i 2011 brugte amerikanske virksomheder 110 milliarder dollars på vedligeholdelses–, reparations – og driftsmaterialer (MRO) – varer lige fra pærer til rengøringsmateriel til møtrikker og bolte-og af de 110 milliarder dollars sidder cirka 12 milliarder dollars på hylder og bliver aldrig brugt.* En undersøgelse foretaget af Grainger ‘ S Consulting Services anslår mere end halvdelen af USA. virksomheder administrerer ikke effektivt deres MRO-forsyninger, efterlader dem med døde, forældede og vigtigst af alt, budgetdrænende beholdning.
dette er ikke et smukt billede, men en rig mulighed for fagfolk til vedligeholdelse af faciliteter til at tage omkostninger ud af deres forretning gennem en mere aggressiv tilgang til lagerstyring. Vores konklusion er, at forbedring af lagerstyringsprocesser kan hjælpe virksomheder med at reducere udgifterne med så meget som 25 procent. Hvordan ved du, hvor din lagerstyring står, og hvor den kan gå? For at hjælpe undersøgte vi mere end 500 organisationer og identificerede tre primære tilgange til MRO – lagerstyring-lagerført, administreret og gearet.
udvikling af din tilgang til Lagerstyring
lager er den mest grundlæggende tilgang til MRO lagerstyring. Det er hovedsageligt reaktivt, og varer føjes til lagerbeholdningen for nemheds skyld eller for at undgå lagerudgange. Alle MRO-materialer betragtes som en uoprettelig pris, og ledelsen lægger lidt vægt på dem, køber, opbevarer og udsteder forsyninger til medarbejderne på ad hoc-måde.
hvordan ser denne tilgang ud i aktion?
sig, at du har ansvaret for vedligeholdelse af faciliteter på et produktionsanlæg. En dag transportbåndet på et centralt stykke udstyr funktionsfejl. Arbejdet i dette område er stoppet, og du bruger det meste af dagen på at skure lagerrummet efter en manglende udskiftningsdel og ringe til leverandører, der prøver at finde det, du har brug for.
når du endelig har fundet delen, køber du et par ekstra til at opbevare i dit lagerrum for at undgå det samme problem næste gang. Lyder som en smart beslutning, men hvis den del ikke er nødvendig i flere år eller bliver malplaceret i et overfyldt lagerrum, er chancerne for, at den ekstra beholdning (en investering) bare vil sidde på hylden ubrugt.
efter at have gentaget denne cyklus flere gange, begynder du at indse, at din proces ikke fungerer. Uden kontrolelementer på plads eller data for at forstå, hvor ofte en vare bruges, kan du ikke forudsige efterspørgsel, og lagerbeholdningen fortsætter med at vokse. Dette tilskynder til en bevægelse mod den næste udvikling-en styret tilgang.
den administrerede tilgang til MRO-beholdning
en administreret tilgang hjælper med at kontrollere omkostningerne ved hjælp af proces-og lagerdata til at hjælpe med beslutningstagning. I denne tilgang betragtes MRO-materialer som en operationel udgift, der kan styres og kontrolleres aktivt.
det første skridt i at flytte til en administreret tilgang er at investere i at opbygge de rigtige data. Data er det, der gør MRO inventory håndterbar; det hjælper dig med at forstå dine efterspørgsel og brugsmønstre, så du kan optimere lagerniveauer.
for at teste kvaliteten af dine data skal du vælge et emne og se, om du kan give svar på grundlæggende spørgsmål, såsom:
- Hvad er det, og hvor kan du finde det?
- hvornår bruges det, og hvor meget af det er nødvendigt?
- hvorfor er det på lager, og hvem leverer det?
jo flere af disse spørgsmål du kan besvare, jo mere effektivt bliver dit lagerstyringsprogram.
du skal også yderligere definere de processer, du bruger til at administrere MRO-materialer, herunder hvordan du lagerfører, forbruger, analyserer og gendanner lager. Standardisering af disse processer og sikring af, at de udføres konsekvent, giver dig kvalitetsbeholdningsdata og øger effektiviteten.
lad os gå tilbage til vores eksempel på et produktionsanlæg. Efter for mange hasteordrer og manglende forsyninger tildeler du en Facility manager til at organisere og mærke lagerrummet og hjælpe med at føre tilsyn med MRO-beholdningen. Medarbejdere skal registrere, hvilke forsyninger de tager, og alle anmodninger om nye varer skal godkendes. Ved at spore brugsdata er lederen i stand til at identificere, hvilke handsker medarbejdere bruger oftest og holde et passende lager ved hånden. Dataene viser også, at sikkerhedsbriller er overstocked, så ordrer reduceres, og væksten i unødvendig beholdning sænkes.
mens den administrerede tilgang er effektiv, kan nogle medarbejdere føle, at kontrollerne bremser dem, så de opretter deres egen “private” beholdning. Over tid kan spændinger opbygges, når processen går i stykker, og data anses for upålidelige. Dette tilskynder skiftet mod en gearet tilgang.
den gearede tilgang til MRO – beholdning
gearet – den optimale tilgang-betragter MRO-beholdning som en strategisk komponent i virksomheden og en investering med genindvindelig værdi. Denne tilgang kræver, at materialer organiseres og udstedes på en disciplineret måde, men vigtigst af alt kræver denne tilgang at skabe ansvarlighed og give en grund til at handle.
ansvarlighed skabes, når relevans, indflydelse og incitament alle konvergerer, men en organisation kan ikke forvente at bringe disse tre elementer sammen for hver rolle, der er involveret i MRO-materialer. For eksempel kan forbedret lagerstyring være relevant for en lageradministrator, men manglende indflydelse forhindrer lederen i at implementere ændringer. En vedligeholdelseschef kan have en høj grad af indflydelse, men intet incitament til at reducere værdien af materialer, der opbevares på lager. For at overvinde denne fragmenterede ansvarlighed skaber mange organisationer et tværfunktionelt team, der er ansvarligt for alle elementer i lagerstyring, eller etablerer en rolle, der udelukkende er knyttet til lagerstyring.
lad os igen se eksemplet på plantegulvet. For at skabe ansvarlighed samler du et team fra hele fabrikken, der er ansvarlig for lagerstyring. Holdet arbejder mod et scorecard af præstationsmålinger såsom lagerfrekvens, opfyldelseshastighed, og procent af inaktiv beholdning. Under en rutinemæssig lagerrevision støder et teammedlem på ekstra malerartikler, der er tilbage fra en nylig opgradering af faciliteter, og kontakter leverandøren for at returnere materialerne til gengæld for en kredit. Da denne type aktivitet bliver en del af din lagerstyringsrutine, begynder du at se fremskridt i dine lagerpræstationsmålinger og en forbedring af din virksomheds bundlinje.
Tag din lagerstyring til det næste niveau
uanset om du i øjeblikket har et håndtag på din MRO-beholdning, eller du er overvældet, er det vigtigt at se på dit MRO-forbrug som en strategisk beslutning og ikke som et dræn på dine ressourcer. At forstå din nuværende tilgang til lagerstyring og omfavne små, gradvise ændringer vil tage tid, men din forhåndsinvestering vil være værd at de fremtidige besparelser for din organisation. At have de rigtige data og processer på plads hjælper dig med at træffe de beslutninger, der er nødvendige for at påvirke bundlinjen positivt.