Power Query: den definitiva nybörjarguiden 2021

Hej, välkommen till nybörjarguiden till Power Query av UpSlide.
har du någonsin undrat vad Power Query är? Hur fungerar det? Om så är fallet är du på rätt plats!
Pauline, vår Power Query-expert från Finance 3.1, gav oss alla sina bästa tips och råd för att skriva den här artikeln.
här lär du dig grunderna i programvaran och till och med får träna lite! Är du redo?

om du inte har tid att läsa den nu, ladda ner PDF-versionen och njut av den senare!

Vad är Power Query? När ska jag använda den?

Power Query är ett Excel-tillägg som låter sina användare importera, rengöra och konsolidera data. Du kan använda Power Query när:

• bearbeta stora mängder data (där Excel är begränsat till en miljon rader)
• importera data från olika källor (t. ex. Excel, CSV, SharePoint, SQL och Salesforce)
• manipulera, rengöra och kombinera flera tabeller, filer eller till och med mappar!

Power Query är ett användarvänligt och kraftfullt verktyg även för nybörjare, eftersom du inte behöver kodning erfarenhet för att komma igång. Dessutom ändrar den inte den ursprungliga datakällan. Resultatet är som en ögonblicksbild av omformade data som tagits till Excel. Vad är så bra med det? Tja, eftersom källdata inte importeras direkt, gör det inte din Excel-fil tyngre (dvs det saktar inte ner din dator!).

Sammanfattningsvis är Power Query ett dataanalysverktyg som gör ETL-processer (Extract-Transform-Load) både enklare och effektivare.

vad är skillnaden mellan Power Query och Power Pivot?

Power Pivot associeras ofta med Power Query eftersom det är ett Microsoft Office-tillägg som underlättar dataanalys. Intressant kan dock dessa två verktyg fungera i tandem med varandra! Power Pivot är helt enkelt nästa steg i datatransformation: det tillåter användare att skapa datamodeller från tabeller som tidigare rengjorts av Power Query.

medan liknande, Power Pivot är mer-så används för dataanalys, tidsrelaterade beräkningar och generera länkar generation. Enkelt sagt:

• Power Query låter dig automatiskt konsolidera och bearbeta filer (dvs. standardisering av rapporteringsprocesser eller konsolidering av flera filer med samma format).
• Power Pivot gör att du kan analysera databaser med flera miljoner rader genom att extrahera aggregerad information enligt de regler som fastställts av ditt företag.

Vad är skillnaden mellan Power Query och Power BI?

den underliggande Frågetekniken för Power Query ingår också i Power BI.

gränssnittet för Power BI Desktop-programvaran låter dig dra nytta av de tre teknikerna (Power Query, Power Pivot och Power View). Med Power BI kan du göra alla steg i dataanalyskedjan, från att extrahera data till att skapa bilder på en interaktiv instrumentpanel som du kan dela och analysera.

> läs vår artikel om hur man exporterar Power BI till Excel

Varför är Power Query ett bra alternativ till Excel VBA?

Power Query kan enkelt ersätta VBA (Visual Basic for Applications) eftersom det gör att du kan:

• bearbeta dina tabeller genom att klicka på knapparna. Inga kodningsförmåga behövs!
• visualisera dina operationer steg för steg utan att köra ett enda Makro.
• redigera enkelt stegordningen för olika steg genom att dra och släppa! Du kan också lägga till och ta bort onödiga steg med ett enkelt klick.

(se Del 2-Avsnitt3: hur kommer du igång med Power Query?)

men Power Query kan inte ersätta VBA när det gäller att interagera med Excels gränssnitt, automatisera processer, generera nya filer, skicka e-post etc.

är Microsoft Power Query gratis? Finns det en Power Query för Mac?

ja. Power Query är en gratis förlängning av Excel. Det är en annan stor fördel med tillägget.
(läs nästa Fråga för att ta reda på hur du kan få det på ditt Excel-skrivbord)

Power Query för Mac? Ja, stora nyheter: Query editor är nu kompatibel med Excel för Mac! Men integrationen är ganska begränsad just nu eftersom du bara kan ändra filvägen och uppdatera befintliga frågor.

del 2: Kom igång med Power Query!

hur man laddar ner Power Query?

Power Query har varit tillgängligt för Excel sedan 2010.

så här lägger du till Power Query enligt din Excel-version*:

• goda nyheter, du behöver inte ladda ner Power Query för Excel 2019, 2016 eller i Office 365. Du hittar den i” Data ”- bandet under knappen”Get & Transform”.
• för Excel 2013 och 2010 måste du ladda ner Power Query-tillägget. Det kommer att visas i en ny dedikerad flik med namnet ”Power Query” (i Excel 2010 måste du ha ett professionellt Plus med Software Assurance-licens).

*så här kontrollerar du din Excel-version:

gå till fil > konto > om Excel. Då visas ett fönster. Läs de två första siffrorna i parentesen. I exemplet nedan är Excel-versionen 2016.

om du vill veta mer, här är en annan detaljerad artikel om hur du installerar och aktiverar Power Query i Excel.

Hur aktiverar jag Power Query i Excel?

beroende på din Excel-version (se ovan fråga: Var är Power Query i Excel?) du behöver bara klicka på knappen ”Hämta data” i avsnittet ”Get & Transform” på fliken ”Data” för Excel 2016 och därefter. För Excel-versioner före 2013 ingår, gå helt enkelt till Power Query-bandet.

Observera att när du anger Power Query-gränssnittet kommer du inte längre att kunna interagera med Excel. Om du behöver gå tillbaka till Excel måste du stänga Power Query editor.

Hur fungerar Power Query?

i Excel har du bara tillgång till följande funktioner när du klickar på ”frågor & anslutningar”:

databand: för att söka efter datakällor (”Power Query” – menyfliksområdet för Excel 2010 och 2013).

frågor & Anslutningsfönster: för att snabbt titta på alla anslutningar (frågor) du har gjort.

när du har startat Power Query landar du på Power Query Editor som består av 4 distinkta element:

huvudband: låter dig skapa frågor från början tack vare dess knappar (om du är bekant med M-språket kan du också komma åt den avancerade redigeraren för att justera dem manuellt).

frågor: för att hålla reda på alla anslutningar till datakällor och strömmar.

förhandsgranskning av datatabell: för att visualisera ditt dataresultat efter ett specifikt steg.

Query Settings( tillämpade steg): för att navigera genom alla steg du gjort. Power Query registrerar automatiskt alla omvandlingar som gjorts.

• i Avsnitt 4 lär du dig hur Power Query i princip fungerar genom att omvandla en datatabell.
• i avsnitt 5 blir det ännu mer intressant eftersom du kommer att upptäcka hur du går vidare med data från olika källor och sammanfogar frågor.

hur kommer du igång med Power Query?

Föreställ dig följande situation:

du är financial controller för ett teknikföretag som säljer datorer och smartphones. För närvarande arbetar du i 3 länder: Frankrike, Storbritannien och Kina. Varje månad producerar du en konsoliderad rapport för din chef, med nyckeltal som totala intäkter, intäkter per land eller intäkter per produkt. För att göra det skickar varje landschef – Dennis, Douglas och Karen – dig en fil.

Problem: varje fil listar försäljningen i landets egen valör. Det är för tidskrävande att konvertera dem till Euro och sedan konsolidera dem i slutrapporten.

vad händer om du kunde automatisera processen och beräkna din rapport på några minuter genom att bara använda Power Query?

skulle det inte vara fantastiskt? Tja, med Power Query kan du! Låt oss börja med att förbereda din första tabell bisexuell

först behöver du data. Ladda ner vårt Power Query-exempel och spara det på din lokala server.

följ sedan dessa enkla steg:

• packa upp filen och spara den på din lokala server.
• öppna nu ett nytt kalkylblad i Excel och gå till fliken Data > hämta Data > från fil > från arbetsbok, som visas nedan.

(om du har Excel version 2013 eller 2010, helt enkelt gå till fliken Power Query)

• gå till sökvägen där du sparade de uppackade filerna du just laddade ner och välj Excel-filen med namnet ”valutakurser”.

• klicka på omvandla Data.

du kanske också har märkt att vissa tillämpade steg redan har dykt upp i fönstret för Frågeinställningar. Dessa görs automatiskt.

låt oss nu öva lite, börja med att rengöra datatabellen:

• ta bort de 3 översta raderna, gå till ta bort rader > ta bort de översta raderna och skriv ”3”. Du kommer omedelbart att se omvandlingen på datatabellförhandsgranskningen såväl som i de tillämpade stegen (Frågeinställningar).

• bli av med tomma rader: ta bort rader > ta bort tomma rader (som visas nedan).

• marknadsför din första rad som rubrik: klicka på ”Använd första raden som rubriker”. Som du kanske har märkt har Power Query automatiskt lagt till ett steg för att ändra typen av vissa data (värdena i den första kolumnen formateras nu som datum).

• ta bort tomma kolumner: klicka på” Välj kolumner ” och avmarkera kolumnerna 7, 8, 9 och 10.

du klarar dig bra! Tre steg till och du kommer att vara redo!

• Unpivot kolumnerna: Välj kolumnen ” växelkurs ”och gå sedan till Unpivot-kolumner > Unpivot andra kolumner på fliken Transform (du kan också välja de fem andra kolumnerna och välja”Unpivot-kolumner”).

• Byt namn på kolumnerna: klicka på rubrikcellerna, ange ”datum” i den första, ”valuta” i den andra och ”betygsätt” i den tredje.

• Använd ett filter: precis som i Excel, klicka på rullgardinsmenyn i kolumnen ”Datum” och välj ”Dec-18”.

• på fliken Hem klickar du på Stäng och ladda för att ladda finalbordet i ett nytt ark.

bra gjort! Du formade din första datatabell.

Låt oss gå vidare med Power Query

(re)föreställ dig följande situation:

tack vare dina Power Query-färdigheter är du nu en SENIOR financial controller för teknikföretaget. Nu måste du konsolidera December 2018-data som landscheferna skickade dig.

Problem: varje fil listar försäljningen i landets egen valör. Det är tidskrävande att konvertera dem till Euro, ännu mer för att sedan konsolidera dem i slutrapporten.

vad händer om du kunde automatisera processen och beräkna din rapport på några minuter bara med Power Query?

nu kommer vi att se hur man konsoliderar olika datakällor och sammanfogar dem med tabellen vi förberedde i föregående avsnitt.

för det första, låt oss importera hela mappen inklusive de tre olika källfilerna:

• om du fortfarande är i Power Query gå till ny källa > fil > mapp.

(om tillbaka på Excel, gå till Hämta Data > från mapp)

• Välj mappen ”Sales_201812” som du tidigare laddat ner och sparat. Därefter klickar du på OK.

ett nytt fönster ska visas.

sedan måste du slå samman frågorna:

• Välj ”kombinera & Redigera” i rullgardinsmenyn (längst ner i det nya fönstret).

• Välj exempeltabellen” Dec-18 ” (Observera att alla ark måste namnges på samma sätt).

• du kan kontrollera i den första kolumnen att alla källor ingår (klicka på rullgardinsmenyn) och klicka sedan på OK.

du är nu i Power Query editor.

• gå till fliken transformera > ersätt värden.

• ersätt nu ” Xiaomi ”med”EUR”.

• gå till fliken Hem > sammanfoga frågor.

ett nytt fönster visas:

1. välj kolumnen ”valuta”.
2. välj filen ”växelkurser” i rullgardinsmenyn.
3. välj kolumnen ”valuta”.
4. klicka på OK.

• nu måste du visa växelkursdata som du just har hämtat:
  1. välj kolumnen ”växelkurs”.
  2. klicka på knappen expandera.
  3. kontrollera endast ”Betygsätt”.
  4. avmarkera ” Använd original…”.
  5. klicka på OK.

Grattis! Du laddade bara en annan datakälla, sammanslagna frågor och hämtade motsvarande växelkurs. Inga fler LETARAD eller INDEX+MATCH!

för att avsluta skapar vi en kolumn” enhetspris EUR ” för att konvertera alla priser till Euro:

• gå till fliken Lägg till kolumn > anpassad kolumn.

• ett nytt fönster visas. Låt oss skriva formeln för priset i Euro:
  1. namnge det ”enhetspris EUR”.
  2. dubbelklicka på” enhetspris lokal valuta ” (eller välj den och klicka sedan på Infoga).
  3. skriv ”/”.
  4. dubbelklicka på”Betygsätt”.
  5. klicka på OK.

• när kolumnen visas klickar du på dess typsymbol (strax före namnet) och väljer ”decimaltal”.

vi måste göra detsamma för att generera kolumnen ”intäkter” :

• gå till fliken Lägg till kolumn > anpassad kolumn.
• ett nytt fönster visas. Låt oss skriva Intäktsformeln:
  1. namnge det ”intäkter”.
  2. dubbelklicka på” enhetspris EUR ” (eller välj det och klicka sedan på Infoga).
  3. skriv ”*”.
  4. dubbelklicka på”kvantitet”.
  5. klicka på OK.

• återigen, ändra kolumntypen till”decimaltal”.

för att avsluta, låt oss exportera den till en ny datatabell i Excel!

• gå till fliken Hem > Stäng & ladda > Stäng & ladda.

nu kan du fullt ut dra nytta av Excel-funktioner för att analysera data, skapa en pivottabell etc.

Wow! Om du gjorde det till slutet, grattis! Du vet nu hur Power Query fungerar.

nu är det din tur!

jag vill vända det till dig: förstod du alla ovanstående frågor om Power Query?
har du laddat ner våra handledningsfiler och följt ovanstående riktlinjer för att prova det själv?
Låt oss veta genom att lämna en snabb kommentar nedan just nu!

om du vill veta mer om Power Query: