronę mojego planera na cztery pola, z prawym górnym polem reprezentującym ważne/nie pilne zadania, lewym górnym reprezentującym ważne/pilne zadania, a dwoma dolnymi polami reprezentującymi nieistotne/nie pilne i nieistotne / pilne zadania.
następnie wypisuję wszystkie zadania, które muszę wykonać na tydzień, upewniając się, że wymienię je w odpowiednim polu. Na przykład „Zapłać rachunek za kartę kredytową” zawsze znajduje się w ważnym/pilnym polu, podczas gdy „kup Płaszcz Zimowy” jest w ważnym/Nie pilnym.
działa to jako system ustalania priorytetów, ponieważ zmusza mnie do określenia, nad czym i kiedy muszę pracować.
ważne jest również wywoływanie zadań, które są nieistotne/pilne, które często będę priorytetyzował ponad ważnymi, długoterminowymi elementami, jeśli nie będę ostrożny. Na przykład w tym semestrze pracuję nad trzema długoterminowymi artykułami badawczymi, które nigdy nie wydają się tak naglące, jak coś, co nadejdzie jutro i mogą łatwo zgubić się w hałasie pełnej listy rzeczy do zrobienia. Ten system ustalania priorytetów zmusza mnie do uznania pracy nad dokumentami za ważne i rozpoczęcia ich pisania z wyprzedzeniem.
zrób dzienny harmonogram (i uwzględnij czas przestoju)
całe to tygodniowe planowanie jest miłe, ale jak to pomoże mi dowiedzieć się, co właściwie zrobić w danym dniu? Każdego ranka wyciągam pustą kartkę papieru(używam białego papieru do drukarki, ale możesz też dostać notebooka, jeśli chcesz trochę klasyfikować proces) i robię trzy rzeczy.
najpierw wypisuję pory dnia od 8: 00 do 23: 00 w odstępach 30-minutowych i wprowadzam wszelkie spotkania, zajęcia i osobiste zobowiązania, które mam. Następnie patrzę na mój planer tygodniowy i wyciągam zadania, które chcę wykonać tego dnia, starając się upewnić, że wyciągnę przynajmniej jeden element z każdego z moich czterech pudełek. Na koniec umieszczam wszystkie zadania w kalendarzu, wypełniając czas wokół spotkań.
ponieważ zadania zwykle trwają dłużej w praktyce, moją zasadą jest budżetowanie 1,5 razy więcej czasu, niż myślę, że będę potrzebować, aby upewnić się, że wszystko zmieszczę. Zawsze dbam również o to, aby wcześnie wieczorem budować czas przestoju i godzinę na siłownię, z których oba muszę zachować zdrowie psychiczne!
Cross Things Off
to jest moja ulubiona część procesu: przekraczanie zadań po ich zakończeniu. Uwielbiam używać kolorowych długopisów, żeby było zabawniej. Zazwyczaj śledzę mój dzienny harmonogram, a następnie przekreślam wszystkie elementy z mojej tygodniowej listy zadań na koniec każdego dnia.
Przenieś niedokończone przedmioty
pod koniec tygodnia ważne jest, aby wszystkie niedokończone przedmioty zostały przeniesione na kolejne tygodnie, aby nie prześlizgnęły się przez szczeliny. W niedzielę wieczorem zwykle siadam z Czerwonym długopisem i przekreślam nieukończone przedmioty pojedynczo, decydując, czy je „anulować”, czy przenieść do przyszłych tygodni. Jedną z zalet planera papierowego jest to, że możesz naprawdę przesuwać zadania, na które nie masz czasu, ponieważ możesz je pisać tam, gdzie chcesz—właśnie przeniosłem linię „świątecznych zakupów” na pierwszy tydzień grudnia, ponieważ Wiem, że nie będę miał na to czasu do tego czasu.
wiem, że ten proces może wydawać się skomplikowany, ale spędzanie zaledwie 20 minut dziennie na planowaniu może pomóc ci zaoszczędzić godziny. Wiem, że jestem szczególnie podatny na marnowanie krótkich bloków (np., 30 minut między zajęciami), jeśli nie przemyślałem, co chcę robić, ale jeśli już ustaliłem swój harmonogram, to nie muszę się dwa razy zastanawiać, co mam robić ze swoim czasem.
mam nadzieję, że to pomoże Ci pozbyć się zmęczenia decyzyjnego i zrobić więcej rzeczy.