Zur Verteidigung einer Papier-To-Do-Liste (und wie man es richtig macht)

Ich weiß, dass es eine Million verschiedene Möglichkeiten gibt, Ihre täglichen Aufgaben mithilfe von Technologie zu verwalten. Und während ich normalerweise eine gesunde Wertschätzung für digitale Lösungen habe, war ich immer jemand, der meine To-Do-Liste mit gutem alten Stift und Papier verwaltet. Es hilft mir nicht nur, während meiner geschäftigen Business-School-Tage wirklich effizient zu sein, meine Aufgaben zu priorisieren und auch dann zu arbeiten, wenn ich keine Zellendaten habe, sondern es gibt buchstäblich nichts Befriedigenderes, als eine abgeschlossene Aufgabe von einer tatsächlichen To-Do-Liste zu streichen.

Wenn Sie Probleme hatten, ein Organisationssystem zu finden, das für Sie funktioniert, oder wenn Sie einfach nur versuchen möchten, die digitale Unordnung zu beseitigen und zu den Grundlagen zurückzukehren, dann würde ich empfehlen, diese Methode auszuprobieren! Hier ist, wie es zu tun.

Holen Sie sich einen echten Hardcopy-Planer

Offensichtlich ist der erste Schritt dabei, die Werkzeuge zu bekommen, die für Sie funktionieren. Es ist wichtig, einen Hardcopy-Planer zu verwenden, der zu Ihrer Organisation und Ihrem Arbeitsstil passt. Zum Beispiel verwende ich Poppin-Planer, weil sie links einen Wochenplan und rechts liniertes Papier anzeigen, in meine Handtasche passen und ziemlich billig sind.

Ich mag es, die ganze Woche auf einer Seite zu sehen, aber wenn Sie eine andere Art von Ansicht mögen, schauen Sie sich Moleskine an, das eine Menge verschiedener Formate hat, oder — wenn Sie auch mit Ihrem Einkauf beginnen möchten — gehen Sie zu Ihrem lokalen Barnes & Shop und stöbern Sie durch seine riesige Auswahl, bis Sie die richtige Passform finden.

Listen Sie alle Ihre wichtigsten Verpflichtungen für die Woche auf

Ich beginne immer damit, alle wichtigen Verpflichtungen aufzulisten, die ich in meinem Wochenplan habe, nur damit ich ein Gefühl dafür bekomme, was ich planen muss. Ich mag es, sowohl persönliche als auch berufliche Aufgaben und Ereignisse einzubeziehen, um wirklich ein vollständiges Bild für die Woche zu bekommen.

Zum Beispiel, wenn ich mich auf ein großes Meeting am Mittwoch vorbereiten muss, aber am Dienstag um 6 Uhr aufhören muss zu arbeiten, um an einem Geburtstagsessen teilzunehmen, dann werde ich wissen, dass ich wahrscheinlich am Montag spät arbeiten muss.

Schreiben und priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Sobald ich begonnen habe, den Kalender mit meinen wichtigsten Verpflichtungen zu füllen, teile ich die Papierseite meines Planers in vier Felder auf, wobei das obere rechte Feld wichtige / nicht dringende Aufgaben darstellt, das obere linke Feld wichtige / dringende Aufgaben darstellt und die unteren beiden Felder unwichtige / nicht dringende und unwichtige / dringende Aufgaben darstellen.

Dann schreibe ich alle Aufgaben auf, die ich für die Woche erledigen muss, und stelle sicher, dass sie in der entsprechenden Box aufgelistet sind. Zum Beispiel geht „Kreditkartenrechnung bezahlen“ immer in das Feld wichtig / dringend, während „Wintermantel kaufen“ in wichtig / nicht dringend ist.

Dies funktioniert wie ein eingebautes Priorisierungssystem, da es mich zwingt, zu identifizieren, woran ich wann arbeiten muss.

Es ist auch wichtig, die unwichtigen / dringenden Aufgaben aufzurufen, die ich oft vor wichtigen, langfristigen Dingen priorisiere, wenn ich nicht aufpasse. Zum Beispiel arbeite ich in diesem Semester an drei langfristigen Forschungsarbeiten, die nie ganz so drängend erscheinen wie etwas, das morgen fällig ist und sich leicht im Lärm einer vollen To-Do-Liste verlieren könnten. Dieses Priorisierungssystem zwingt mich, die Arbeit an den Papieren als wichtig anzuerkennen und sie im Voraus zu schreiben.

Machen Sie einen Tagesplan (und schließen Sie Ausfallzeiten ein)

All diese wöchentliche Planung ist nett, aber wie hilft mir das herauszufinden, was ich an einem bestimmten Tag tatsächlich tun soll? Jeden Morgen ziehe ich ein leeres Blatt Papier heraus (ich benutze weißes Druckerpapier, aber man könnte auch ein Notizbuch bekommen, wenn man den Prozess ein wenig einordnen wollte) und mache drei Dinge.

Zuerst schreibe ich die Tageszeiten von 8 bis 11 Uhr in 30-Minuten-Schritten auf und lege alle Besprechungen, Kurse und persönlichen Verpflichtungen ein, die ich habe. Dann schaue ich mir meinen Wochenplaner an und ziehe die Aufgaben heraus, die ich an diesem Tag erledigen möchte. Schließlich lege ich alle Aufgaben in meinen Kalender und fülle die Zeit rund um die Besprechungen aus.

Da Aufgaben in der Praxis normalerweise länger dauern, ist meine Faustregel, das 1,5-fache der Zeit zu budgetieren, die ich meiner Meinung nach benötigen werde, nur um sicherzustellen, dass ich alles unterbringen kann. Ich achte auch immer darauf, am frühen Abend Ausfallzeiten einzubauen und eine Stunde ins Fitnessstudio zu gehen, Beides brauche ich, um meine geistige Gesundheit zu erhalten!

Kreuzen Sie die Dinge ab

Dies ist mein Lieblingsteil des Prozesses: Kreuzen Sie Aufgaben ab, wenn ich sie beende. Ich liebe es, farbige Stifte zu verwenden, nur um die Dinge ein bisschen mehr Spaß zu machen. Normalerweise behalte ich meinen Tagesablauf im Auge und kreuze dann am Ende eines jeden Tages alle Punkte meiner wöchentlichen To-Do-Liste an.

Nicht abgeschlossene Artikel übertragen

Am Ende der Woche ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle nicht abgeschlossenen Artikel in die kommenden Wochen übertragen werden, damit sie nicht durch die Ritzen rutschen. Am Sonntagabend setze ich mich normalerweise mit einem roten Stift hin und kreuze unvollendete Gegenstände nacheinander an, während ich entscheide, ob ich sie „abbrechen“ oder in zukünftige Wochen verschieben möchte. Eine der Schönheiten eines Papierplaners ist, dass man Aufgaben, für die man keine Zeit hat, wirklich verschieben kann, weil man sie schreiben kann, wo immer man will — ich habe gerade meine „Holiday Shopping“ -Zeile in die erste Dezemberwoche verschoben, weil ich weiß, dass ich bis dahin keine Zeit dafür habe.

Ich weiß, dass dieser Prozess kompliziert klingen mag, aber wenn Sie nur 20 Minuten pro Tag für die Planung aufwenden, können Sie Stunden sparen. Ich weiß, dass ich besonders anfällig dafür bin, kurze Blöcke zu verschwenden (z., 30 Minuten zwischen den Klassen) Wenn ich nicht überlegt habe, was ich tun möchte, aber wenn ich meinen Zeitplan bereits festgelegt habe, muss ich nicht zweimal darüber nachdenken, was ich mit meiner Zeit machen soll.

Ich hoffe, dies hilft Ihnen, einige Entscheidungsmüdigkeit loszuwerden und mehr Dinge zu erledigen.

Foto von Planer mit freundlicher Genehmigung von .