Die 12-Milliarden-Dollar-Frage: Wie verwaltet Ihre Anlage den MRO-Bestand?

Im Jahr 2011 gaben US–Unternehmen 110 Milliarden US–Dollar für Wartungs-, Reparatur- und Betriebsstoffe (MRO) aus – von Glühbirnen über Reinigungsmittel bis hin zu Schrauben und Muttern – und von diesen 110 Milliarden US-Dollar befinden sich ungefähr 12 Milliarden US-Dollar in Regalen und werden nie verwendet.* Eine von Grainger’s Consulting Services durchgeführte Studie schätzt, dass mehr als die Hälfte der US-amerikanischen. unternehmen verwalten ihre MRO-Lieferungen nicht effektiv, so dass sie mit totem, veraltetem und vor allem budgetaufwändigem Inventar zurückbleiben.

Dies ist kein schönes Bild, aber eine reiche Gelegenheit für Facility Maintenance Professionals, Kosten aus ihrem Geschäft durch einen aggressiveren Ansatz zur Bestandsverwaltung zu nehmen. Wir haben festgestellt, dass die Verbesserung der Bestandsverwaltungsprozesse Unternehmen dabei helfen kann, die Ausgaben um bis zu 25 Prozent zu senken. Woher wissen Sie, wo Ihr Bestandsmanagement steht und wohin es gehen kann? Um Ihnen zu helfen, haben wir mehr als 500 Organisationen untersucht und drei primäre Ansätze für das MRO–Bestandsmanagement identifiziert – bestückt, verwaltet und gehebelt.

Weiterentwicklung Ihres Ansatzes zur Bestandsverwaltung

Dies ist der grundlegendste Ansatz für die MRO-Bestandsverwaltung. Es ist hauptsächlich reaktiv und Artikel werden zur Bequemlichkeit oder zur Vermeidung von Lagerbeständen zum Inventar hinzugefügt. Alle MRO-Materialien werden als nicht erstattungsfähige Kosten betrachtet, und das Management achtet wenig auf sie, kauft, lagert und gibt den Mitarbeitern ad hoc Vorräte.

Wie sieht dieser Ansatz in der Praxis aus?

Angenommen, Sie sind für die Instandhaltung von Anlagen in einer Produktionsanlage verantwortlich. Eines Tages fällt das Förderband an einem wichtigen Gerät aus. Die Arbeit in diesem Bereich wird gestoppt und Sie verbringen den größten Teil des Tages damit, den Lagerraum nach einem fehlenden Ersatzteil zu durchsuchen und Lieferanten anzurufen, um das zu finden, was Sie benötigen.

Sobald Sie das Teil endgültig gefunden haben, kaufen Sie ein paar zusätzliche Teile, die Sie in Ihrem Lagerraum aufbewahren können, um das gleiche Problem beim nächsten Mal zu vermeiden. Klingt nach einer klugen Entscheidung, aber wenn dieses Teil noch einige Jahre nicht benötigt wird oder in einem überfüllten Lagerraum verlegt wird, besteht die Möglichkeit, dass das zusätzliche Inventar (eine Investition) einfach ungenutzt im Regal steht.

Nachdem Sie diesen Zyklus mehrmals wiederholt haben, stellen Sie fest, dass Ihr Prozess nicht funktioniert. Ohne Kontrollen oder Daten, um zu verstehen, wie oft ein Artikel verwendet wird, können Sie die Nachfrage nicht vorhersagen und der Bestand wächst weiter. Dies fördert einen Schritt in Richtung der nächsten Evolution – eines verwalteten Ansatzes.

The Managed Approach to MRO Inventory

Ein verwalteter Ansatz hilft bei der Kostenkontrolle, indem Prozess- und Bestandsdaten zur Entscheidungsfindung verwendet werden. Bei diesem Ansatz werden MRO-Materialien als Betriebsaufwand betrachtet, der aktiv verwaltet und kontrolliert werden kann.

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem verwalteten Ansatz besteht darin, in die Erstellung der richtigen Daten zu investieren. Daten sind es, die den MRO-Bestand überschaubar machen; Sie helfen Ihnen, Ihre Nachfrage- und Nutzungsmuster zu verstehen, damit Sie den Lagerbestand optimieren können.

Um die Qualität Ihrer Daten zu testen, wählen Sie ein Element aus und prüfen Sie, ob Sie Antworten auf grundlegende Fragen geben können, z:

• Was ist das und wo kann man es finden?
• Wann wird es verwendet und wie viel davon wird benötigt?
• Warum ist es auf Lager und wer liefert es?

Je mehr dieser Fragen Sie beantworten können, desto effektiver wird Ihr Bestandsverwaltungsprogramm.

Sie müssen auch die Prozesse, die Sie zum Verwalten von MRO-Materialien verwenden, genauer definieren, einschließlich der Art und Weise, wie Sie Lagerbestände lagern, verbrauchen, analysieren und wiederherstellen. Wenn Sie diese Prozesse standardisieren und sicherstellen, dass sie konsistent ausgeführt werden, erhalten Sie qualitativ hochwertige Bestandsdaten und steigern die Effizienz.

Kehren wir zu unserem Beispiel in einer Produktionsanlage zurück. Nach zu vielen Eilaufträgen und fehlenden Verbrauchsmaterialien weisen Sie einen Facility Manager zu, der den Lagerraum organisiert und beschriftet und den MRO-Bestand überwacht. Die Mitarbeiter müssen aufzeichnen, welche Lieferungen sie mitnehmen, und alle Anfragen nach neuen Artikeln müssen genehmigt werden. Durch die Verfolgung von Nutzungsdaten kann der Manager identifizieren, welche Handschuhe Mitarbeiter am häufigsten verwenden, und einen geeigneten Vorrat zur Hand halten. Die Daten zeigen auch, dass Schutzbrillen überfüllt sind, sodass Bestellungen reduziert und das Wachstum unnötiger Lagerbestände verlangsamt wird.

Während der verwaltete Ansatz effektiv ist, können einige Mitarbeiter das Gefühl haben, dass die Kontrollen sie verlangsamen, sodass sie ihr eigenes „privates“ Inventar erstellen. Im Laufe der Zeit kann es zu Spannungen kommen, wenn der Prozess zusammenbricht und Daten als unzuverlässig gelten. Dies fördert die Verlagerung hin zu einem Leveraged-Ansatz.

Der Leveraged–Ansatz für MRO–Inventar

Leveraged – der optimale Ansatz – betrachtet MRO-Inventar als strategische Komponente des Geschäfts und als Investition mit erzielbarem Wert. Dieser Ansatz erfordert, dass Materialien diszipliniert organisiert und ausgegeben werden, aber vor allem erfordert dieser Ansatz die Schaffung von Rechenschaftspflicht und die Bereitstellung eines Grundes zum Handeln.

Verantwortlichkeit entsteht, wenn Relevanz, Einfluss und Anreiz zusammenlaufen, aber eine Organisation kann nicht erwarten, diese drei Elemente für jede Rolle, die mit MRO-Materialien zu tun hat, zusammenzubringen. Zum Beispiel kann eine verbesserte Bestandsverwaltung für einen Lagerraummanager relevant sein, aber ein Mangel an Einfluss hindert den Manager daran, Änderungen umzusetzen. Ein Instandhaltungsleiter kann ein hohes Maß an Einfluss haben, aber keinen Anreiz, den Wert der auf Lager gehaltenen Materialien zu reduzieren. Um diese fragmentierte Verantwortlichkeit zu überwinden, erstellen viele Organisationen ein funktionsübergreifendes Team, das für alle Elemente der Bestandsverwaltung verantwortlich ist, oder richten eine Rolle ein, die ausschließlich an die Bestandsverwaltung gebunden ist.

Lassen Sie uns noch einmal das Beispiel für den Werksbereich betrachten. Um Rechenschaftspflicht zu schaffen, ziehen Sie ein Team aus dem gesamten Werk zusammen, das für die Bestandsverwaltung verantwortlich ist. Das Team arbeitet mit einer Scorecard mit Leistungsmetriken wie der Häufigkeit von Lagerbeständen, der Erfüllungsrate und dem Prozentsatz des inaktiven Inventars. Während einer routinemäßigen Bestandsprüfung stößt ein Teammitglied auf zusätzliche Malutensilien, die von einem kürzlich erfolgten Upgrade der Einrichtungen übrig geblieben sind, und kontaktiert den Lieferanten, um die Materialien gegen Gutschrift zurückzugeben. Wenn diese Art von Aktivität Teil Ihrer Bestandsverwaltungsroutine wird, sehen Sie Fortschritte in Ihren Bestandsleistungsmetriken und eine Verbesserung des Endergebnisses Ihres Unternehmens.

Bringen Sie Ihr Bestandsmanagement auf die nächste Stufe

Unabhängig davon, ob Sie Ihr MRO-Inventar derzeit im Griff haben oder überfordert sind, ist es wichtig, Ihre MRO-Ausgaben als strategische Entscheidung und nicht als Belastung für Ihre Ressourcen zu betrachten. Das Verständnis Ihres aktuellen Ansatzes zur Bestandsverwaltung und die Übernahme kleiner, schrittweiser Änderungen werden einige Zeit in Anspruch nehmen, aber Ihre Vorabinvestition wird die zukünftigen Einsparungen für Ihr Unternehmen wert sein. Wenn Sie über die richtigen Daten und Prozesse verfügen, können Sie die erforderlichen Entscheidungen treffen, um das Endergebnis positiv zu beeinflussen.

Wie viel von den 12 Milliarden US-Dollar werden Sie also wieder in IHR Geschäft stecken?