Project Management Life Cycle Phases & Why It ’ s Important

Confused about what the project management life cycle is all about? Tässä täydellisessä projektinhallinnan elinkaaren oppaassa annamme lowdownin kätevillä linkeillä lisätietoa projektinhallintaprosessin eri osien hallinnasta.

tässä artikkelissa tarkastelemme yksityiskohtaisesti, mistä nämä projektinhallinnan elinkaarivaiheet koostuvat, mitkä ovat projektinhallinnan keskeiset vaiheet ja miten ne voivat auttaa onnistuneen, hyvin hoidetun projektin toteuttamisessa.

Mikä On Projektinhallinnan Elinkaari?

projektinhallinnan elinkaari on oikeastaan vain ylevä tapa kuvata projektin elämää. Se on sitä, miten projektit tapahtuvat; miten projektin vaiheet johtavat tiimiä lyhyestä toimitukseen. Jokaisella projektilla on alku ja loppu; se syntyy, kypsyy ja sitten ”kuolee”, kun projektin elinkaari on valmis.

PMI (Project Management Institute) on määritellyt nämä viisi prosessiryhmää, jotka muodostavat projektinhallinnan elinkaaren PMBOK-projektin vaiheet ovat:

1. alullepanija
2. suunnittelu
3. toteutus
4. seuranta & valvonta
5. sulkeminen

YSV otti maalaisjärjen ja kutsui sitä projektinhallinnan elinkaareksi. PMI-menetelmä on de facto standardi projektitoimitukselle, joka löytyy heidän kiehtovasta 589 paged 5th edition Project Management Book of Knowledge (PMBOK) – julkaisusta. Se on todella pitkä, ja ollakseni rehellinen, kuolettavan tylsä lukea, joten tässä tiivistetty versio projektinhallinnan elinkaari, joka sisältää kaikki tärkeät takeaways.

Miksi Hankesykli On Tärkeä?

projektinhallinnan elinkaari kuvaa projektin korkean tason toteutusprosessia ja askelia, joilla asiat saadaan toteutettua. Ja vaikka projektinhallinnan elinkaari ei ehkä kuulosta kovin mielenkiintoiselta, se on tärkeää, koska projektinhallinnan elinkaari on se, mitä me projektipäällikköinä johdamme ja helpotamme.

minkä tahansa projektin elämän ydin on sama: projektin tavoitteiden määrittely, projektisuunnitelman luominen tavoitteiden saavuttamiseksi ja sitten asioiden toteuttaminen sen saavuttamiseksi. Eri projektipäälliköt tai virastot voivat käyttää hieman erilaisia termejä kuvaamaan projektinhallinnan elinkaarivaiheita eri projekteissa, mutta pohjimmiltaan ne ovat melko samanlaisia.

hankkeen elinkaari on aina aloitettava jostakin: korjattavat ongelmat on määriteltävä (PMBOK: ssa tämä painottuu hankkeen Käynnistämisvaiheeseen). Sen ongelman korjaamiseen pitää sitten luoda ratkaisu ja lähestymistapa sen tekemiseen (suunnittelu). Tämä suunnitelma on sitten pantava täytäntöön (toimeenpano) samalla kun sitä seurataan, jotta varmistetaan, että se tekee sen, mitä pitääkin (seuranta & valvonta). Tämän jälkeen projekti otetaan käyttöön, suoritus arvioidaan ja projekti on sen jälkeen ohi (päättymässä).

se on projektinhallinnan elinkaaren ydin, joka on esitetty alla olevassa yksinkertaisessa projektin elinkaarikaaviossa.

projektinhallinnan elinkaarivaiheet

projektinhallinnan Elinkaarivaiheet

alla käyn läpi jokaisen elinkaarivaiheen ja selitän, mitä kussakin projektinhallinnan 5 vaiheessa tapahtuu.

aloittava: Määrittelemällä, mitä on tehtävä

käynnistäminen, projektinhallinnan elinkaaren ensimmäinen vaihe, on kyse projektin käynnistämisestä tiimisi ja asiakkaan kanssa, heidän sitoutumisestaan projektin käynnistämiseen. Kokoat kaiken saatavilla olevan tiedon systemaattisesti yhteen määritelläksesi projektin laajuuden, kustannukset ja resurssit. Aloitusvaiheen tavoitteena on ottaa projektista löyhä briiffi ja määritellä, mitä sen on tehtävä ja saavutettava menestyäkseen.

tämä edellyttää yleensä hankkeen sidosryhmien tunnistamista ja sen varmistamista, että kaikilla on sama käsitys siitä, mikä hanke on ja että he ovat samaa mieltä liiketoiminnasta – ongelmasta, jota hankkeella yritetään ratkaista. Myös projektin aloitusvaiheessa päätetään, onko liiketoimintajutun toimittaminen mahdollista. Projektipäällikkönä sinun on tehtävä riittävä tutkimus hankkeen tavoitteiden määrittämiseksi ja ehdotettava sitten ratkaisu niiden saavuttamiseksi. Hyväksymisen jälkeen siirrytään projektin seuraaviin vaiheisiin.

projektin johtamisen keskeiset vaiheet hankkeen käynnistämiseksi:

• tee projektisopimus – mikä on hankkeen visio, tavoite ja tavoitteet?
• tunnista korkean tason laajuus ja suoritteet – mikä on tuote tai palvelu, joka on tarjottava?
• tee toteutettavuustutkimus – mikä on ensisijainen ongelma ja sen mahdolliset ratkaisut?
• Ballpark korkean tason kustannukset ja luoda Business Case-mitkä ovat kustannukset ja hyödyt ratkaisu?
• tunnista sidosryhmät – keitä ihmisiä tämä hanke koskee, miten ja mitkä ovat heidän tarpeensa?

tyypillisesti Prince2-tai PMI-menetelmissä nämä tiivistetään hankkeen Aloitusasiakirjassa (PID), mutta virastossa tiedot kerätään yleensä alustavaan työselvitykseen (SoW), joka kattaa vain aloitusvaiheen.

suunnitteluvaihe: määritellään, miten tehdään, mitä on tehtävä

sen jälkeen, kun on hyväksytty hankkeen aloittaminen, voidaan aloittaa hankesuunnittelu. Tämä on kiistatta kriittisin projektijohtamisen vaiheista. Jos teet sen väärin, menetät mahdollisuutesi toimittaa projekti ajoissa ja budjetissa. Suunnittelussa määritellään kaikki tehtävä työ ja luodaan etenemissuunnitelma, jota seurataan projektin loppuosan ajan. Se on suunnitteluvaiheessa, että selvität, miten aiot suorittaa projektin ja vastata kysymyksiin—Mitä tarkalleen aiomme tehdä, miten aiomme tehdä sen, milloin aiomme tehdä sen, ja mistä tiedämme, kun olemme valmiita?

hankkeen elinkaaren tässä vaiheessa otetaan hankkeen tavoitteet ja laajennetaan niitä päättämään, miten ne saavutetaan. Niitä tavoitteita kannattaa jatkaa kolmella kriteerillä: mikä on mahdollista, intohimoista ja läpitunkevaa?

• mahdollinen – pyri johonkin, mikä on saavutettavissa. Kysy itseltäsi, vastaako tämä ratkaisu budjettia? Pystyykö tiimini tähän? Onko meillä tarpeeksi aikaa? Epärealististen tavoitteiden asettaminen on epäonnistumista.
• intohimoiset-projektit ovat kovia, joten projektiin halutaan henkisesti sitoutuva tiimi. Kysy itseltäsi, onko tämä projekti, että tiimisi voi olla intohimoinen? Onko se jotain, joka voi yhdistää heidät tekemään yhteistyötä saman tavoitteen saavuttamiseksi? Vaikka heidän tehtävänään saattaa olla tehdä mitä käsket heidän tehdä, kukaan ei aio investoida sellaiseen, mikä ei heidän mielestään ole kannattavaa
• läpitunkevaa – onko tässä potentiaalia uraauurtavaksi menestykseksi? Onko tämä jokin, joka on täydellinen ratkaisu sinulle annettuun ongelmaan, vai onko se todella vain laastari väliaikainen vai osittainen ratkaisu? Onko sillä mahdollisuuksia kehittyä ja kehittyä pysyväksi toimintatavaksi?

pidän tästä ”3 P: n Maalilinssistä”, mutta saatat myös tuntea selkeiden tavoitteiden asettamisen periaatteen. Tämä on hyödyllinen kehys sen varmistamiseksi, että tavoitteet ovat yhteistyöhaluisia, rajoitettuja, tuntuvia ja korjattavissa. Lue lisää niistä ja niiden eduista älykkäisiin tavoitteisiin nähden täältä.

kaikki suunnittelu perustuu projektisuunnitelmaan ja tyypillisesti työselostukseen, jossa hahmotellaan toiminnot, tehtävät, riippuvuudet ja aikataulut sekä kustannukset—suunnitteluprosessin kolme keskeistä osatekijää. Lisäksi on järkevää laatia suunnitelma resursseista, laadusta, riskeistä, hyväksymiskriteereistä, viestinnästä ja hankinnoista.

hankkeen suunnittelun Avainvaiheet:

• luo projektisuunnitelma – tunnista vaiheet, toiminnot, rajoitteet ja aikataulu ja luo projektin aikajana, jossa on työnjako – aikataulu ja Gantt – kaavio
• luo rahoitussuunnitelma – luo projektin budjetti ja kustannusarvio sekä suunnitelma, jolla voit vastata enimmäiskustannuksiisi, täydennettynä resursseilla ja osastoilla
• luo Resurssisuunnitelma-Rakenna loistava tiimi, rekrytoi ja aikatauluta projektin toteuttamiseen tarvittavat resurssit ja materiaalit
• luo laatusuunnitelma-aseta Laatutavoitteesi ja-mittasi
• luo riski Plan – tunnista mahdolliset riskit, oletukset, ongelmat ja riippuvuudet, määritä omistaja ja laadi lieventämissuunnitelma siitä, miten vältät/voitat ne
• luo Hyväksymissuunnitelma – Määritä kriteerit sille, mikä on ”tehty” ja ”toimitettu”
• luo viestintäsuunnitelma – listaa sidosryhmäsi ja suunnittele viestintäsuunnitelma
• luo hankintasuunnitelma – etsi tarvittavat kolmannen osapuolen toimittajat ja sovi ehdot
• kaikki tämä olisi yhdistettävä hankkeen selvitys työn – luoda selvitys työn laajuus asiakirja, joka hahmotellaan hankkeen parametrit hyväksyttäväksi
• Hanki hyväksyntä Työilmoituksellesi (SoW) edetäksesi!

kun olet suunnitellut, olet luonut pohjan projektin loppuvaiheille.

Executing: Making a project happen

tämä on se osa projektinhallinnan elinkaarta, jossa saat vihdoin toteuttaa mahtavan projektisuunnitelmasi—siinä suunnittelu muuttuu toiminnaksi. Tuot resurssisi alukselle, selität ne, asetat pelisäännöt ja esittelet ne toisilleen. Sen jälkeen kaikki hyppäävät mukaan tekemään suunnitelmassa määriteltyä työtä. Helppo nakki.

projektipäällikkönä siirryt projektista puhumisesta ja dokumentaation luomisesta saadaksesi vihreää valoa projektin toteutukselle—johtaaksesi tiimiä ja johtaaksesi heitä kohti toteutusta. Vietät aikaasi tiedotustilaisuuksissa, kokouksissa ja katsauksissa johtaaksesi tiimiä ja pitääksesi projektin raiteillaan sen edetessä projektin kehityskaaren läpi.

projektin johtamisen keskeiset vaiheet projektin toteuttamiseksi:

• Tiiminjohto – Anna visio onnistumisesta ja anna tiimille mahdollisuus toteuttaa se
• tehtävien luominen – määrittele selkeästi, mitä on tehtävä ja tehtävän kriteerit
• Tehtävänohjaus – sen varmistaminen, että tiimi on selvillä siitä, mitä heidän on tehtävä, viimeistään silloin, kun
• Asiakasjohto – työskentely asiakkaan kanssa sen varmistamiseksi, että suoritukset ovat hyväksyttäviä

viestintä – varmista, että ilmoitat ja päivität oikeat ihmiset oikeaan aikaan oikean kanavan kautta

seuranta & valvonta: Hankkeen pitäminen raiteilla

tämä on yksi vaikeimmista osa-alueista projektinhallintakierroksella. Projektin toteutuksen rinnalla raportoit projektin hallinnoijana suorituksesta sekä seuraat ja ohjaat projektia. Tämä tarkoittaa projektin elämän seurantaa sen varmistamiseksi, että projekti menee suunnitelmien mukaan, ja jos se ei ole, sen hallitsemista keksimällä ratkaisuja, joilla se saadaan takaisin raiteilleen. Todellisuudessa projektipäällikkö seuraa ja ohjaa projektia jollakin tavalla hankkeen kaikissa elinkaaren vaiheissa.

ensinnäkin, tämä tarkoittaa sitä, että tallennat tiedot (jotka on yleensä saatu aikaleimoista ja suoritetuista tehtävistä), jotta voit seurata edistymistä tehokkaasti alkuperäiseen suunnitelmaan nähden. Toiseksi, se tarkoittaa tietojen ottamista ja vertaamalla tehtävän loppuun saattamista, budjetin menoja ja aikataulua, jotka on myönnetty alkuperäisessä suunnitelmassa. Vertaamalla suunnitelma verrattuna actuals voit määrittää, onko olet lyömällä tavoitteet aikajana, kustannukset, laatu ja menestys mittarit.

ja kun tajuat, että asiat eivät aivan mene suunnitelmien mukaan (ne harvoin menevät), on mietittävä vaihtoehtoja projektin kääntämiseksi niin, että se silti tuottaa jotain, mihin asiakas on tyytyväinen täyttäessään budjetin, aikajanan ja laaturajoitukset. Pro-Vihje: yleensä se tarkoittaa soveltamisalan pienentämistä!

hankkeen seurannan ja valvonnan keskeiset vaiheet:

• kustannukset & Ajanhallinta – Katsastusaikataulut ja kustannukset kirjata, valvoa ja seurata hankkeen budjettia, aikajanaa ja tehtäviä
• laadunhallinta – suoritteiden tarkistaminen ja sen varmistaminen, että ne täyttävät määritellyt hyväksymiskriteerit
• riskienhallinta – seurata, valvoa, hallita ja lieventää mahdollisia riskejä ja kysymyksiä
• Hyväksymishallinta – suorittaa käyttäjien hyväksymistestaus ja luoda tarkistusjärjestelmä, varmistaa, että kaikki tuotokset vastaavat asiakkaan tarpeita
• muutosjohtaminen – kun projekti ei mene voit suunnitella, hallita hyväksyttävän muutoksen prosessia asiakkaan kanssa varmistaaksesi, että hän on tyytyväinen tarvittaviin muutoksiin

olet käynyt läpi neljä projektin vaihetta—nyt on aika siirtyä projektinhallinnan elinkaaren viimeiseen vaiheeseen: projektin päättämiseen.

päättäminen: projektin päättäminen

tässä projektinhallinnan elinkaaren viimeisessä vaiheessa projektisi on pääosin ohi ja työsi projektin projektipäällikkönä päättyy. Mutta projekti ei ole vielä ohi – tutustu artikkeliimme siitä, miten hallita projektia, kun se on ohi. Tässä vaiheessa, ennen kuin kaikki unohtavat, on hyödyllistä pitää kokous Post project review tai post mortem keskustella vahvuudet ja heikkoudet tai projektin ja joukkue, mikä meni pieleen ja mikä ei mennyt niin hyvin, ja miten parantaa tulevaisuudessa. Tämä voi olla yksi projektinhallinnan palkitsevimmista vaiheista, sillä se on loistava tilaisuus tunnistaa ja tunnustaa arvokkaat tiimiläiset ja juhlia onnistumisia.

projektin johtamisen keskeiset vaiheet projektin päättämiseksi:

• hankkeen Tuloksellisuusanalyysi – tämä on yleiskuva siitä, kuinka hyvin hanketta johdettiin ja olivatko alustavat arviot kustannuksista ja hyödyistä tarkkoja. Oliko olemassa odottamattomia riskejä? Mitkä kiistakysymykset heräsivät, ja miten hyvin ne käsiteltiin? Onko hankesuunnitelmaa muutettu ja miten?
• Joukkueanalyysi-tekivätkö kaikki sen,mihin heidät oli määrätty? Olivatko he tarpeeksi intohimoisia ja motivoituneita? Pysyivätkö he perusteellisina ja vastuullisina? Oliko viestintä joukkueen sisällä tervettä ja rakentavaa?
• Project Closure-Document the tasks needed to bring the project life to a official end. Tähän sisältyy toimittajasopimusten päättäminen, sopimusten allekirjoittaminen ja kaikkien tarvittavien projektidokumenttien luovuttaminen.
• täytäntöönpanon jälkeinen tarkastelu-kirjoita muistiin virallinen analyysi onnistumisista ja epäonnistumisista sekä niistä saaduista kokemuksista ja ehdotuksista tulevaisuutta varten. Jokaisen onnistuneen projektin lopussa opit, että parantamisen varaa jää aina.

johtopäätös

hankkeen elinkaari on yksinkertainen, eikö? Ei tietenkään! Kuten useimmat asiat elämässä, projektit ovat monimutkaisia ja niihin liittyy suuri määrä muuttujia sekä paljon harmaata aluetta. Elinkaaren hallinta voi käytännössä näyttää täysin erilaiselta kuin toisen viraston tai projektipäällikön järjestelmä. Silti monet projektinhallinnan vaiheita tukevat konseptit ovat samat.