Je sais qu’il existe un million de façons différentes de gérer vos tâches quotidiennes à l’aide de la technologie. Et bien que j’apprécie généralement les solutions numériques, j’ai toujours été quelqu’un qui gère ma liste de choses à faire avec un bon vieux stylo et du papier. Non seulement cela m’aide à être vraiment efficace pendant mes journées d’école de commerce chargées, à prioriser mes tâches et à travailler même lorsque je n’ai pas de données cellulaires, mais il n’y a littéralement rien de plus satisfaisant que de rayer une tâche terminée d’une liste de tâches réelle.
Si vous avez eu du mal à trouver un système d’organisation qui fonctionne pour vous, ou si vous voulez simplement essayer de vous débarrasser de l’encombrement numérique et de revenir aux bases, je vous recommande de tenter cette méthode! Voici comment le faire.
Obtenez un véritable planificateur de copie papier
Évidemment, la première étape consiste à obtenir les outils qui fonctionnent pour vous. Il est important d’utiliser un planificateur papier qui correspond à votre style d’organisation et de travail. Par exemple, j’utilise des planificateurs Poppin car ils affichent un horaire hebdomadaire à gauche et du papier ligné à droite, ils tiennent dans mon sac à main et ils sont assez bon marché.
J’aime voir toute la semaine sur une seule page, mais si vous aimez un type de vue différent, consultez Moleskine, qui a une tonne de formats différents, ou — si vous voulez aussi obtenir l’analogique avec vos achats — dirigez-vous vers votre Barnes local & Noble et parcourez son vaste choix jusqu’à ce que vous trouviez le bon ajustement.
Énumérez tous vos principaux engagements pour la semaine
Je commence toujours par énumérer toutes les principales obligations que j’ai dans mon emploi du temps hebdomadaire, juste pour avoir une idée de ce que je devrai planifier. J’aime inclure des tâches et des événements personnels et professionnels pour vraiment avoir une image complète de la semaine.
Par exemple, si je dois me préparer pour une grande réunion le mercredi mais que je dois arrêter de travailler à 18 heures le mardi pour assister à un dîner d’anniversaire, alors je saurai que je vais probablement devoir travailler tard le lundi.
Ecrivez et hiérarchisez vos tâches
Une fois que j’ai commencé à remplir le calendrier avec mes principaux engagements, je divise le côté papier de mon planificateur en quatre cases, la case en haut à droite représentant les tâches importantes / non urgentes, la case en haut à gauche représentant les tâches importantes / urgentes et les deux cases en bas représentant les tâches sans importance / non urgentes et les tâches sans importance / urgentes.
Ensuite, j’écris toutes les tâches que je dois effectuer pour la semaine, en m’assurant de les lister dans leur boîte correspondante. Par exemple, « payer la facture de carte de crédit » est toujours dans la case important / urgent, tandis que « acheter un manteau d’hiver » est dans important / non urgent.
Cela fonctionne comme un système de priorisation intégré, car cela m’oblige à identifier ce sur quoi je dois travailler et quand.
Il est également crucial d’appeler les tâches sans importance / urgentes, que je prioriserai souvent au-dessus des éléments importants à long terme si je ne fais pas attention. Par exemple, je travaille sur trois articles de recherche à long terme ce semestre, qui ne semblent jamais aussi pressants que quelque chose de demain et qui pourraient facilement se perdre dans le bruit d’une liste de choses à faire complète. Ce système de hiérarchisation m’oblige à reconnaître que le travail sur les documents est important et à commencer à les rédiger à l’avance.
Faire un horaire quotidien (et inclure les temps d’arrêt)
Toute cette planification hebdomadaire est agréable, mais en quoi cela m’aide-t-il à savoir quoi faire un jour donné? Chaque matin, je sors un morceau de papier vierge (j’utilise du papier d’imprimante blanc, mais vous pouvez également obtenir un cahier si vous souhaitez classer un peu le processus) et faire trois choses.
Tout d’abord, j’écris les heures de la journée de 8 H à 23 H par incréments de 30 minutes et je participe aux réunions, aux cours et aux engagements personnels que j’ai. Ensuite, je regarde mon planificateur hebdomadaire et je retire les tâches que je veux accomplir ce jour-là, en essayant de m’assurer de retirer au moins un élément de chacune de mes quatre boîtes. Enfin, j’insère toutes les tâches dans mon calendrier, en remplissant le temps autour des réunions.
Étant donné que les tâches prennent généralement plus de temps à accomplir dans la pratique, ma règle empirique est de prévoir 1,5 fois le temps dont je pense avoir besoin, juste pour m’assurer que je peux tout intégrer. Je m’assure également toujours de construire un temps d’arrêt en début de soirée et une heure pour aller au gymnase, dont j’ai besoin pour maintenir ma santé mentale!
Cross Things Off
C’est ma partie préférée du processus: supprimer les tâches lorsque je les termine. J’adore utiliser des stylos de couleur, juste pour rendre les choses un peu plus amusantes. Je garde généralement une trace de mon emploi du temps quotidien, puis je raye tous les éléments de ma liste de tâches hebdomadaire à la fin de chaque journée.
Reportez les articles inachevés
À la fin de la semaine, il est important de s’assurer que tous les articles inachevés sont reportés aux semaines à venir afin qu’ils ne glissent pas entre les mailles du filet. Le dimanche soir, je m’assois généralement avec un stylo rouge et raye les articles inachevés un à la fois lorsque je décide de les « annuler » ou de les déplacer vers les semaines à venir. L’une des beautés d’un planificateur papier est que vous pouvez vraiment pousser des tâches pour lesquelles vous n’avez pas le temps, car vous pouvez les écrire où vous voulez — je viens en fait de déplacer ma ligne de « magasinage des Fêtes » à la première semaine de décembre parce que je sais que je n’aurai pas le temps pour cela jusque-là.
Je sais que ce processus peut sembler compliqué, mais ne consacrer que 20 minutes par jour à la planification peut vous faire économiser des heures. Je sais que je suis particulièrement enclin à gaspiller des blocs courts (par ex., 30 minutes entre les cours) si je n’ai pas pensé à ce que je voulais faire, mais si j’ai déjà fait mon emploi du temps, alors je n’ai pas à réfléchir à deux fois à ce que je suis censé faire de mon temps.
J’espère que cela vous aidera à vous débarrasser d’une certaine fatigue décisionnelle et à faire plus de choses.