etapy cyklu życia zarządzania projektami i dlaczego jest to ważne

nie wiesz, o co chodzi w cyklu życia zarządzania projektami? W tym kompletnym Przewodniku po cyklu życia zarządzania projektami podamy podsumowanie z przydatnymi linkami do więcej informacji na temat zarządzania różnymi częściami procesu zarządzania projektami.

w tym artykule przyjrzymy się szczegółowo, na czym składają się te fazy cyklu życia zarządzania projektem, kluczowe etapy zarządzania projektem i jak mogą one pomóc w udanym i dobrze zarządzanym projekcie.

Jaki Jest Cykl Życia Zarządzania Projektem?

cykl życia zarządzania projektem jest tak naprawdę tylko wysoko ocenianym sposobem opisywania życia projektu. To jak powstają projekty; jak fazy projektu prowadzą zespół od briefu do realizacji. Każdy projekt ma swój początek i koniec; rodzi się, dojrzewa, a następnie „umiera” po zakończeniu cyklu życia projektu.

PMI (Project Management Institute) zdefiniował te pięć grup procesów, które łączą się tworząc cykl życia zarządzania projektem.:

1. inicjowanie
2. planowanie
3. Wykonywanie
4. monitorowanie & kontrolowanie
5. zamykanie

PMI wziął to, co jest naprawdę zdrowym rozsądkiem i nazwał to cyklem życia zarządzania projektami. Metodologia PMI jest de facto standardem realizacji projektów, który można znaleźć w ich fascynującej 589 paged 5th edition Project Management Book of Knowledge (PMBOK). To naprawdę długa i, szczerze mówiąc, śmiertelnie nudna lektura, więc oto skrócona wersja cyklu życia zarządzania projektami, która zawiera wszystkie ważne rzeczy na wynos.

Dlaczego Cykl Projektu Jest Ważny?

cykl życia zarządzania projektem opisuje proces realizacji projektu na wysokim poziomie i kroki, które podejmujesz, aby coś się stało. I chociaż cykl życia zarządzania projektami może nie brzmieć tak interesująco, jest to ważne, ponieważ cykl życia zarządzania projektami jest tym, co my jako kierownicy projektów kierujemy i ułatwiamy.

sedno każdego projektu jest takie samo: definiowanie celów projektu, Tworzenie planu projektu, aby osiągnąć cele, a następnie wykonywanie rzeczy, aby je osiągnąć. Różni kierownicy projektów lub agencje mogą używać nieco innych terminów do opisania faz cyklu życia projektu w różnych projektach, ale zasadniczo są one prawie takie same.

cykl życia projektu zawsze musi się gdzieś rozpocząć: problem, który wymaga naprawy, musi zostać zdefiniowany (w PMBOK koncentruje się na fazie inicjowania projektu). Trzeba wtedy stworzyć rozwiązanie tego problemu i podejście do jego wykonania (planowanie). Ten plan musi być następnie wprowadzony w życie (wykonywany) podczas śledzenia, aby upewnić się, że robi to, co powinien (monitorowanie & kontrolowanie). Projekt jest następnie wdrażany, wydajność jest oceniana, a projekt jest zakończony (Zamknięcie).

to jest istota cyklu życia projektu, który jest pokazany na prostym schemacie cyklu życia projektu poniżej.

fazy cyklu życia projektu

cykl życia projektu

poniżej przechodzę do każdego z etapów cyklu życia i wyjaśniam, co dzieje się w każdej z 5 faz zarządzania projektem.

: Zdefiniowanie tego, co należy zrobić

inicjowanie, pierwsza faza cyklu życia zarządzania projektem, polega na rozpoczęciu projektu z zespołem i z klientem, pozyskaniu ich zaangażowania w rozpoczęcie projektu. Łączysz wszystkie dostępne informacje w sposób systematyczny, aby określić zakres, koszt i zasoby projektu. Celem fazy inicjacyjnej jest wzięcie luźnego briefu projektu i zdefiniowanie go w kategoriach tego, co musi zrobić i osiągnąć, aby odnieść sukces.

to zwykle wymaga identyfikacji interesariuszy projektu i upewnienia się, że wszyscy mają takie samo postrzeganie projektu i zgadzają się co do przypadku biznesowego – problemu, który projekt próbuje rozwiązać. Również na etapie inicjowania projektu decydujesz, czy jest to możliwe do zrealizowania. Jako kierownik projektu będziesz musiał przeprowadzić odpowiednie badania, aby określić cele projektu, a następnie zaproponować rozwiązanie, aby je osiągnąć. Po zatwierdzeniu przechodzisz do następnej fazy projektu.

kluczowe etapy zarządzania projektem podczas inicjowania projektu:

• Stwórz kartę projektu – jaka jest wizja, cel i cele tego projektu?
• określ zakres wysokiego poziomu i rezultaty-jaki jest produkt lub usługa, która musi być dostarczona?
• przeprowadzenie Studium Wykonalności – jaki jest podstawowy problem i jego możliwe rozwiązania?
• Oblicz wysokie koszty i stwórz uzasadnienie biznesowe – jakie są koszty i korzyści płynące z rozwiązania?
• Zidentyfikuj interesariuszy-kim są ludzie, na których projekt wpływa, w jaki sposób i jakie są ich potrzeby?

zazwyczaj w przypadku metodologii Prince2 lub PMI są one podsumowane w dokumencie inicjacji projektu (PID), ale w agencji informacje są zwykle rejestrowane w początkowym oświadczeniu o pracy (SoW), które obejmuje tylko fazę inicjacji.

Faza planowania: określenie, jak zrobić to, co należy zrobić

po zatwierdzeniu, aby przejść od rozpoczęcia, możesz rozpocząć planowanie projektu. Jest to prawdopodobnie najbardziej krytyczny etap zarządzania projektami. Zrób to źle, a zmniejszysz swoje szanse na dostarczenie projektu na czas i w budżecie. Planowanie to miejsce, w którym definiujesz całą pracę do wykonania i tworzysz mapę drogową, którą podążasz do końca projektu, aby się tam dostać. To właśnie w fazie planowania zastanawiamy się, w jaki sposób zamierzamy wykonać projekt i odpowiadamy na pytania—co dokładnie zrobimy, jak to zrobimy, kiedy to zrobimy i skąd będziemy wiedzieć, kiedy skończymy?

w tym momencie cyklu życia projektu, podejmujesz cele i rozwijasz je, aby zdecydować, jak je osiągnąć. Warto oceniać te cele według trzech kryteriów: co jest możliwe, pasjonujące i wszechobecne?

• możliwe-dążyć do czegoś, co jest osiągalne. Zadaj sobie pytanie, czy to rozwiązanie pasuje do budżetu? Czy mój zespół jest w stanie to zrobić? Mamy wystarczająco dużo czasu? Wyznaczanie nierealistycznych celów to wystawianie się na porażkę.
• pasja – projekty są trudne, więc chcesz zespołu, który jest emocjonalnie zaangażowany w projekt. Zadaj sobie pytanie, czy jest to projekt, którym twój zespół może się pasjonować? Czy jest to coś, co może ich połączyć, aby współpracować, aby osiągnąć ten sam cel? Nawet jeśli to może być ich praca, aby zrobić to, co im każesz, nikt nie będzie inwestować w coś, co nie jest warte
• wszechobecne – czy ma to potencjał, aby stać się przełomowym sukcesem? Czy jest to coś, co jest kompletne rozwiązanie problemu, który został podany do ciebie, czy jest to naprawdę tylko plaster tymczasowe lub częściowe rozwiązanie? Czy ma potencjał, aby go udoskonalać, rozwijać i stać się stałym sposobem pracy?

podoba mi się ten „obiektyw bramek 3 P”, ale może znasz też zasadę wyznaczania jasnych celów. Jest to pomocne ramy, aby zapewnić, że cele są wspólne, ograniczone, znaczące i dopracowane. Dowiedz się więcej o nich i ich korzyściach dla inteligentnych celów tutaj.

wszystkie planowanie łączy się z planem projektu i zazwyczaj deklaracją pracy, która określa działania, zadania, zależności i ramy czasowe, a także koszty—trzy podstawowe elementy procesu planowania. Ponadto rozsądnie jest opracować plan zasobów, jakości, ryzyka, kryteriów akceptacji, komunikacji i zamówień.

kluczowe etapy zarządzania projektem podczas planowania projektu:

• stwórz Plan projektu – Określ fazy, działania, ograniczenia i harmonogram oraz utwórz oś czasu projektu z harmonogramem podziału pracy i wykresem Gantta
• stwórz Plan finansowy – Stwórz budżet projektu i kosztorys oraz plan, aby spełnić maksymalny koszt, wraz z alokacjami na zasoby i działy
• stwórz plan zasobów – Zbuduj świetny zespół, zrekrutuj i zaplanuj zasoby i materiały potrzebne do realizacji projektu
• stwórz plan jakości – ustal swoje cele i środki dotyczące jakości
• stwórz ryzyko
• stwórz plan akceptacji – Przypisz kryteria dla tego, co stanowi „zrobione” i „dostarczone”
• stwórz Plan komunikacji – Wymień interesariuszy i zaplanuj częstotliwość komunikacji
• stwórz plan zamówień – Znajdź wymaganych dostawców zewnętrznych i uzgodnij warunki
• wszystko to powinno połączyć się w deklarację pracy projektu – utwórz dokument deklaracji zakresu pracy, który przedstawia parametry projektu do zatwierdzenia
• uzyskaj zatwierdzenie swojego Oświadczenia o pracy (SoW), aby kontynuować!

po zaplanowaniu, położył podwaliny pod Pozostałe fazy zarządzania projektem.

Wykonywanie: realizacja projektu

jest to część cyklu życia zarządzania projektem, w której w końcu możesz wykonać swój niesamowity plan projektu—to tam planowanie staje się działaniem. Wprowadzasz na pokład swoje zasoby, przekazujesz je, ustalasz podstawowe zasady i przedstawiasz je sobie nawzajem. Następnie wszyscy wskakują, aby wykonać pracę określoną w planie. Bułka z masłem.

jako kierownik projektu przechodzisz od mówienia o projekcie i tworzeniu dokumentacji, aby uzyskać zielone światło do kontynuowania realizacji projektu—TTO kieruje zespołem i zarządza nim w kierunku realizacji. Poświęcisz swój czas na briefingi, spotkania i recenzje, aby poprowadzić zespół i utrzymać projekt na dobrej drodze w trakcie cyklu rozwoju projektu.

kluczowe etapy zarządzania projektem podczas realizacji projektu:

• Team Leadership – Cast a vision for success and enable the team to deliver on it
• Tworzenie zadań – jasno określ, co należy zrobić i kryteria zadania
• Task Briefing – zapewnienie zespołowi jasnego, co musi zrobić, do kiedy
• Zarządzanie klientami – praca z klientem, aby zapewnić akceptowalność rezultatów
• komunikacja – upewnij się, że informujesz i aktualizujesz właściwych ludzi we właściwym czasie za pośrednictwem właściwego kanału

monitorowanie & kontrolowanie: Utrzymanie projektu na dobrej drodze

jest to jeden z najtrudniejszych obszarów w cyklu zarządzania projektami. Równolegle z realizacją projektu, jako kierownik projektu, raportujesz wydajność oraz monitorujesz i kontrolujesz projekt. Oznacza to monitorowanie życia projektu, aby upewnić się, że projekt idzie zgodnie z planem, a jeśli nie, kontrolowanie go poprzez wypracowanie rozwiązań, aby przywrócić go na właściwe tory. W rzeczywistości kierownik projektu monitoruje i kontroluje projekt w pewien sposób na wszystkich etapach cyklu życia projektu.

po pierwsze, oznacza to zapewnienie przechwytywania danych (zwykle pochodzących z arkuszy czasu i wykonanych zadań), aby skutecznie śledzić postępy w stosunku do pierwotnego planu. Po drugie, oznacza to pobranie danych i porównanie wykonania zadania, wydatków budżetowych i harmonogramu przydzielonego w pierwotnym planie. Porównując plan z rzeczywistymi, możesz ustalić, czy osiągasz cele dotyczące osi czasu, kosztów, jakości i wskaźników sukcesu.

a kiedy zdajesz sobie sprawę, że rzeczy nie idą do końca zgodnie z planem (rzadko to robią), zastanawiasz się nad opcjami zmiany projektu, aby nadal dostarczał coś, z czego klient jest zadowolony, spełniając jednocześnie ograniczenia budżetowe, czasowe i jakościowe. Pro-tip: zazwyczaj oznacza to zmniejszenie zakresu!

kluczowe etapy zarządzania projektem w celu monitorowania i kontrolowania projektu:

• koszt & zarządzanie czasem – przegląd arkuszy czasowych i wydatków w celu rejestrowania, kontroli i śledzenia budżetu projektu, harmonogramu i zadań
• zarządzanie jakością – przegląd rezultatów i zapewnienie ich spełnienia zdefiniowanych kryteriów akceptacji
• Zarządzanie ryzykiem – monitorowanie, Kontrola, zarządzanie i ograniczanie potencjalnych zagrożeń i problemów
• Zarządzanie akceptacjami – przeprowadzanie testów akceptacji użytkowników i tworzenie systemu recenzowania, zapewnienie, że wszystkie rezultaty spełniają potrzeby klienta
• Zarządzanie zmianą – gdy projekt nie idzie aby zaplanować, zarządzać procesem akceptowalnych zmian z klientem, aby upewnić się, że są zadowoleni z niezbędnych zmian

przeszedłeś przez cztery etapy projektu—teraz nadszedł czas, aby przejść do ostatniego kroku w cyklu życia zarządzania projektem: zamknięcia projektu.

Zamknięcie: zakończenie projektu

w tej ostatniej fazie cyklu życia zarządzania projektem Twój projekt zasadniczo się kończy, a Twoja praca jako kierownik projektu dobiega końca. Ale projekt jeszcze się nie skończył-sprawdź nasz artykuł o tym, jak zarządzać projektem po jego zakończeniu. W tym momencie, zanim wszyscy zapomną, warto zorganizować spotkanie po przeglądzie projektu lub sekcji zwłok, aby omówić mocne i słabe strony lub projekt i zespół, co poszło nie tak, a co nie poszło tak dobrze, i jak poprawić w przyszłości. Może to być jeden z najbardziej satysfakcjonujących etapów zarządzania projektami, ponieważ jest to świetna okazja do uznania i uznania cennych członków zespołu i świętowania sukcesów.

kluczowe etapy zarządzania projektem w celu zamknięcia projektu:

• analiza wydajności projektu – jest to ogólne spojrzenie na to, jak dobrze zarządzano projektem i czy wstępne szacunki kosztów i korzyści były dokładne. Czy było nieprzewidziane ryzyko? Jakie problemy powstały i jak dobrze zostały rozwiązane? Czy plan projektu został zmieniony i w jaki sposób?
• Analiza zespołu-czy wszyscy zrobili to, do czego zostali przydzieleni? Czy byli wystarczająco namiętni i zmotywowani? Czy byli dokładni i odpowiedzialni? Czy komunikacja w zespole była zdrowa i konstruktywna?
• zamknięcie projektu-udokumentowanie zadań niezbędnych do oficjalnego zakończenia projektu. Obejmuje to zawieranie umów z dostawcami, podpisywanie umów i przekazywanie całej niezbędnej dokumentacji projektowej.
• przegląd powdrożeniowy-Zapisz formalną analizę sukcesów i porażek oraz wynikające z tego wnioski i sugestie na przyszłość. Pod koniec każdego udanego projektu dowiesz się, że zawsze pozostaje miejsce na ulepszenia.

podsumowanie

cykl życia projektu jest prosty, prawda? Nie, oczywiście, że nie! Jak większość rzeczy w życiu, projekty są złożone i obejmują dużą liczbę zmiennych, wraz z dużą ilością szarej strefy. Zarządzanie cyklem życia w praktyce może wyglądać zupełnie inaczej niż system innej agencji lub kierownika projektu. Mimo to wiele podstawowych koncepcji wspierających etapy zarządzania projektami jest takich samych.