nogle projekter er som at sejle til Nordpolen. Du har brug for alle hænder på dækket.
men hvis du arbejder på et projekt, der kræver, at forskellige teams og afdelinger mødes, har du brug for tværfunktionel kommunikation.
i denne artikel vil vi fortælle dig alt hvad du behøver for at få forskellige teams til at arbejde problemfrit sammen.
lad os sætte sejl!
Hvad Er Tværfunktionel Kommunikation?
her er sagen: hvis du virkelig vil sejle til Nordpolen (eller afslutte et projekt i tide – sværhedsgraden føles undertiden det samme), har du brug for alle slags mennesker.
du skal bruge en ekspert kaptajn til at styre skibet.
i et projektteam er det dig som projektleder.
du får brug for sejlere til at hjælpe dig ud.
i projekter er det dine designere, udviklere, administrative assistenter, marketingfolk og meget mere.
de er kernen i dit team.
du har også brug for nogen til at håndtere legaleserne og sørge for, at du ikke bliver stoppet et sted, fordi du har glemt at registrere din båd.
dette er din juridiske afdeling.
endelig har du brug for nogen til at bemande icepick.
de er uslebne at tale med, men de gør et godt stykke arbejde med at få dig gennem de smaleste stræder.
din mission som projektleder, hvis du vælger at acceptere det, er at få alle disse vildt forskellige mennesker til at arbejde sammen.
de er dit tværfunktionelle team bestående af mennesker med forskellige færdigheder, der går sammen for at få projektet færdigt.
og for at få dem til at samarbejde effektivt, bliver du nødt til at overvinde et par udfordringer.
tværfunktionelle Samarbejdsudfordringer
den største hindring, du står over for, er forskellige teammedlemmers organisatoriske tankegang.
de har alle forskellige måder at kommunikere inden for deres hold.
de arbejder normalt på forskellige opgaver.
så de vigtigste udfordringer, du står over for, når du administrerer et tværfunktionelt team, er:
forskellige prioriteter er et Problem for tværfunktionelt samarbejde
for at samarbejde skal alle være på samme side med hensyn til mål og prioriteter.
men hvis du arbejder med medlemmer fra forskellige afdelinger, er justeringen ændret.
du som projektleder på vagt skal sørge for, at de ikke glider ud af balance.
for eksempel, hvis det juridiske team er motiveret af deres årlige præstationsanmeldelse, der kun måler deres arbejde i deres afdeling, vil de sandsynligvis sætte projektet på bagbrænderen.
et andet problem kan komme fra dårlig opsætning.
hvis visse teammedlemmer ikke er sikre på, hvad deres rolle i projektet er, hvad deres ansvar er, og hvad de skal gøre, bliver det meget kaotisk snart.
løsning: Opgavestyring og projektsporing
for at få dit team til Nordpolen skal du først opdele projektet i forskellige opgaver.
Opgavestyring hjælper dit team med at forstå, hvad der skal gøres, hvornår det skal gøres, og af hvem det skal gøres.
på denne måde vil Ann fra legal vide, at hun skal udarbejde kontrakterne inden tirsdag, Joe fra sales vil ikke være i tvivl om, hvem der skal komme i kontakt med udsigterne osv.
når det kommer til præstationsmåling og kursuskorrektion, er der intet som projektsporing til… Ja, Hold dig på sporet.
dette gør underværker for samarbejde på tværs af hold, fordi alle ved præcis, hvad de er ansvarlige for, så der kan ikke være nogen vrede.
dine egne sejlere vil ikke føle, at de lægger mere arbejde, mens andre sejlere soler på dækket.
tværfunktionel kommunikation er den største udfordring
hvert teammedlem, du skal styre i et tværfunktionelt team, har vænnet sig til en bestemt måde at kommunikere på.
og nu er det ændret.
derudover kan du ikke oversvømme dem med for meget kommunikation.
lange møder og lange e-mail-tråde fører ingen steder, og de kan blive en stor hindring for dit projekts succes.
løsning: vidensdeling og gennemsigtighed
i gennemsnit bruger medarbejderne 2,5 timer hver dag bare på at lede efter de oplysninger, de har brug for til at udføre deres job.
forestil dig nu, hvilken slags indflydelse det har på din produktivitet, da nogle opgaver afhænger af færdiggørelsen af andre opgaver.
dine teammedlemmer kan se, hvem der er ansvarlig for hvilken opgave, og de har brug for mindre tid til at finde de rigtige oplysninger.
derudover vil det være meget lettere at styre et projekt, hvis du tydeligt kan se, hvordan det skrider frem.