Phasen des Projektmanagementlebenszyklus und warum es wichtig ist

Verwirrt darüber, worum es im Projektmanagement-Lebenszyklus geht? In diesem vollständigen Leitfaden zum Projektmanagement-Lebenszyklus geben wir Ihnen nützliche Links zu weiteren Informationen zum Verwalten der verschiedenen Teile des Projektmanagementprozesses.

In diesem Artikel werden wir uns im Detail ansehen, woraus diese Projektmanagementlebenszyklusphasen bestehen, die wichtigsten Projektmanagementschritte und wie sie dazu beitragen können, ein erfolgreiches, gut verwaltetes Projekt zu liefern.

Was ist der Projektmanagement-Lebenszyklus?

Der Projektmanagement-Lebenszyklus ist eigentlich nur eine hochfalutinische Art, das Leben eines Projekts zu beschreiben. Es ist, wie Projekte passieren; wie die Phasen eines Projekts ein Team vom Brief bis zur Lieferung leiten. Jedes Projekt hat einen Anfang und ein Ende; es wird geboren, reift und „stirbt“, wenn der Projektlebenszyklus abgeschlossen ist.

Das PMI (Project Management Institute) hat diese fünf Prozessgruppen definiert, die zusammen den Project Management Lifecycle bilden. Die PMBOK-Projektphasen sind:

1. Initiieren
2. Planen
3. Ausführen
4. Überwachen & Steuern
5. Schließen

Das PMI nahm den gesunden Menschenverstand und nannte es den Projektmanagement-Lebenszyklus. Die PMI-Methodik ist der De-facto-Standard für die Projektabwicklung, den Sie in ihrem faszinierenden 589-seitigen 5th Edition Project Management Book of Knowledge (PMBOK) finden können. Das ist eine wirklich lange und um ehrlich zu sein, eine todlangweilige Lektüre, also hier ist eine verkürzte Version des Projektmanagement-Lebenszyklus, die alle wichtigen Erkenntnisse enthält.

Warum ist der Projektzyklus wichtig?

Der Projektmanagement-Lebenszyklus beschreibt den übergeordneten Prozess der Bereitstellung eines Projekts und die Schritte, die Sie unternehmen, um Dinge zu erreichen. Und während der Projektmanagement-Lebenszyklus vielleicht nicht so interessant klingt, ist es wichtig, weil der Projektmanagement-Lebenszyklus das ist, was wir als Projektmanager führen und erleichtern.

Der Kern eines jeden Projektlebens ist derselbe: die Ziele eines Projekts definieren, einen Projektplan erstellen, um die Ziele zu erreichen, und dann Dinge tun, um es zu erreichen. Verschiedene Projektmanager oder Agenturen können leicht unterschiedliche Begriffe verwenden, um die Projektmanagementlebenszyklusphasen in verschiedenen Projekten zu beschreiben, aber im Grunde sind sie ziemlich gleich.

Der Lebenszyklus eines Projekts muss immer irgendwo beginnen: Das Problem, das behoben werden muss, muss definiert werden (in PMBOK konzentriert sich dies auf die Initiierungsphase eines Projekts). Eine Lösung zur Behebung dieses Problems und ein Ansatz dazu müssen dann erstellt werden (Planung). Dieser Plan muss dann in die Tat umgesetzt (ausgeführt) werden, während er verfolgt wird, um sicherzustellen, dass er das tut, was er soll (Monitoring & Controlling). Anschließend wird das Projekt bereitgestellt, die Leistung bewertet und das Projekt beendet (Closing).

Das ist die Essenz des Projektmanagementlebenszyklus, der in einem einfachen Projektlebenszyklusdiagramm unten gezeigt wird.

Die Phasen des Projektmanagementlebenszyklus

Der Projektmanagementlebenszyklus

Im Folgenden gehe ich auf jede der Phasen des Lebenszyklus ein und erkläre, was in jeder der 5 Phasen des Projektmanagements passiert.

Initiieren: Definieren, was getan werden muss

Bei der Initiierung, der ersten Phase des Projektmanagementlebenszyklus, geht es darum, ein Projekt mit Ihrem Team und dem Kunden zu starten und dessen Engagement für den Projektstart zu erhalten. Sie führen alle verfügbaren Informationen systematisch zusammen, um den Umfang, die Kosten und die Ressourcen des Projekts zu definieren. Das Ziel der Initiierungsphase ist es, ein loses Briefing eines Projekts zu erstellen und es in Bezug darauf zu definieren, was es tun und erreichen muss, um erfolgreich zu sein.

Dazu müssen normalerweise die Projektbeteiligten identifiziert und sichergestellt werden, dass sie alle die gleiche Wahrnehmung des Projekts haben und sich auf den Business Case einigen – das Problem, das das Projekt zu lösen versucht. Auch in der Projektinitiierungsphase entscheiden Sie, ob es machbar ist, den Business Case zu liefern. Als Projektmanager müssen Sie angemessene Recherchen durchführen, um die Ziele des Projekts zu bestimmen, und dann eine Lösung vorschlagen, um diese zu erreichen. Nach der Genehmigung fahren Sie mit der nächsten Projektphase fort.

Wichtige Projektmanagementschritte zur Initiierung eines Projekts:

• Erstellen Sie eine Projektcharta – Was ist die Vision, das Ziel und die Ziele dieses Projekts?
• Identifizieren Sie den übergeordneten Umfang und die Ergebnisse – Welches Produkt oder welche Dienstleistung muss bereitgestellt werden?
• Durchführung einer Machbarkeitsstudie – Was ist das Hauptproblem und seine möglichen Lösungen?
• Berechnen Sie die hohen Kosten und erstellen Sie einen Business Case – Was sind die Kosten und Vorteile der Lösung?
• Stakeholder identifizieren – Wer sind die Menschen, die dieses Projekt betrifft, wie und was sind ihre Bedürfnisse?

Typischerweise werden diese für Prince2- oder PMI-Methoden in einem Project Initiation Document (PID) zusammengefasst, aber in einer Agentur werden die Informationen normalerweise in einem Initial Statement of Work (SoW) erfasst, das nur die Initiierungsphase abdeckt.

Planungsphase: Definieren, wie zu tun ist, was zu tun ist

Nach der Genehmigung, um von der Initiierung fortzufahren, können Sie mit der Projektplanung beginnen. Dies ist wohl die kritischste Phase des Projektmanagements. Wenn Sie es falsch machen, werden Sie Ihre Chancen, das Projekt pünktlich und budgetgerecht zu liefern, zunichte machen. Bei der Planung definieren Sie alle zu erledigenden Arbeiten und erstellen die Roadmap, der Sie für den Rest des Projekts folgen, um dorthin zu gelangen. In der Planungsphase finden Sie heraus, wie Sie das Projekt durchführen und die Fragen beantworten werden — was genau werden wir tun, wie werden wir es tun, wann werden wir es tun und wie werden wir wissen, wann wir fertig sind?

An diesem Punkt im Projektlebenszyklus nehmen Sie die Ziele des und erweitern diese Ziele, um zu entscheiden, wie Sie sie erreichen können. Es lohnt sich, diese Ziele anhand von drei Kriterien zu bewerten: Was ist möglich, leidenschaftlich und durchdringend?

• Möglich – strebe nach etwas Erreichbarem. Fragen Sie sich, passt diese Lösung zum Budget? Hat mein Team die Möglichkeit dazu? Haben wir genug Zeit? Wenn Sie sich unrealistische Ziele setzen, bereiten Sie sich auf das Scheitern vor.
• Leidenschaftlich – Projekte sind hart, daher möchten Sie ein Team, das emotional an dem Projekt beteiligt ist. Fragen Sie sich, ist dies ein Projekt, das Ihr Team leidenschaftlich sein kann? Ist es etwas, das sie zusammenbringen kann, um zusammenzuarbeiten, um dasselbe Ziel zu erreichen? Auch wenn es ihre Aufgabe sein könnte, das zu tun, was Sie ihnen sagen, wird niemand in etwas investieren, das sie nicht für lohnenswert halten
• Durchdringend – Hat dies das Potenzial, ein bahnbrechender Erfolg zu werden? Ist dies etwas, das eine vollständige Lösung für das Problem darstellt, das Ihnen gegeben wurde, oder ist es wirklich nur eine vorübergehende oder teilweise Pflaster-Lösung? Hat es das Potenzial, verbessert, weiterentwickelt und zu einer dauerhaften Arbeitsweise zu werden?

Ich mag dieses ‚3 P’s Goals Lens‘, aber Sie kennen vielleicht auch das Prinzip, KLARE Ziele zu setzen. Dies ist ein hilfreicher Rahmen, um sicherzustellen, dass Ziele kollaborativ, begrenzt, spürbar und verfeinerbar sind. Lesen Sie hier mehr über sie und ihre Vorteile gegenüber SMART Goals.

Die gesamte Planung fließt in einen Projektplan und in der Regel in eine Arbeitsaufstellung ein, die die Aktivitäten, Aufgaben, Abhängigkeiten und Zeitrahmen sowie die Kosten umreißt — die drei grundlegenden Komponenten des Planungsprozesses. Darüber hinaus ist es ratsam, einen Plan für Ressourcen, Qualität, Risiko, Akzeptanzkriterien, Kommunikation und Beschaffung zu entwickeln.

Wichtige Projektmanagementschritte für die Planung eines Projekts:

• Erstellen Sie einen Projektplan – Identifizieren Sie die Phasen, Aktivitäten, Einschränkungen und den Zeitplan und erstellen Sie eine Projektzeitleiste mit einem Projektstrukturplan und einem Gantt–Diagramm
• Erstellen Sie einen Finanzplan – Erstellen Sie ein Projektbudget und einen Kostenvoranschlag sowie einen Plan, um Ihre maximalen Kosten zu decken, einschließlich Zuweisungen über Ressourcen und Abteilungen hinweg
• Erstellen Sie einen Ressourcenplan – Bauen Sie ein großartiges Team auf, rekrutieren 3663>
• Erstellen Sie einen Qualitätsplan – Legen Sie Ihre Qualitätsziele und -maßnahmen fest
• Erstellen Sie ein Risiko Plan – Identifizieren Sie die möglichen Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten, weisen Sie einen Eigentümer zu und entwickeln Sie einen Minderungsplan, wie Sie diese vermeiden / überwinden können
• Erstellen Sie einen Akzeptanzplan – Weisen Sie Kriterien zu, was ‚erledigt‘ und ‚geliefert‘ ist
• Erstellen Sie einen Kommunikationsplan – Listen Sie Ihre Stakeholder auf und planen Sie die Kommunikationskadenz
• Erstellen Sie einen Beschaffungsplan – Finden Sie alle erforderlichen 3rd–Party-Lieferanten und vereinbaren Sie Bedingungen
• All dies sollte in einer Projektarbeitsanweisung zusammengefasst werden – Erstellen Sie ein Dokument zum Arbeitsumfang, das skizziert die Parameter des Projekts zur Genehmigung
• Holen Sie sich die Genehmigung Ihrer Arbeitsanweisung (SoW), um fortzufahren!

Sobald Sie geplant haben, haben Sie den Grundstein für den Rest der Projektmanagementphasen gelegt.

Ausführen: Ein Projekt verwirklichen

Dies ist der Teil des Projektmanagementlebenszyklus, in dem Sie endlich Ihren großartigen Projektplan ausführen können — hier wird die Planung in die Tat umgesetzt. Sie bringen Ihre Ressourcen an Bord, informieren sie, legen die Grundregeln fest und stellen sie einander vor. Danach springt jeder ein, um die im Plan festgelegte Arbeit auszuführen. Einfach peasy.

Als Projektmanager wechseln Sie vom Sprechen über ein Projekt und das Erstellen von Dokumentationen, um grünes Licht für die Projektausführung zu erhalten, um das Team zu führen und es in Richtung Lieferung zu verwalten. Sie verbringen Ihre Zeit in Briefings, Besprechungen und Überprüfungen, um das Team zu führen und das Projekt während des gesamten Projektentwicklungslebenszyklus auf Kurs zu halten.

Wichtige Projektmanagementschritte zur Ausführung eines Projekts:

• Teamführung – Werfen Sie eine Vision für den Erfolg und ermöglichen Sie dem Team, diese zu erfüllen
• Aufgaben erstellen – Definieren Sie klar, was zu tun ist und welche Kriterien für die Aufgabe gelten
• Task Briefing – Sicherstellen, dass das Team weiß, was bis wann zu tun ist
• Kundenmanagement – Zusammenarbeit mit dem Kunden, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse akzeptabel sind
• Kommunikation – Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Personen zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal informieren und aktualisieren

Monitoring & Controlling: Ein Projekt auf Kurs halten

Dies ist einer der schwierigsten Bereiche im Projektmanagementzyklus. Parallel zur Projektausführung berichten Sie als Projektmanager über die Leistung und überwachen und steuern das Projekt. Das bedeutet, die Projektlaufzeit zu überwachen, um sicherzustellen, dass das Projekt nach Plan verläuft, und wenn nicht, es zu kontrollieren, indem Lösungen ausgearbeitet werden, um es wieder auf Kurs zu bringen. In Wirklichkeit überwacht und steuert ein Projektmanager ein Projekt in irgendeiner Weise während aller Phasen des Projektlebenszyklus.

Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Daten erfassen (normalerweise aus Arbeitszeittabellen und erledigten Aufgaben abgeleitet), um den Fortschritt effektiv im Vergleich zum ursprünglichen Plan zu verfolgen. Zweitens bedeutet es, die Daten zu nehmen und die Aufgabenerledigung, die Budgetausgaben und den Zeitplan zu vergleichen, die im ursprünglichen Plan zugewiesen wurden. Durch den Vergleich des Plans mit den tatsächlichen Werten können Sie feststellen, ob Sie die Ziele für Zeitplan, Kosten, Qualität und Erfolgsmetriken erreichen oder nicht.

Und wenn Sie feststellen, dass die Dinge nicht ganz nach Plan verlaufen (was selten der Fall ist), müssen Sie die Optionen für die Ausrichtung des Projekts herausfinden, damit es immer noch etwas liefert, mit dem der Kunde zufrieden ist, während das Budget, der Zeitplan und die Qualitätsbeschränkungen eingehalten werden. Pro-Tipp: Normalerweise bedeutet das, den Umfang zu reduzieren!

Wichtige Projektmanagementschritte zur Überwachung und Steuerung eines Projekts:

• Kosten & Zeitmanagement – Überprüfen Sie Arbeitszeittabellen und Ausgaben, um das Budget, den Zeitplan und die Aufgaben des Projekts zu erfassen, zu steuern und zu verfolgen
• Qualitätsmanagement – Überprüfen Sie die Ergebnisse und stellen Sie sicher, dass sie die definierten Akzeptanzkriterien erfüllen
• Risikomanagement – Überwachen, steuern, verwalten und mindern Sie potenzielle Risiken und Probleme
• Akzeptanzmanagement – Führen Sie , sicherstellen, dass alle Ergebnisse den Bedürfnissen des Kunden entsprechen
• Change Management – Wenn das Projekt nicht läuft um den Prozess akzeptabler Änderungen mit dem Kunden zu planen und zu verwalten, um sicherzustellen, dass er mit den erforderlichen Änderungen zufrieden ist

Sie haben vier Projektphasen durchlaufen — jetzt ist es an der Zeit, mit dem letzten Schritt im Projektmanagement-Lebenszyklus fortzufahren: dem Schließen eines Projekts.

Abschluss: Beenden eines Projekts

In dieser letzten Phase des Projektmanagementlebenszyklus ist Ihr Projekt im Wesentlichen beendet und Ihre Aufgabe als Projektmanager für das Projekt geht zu Ende. Aber das Projekt ist noch nicht vorbei – lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie ein Projekt verwalten, wenn es vorbei ist. An diesem Punkt, bevor alle es vergessen, ist es nützlich, ein Meeting nach der Projektüberprüfung oder nach dem Tod abzuhalten, um die Stärken und Schwächen des Projekts und des Teams zu besprechen, was schief gelaufen ist und was nicht so gut gelaufen ist und wie man sich in Zukunft verbessern kann. Dies kann eine der lohnendsten Phasen des Projektmanagements sein, da es eine großartige Gelegenheit ist, wertvolle Teammitglieder zu erkennen und anzuerkennen und die Erfolge zu feiern.

Wichtige Projektmanagementschritte zum Abschluss eines Projekts:

• Projektleistungsanalyse – Dies ist ein Gesamtüberblick darüber, wie gut das Projekt verwaltet wurde und ob die anfänglichen Schätzungen von Kosten und Nutzen korrekt waren. Gab es unvorhergesehene Risiken? Welche Probleme traten auf und wie gut wurden sie behandelt? Wurde der Projektplan geändert und wie?
• Teamanalyse – Hat jeder das getan, was ihm zugewiesen wurde? Waren sie leidenschaftlich und motiviert genug? Blieben sie gründlich und rechenschaftspflichtig? War die Kommunikation innerhalb des Teams gesund und konstruktiv?
• Projektabschluss – Dokumentieren Sie die Aufgaben, die erforderlich sind, um das Projektleben offiziell zu beenden. Dazu gehören der Abschluss von Lieferantenvereinbarungen, die Unterzeichnung von Verträgen und die Abgabe aller erforderlichen Projektdokumentationen.
• Überprüfung nach der Implementierung – Schreiben Sie eine formale Analyse der Erfolge und Misserfolge sowie der daraus resultierenden Erkenntnisse und Vorschläge für die Zukunft auf. Am Ende jedes erfolgreichen Projekts werden Sie lernen, dass immer Raum für Verbesserungen bleibt.

Fazit

Der Projektlebenszyklus ist einfach, oder? Nein, natürlich nicht! Wie die meisten Dinge im Leben sind Projekte komplex und beinhalten eine große Anzahl von Variablen sowie viele Grauzonen. Ihr Life Cycle Management kann in der Praxis völlig anders aussehen als das System einer anderen Agentur oder eines Projektmanagers. Trotzdem sind viele der zugrunde liegenden Konzepte, die die Schritte im Projektmanagement unterstützen, gleich.