jeg ved, at der er en million og en anden måde at styre dine daglige opgaver ved hjælp af teknologi. Og mens jeg normalt har en sund påskønnelse af digitale løsninger, jeg har altid været en person, der administrerer min opgaveliste med god gammel pen og papir. Ikke kun hjælper det mig med at være virkelig effektiv i mine travle handelsskoledage, prioritere mine opgaver og arbejde, selv når jeg ikke har celledata, men der er bogstaveligt talt intet mere tilfredsstillende end at krydse en afsluttet opgave ud af en faktisk opgaveliste.
hvis du har haft problemer med at finde et organisationssystem, der fungerer for dig, eller du bare vil prøve at kaste det digitale rod og komme tilbage til det grundlæggende, så vil jeg anbefale at give denne metode et skud! Sådan gør du det.
få en rigtig, Hard Copy Planner
det er klart, at det første skridt i at gøre dette er at få de værktøjer, der virker for dig. Det er vigtigt at bruge en papirkopiplanlægger, der matcher din organisatoriske og arbejdsstil. For eksempel bruger jeg Poppin-planlæggere, fordi de viser en ugentlig tidsplan til venstre og foret papir til højre, de passer i min pung, og de er ret billige.
jeg kan godt lide at se hele ugen på en side, men hvis du kan lide en anden type visning, så tjek Moleskine, som har masser af forskellige formater, eller—hvis du også vil blive analog med din shopping, gå til din lokale Barnes & Noble og gennemse det enorme udvalg, indtil du finder den rigtige pasform.
liste over alle dine Topforpligtelser for ugen
jeg starter altid med at notere alle de store forpligtelser, jeg har på min ugentlige tidsplan, bare så jeg kan få en fornemmelse af, hvad jeg skal planlægge. Jeg kan godt lide at inkludere både personlige og professionelle opgaver og begivenheder for virkelig at få et komplet billede for ugen.
for eksempel, hvis jeg skal forberede mig til et stort møde på onsdag, men skal stoppe med at arbejde klokken 6 på tirsdag for at deltage i en fødselsdagsmiddag, så ved jeg, at jeg sandsynligvis bliver nødt til at arbejde sent på mandag.
Skriv ud og Prioriter dine opgaver
når jeg er begyndt at udfylde kalenderen med mine store forpligtelser, deler jeg papirsiden af min planlægger i fire kasser, hvor den øverste højre boks repræsenterer vigtige/ikke-presserende opgaver, den øverste venstre repræsenterer vigtige/presserende opgaver, og de nederste to felter repræsenterer uvigtige/ikke-presserende og uvigtige/presserende opgaver.
derefter skriver jeg alle de opgaver, jeg skal udføre for ugen, og sørger for at liste dem i deres tilsvarende boks. For eksempel går” pay credit card bill “altid i den vigtige/presserende boks, mens” køb vinterjakke ” er i vigtig/ikke-presserende.
dette fungerer som et bagt-in prioriteringssystem, fordi det tvinger mig til at identificere, hvad jeg skal arbejde på og hvornår.
det er også afgørende for at kalde de opgaver, der er uvigtige/presserende, som jeg ofte vil prioritere over vigtige, langsigtede emner, hvis jeg ikke er forsigtig. For eksempel arbejder jeg på tre langsigtede forskningspapirer i dette semester, som aldrig virker lige så presserende som noget i morgen og let kan gå tabt i støj fra en fuld opgaveliste. Dette prioriteringssystem tvinger mig til at anerkende arbejdet med papirerne som vigtigt og begynde at skrive dem på forhånd.
lav en daglig tidsplan (og inkluder nedetid)
al denne ugentlige planlægning er god, men hvordan hjælper det mig med at finde ud af, hvad jeg rent faktisk skal gøre på en given dag? Hver morgen trækker jeg et blankt stykke papir ud (Jeg bruger hvidt printerpapir, men du kan også få en notesbog, hvis du vil klassificere processen lidt) og gøre tre ting.
først skriver jeg tiderne på dagen fra 8 am-11 PM i 30 minutters intervaller og sætter i møder, klasser og personlige forpligtelser, jeg har. Derefter, jeg ser på min ugentlige planlægger og trækker de opgaver, jeg vil udføre den dag, forsøger at sørge for at trække mindst et element fra hver af mine fire kasser. Endelig, jeg slot alle de opgaver i min kalender, udfylde tiden omkring møderne.
da opgaver normalt tager længere tid at gennemføre i praksis, er min tommelfingerregel at budgettere 1,5 gange den tid, jeg tror, jeg har brug for, bare for at sikre, at jeg kan passe alt ind. Jeg sørger også altid for at opbygge nedetid tidligt om aftenen og en time for at gå i gymnastiksalen, som jeg begge har brug for for at bevare min fornuft!
Cross ting off
dette er min favorit del af processen: crossing opgaver off når jeg er færdig med dem. Jeg elsker at bruge farvede penne, bare for at gøre tingene lidt sjovere. Jeg holder typisk styr på min daglige tidsplan og krydser derefter alle varer fra min ugentlige opgaveliste i slutningen af hver dag.
Fremfør uafsluttede varer
i slutningen af ugen er det vigtigt at sikre, at ufærdige varer overføres til fremtidige uger, så de ikke glider gennem revnerne. Søndag aften, Jeg sætter mig normalt ned med en rød pen og krydser uafsluttede genstande en ad gangen, når jeg beslutter, om jeg vil “annullere” dem eller flytte dem frem til fremtidige uger. En af skønhederne ved en papirplanlægger er, at du virkelig kan skubbe opgaver, du ikke har tid til, fordi du kan skrive dem ind, hvor du vil—jeg flyttede faktisk lige min “holiday shopping” – linje til den første uge i December, fordi jeg ved, at jeg ikke har tid til det indtil da.
jeg ved, at denne proces måske lyder kompliceret, men at bruge kun 20 minutter om dagen på planlægning kan hjælpe dig med at spare timer. Jeg ved, at jeg er særlig tilbøjelig til at spilde korte blokke (f. eks., 30 minutter mellem klasser) hvis jeg ikke har tænkt på, hvad jeg vil gøre, men hvis jeg allerede har lavet min tidsplan, behøver jeg ikke tænke to gange over, hvad jeg skulle gøre med min tid.
håber dette hjælper dig med at slippe af med nogle beslutninger træthed, og få flere ting gjort.