mita este văzută ca un farmec de către cel care o dă; ei cred că succesul va veni la fiecare pas. Proverbe 17: 8
săptămâna trecută, Harry și cu mine alergam, iar el mi-a povestit despre seria sa de bloguri despre riscul achizițiilor. Din moment ce eu sunt un tip de prevenire a fraudei, am început să discutăm riscul de furnizor mita pentru cei cu puterea de a cumpăra.
am văzut vânzătorii oferind băuturi alcoolice gratuite, Femei, călătorii, mașini, bărci și numerar–toate pentru a garanta acceptarea ofertei lor. Un astfel de caz a oferit „sute de contracte de licitație competitivă către vânzătorii favorizați în schimbul gratuităților”, inclusiv „petreceri cu cadă cu hidromasaj cu stripteuze.”
dacă vânzătorii cunosc punctele slabe ale angajaților dvs., le pot exploata. Și dacă o fac, rău semnificativ se află înaintea ta. Sondajul Asociației examinatorilor certificați de fraudă a arătat că 35% din cazuri au fost legate de corupție, cu o pierdere medie de 200.000 USD.
puterea de a cumpăra
Deci, cine are puterea de a cumpăra? Oricine poate efectua sau provoca plăți. Aceasta include:
- persoanele cu capacitatea de a emite ordine de cumpărare
- directori de achiziții
- șefi de departamente care au autoritate de cumpărare
puterea de a cumpăra apare în nenumărate forme. În unele întreprinderi, șefii de departamente pot, de exemplu, să autorizeze achiziții de până la 75.000 USD. În alte entități, numai directorul de achiziții are această abilitate. Deci, este important să înțelegeți cine poate aproba contracte sau plăți.
vânzătorii (nu toți, dar unii) merg după angajați cu puterea de a cumpăra. De ce? Pentru că așa își primesc banii. Vacante gratuite Vegas nu sunt date angajaților care nu pot pune bani în buzunarele unui furnizor.
Nada De Mita
ceea ce face Mita atractiv?
Ei bine, persoana care primește Mita poate să nu înțeleagă mecanismul furtului. Când Acme, Inc.directorul de achiziții al lui primește o barcă gratuită de la Sleeze Aircraft, s–ar putea gândi: „Uau, o jucărie nouă-și este gratuită!”Dar el nu poate înțelege modul în care darul afectează compania sa.
deci, cum afectează un recul afacerea? Directorul de achiziții are o navă de 50.000 de dolari și Acme Inc. nu a plătit pentru ea–sau ar putea fi faptul că are? Nu faceți nici o greșeală: Acme Inc. va plăti pentru barca–doar indirect.
Sleeze Aircraft plătește 50.000 de dolari pentru barcă, dar recuperează banii prin creșterea prețului contractului cu 150.000 de dolari. Frumoasă întoarcere. Plătiți 50.000 USD: Obțineți 150.000 USD și afaceri noi. Mai târziu, Sleeze trimite facturi umflate direct managerului de achiziții al Acme și le aprobă cu bucurie.
un alt motiv pentru care mita este o formă comună de fraudă este că este extrem de dificil de detectat.
spre deosebire de banii furați direct dintr-o afacere (de exemplu, luarea de numerar), dovezile acestui furt sunt ascunse. Unde? În facturile umflate care sunt aprobate în conformitate cu politica companiei.
este mult mai ușor să detectați plățile frauduloase efectuate către directorul financiar, de exemplu. Auditorii pot vedea cecul către CFO, care nu este acceptat de o factură.
în schimb, Mita sunt ascunse în plățile aprobate către un furnizor legitim. Dacă un auditor revizuiește tranzacția, el vede o comandă de achiziție aprobată, un cec semnat corespunzător și o postare corespunzătoare în registrul general. Fără steaguri roșii.
având în vedere acest risc, ce se poate face?
reducerea amenințării de mită
iată câteva idei pentru a reduce riscul de mită:
- Solicitați deschiderea ofertelor sigilate în prezența mai multor persoane
- creați o politică de gratuități
- auditarea achizițiilor peste o anumită sumă în dolari
oferte
companiile pot solicita oferte sigilate pentru achiziții peste o anumită sumă în dolari (de exemplu, 100.000 USD). Apoi, asigurați-vă că aceste oferte sunt deschise în prezența a cel puțin două sau trei persoane. Aș include o persoană din afara departamentului de achiziții (de exemplu, controlor sau CFO). De ce? Un director de achiziții ar putea exercita presiuni asupra subordonaților pentru a păstra tăcerea cu privire la neregularități.
cel mai sigur mijloc de a asigura un proces de achiziții curat este de a crea protocoale scrise care necesită transparență. Politica de achiziții ar trebui să includă orientări precum:
- la ce sumă de dolari sunt necesare oferte sigilate (de ex., mai mult de 100.000$)
- cine va deschide ofertele și cine va fi prezent
- cum se documentează prezența celor care asistă la deschiderea ofertelor
- cum se introduce oferta acceptată în sistemul contabil
- cine va urmări respectarea contractului
- proceduri de licitație pentru sume mai mici decât suma licitată sigilată (de ex., mai puțin de 100.000 USD)
- cum vor fi obținute și documentate ofertele mai mici
- cine poate aproba noi contracte sau achiziții și la ce nivel de dolari
în plus față de politica de achiziții, creați unul și pentru gratuități.
Politica de gratuități
o politică de gratuități scrisă servește notă că societatea nu permite angajaților să primească cadouri peste o anumită sumă. S-ar putea permite Cadouri de până la $50 (sunca de Crăciun, de exemplu). Dar angajații trebuie să știe că primirea de cadouri excesive va duce la mustrări scrise sau la o posibilă concediere.
Politica creează limite clare cu privire la ceea ce este (și ce nu este) admisibil. Apoi, ar trebui să aveți pentru a rezilia un membru al personalului, aveți motive pentru a face acest lucru.
în plus, administrați Politica fără a ține cont de poziție. Angajații dvs. de nivel junior își vor lua cozile de la superiorii lor. Dacă CEO–ul ia cadouri (și toată lumea o știe), atunci uitați Politica de gratuitate-devine doar o bucată de hârtie.
auditați achizițiile mari
auditați toate achizițiile peste o anumită sumă de dolari (de exemplu, 250.000 USD) sau cel puțin auditați un eșantion din aceste articole. Cheia este de a informa toți angajații că aceste achiziții sunt supuse unui potențial audit. Simpla posibilitate de descoperire este un puternic factor de descurajare.
mai mult, auditorii dvs.–interni sau externi–ar trebui să raporteze constatările lor direct celor însărcinați cu guvernanța companiei. Prin aceasta, vreau să spun că raportul nu ar trebui să fie verificat de CEO sau CFO înainte de depunerea Consiliului. Deci, cât de des ar trebui să fie furnizat acest raport Consiliului? O dată pe an și o dată pe trimestru, în funcție de mărimea companiei dvs.
audit pentru mită
cum se face un audit pentru mită? În primul rând, auditorul ar trebui să revizuiască documentele de ofertă și să pună întrebări precum:
- au fost primite mai multe oferte?
- au fost documentate?
- cine a aprobat oferta?
- și-au documentat prezența cei prezenți la deschiderea ofertelor sigilate?
în al doilea rând, auditorul poate contacta ofertanții care pierd pentru a confirma că au furnizat de fapt o ofertă. Ofertele fictive într-un plic sigilat pot părea adecvate. Dar poate că ofertantul câștigător și directorul de achiziții acționează în complicitate și au creat documente de ofertă fictive.
în al treilea rând, auditorul poate contacta alte companii terțe care furnizează servicii și produse similare. Puneți întrebări precum: „acest preț pare rezonabil?”sau” mă puteți direcționa către un site web care are costuri similare pentru produse?”
în al patrulea rând, generați un raport” plata de către furnizor ” din software-ul dvs. de Contabilitate; apoi inspectați rezumatul plăților. Căutați orice valori aberante sau un model de plăți care nu au sens.
rezumat
în cele din urmă, nicio politică sau verificare nu poate preveni orice fraudă, dar aceste sugestii vă vor muta în direcția cea bună.
dacă compania dvs. efectuează plăți semnificative pentru furnizori, luați în considerare utilizarea IDEA sau ACL pentru a vă extrage datele. Veți avea nevoie de personal instruit sau consultanți pentru a merge acest traseu, deoarece aceste pachete software sunt complexe. Dar, dacă sunt utilizate în mod corespunzător, aceste pachete vă permit să săpați și mai adânc în plățile furnizorilor.
sper că ați găsit acest articol util. Ofer mai multe informații de prevenire a fraudei pe blogul meu la cpahalltalk.com.