Phases Du Cycle De Vie De la Gestion De projet et Pourquoi Il est important

Vous êtes confus quant à ce qu’est le cycle de vie de la gestion de projet? Dans ce guide complet sur le cycle de vie de la gestion de projet, nous vous présenterons des liens pratiques vers plus d’informations sur la gestion des différentes parties du processus de gestion de projet.

Dans cet article, nous allons examiner en détail en quoi consistent ces phases du cycle de vie de la gestion de projet, les étapes clés de la gestion de projet et comment elles peuvent contribuer à la réussite d’un projet bien géré.

Quel Est Le Cycle De Vie De La Gestion De Projet ?

Le cycle de vie de la gestion de projet n’est en réalité qu’une façon de décrire la durée de vie d’un projet. C’est la façon dont les projets se déroulent; comment les phases d’un projet conduisent une équipe de la brève à la livraison. Chaque projet a un début et une fin; il naît, mûrit puis « meurt » lorsque le cycle de vie du projet est terminé.

Le PMI (Project Management Institute) a défini ces cinq groupes de processus qui se réunissent pour former le cycle de vie de la gestion de projet Les phases du projet PMBOK sont:

1. Lancement
2. Planification
3. Exécution
4. Surveillance & Contrôle
5. Fermeture

Le PMI a pris ce qui était vraiment du bon sens et l’a appelé le cycle de vie de la gestion de projet. La méthodologie PMI est la norme de facto pour la livraison de projets que vous pouvez trouver dans leur fascinant Livre de connaissances sur la gestion de projet (PMBOK) de la 5e édition paginée de 589 pages. C’est une lecture vraiment longue, et pour être honnête, terriblement ennuyeuse, alors voici une version condensée du cycle de vie de la gestion de projet qui contient tous les points à retenir importants.

Pourquoi Le Cycle Du Projet Est-Il Important?

Le cycle de vie de la gestion de projet décrit le processus de haut niveau de réalisation d’un projet et les étapes que vous prenez pour que les choses se passent. Et bien que le cycle de vie de la gestion de projet ne semble pas si intéressant, il est important car le cycle de vie de la gestion de projet est ce que nous, en tant que chefs de projet, menons et facilitons.

Le nœud de la vie de tout projet est le même: définir les objectifs d’un projet, créer un plan de projet pour atteindre les objectifs, puis réaliser des choses pour l’atteindre. Différents gestionnaires de projet ou agences peuvent utiliser des termes légèrement différents pour décrire les phases du cycle de vie de la gestion de projet dans divers projets, mais fondamentalement, ils sont à peu près les mêmes.

Le cycle de vie d’un projet doit toujours commencer quelque part: le problème à résoudre doit être défini (dans PMBOK, cela se concentre dans la phase de démarrage d’un projet). Une solution pour résoudre ce problème et une approche pour le faire doivent alors être créées (planification). Ce plan doit ensuite être mis en action (Exécution) tout en étant suivi pour s’assurer qu’il fait ce qu’il est censé faire (Surveillance & Contrôle). Le projet est ensuite déployé, les performances sont évaluées et le projet est ensuite terminé (clôture).

C’est l’essence du cycle de vie de la gestion de projet, qui est illustré dans un diagramme simple du cycle de vie du projet ci-dessous.

Les phases du cycle de vie de la gestion de projet

Le Cycle de Vie de la Gestion de projet

Ci-dessous, je passe en revue chacune des étapes du cycle de vie et explique ce qui se passe dans chacune des 5 phases de la gestion de projet.

Initiation: Définir ce qui doit être fait

Initier, la première phase du cycle de vie de la gestion de projet, c’est lancer un projet avec votre équipe et avec le client, obtenir leur engagement pour démarrer le projet. Vous rassemblez l’ensemble des informations disponibles de manière systématique pour définir la portée, le coût et les ressources du projet. L’objectif de la phase d’initiation est de prendre un bref d’un projet et de le définir en termes de ce qu’il doit faire et réaliser pour réussir.

Cela nécessite généralement d’identifier les parties prenantes du projet et de s’assurer qu’elles partagent toutes la même perception de ce qu’est le projet et s’entendent sur l’analyse de rentabilisation – le problème que le projet tente de résoudre. C’est également lors de la phase de lancement du projet que vous décidez s’il est possible de réaliser l’analyse de rentabilisation. En tant que chef de projet, vous devrez mener des recherches adéquates pour déterminer les objectifs du projet, puis proposer une solution pour les atteindre. Une fois approuvé, vous passez à la phase suivante du projet.

Étapes clés de la gestion de projet pour lancer un projet:

• Créer une charte de projet – Quelle est la vision, l’objectif et les objectifs de ce projet?
• Identifiez la portée et les livrables de haut niveau – Quel est le produit ou le service à fournir?
• Mener une étude de faisabilité – Quel est le problème principal et ses solutions possibles?
• Évaluez le coût élevé et créez une analyse de rentabilisation – Quels sont les coûts et les avantages de la solution?
• Identifier les parties prenantes – Qui sont les personnes que ce projet affecte, comment et quels sont leurs besoins?

Généralement pour les méthodologies Prince2 ou PMI, celles-ci sont résumées dans un Document d’initiation de projet (PID), mais dans une agence, les informations sont généralement saisies dans un énoncé de travail initial (SOW) qui couvre uniquement la phase d’initiation.

Phase de planification: Définir comment faire ce qui doit être fait

Après l’approbation de procéder à partir de l’initiation, vous pouvez commencer la planification du projet. C’est sans doute la phase la plus critique de la gestion de projet. Vous vous trompez, et vous réduirez vos chances de livrer le projet dans les délais et le budget. La planification est l’endroit où vous définissez tout le travail à faire et créez la feuille de route que vous suivez pour le reste du projet pour vous y rendre. C’est pendant la phase de planification que vous déterminez comment vous allez réaliser le projet et répondez aux questions — que allons-nous faire exactement, comment allons-nous le faire, quand allons-nous le faire et comment saurons-nous quand nous aurons terminé?

À ce stade du cycle de vie du projet, vous prenez les objectifs du et développez ces objectifs pour décider comment les atteindre. Il vaut la peine de continuer à évaluer ces objectifs avec trois critères: qu’est-ce qui est possible, Passionné et Omniprésent?

• Possible – cherchez quelque chose qui soit réalisable. Demandez-vous, cette solution correspond-elle au budget? Mon équipe a-t-elle la capacité de le faire? Avons-nous assez de temps? Se fixer des objectifs irréalistes, c’est se préparer à l’échec.
• Passionné – Les projets sont difficiles, vous voulez donc une équipe émotionnellement engagée dans le projet. Demandez-vous, Est-ce un projet qui peut passionner votre équipe? Est-ce quelque chose qui peut les réunir pour collaborer pour atteindre le même objectif? Même si c’est peut–être leur travail de faire ce que vous leur dites de faire, personne ne va investir dans quelque chose qu’ils ne pensent pas valoir la peine
• Omniprésent – Cela a-t-il le potentiel de devenir un succès révolutionnaire? Est-ce quelque chose qui est une solution complète au problème qui vous a été donné ou est-ce vraiment juste une solution temporaire ou partielle de pansement? A-t-il le potentiel d’être amélioré, développé et de devenir un mode de travail permanent?

J’aime cet objectif « Objectif 3 P », mais vous connaissez peut-être aussi le principe de fixer des objectifs CLAIRS. Il s’agit d’un cadre utile pour s’assurer que les objectifs sont collaboratifs, limités, Appréciables et affinables. En savoir plus sur eux, et leurs avantages par rapport aux objectifs INTELLIGENTS, ici.

Toute la planification alimente un plan de projet et généralement un énoncé de travail qui décrit les activités, les tâches, les dépendances et les délais ainsi que les coûts — les trois composantes fondamentales du processus de planification. De plus, il est prudent d’élaborer un plan pour les ressources, la qualité, les risques, les critères d’acceptation, la communication et l’approvisionnement.

Étapes clés de la gestion de projet pour la planification d’un projet:

• Créer un Plan de projet – Identifier les phases, les activités, les contraintes et le calendrier et créer un calendrier de projet avec un Calendrier de répartition des travaux et un diagramme de Gantt
• Créer un Plan financier – Créer un budget de projet et une estimation des coûts et un plan pour répondre à vos coûts maximaux, avec des allocations entre les ressources et les départements
• Créer un Plan de ressources – Constituer une excellente équipe, recruter et planifier les ressources et les matériaux nécessaires à la réalisation du projet
• Créer un plan Qualité – Définissez vos objectifs et mesures de qualité
• Créer un risque Planifier – Identifier les risques, hypothèses, problèmes et dépendances possibles, attribuer un propriétaire et élaborer un plan d’atténuation pour savoir comment les éviter / les surmonter
• Créer un Plan d’acceptation – Attribuer des critères pour ce qui constitue « fait » et « livré »
• Créer un Plan de communication – Répertorier vos parties prenantes et planifier la cadence de communication
• Créer un Plan d’approvisionnement – Trouver les fournisseurs tiers requis et convenir des conditions
• Tout cela devrait se réunir dans un Énoncé de travail du projet – Créer un document de portée de l’énoncé de travail qui décrit les paramètres du projet pour approbation
• Obtenez l’approbation de votre Énoncé des travaux (ÉT) pour procéder!

Une fois que vous avez planifié, vous avez jeté les bases du reste des phases de gestion de projet.

Exécution: Réalisation d’un projet

C’est la partie du cycle de vie de la gestion de projet où vous pouvez enfin exécuter votre plan de projet génial — c’est là que la planification se transforme en action. Vous apportez vos ressources à bord, les briefez, définissez les règles de base et présentez-les les unes aux autres. Après cela, tout le monde saute pour effectuer le travail identifié dans le plan. Peasy facile.

En tant que chef de projet, vous passez de parler d’un projet à créer de la documentation pour obtenir le feu vert pour procéder à l’exécution du projet — tto dirigeant l’équipe et les gérant vers la livraison. Vous passerez votre temps à des réunions d’information, des réunions et des revues pour diriger l’équipe et maintenir le projet sur la bonne voie tout au long du cycle de développement du projet.

Étapes clés de la gestion de projet pour l’exécution d’un projet:

• Leadership d’équipe – Définir une vision de la réussite et permettre à l’équipe de la réaliser
• Création de tâches – Définir clairement ce qui doit être fait et les critères de la tâche
• Briefing des tâches – S’assurer que l’équipe est claire sur ce qu’elle doit faire, au moment où
• Gestion de la clientèle – Travailler avec le client pour s’assurer que les livrables sont acceptables
• Communications – Assurez-vous d’informer et de mettre à jour les bonnes personnes au bon moment par le bon canal

Surveillance & Contrôle: Maintenir un projet sur la bonne voie

C’est l’un des domaines les plus difficiles du cycle de gestion de projet. En parallèle de l’exécution du projet, en tant que chef de projet, vous rapportez les performances, surveillez et contrôlez le projet. Cela signifie surveiller la durée de vie du projet pour s’assurer que le projet se déroule comme prévu, et si ce n’est pas le cas, le contrôler en élaborant des solutions pour le remettre sur les rails. En réalité, un chef de projet surveille et contrôle un projet d’une manière ou d’une autre tout au long de toutes les phases du cycle de vie du projet.

Tout d’abord, cela signifie que vous devez vous assurer de capturer les données (généralement dérivées des feuilles de temps et des tâches terminées) pour suivre efficacement les progrès par rapport au plan initial. Deuxièmement, cela signifie prendre les données et comparer l’achèvement des tâches, les dépenses budgétaires et le calendrier alloués dans le plan initial. En comparant le plan aux données réelles, vous pouvez déterminer si vous atteignez ou non les objectifs en termes de calendrier, de coût, de qualité et de mesures de réussite.

Et lorsque vous réalisez que les choses ne vont pas tout à fait se planifier (elles le font rarement), il s’agit de déterminer les options pour faire pivoter le projet afin qu’il livre toujours quelque chose dont le client est satisfait tout en respectant le budget, le calendrier et les contraintes de qualité. Conseil de pro: cela signifie généralement réduire la portée!

Étapes clés de la gestion de projet pour le suivi et le contrôle d’un projet:

• Coût & Gestion du temps – Examiner les feuilles de temps et les dépenses pour enregistrer, contrôler et suivre le budget, le calendrier et les tâches du projet
• Gestion de la qualité – Examiner les livrables et s’assurer qu’ils répondent aux critères d’acceptation définis
• Gestion des risques – Surveiller, contrôler, gérer et atténuer les risques et les problèmes potentiels
• Gestion de l’acceptation – Effectuer des tests d’acceptation par les utilisateurs et créer un système d’examen , s’assurant que tous les livrables répondent aux besoins du client
• Gestion du changement – Lorsque le projet ne va pas pour planifier, gérer le processus de changements acceptables avec le client pour s’assurer qu’il est satisfait des changements nécessaires

Vous avez franchi quatre des étapes du projet — il est maintenant temps de passer à la dernière étape du cycle de vie de la gestion de projet: la clôture d’un projet.

Clôture: Mettre fin à un projet

Dans cette phase finale du cycle de vie de la gestion de projet, votre projet est essentiellement terminé et votre travail de chef de projet sur le projet touche à sa fin. Mais le projet n’est pas encore terminé – consultez notre article sur la façon de gérer un projet lorsqu’il est terminé. À ce stade, avant que tout le monde oublie, il est utile de tenir une réunion après l’examen du projet ou post-mortem pour discuter des forces et des faiblesses ou du projet et de l’équipe, de ce qui n’a pas fonctionné et de ce qui ne s’est pas si bien passé, et comment s’améliorer à l’avenir. Cela peut être l’une des étapes les plus enrichissantes de la gestion de projet, car c’est une excellente occasion de reconnaître et de reconnaître les précieux membres de l’équipe et de célébrer les succès.

Étapes clés de la gestion de projet pour la clôture d’un projet:

• Analyse du rendement du projet – Il s’agit d’un aperçu global de la façon dont le projet a été géré et si les estimations initiales des coûts et des avantages étaient exactes. Y a-t-il eu des risques imprévus? Quelles questions ont surgi et dans quelle mesure ont-elles été traitées? Le plan du projet a-t-il été modifié et comment?
• Analyse d’équipe – Tout le monde a-t-il fait ce qu’on lui avait assigné? Étaient-ils assez passionnés et motivés? Sont-ils restés minutieux et responsables? La communication au sein de l’équipe était-elle saine et constructive ?
• Clôture du projet – Documenter les tâches nécessaires pour mettre fin officiellement à la vie du projet. Cela inclut la conclusion des contrats avec les fournisseurs, la signature des contrats et la remise de toute la documentation de projet nécessaire.
• Examen post-mise en œuvre – Rédigez une analyse formelle des succès et des échecs, ainsi que des leçons apprises et des suggestions pour l’avenir. À la fin de chaque projet réussi, vous apprendrez qu’il reste toujours une marge d’amélioration.

Conclusion

Le cycle de vie du projet est simple, non? Non, bien sûr que non! Comme la plupart des choses de la vie, les projets sont complexes et impliquent un grand nombre de variables, ainsi que de nombreuses zones grises. Votre gestion du cycle de vie dans la pratique peut sembler totalement différente du système d’une autre agence ou d’un chef de projet. Malgré cela, bon nombre des concepts sous-jacents qui soutiennent les étapes de la gestion de projet sont les mêmes.