Una tangente è vista come un fascino da chi la dà; pensano che il successo arriverà ad ogni turno. Proverbi 17:8
La scorsa settimana, Harry e io stavamo correndo, e mi ha parlato della sua serie di blog sui rischi di approvvigionamento. Dal momento che sono un ragazzo di prevenzione delle frodi, abbiamo iniziato a discutere il rischio di tangenti fornitore a quelli con il potere di acquisto.
Ho visto i venditori fornire liquori gratuiti, donne, viaggi, auto, barche e contanti–tutto per garantire la loro accettazione delle offerte. Uno di questi casi ha fornito “centinaia di contratti di offerta competitiva a fornitori favoriti in cambio di mance”, tra cui “feste idromassaggio con spogliarelliste.”
Se i venditori conoscono le debolezze dei tuoi dipendenti, possono sfruttarle. E se lo fanno, un danno significativo si trova davanti a te. L’indagine sulle frodi dell’Associazione degli esaminatori di frodi certificate ha mostrato che il 35% dei casi era correlato alla corruzione con una perdita mediana di $200,000.
Il potere di acquistare
Quindi, chi ha il potere di acquistare? Chiunque possa effettuare o causare pagamenti da effettuare. Questo include:
- Persone con la possibilità di emettere ordini di acquisto
- Direttori acquisti
- Capi dipartimento con autorità di acquisto
Il potere di acquisto appare in una miriade di forme. In alcune aziende, i capi reparto possono, ad esempio, autorizzare acquisti fino a $75.000. In altre entità, solo il direttore acquisti ha questa capacità. Quindi, è importante per te capire chi può approvare contratti o pagamenti.
I venditori (non tutti, ma alcuni) inseguono i dipendenti con il potere di acquisto. Perché? Perché è così che ottengono i loro soldi. Vacanze gratis Vegas non sono dati ai dipendenti che non possono mettere i soldi nelle tasche di un fornitore.
Il richiamo di tangenti
Ciò che rende tangenti attraente?
Bene, la persona che riceve la tangente potrebbe non capire la meccanica del furto. Quando Acme, Inc.il direttore acquisti riceve una barca gratuita da Sleeze Aircraft, potrebbe pensare: “Wow, un nuovo giocattolo – ed è gratis!”Ma potrebbe non capire come il dono influisce sulla sua compagnia.
Quindi, come influisce un contraccolpo sul business? Il direttore acquisti ha una nave da $50.000 e Acme Inc. non ha pagato per questo – o potrebbe essere che ha? Non fare errori: Acme Inc. pagherà per la barca-solo indirettamente.
Sleeze Aircraft paga $50.000 per la barca, ma recupera il denaro aumentando il prezzo del contratto di $150.000. Bel ritorno. Paga 5 50.000: Ottieni business 150.000 e nuovi affari. Più tardi, Sleeze invia fatture gonfiate direttamente al responsabile acquisti di Acme, e le approva volentieri.
Un altro motivo per cui le tangenti sono una forma comune di frode è che sono estremamente difficili da rilevare.
A differenza dei soldi rubati direttamente da un’azienda (ad esempio, la presa di contanti), la prova di questo furto è nascosta. Dove? Nelle fatture gonfiate che sono approvati in conformità con la politica aziendale.
È molto più facile rilevare i pagamenti fraudolenti effettuati al direttore finanziario, ad esempio. I revisori possono vedere il controllo al CFO che non è supportato da una fattura.
Al contrario, le tangenti sono nascoste nei pagamenti approvati a un fornitore legittimo. Se un revisore esamina la transazione, vede un ordine di acquisto approvato, un controllo correttamente firmato e una corretta registrazione al registro generale. Niente bandiere rosse.
Dato questo rischio, cosa si può fare?
Diminuire la minaccia di tangenti
Ecco alcune idee per ridurre il rischio di tangenti:
- Richiedere che le offerte sigillate siano aperte in presenza di più persone
- Creare una politica di mance
- Controllare gli acquisti su un determinato importo in dollari
Offerte
Le aziende possono richiedere offerte sigillate per acquisti su un determinato importo in dollari (ad esempio, $100.000). Quindi assicurarsi che tali offerte sono aperte in presenza di almeno due o tre persone. Includerei una persona al di fuori del reparto acquisti (ad esempio, controllore o CFO). Perché? Un direttore degli acquisti potrebbe fare pressione sui subordinati per tacere sulle scorrettezze.
Il mezzo più sicuro per garantire un processo di approvvigionamento pulito è la creazione di protocolli scritti che richiedono trasparenza. La politica in materia di appalti dovrebbe includere orientamenti quali:
- A quale importo in dollari sono richieste le offerte sigillate (ad es. più di $100.000)
- , Che aprirà le offerte e che sarà presente
- Come documentare la presenza di soggetti assistiamo all’apertura delle offerte
- Come inserire l’offerta accettata nel sistema contabile
- Che traccia il rispetto del contratto
- procedure di gara per importi inferiori a quelli sigillati importo dell’offerta (ad es., meno di $100,000)
- Come saranno ottenute e documentate le offerte più piccole
- Chi può approvare nuovi contratti o acquisti e a quale livello di dollaro
Oltre alla politica di approvvigionamento, crearne uno per mance pure.
Politica mance
Una politica mance scritta serve avviso che la società non consente ai dipendenti di ricevere doni oltre un certo importo. Si potrebbe consentire regali fino a $50 (il prosciutto di Natale, per esempio). Ma i dipendenti devono sapere che la ricezione di regali eccessivi comporterà rimproveri scritti o possibili licenziamenti.
La politica crea confini chiari su ciò che è (e ciò che non è) ammissibile. Quindi, se dovessi licenziare un membro del personale, hai motivi per farlo.
Inoltre, amministrare la politica indipendentemente dalla posizione. I tuoi dipendenti di livello junior prenderanno le loro code dai loro superiori. Se il CEO prende regali (e tutti lo sanno), allora dimentica la politica di gratuità–diventa solo un pezzo di carta.
Verifica grandi acquisti
Controlla tutti gli acquisti su un determinato importo in dollari (ad esempio, $250.000), o almeno controlla un campione di tali articoli. La chiave è far sapere a tutti i dipendenti che questi acquisti sono soggetti a potenziali audit. La mera possibilità di scoperta è un potente deterrente.
Inoltre, i vostri revisori–sia interni che esterni–devono riferire i loro risultati direttamente agli incaricati della governance della società. Con questo, intendo che il rapporto non dovrebbe essere controllato dal CEO o dal CFO prima della presentazione del consiglio. Quindi, quanto spesso questo rapporto dovrebbe essere fornito al consiglio? Una volta all’anno e una volta al trimestre, a seconda delle dimensioni della tua azienda.
Auditing per tangenti
Come si fa un audit per tangenti? In primo luogo, il revisore dovrebbe rivedere i documenti di offerta e porre domande come:
- Sono state ricevute più offerte?
- Erano documentati?
- Chi ha approvato l’offerta?
- I presenti all’apertura delle offerte sigillate hanno documentato la loro presenza?
In secondo luogo, il revisore può contattare gli offerenti perdenti per confermare che hanno effettivamente fornito un’offerta. Le offerte fittizie in una busta sigillata possono apparire appropriate. Ma forse l’offerente vincente e il direttore degli acquisti stanno agendo in collusione, e hanno creato documenti di offerta fittizi.
In terzo luogo, il revisore può contattare altre società terze che forniscono servizi e prodotti simili. Fai domande come: “Questo prezzo sembra ragionevole?”o” Puoi indirizzarmi a un sito web che ha costi di prodotto simili?”
In quarto luogo, generare un rapporto “pagamento per fornitore” dal software di contabilità; quindi ispezionare il riepilogo dei pagamenti. Cercare eventuali valori anomali o per un modello di pagamenti che non hanno senso.
Sommario
Infine, nessuna politica o controllo può prevenire tutte le frodi, ma questi suggerimenti ti sposteranno nella giusta direzione.
Se la tua azienda effettua pagamenti significativi del fornitore, considera l’utilizzo di IDEA o ACL per estrarre i dati dalle tue informazioni. Avrai bisogno di personale qualificato o consulenti per seguire questa strada poiché questi pacchetti software sono complessi. Ma, se usati in modo appropriato, questi pacchetti ti permettono di scavare ancora più a fondo nei pagamenti dei fornitori.
Spero che tu abbia trovato utile questo articolo. Fornisco ulteriori informazioni sulla prevenzione delle frodi sul mio blog all’indirizzo cpahalltalk.com.