Funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Warum ist das eine Herausforderung und was können wir dagegen tun?

Manche Projekte sind wie Segeln zum Nordpol. Sie brauchen alle Hände an Deck.

Wenn Sie jedoch an einem Projekt arbeiten, bei dem verschiedene Teams und Abteilungen zusammenkommen müssen, benötigen Sie eine funktionsübergreifende Kommunikation.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie brauchen, damit verschiedene Teams nahtlos zusammenarbeiten können.

Auf geht’s!

Was ist funktionsübergreifende Kommunikation?

Hier ist die Sache: Wenn du wirklich zum Nordpol segeln willst (oder ein Projekt rechtzeitig beenden willst – der Schwierigkeitsgrad fühlt sich manchmal gleich an), wirst du alle möglichen Leute brauchen.

Sie benötigen einen erfahrenen Kapitän, um das Schiff zu steuern.

In einem Projektteam sind das Sie als Projektleiter.

Du wirst Seeleute brauchen, die dir helfen.

In Projekten sind dies Ihre Designer, Entwickler, Verwaltungsassistenten, Vermarkter und vieles mehr.

Sie sind der Kern Ihres Teams.

Sie werden auch jemanden brauchen, der sich um die Rechtssprache kümmert und sicherstellt, dass Sie nicht irgendwo angehalten werden, weil Sie vergessen haben, Ihr Boot zu registrieren.

Dies ist Ihre Rechtsabteilung.

Endlich wirst du jemanden brauchen, der den Eispickel besetzt.

Sie sind hart zu reden, aber sie machen einen verdammt guten Job, dich durch die engste Meerenge zu bringen.

Ihre Mission als Projektmanager, sollten Sie sich entscheiden, es zu akzeptieren, ist es, all diese wild unterschiedlichen Menschen zusammenarbeiten zu lassen.

Sie sind Ihr funktionsübergreifendes Team, bestehend aus Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten, die sich zusammenschließen, um das Projekt zu erledigen.

Und um sie effektiv zusammenarbeiten zu lassen, müssen Sie einige Herausforderungen meistern.

Herausforderungen der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit

Das Haupthindernis, dem Sie gegenüberstehen, ist die organisatorische Denkweise der verschiedenen Teammitglieder.

Sie alle haben unterschiedliche Möglichkeiten, innerhalb ihrer Teams zu kommunizieren.

Sie arbeiten normalerweise an verschiedenen Aufgaben.

Die wichtigsten Herausforderungen bei der Verwaltung eines funktionsübergreifenden Teams sind also:

Unterschiedliche Prioritäten sind ein Problem für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit

Um zusammenzuarbeiten, müssen alle in Bezug auf Ziele und Prioritäten auf derselben Seite sein.

Wenn Sie jedoch mit Mitgliedern aus verschiedenen Abteilungen arbeiten, hat sich die Ausrichtung geändert.

Sie als diensthabender Projektmanager müssen sicherstellen, dass sie nicht aus dem Gleichgewicht geraten.

Wenn das Rechtsteam beispielsweise durch seine jährliche Leistungsüberprüfung motiviert ist, die nur die Arbeit in seiner Abteilung misst, wird das Projekt wahrscheinlich in den Hintergrund gedrängt.

Ein weiteres Problem kann von einer schlechten Einrichtung herrühren.

Wenn bestimmte Teammitglieder sich nicht sicher sind, welche Rolle sie im Projekt spielen, welche Verantwortlichkeiten sie haben und was sie zu tun haben, wird es bald sehr chaotisch.

Lösung: Aufgabenverwaltung und Projektverfolgung

Um Ihr Team an den Nordpol zu bringen, sollten Sie das Projekt zunächst in verschiedene Aufgaben aufteilen.

Das Aufgabenmanagement hilft Ihrem Team zu verstehen, was zu tun ist, wann es getan werden muss und von wem es getan werden muss.

Auf diese Weise wird Ann von legal wissen, dass sie die Verträge bis Dienstag entwerfen muss, Joe von Sales wird keine Zweifel daran haben, wer mit Interessenten in Kontakt treten muss, und so weiter.

Wenn es um Leistungsmessung und Kurskorrektur geht, gibt es nichts Besseres als Projektverfolgung, um … nun, Sie auf Kurs zu halten.

Dies wirkt Wunder für die teamübergreifende Zusammenarbeit, da jeder genau weiß, wofür er verantwortlich ist, sodass es keinen Groll geben kann.

Ihre eigenen Segler werden nicht das Gefühl haben, mehr zu arbeiten, während andere Segler sich auf dem Deck sonnen.

Crossfunktionale Kommunikation ist die größte Herausforderung

Jedes Teammitglied, das Sie in einem crossfunktionalen Team führen müssen, hat sich an eine bestimmte Art der Kommunikation gewöhnt.

Und jetzt hat sich das geändert.

Darüber hinaus können Sie sie nicht mit zu viel Kommunikation überschwemmen.

Lange Besprechungen und lange E-Mail-Threads führen zu nichts und können zu einem großen Hindernis für den Erfolg Ihres Projekts werden.

Lösung: Wissensaustausch und Transparenz

Im Durchschnitt verbringen Mitarbeiter täglich 2,5 Stunden damit, nach den Informationen zu suchen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Stellen Sie sich nun vor, welche Auswirkungen dies auf Ihre Produktivität hat, da einige Aufgaben vom Abschluss anderer Aufgaben abhängen.

Ihre Teammitglieder können sehen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, und benötigen weniger Zeit, um die richtigen Informationen zu finden.

Darüber hinaus ist es viel einfacher, ein Projekt zu verwalten, wenn Sie deutlich sehen, wie es voranschreitet.