La domanda da 12 miliardi di dollari: come è la tua struttura che gestisce l’inventario MRO?

Nel 2011, le aziende statunitensi hanno speso materials 110 miliardi in materiali di manutenzione, riparazione e funzionamento (MRO) – articoli che vanno dalle lampadine ai prodotti per la pulizia ai dadi e bulloni – e di questi billion 110 miliardi, circa billion 12 miliardi si siede sugli scaffali e non viene mai usato.* Uno studio condotto dai servizi di consulenza di Grainger stima più della metà degli Stati Uniti. le aziende non stanno gestendo efficacemente le loro forniture MRO, lasciandole con inventario morto, obsoleto e, soprattutto, svuotante del budget.

Questa non è una bella immagine, ma una ricca opportunità per i professionisti della manutenzione degli impianti di prendere i costi dalla loro attività attraverso un approccio più aggressivo alla gestione dell’inventario. La nostra scoperta è che migliorare i processi di gestione dell’inventario può aiutare le aziende a ridurre la spesa fino al 25%. Come fai a sapere dove si trova la tua gestione dell’inventario e dove può andare? Per aiutare, abbiamo studiato più di 500 organizzazioni e identificato tre approcci principali per la gestione dell’inventario MRO-immagazzinato, gestito e sfruttato.

L’evoluzione del tuo approccio alla gestione delle scorte

Stocked è l’approccio più semplice alla gestione delle scorte MRO. È principalmente reattivo e gli articoli vengono aggiunti all’inventario per comodità o per evitare scorte. Tutti i materiali MRO sono pensati come un costo irrecuperabile e la gestione presta poca attenzione a loro, acquistando, immagazzinando e rilasciando forniture ai dipendenti in modo ad hoc.

Che aspetto ha questo approccio in azione?

Diciamo che sei responsabile della manutenzione degli impianti in un impianto di produzione. Un giorno il nastro trasportatore su un pezzo chiave di malfunzionamenti attrezzature. Il lavoro in quella zona è fermato e si spende la maggior parte della giornata perlustrando il magazzino per una parte di ricambio mancante e chiamando i fornitori cercando di trovare quello che ti serve.

Una volta che finalmente individuare la parte, si acquista un paio di extra per tenere nel vostro magazzino per evitare lo stesso problema la prossima volta. Sembra una decisione intelligente, ma se quella parte non è necessaria per molti altri anni o viene smarrita in un magazzino traboccante, è probabile che l’inventario extra (un investimento) si siederà sullo scaffale inutilizzato.

Dopo aver ripetuto questo ciclo più volte, inizi a capire che il tuo processo non funziona. Senza controlli o dati per comprendere la frequenza con cui viene utilizzato un articolo, non è possibile prevedere la domanda e l’inventario continua a crescere. Questo incoraggia un movimento verso la prossima evoluzione – un approccio gestito.

L’approccio gestito all’inventario MRO

Un approccio gestito aiuta a controllare i costi utilizzando i dati di processo e di inventario per aiutare nel processo decisionale. In questo approccio, i materiali MRO sono considerati una spesa operativa che può essere gestita e controllata attivamente.

Il primo passo per passare a un approccio gestito è investire nella creazione dei dati giusti. I dati sono ciò che rende gestibile l’inventario MRO; ti aiuta a capire la tua domanda e i modelli di utilizzo in modo da poter ottimizzare i livelli di inventario.

Per testare la qualità dei tuoi dati, scegli un elemento e vedi se puoi fornire risposte a domande di base, come ad esempio:

• Che cos’è e dove puoi trovarlo?
• Quando viene utilizzato e quanto è necessario?
• Perché è in magazzino e chi lo fornisce?

Più di queste domande puoi rispondere, più efficace sarà il tuo programma di gestione dell’inventario.

È inoltre necessario definire ulteriormente i processi utilizzati per gestire i materiali MRO, incluso il modo in cui si immagazzinano, consumano, analizzano e recuperano l’inventario. Standardizzare questi processi e garantire che siano eseguiti in modo coerente fornirà dati di inventario di qualità e aumenterà l’efficienza.

Torniamo al nostro esempio in un impianto di produzione. Dopo troppi ordini urgenti e forniture mancanti, si assegna un gestore di strutture per organizzare ed etichettare il magazzino e aiutare a supervisionare l’inventario MRO. I dipendenti sono tenuti a registrare quali forniture prendono e tutte le richieste di nuovi articoli devono essere approvate. Tracciando i dati di utilizzo, il manager è in grado di identificare quali guanti i dipendenti utilizzano più spesso e mantenere uno stock appropriato a portata di mano. I dati mostrano anche che gli occhiali di sicurezza sono sovraccarichi, quindi gli ordini vengono ridotti e la crescita dell’inventario non necessario viene rallentata.

Mentre l’approccio gestito è efficace, alcuni dipendenti potrebbero sentire i controlli rallentarli, quindi creano il proprio inventario “privato”. Nel corso del tempo, la tensione può costruire come il processo si rompe e dati è ritenuto inaffidabile. Ciò incoraggia lo spostamento verso un approccio a leva.

L’approccio Leveraged all’inventario MRO

Leveraged – l’approccio ottimale – considera l’inventario MRO come una componente strategica del business e un investimento con valore recuperabile. Questo approccio richiede materiali essere organizzato e rilasciato in modo disciplinato, ma soprattutto, questo approccio richiede la creazione di responsabilità e di fornire un motivo per agire.

La responsabilità viene creata quando la pertinenza, l’influenza e l’incentivo convergono tutti, ma un’organizzazione non può aspettarsi di riunire questi tre elementi per ogni ruolo coinvolto nei materiali MRO. Ad esempio, una migliore gestione dell’inventario può essere rilevante per un gestore di magazzino, ma una mancanza di influenza impedisce al gestore di implementare la modifica. Un responsabile della manutenzione può avere un alto grado di influenza, ma nessun incentivo a ridurre per il valore dei materiali detenuti in magazzino. Per superare questa responsabilità frammentata, molte organizzazioni creano un team interfunzionale responsabile di tutti gli elementi della gestione dell’inventario o stabiliscono un ruolo legato esclusivamente alla gestione dell’inventario.

Ancora una volta, rivisitiamo l’esempio del pavimento dell’impianto. Per creare responsabilità, riunisci un team di tutto l’impianto responsabile della gestione dell’inventario. Il team lavora su una scorecard di metriche delle prestazioni come la frequenza di stock-out, il tasso di evasione e la percentuale di inventario inattivo. Durante un controllo di inventario di routine, un membro del team si imbatte in forniture di pittura extra lasciati da un recente aggiornamento delle strutture e contatta il fornitore per restituire i materiali in cambio di un credito. Poiché questo tipo di attività diventa parte della routine di gestione dell’inventario, inizi a vedere i progressi nelle metriche delle prestazioni dell’inventario e un miglioramento della linea di fondo della tua azienda.

Porta la tua gestione dell’inventario al livello successivo

Se hai attualmente una maniglia sul tuo inventario MRO o sei sopraffatto, è importante considerare la tua spesa MRO come una decisione strategica e non come un drenaggio delle tue risorse. Comprendere il tuo attuale approccio alla gestione dell’inventario e abbracciare piccoli cambiamenti graduali richiederà tempo, ma il tuo investimento iniziale varrà i risparmi futuri per la tua organizzazione. Avere i giusti dati e processi in atto vi aiuterà a prendere le decisioni necessarie per avere un impatto positivo la linea di fondo.

Quindi quanto dei billion 12 miliardi rimetterai nella TUA attività?