Plan de Proyecto

Términos de Planificación de proyectos

Antes de profundizar en cómo planificar un proyecto, es útil familiarizarse con algunos de los términos con los que se encontrará. Aquí hay una lista de términos generales que encontrará en esta guía.

• Entregable: Los resultados de un proyecto, como un producto, servicio, informe, etc.
• Stakeholder: Cualquier persona con un interés personal en el proyecto: gerente de proyecto—patrocinador del proyecto, miembros del equipo, clientes, etc.
• Tareas: Pequeños trabajos que conducen al entregable final.
• Hito: El final de una fase de proyecto y el comienzo de la siguiente.
• Recursos: Todo lo que necesite para completar el proyecto, como personal, suministros, materiales, herramientas, personas y más.
• Presupuesto: Estimación del costo total relacionado con la finalización de un proyecto.
• Seguimiento & Monitoreo: Recopilar datos del proyecto y asegurarse de que reflejen los resultados que planeó.

Pasos de planificación de proyectos

Ahora, le llevaremos a través de los pasos principales de planificación de proyectos:

1. Esbozar el Caso de negocio
2. Definir El Alcance del proyecto
3. Establecer metas & Objetivos
4. Esbozar Entregables
5. Crear un Programa de proyecto
6. Asignar tareas a su equipo
7. Evaluar el riesgo
8. Informe de su progreso

Siguiendo estos pasos de planificación de proyectos, aclarará lo que necesita lograr, elaborará los procesos que necesita para llegar allí y desarrollará un plan de acción para cómo va a llevar esto adelante.

Describe el caso de negocio

Si tienes un proyecto, hay una razón para ello: ese es tu caso de negocio. El caso de negocio describe las razones por las que se inicia el proyecto, sus beneficios y el retorno de la inversión. Si hay un problema que se está resolviendo, entonces ese problema se describe aquí. El caso de negocio se presentará a aquellos que toman decisiones en su organización, explicando qué se debe hacer y cómo. Si es aprobado, tiene un proyecto.

Reúnase con las partes interesadas

Cada proyecto tiene partes interesadas, aquellas que tienen un interés personal en el proyecto. De los que se benefician de ella, a los que son responsables de su éxito. Por lo tanto, cualquier planificación de proyecto debe identificar quiénes son estas partes interesadas, desde clientes hasta reguladores. Reunirse con ellos es crucial para obtener una mejor imagen de lo que es el proyecto y lo que se espera de la entrega final.

Definir el alcance del proyecto

Se refiere al trabajo requerido para lograr los objetivos del proyecto y generar los entregables requeridos. El alcance del proyecto debe definirse y organizarse mediante una estructura de desglose del trabajo (WBS). Por lo tanto, el alcance del proyecto incluye lo que debe hacer en el proyecto (entregables, sub entregables, paquetes de trabajo, actividades, tareas), pero también lo que no es esencial. Esto último es importante, porque saber lo que no es de alta prioridad ayuda a evitar la pérdida de alcance; es decir, usar recursos valiosos para algo que no es clave para el éxito de su proyecto.

Establecer metas & Objetivos

Las metas y los objetivos son cosas diferentes cuando se trata de planificar un proyecto. Los objetivos son los resultados que se quieren lograr y, por lo general, son amplios. Los objetivos, por otro lado, son más específicos; acciones medibles que deben tomarse para alcanzar su meta. Al planificar un proyecto, las metas y los objetivos surgen naturalmente del caso de negocio, pero en esta etapa entras en más detalles. En cierto sentido, estás ajustando los objetivos establecidos en el caso de negocio y creando tareas claramente definidas. Estas metas y objetivos se recopilan en una carta del proyecto, que utilizará durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Entregables de esquema

Un proyecto puede tener numerosos entregables. Un entregable puede ser un bien, servicio o resultado que se necesita para completar una tarea, proceso, fase, subproyecto o proyecto. Por ejemplo, el entregable final es la razón del proyecto, y una vez que se produce este entregable, el proyecto se completa. Como se define en el alcance del proyecto, un proyecto consiste en subproyectos, fases, paquetes de trabajo, actividades y tareas, y cada uno de estos componentes puede tener un entregable. Lo primero que debe hacer es determinar cuál es el producto final y cómo sabrá que la calidad cumple con las expectativas de sus partes interesadas. En cuanto a los otros entregables en el proyecto, también deben ser identificados y alguien en el equipo debe ser responsable de su finalización exitosa.

Crear una programación de proyecto

La programación del proyecto es de lo que todo se cuelga. Desde tus tareas hasta tu presupuesto, todo está definido por el tiempo. Los horarios se componen recopilando todas las tareas necesarias para llegar a su entrega final y estableciéndolas en una línea de tiempo que termina en su fecha límite. Esto puede hacer que se presente un trabajo rebelde, por lo que los horarios se dividen en fases, indicadas por hitos, que marcan el final de una fase del proyecto y el comienzo de la siguiente.

Asignar tareas

El plan está establecido, pero todavía existe en abstracto hasta que tome las tareas de su agenda y comience a asignarlas a su equipo. Por lo tanto, es necesario formar un equipo que tenga las habilidades y experiencias necesarias para completar el proyecto. Sus funciones y responsabilidades deben estar claramente definidas, para que sepan qué hacer. Luego, cuando les asigne tareas de su plan, deben ser claras, con instrucciones y cualquier documentación relacionada que necesiten para ejecutar las tareas.

Evaluar el riesgo

Cada proyecto tiene algún nivel de riesgo. Hay varios tipos de riesgo, como el riesgo de alcance, el riesgo técnico y el riesgo de cronograma, entre otros. Incluso si el plan de su proyecto es exhaustivo, los factores internos y externos pueden afectar el tiempo, el costo y el alcance de su proyecto (triple restricción). Por lo tanto, debe considerar su planificación como flexible. Hay muchas maneras de prepararse para el riesgo, como desarrollar un plan de gestión de cambios, pero por ahora, lo más importante es hacer un seguimiento de su progreso a lo largo de la fase de ejecución mediante el uso de informes de estado del proyecto y/o software de planificación de proyectos para monitorear el riesgo.

Informe de su progreso

Su objetivo final es garantizar un proyecto exitoso para sus partes interesadas. Están invertidos, y no estarán satisfechos girando sus pulgares hasta que el proyecto siga su curso. Al construir una estructura de desglose de trabajo (WBS) durante la fase de planificación del proyecto, puede desglosar el proyecto para que entiendan cómo se ejecutará su plan de proyecto. Mantener informados a las partes interesadas es importante para gestionar sus expectativas y garantizar que estén satisfechas. Tener reuniones regulares en las que presentas informes de progreso es una excelente manera de mostrarles que todo está avanzando según lo planeado y de responder a cualquier pregunta o inquietud que puedan tener.

How ProjectManager.com Ayuda con los Planes de Proyecto

El software de planificación de proyectos es una herramienta que ayuda a planificar, organizar y administrar el calendario y los recursos necesarios para completar un proyecto. Una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas es Microsoft Project, pero ProjectManager.com es una de las mejores alternativas disponibles para la planificación de proyectos. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos galardonado que organiza los proyectos desde la planificación hasta la finalización. Regístrese para una prueba gratuita de 30 días y siga adelante para crear un plan de proyecto completo que cubra todos los detalles.

Enumere sus tareas para el Plan

Las tareas son los bloques de construcción de cualquier proyecto y el inicio de cualquier plan es identificar todas las tareas que conducen a su entrega final.

Abra la herramienta para agregar sus tareas en el gráfico de Gantt o en una de las otras vistas de proyectos múltiples. Puede importar una lista de tareas desde cualquier hoja de cálculo o usar una de nuestras plantillas para comenzar.

Agregar Duración y costos a las tareas

Cada tarea tiene una duración estimada, que es el tiempo que tomará completarla. También requerirán una cierta cantidad de fondos, que debe recaudarse para formular su plan.

Agregue las fechas de inicio y finalización de cada tarea en el Gantt y rellenarán una línea de tiempo del proyecto, para que pueda ver todo el proyecto en un solo lugar. También hay una columna para los costos de las tareas.

Tareas dependientes de enlaces

Las tareas no siempre están separadas unas de otras. A menudo, uno no puede comenzar o detenerse hasta que otro haya comenzado o se haya detenido. Eso se llama dependencia de tareas y debe anotarse en su plan.

Enlaza tareas dependientes arrastrando una a la otra. Una línea de puntos indica que están vinculados, para que te mantengas al tanto del hecho y puedas evitar cuellos de botella más adelante en el proyecto.

Establecer hitos & Línea de base

Un hito indica el final de una fase y el comienzo de otra, lo que ayuda con el seguimiento y la moral. La línea de base establece su plan para que pueda compararlo con el progreso real.

Hay un filtro en el Gantt que establece automáticamente la línea de base, para que pueda usarlo para realizar un seguimiento de su progreso real con respecto al plan. La línea de base también se puede bloquear con un clic.

Equipo a bordo & Asignar

Reunir al equipo y la herramienta es la forma en que se actualiza un plan de proyecto. Cuanto más fácil y fluida sea esta transición, más rápido podrá trabajar en el proyecto.

Invite a su equipo desde el software y generará un correo electrónico con un enlace. Una vez que siguen ese enlace, están dentro y tienen acceso a las herramientas que necesitan para administrar sus tareas.

Supervisar el progreso & Informar a las partes interesadas

Realizar un seguimiento de su progreso y, a continuación, actualizar a las partes interesadas es la forma de mantenerse en el buen camino y gestionar las expectativas de sus partes interesadas.

Vea el progreso a medida que sucede en nuestro panel de control en tiempo real, que calcula los datos y los muestra en seis métricas de proyecto. Los informes se pueden filtrar y compartir para profundizar en esos números.

Ajustar el plan Según sea necesario

Ningún plan permanece igual a lo largo de un proyecto. Las cosas suceden y se exigen cambios. Por lo tanto, poder editar su plan fácilmente es clave para la planificación del proyecto.

Edita tu plan en el Gantt con un simple arrastrar y soltar. Mueva la fecha antigua a la nueva fecha y no solo se fija esa tarea, sino que las tareas afectadas también se actualizan automáticamente.

Gestor de proyectos.com es un software galardonado que ayuda a los gerentes a planificar y a los equipos a organizarse. Los gráficos de Gantt controlan todos los aspectos del plan de su proyecto, desde la programación hasta la asignación de tareas e incluso la supervisión del progreso. Las múltiples vistas de proyecto proporcionan transparencia en el flujo de trabajo y brindan a todos las herramientas que necesitan para estar al máximo.

¿Listo para hacer tu plan? Prueba ProjectManager.com hoy con esta prueba gratuita de 30 días.

El gerente de proyecto es responsable de producir el plan del proyecto, y aunque no puedes hacer todo el contenido por ti mismo, serás el que golpee las teclas para escribirlo todo. Utilice plantillas donde pueda para ahorrar tiempo. Descargue nuestra plantilla de plan de proyecto gratuita y escriba su plan en un tiempo doble y rápido.

¿Cuál es el Propósito de un Plan de Proyecto?

El propósito de un plan de proyecto es servir de guía para las fases de ejecución y control. El plan del proyecto proporciona toda la información necesaria para la fase de ejecución, como las metas, los objetivos, el alcance del trabajo, los hitos, los riesgos y los recursos del proyecto. Luego, esta información ayuda a los gerentes de proyecto a monitorear y controlar el progreso del proyecto.

Planeamos al principio para ahorrar tiempo más tarde. Un buen plan de proyecto significa que no tiene que preocuparse por si los participantes del proyecto estarán disponibles en las fechas correctas, porque ha planeado que lo estén. No tiene que preocuparse por cómo pagar esas facturas, ya ha planificado su proceso financiero. No tiene que preocuparse por si todos están de acuerdo en cómo se ve un resultado de calidad, ya ha planeado qué medidas de calidad va a usar.

Un buen plan de proyecto establece los procesos que se espera que todos sigan, por lo que evita muchos dolores de cabeza más adelante. Por ejemplo, si especifica que las estimaciones serán elaboradas por expertos en la materia en función de su juicio, y eso es aprobado, más tarde nadie puede quejarse de que querían que usara una técnica de estimación diferente. Conocen el trato desde el principio.

La planificación agiliza la realización.

Los planes de proyecto también son muy útiles para monitorear el progreso. Puedes volver a ellos y comprobar lo que dijiste que ibas a hacer y cómo, comparándolo con lo que realmente estás haciendo. Esto le da una buena comprobación de la realidad y le permite cambiar de rumbo si es necesario, volviendo a encarrilar el proyecto.

Las herramientas como los paneles de control pueden ayudarte a asegurarte de que tu proyecto se desarrolla de acuerdo con el plan. ProjectManager.com tiene un panel de control en tiempo real que se actualiza automáticamente cada vez que se actualizan las tareas.

Los elementos de un Plan de proyecto

El proceso de planificación del proyecto ya discutido solo rasca la superficie de lo que es un pozo profundo de prácticas creadas para controlar su proyecto. Comienzan con el diálogo, hablando con las partes interesadas, los equipos, etc.

El entregable para su fase de planificación es un documento llamado plan de proyecto. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guía PMBOK) – La Quinta edición dice que el plan del proyecto se compone de muchos planes subsidiarios. Estos incluyen:

• Un plan para la gestión de los recursos humanos en el equipo, tanto en términos de disponibilidad como de habilidades
• Un plan para la gestión de los costos y los elementos presupuestarios del proyecto, incluidas las adquisiciones o compromisos con proveedores que pueda tener
• Un plan de comunicaciones que establece quién va a recibir mensajes sobre el proyecto, cuándo y en qué formato
• Un plan para hacer frente al riesgo del proyecto, incluidos los procesos seguimiento de riesgos
• Un plan de calidad que especifica los objetivos de calidad para el proyecto

documentación.

En realidad, es raro que los produzca como documentos individuales. Lo que necesitas es un plan de proyecto que hable de los elementos importantes de cada uno de ellos. No tiene sentido crear un documento grande que establezca exactamente cómo funciona su negocio de todos modos. Si ya tiene un proceso de gestión de riesgos estructurado, no pierda tiempo escribiendo todo de nuevo en el plan de su proyecto.

Su plan de proyecto debe incluir suficiente información para asegurarse de saber exactamente qué procesos y procedimientos deben seguirse y quién debe participar. Obtenga la aprobación de su plan de proyecto por parte de sus partes interesadas, el patrocinador del proyecto y su equipo para que no haya sorpresas más adelante.

¿Cuánto Dura la Fase de Planificación del Proyecto?

Esto es difícil de responder. Va a llevar más tiempo planificar el alunizaje que una nueva aplicación de citas.

La mejor manera de estimar cuánto tiempo tomará la fase de planificación de su proyecto es mirar proyectos similares que han ocurrido antes y ver cuánto tiempo les llevó planificar. Hable también con el gerente de proyecto, si puede, porque tendrá una visión de si ese período de tiempo fue suficiente o no.

Es fácil ver cuánto tardaron otros proyectos si tiene una herramienta de gestión de proyectos que archiva los calendarios de sus proyectos anteriores y pone los datos a disposición de todos los que los necesitan. A continuación, puede buscar proyectos similares y estudiar sus horarios en detalle.

Técnicas para Planes de proyecto

Un plan de proyecto consiste en averiguar qué hacer y cómo hacerlo, por lo que necesita involucrar a mucha gente. Hay varias buenas herramientas y técnicas para obtener información de otras personas, incluyendo:

• Talleres
• Reuniones o entrevistas individuales
• Encuestas o grupos de enfoque para clientes para recopilar y validar requisitos.

También debes armarte con una herramienta de administración de tareas, como una lista o un tablero kanban. Son increíblemente útiles para anotar cosas importantes que deben estar en el plan de su proyecto. El software de tablero Kanban puede ayudar a estructurar su plan anotando los encabezados clave y luego moviéndolos según sea necesario hasta que tenga un flujo que se vea correcto.

Finalmente, necesitará un sistema de gestión de proyectos en línea para almacenar su plan. Asegúrate de que todos los miembros del equipo puedan acceder a la última versión del plan del proyecto.

Cómo administrar el Plan de proyecto

El plan de proyecto no es un documento escrito en piedra. Deberías volver a referirte a él y hacer cambios en él tan a menudo como necesites. Partes de ella, como el calendario de su proyecto, cambiarán casi a diario. Otras partes, como sus planes de compras y procesos de gestión de costos, no cambiarán en absoluto durante la vida útil de su proyecto.

Lo importante que debes recordar es que si tu plan no funciona para ti, piensa en lo que puedes hacer para cambiarlo. Está ahí para guiar la gestión de tu proyecto, no para restringirte de hacer lo correcto. Si necesita revisar cómo administra los recursos del proyecto, vuelva a revisarlo. Haga los cambios que necesite, vuelva a aprobar el plan y compártalo con el equipo.

Cómo Planificar Cuando No tiene Todas las Respuestas

Sí, esto sucede–¡la mayoría de las veces! Es raro tener toda la información al principio de un proyecto. La mayoría de los gerentes quieren que te sumerjas y empieces, pero es posible que no tengas el lujo de conocer todos los detalles.

Está bien; tenemos técnicas para ayudar a lidiar con la incertidumbre.

En primer lugar está el supuesto del proyecto. Los usas para poner advertencias en tu plan y para documentar las cosas que asumes que son ciertas en este momento. Por ejemplo:

• suponemos que los recursos estarán disponibles.
• Asumimos que la financiación requerida está disponible.
• Asumimos que los colores solicitados estarán en línea con la marca de la empresa y que no se requiere la aprobación de marketing.

Te haces una idea. Luego, si el equipo de diseño regresa y dice que quiere que el producto sea una paleta de colores totalmente nueva y que el marketing tiene que aprobarlo, está justificado decir que tendrá que cambiar las escalas de tiempo en el programa para que eso sea posible.

Planeaste en base a una suposición (que todos aceptaron, porque obtuviste la aprobación del documento) y esa suposición resultó no ser cierta.

Próximos pasos para la Planificación de proyectos

Lo más importante que debe recordar es que no debe apresurarse en la planificación de proyectos. Si se hace correctamente, la planificación del proyecto lleva tiempo. Y vale la pena hacerlo correctamente, porque si no lo hace, le garantizamos que encontrará problemas más adelante, ya que las personas no entenderán lo que se supone que deben hacer y por qué.

Una gran planificación te prepara para el éxito. Le da la confianza de saber que tiene todos sus procesos, herramientas y sistemas implementados para ofrecer el resultado perfecto.

Ahora que ha aprendido todo sobre la planificación de proyectos, es hora de tomar medidas. Regístrese para una prueba gratuita de 30 días de ProjectManager.com ¡y comience a planificar su proyecto hoy mismo!

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