en muta ses som en charm av den som ger det; de tror att framgång kommer vid varje tur. Ordspråksboken 17: 8
förra veckan, Harry och jag körde, och han berättade om sin upphandling risk blogserie. Eftersom jag är en bedrägeribekämpning kille, vi började diskutera risken för säljaren kickbacks till dem med makt att köpa.
jag har sett leverantörer ger gratis sprit, kvinnor, resor, bilar, båtar, och kontanter–allt för att garantera deras bud acceptans. Ett sådant fall som ”hundratals konkurrenskraftigt bud kontrakt till gynnade leverantörer i utbyte mot dricks” inklusive ”badtunna parter med strippor.”
om leverantörer känner till dina anställdas svagheter kan de utnyttja dem. Och om de gör det, ligger betydande skada framför dig. Association of Certified Fraud Examiners ’ fraud survey visade att 35% av fallen var korruptionsrelaterade med en medianförlust på 200 000 dollar.
kraften att köpa
så vem har makten att köpa? Alla som kan göra eller få betalningar att göras. Detta inkluderar:
- personer med möjlighet att utfärda inköpsorder
- Inköpsdirektörer
- avdelningschefer som har inköpsmyndighet
kraften att köpa visas i otaliga former. I vissa företag kan avdelningschefer till exempel godkänna inköp upp till 75 000 dollar. I andra enheter har endast inköpsdirektören denna förmåga. Så det är viktigt för dig att förstå vem som kan godkänna kontrakt eller betalningar.
leverantörer (inte alla, men vissa) går efter de anställda med makt att köpa. Varför? För det är så de får sina pengar. Gratis Vegas semester ges inte till anställda som inte kan lägga pengar i fickorna på en leverantör.
drag av Kickbacks
Vad gör kickbacks attraktiva?
Tja, den som får muta kanske inte förstår stöldens mekanik. När Acme, Inc.inköpsdirektör får en gratis båt från Sleeze Aircraft, han kanske tror, ” Wow, en ny leksak-och det är gratis!”Men han kanske inte förstår hur gåvan påverkar hans företag.
så, hur påverkar en kast verksamheten? Inköpsdirektören har ett fartyg på 50 000 dollar och Acme Inc. betalade inte för det–eller kan det vara så att det har? Gör inga misstag: Acme Inc. kommer att betala för båten-bara indirekt.
Sleeze Aircraft betalar $50,000 för båten men återvinner pengarna genom att öka sitt kontraktspris med $150,000. Trevlig avkastning. Betala $50,000: få $150,000 och nya affärer. Senare skickar Sleeze uppblåsta fakturor direkt till Acmes inköpschef, och han godkänner dem gärna.
en annan anledning till att mutor är en vanlig form av bedrägeri är att de är extremt svåra att upptäcka.
till skillnad från pengar som stulits direkt från ett företag (till exempel att ta kontanter) är bevisen på denna stöld dold. Var? I de uppblåsta fakturor som är godkända i enlighet med företagets policy.
det är mycket lättare att upptäcka bedrägliga betalningar till finansdirektören, till exempel. Revisorer kan se kontrollen till CFO som inte stöds av en faktura.
däremot är kickbacks dolda i godkända betalningar till en legitim leverantör. Om en revisor granskar transaktionen ser han en godkänd inköpsorder, en korrekt undertecknad check och en korrekt utstationering till huvudboken. Inga röda flaggor.
med tanke på denna risk, vad kan man göra?
minska risken för Kickbacks
här är några tips för att minska risken för kickbacks:
- Kräv att förseglade Bud öppnas i närvaro av flera personer
- skapa en gratifikationspolicy
- Revisionsköp över ett visst dollarbelopp
Bud
företag kan kräva förseglade bud för inköp över ett visst dollarbelopp (t.ex. $100 000). Se sedan till att dessa bud öppnas i närvaro av minst två eller tre personer. Jag skulle inkludera en person utanför inköpsavdelningen (t.ex. comptroller eller CFO). Varför? En inköpsdirektör kan utöva påtryckningar på underordnade för att hålla tyst om oegentligheter.
det säkraste sättet att säkerställa en ren upphandlingsprocess är att skapa skriftliga protokoll som kräver öppenhet. Upphandlingspolitiken bör innehålla riktlinjer som:
- vid vilket dollarbelopp krävs förseglade Bud (t. ex., mer än $100,000)
- vem kommer att öppna buden och vem kommer att vara närvarande
- hur man dokumenterar närvaron av de som bevittnar öppnandet av bud
- hur man matar in det accepterade budet i redovisningssystemet
- vem kommer att spåra överensstämmelse med kontraktet
- Budprocedurer för belopp som är mindre än det förseglade budbeloppet (t. ex., mindre än $100,000)
- hur de mindre buden kommer att erhållas och dokumenteras
- Vem kan godkänna nya kontrakt eller inköp och på vilken dollarnivå
förutom upphandlingspolitiken, skapa en för gratifikationer också.
dricks Policy
en skriftlig dricks policy tjänar meddelande om att företaget inte tillåter anställda att ta emot gåvor över ett visst belopp. Du kan tillåta Presenter upp till $50 (julskinkan, till exempel). Men anställda måste veta att mottagandet av överdrivna gåvor kommer att resultera i skriftliga reprimander eller eventuell uppsägning.
policyn skapar tydliga gränser för vad som är (och vad som inte är) tillåtet. Då, om du måste säga upp en anställd, har du Skäl att göra det.
dessutom administrera policyn utan hänsyn till positionen. Dina anställda på juniornivå tar sina köer från sina överordnade. Om VD tar gåvor (och alla vet det), glöm sedan gratifieringspolitiken–det blir bara ett papper.
granska stora inköp
granska alla inköp över ett visst dollarbelopp (t.ex. $250,000), eller åtminstone granska ett urval av dessa artiklar. Nyckeln är att låta alla anställda veta att dessa inköp är föremål för potentiell revision. Den enda möjligheten att upptäcka är en kraftfull avskräckande.
dessutom ska dina revisorer–oavsett om de är interna eller externa–rapportera sina resultat direkt till de som ansvarar för företagets styrning. Med detta menar jag att rapporten inte bör granskas av VD eller CFO innan styrelsen lämnas in. Så hur ofta ska denna rapport lämnas till styrelsen? En gång om året och en gång i kvartalet, beroende på storleken på ditt företag.
revision för Kickbacks
Hur gör en revision för kickbacks? Först bör revisorn granska buddokumenten och ställa frågor som:
- har flera bud mottagits?
- dokumenterades de?
- vem godkände budet?
- dokumenterade de närvarande vid öppnandet av de förseglade buden sin närvaro?
för det andra kan revisorn kontakta de förlorande budgivarna för att bekräfta att de faktiskt gav ett bud. Fiktiva bud i ett förseglat kuvert kan verka lämpliga. Men kanske den vinnande budgivaren och inköpsdirektören agerar i samverkan, och de skapade fiktiva buddokument.
för det tredje kan revisorn kontakta andra tredjepartsföretag som tillhandahåller liknande tjänster och produkter. Ställ frågor som” verkar det här priset rimligt?”eller” kan du rikta mig till en webbplats som har liknande produktkostnader?”
fjärde, generera en” betalning av leverantör ” rapport från din bokföringsprogram; sedan inspektera sammanfattningen av betalningar. Leta efter eventuella avvikare eller för ett betalningsmönster som inte är meningsfullt.
sammanfattning
slutligen kan inga policyer eller prövning förhindra allt bedrägeri, men dessa förslag kommer att flytta dig i rätt riktning.
om ditt företag gör betydande leverantörsbetalningar, överväga att använda IDEA eller ACL till data mine din information. Du behöver utbildad personal eller konsulter för att gå den här vägen eftersom dessa mjukvarupaket är komplexa. Men om de används på rätt sätt tillåter dessa paket dig att gräva ännu djupare i leverantörsbetalningar.
jag hoppas att du har hittat den här artikeln användbar. Jag ger mer information om bedrägeribekämpning på min blogg på cpahalltalk.com.