Prosjektplan

Prosjektplanleggingsvilkår

før vi dykker inn i hvordan du planlegger et prosjekt, hjelper Det å være kjent med noen av vilkårene du vil løpe over. Her er en liste over generelle vilkår du vil støte på i denne veiledningen.

• Leverbar: resultatene av et prosjekt, for eksempel et produkt, en tjeneste, rapport, etc.
• Interessent: Alle med egeninteresse i prosjektet—prosjektleder, prosjektsponsor, teammedlemmer, kunder, etc.
• Oppgaver: Små jobber som fører til den endelige leveransen.
• Milepæl: slutten av en prosjektfase, og begynnelsen av den neste.
• Ressurser: Alt du trenger for å fullføre prosjektet, for eksempel personell, forsyninger, materialer, verktøy, mennesker og mer.
• Budsjett: Estimat av totale kostnader knyttet til å fullføre et prosjekt.
• Sporing & Overvåking: Samle prosjektdata, og sørg for at det gjenspeiler resultatene du planla for.

Prosjektplanleggingstrinn

Nå skal Vi ta deg gjennom hovedprosjektplanleggingstrinnene:

1. Skissere Business Case
2. Definere Prosjektomfang
3. Angi Mål & Mål
4. Skissere Leveranser
5. Opprette En Prosjektplan
6. Tilordne Oppgaver Til Teamet Ditt
7. Vurdere Risiko
8. rapporter fremdriften din

Ved Å Følge Disse Trinnene For Prosjektplanlegging, Vil Du Klargjøre Hva Du Trenger Å Oppnå, Utarbeide Prosessene Du Trenger For Å Komme Dit Og Utvikle En Handlingsplan For Hvordan Du Skal Ta Dette Fremover.

Skissere Business Case

hvis du har et prosjekt, er det en grunn til det—det er din business case. Business case skisserer årsakene til at prosjektet blir igangsatt, fordelene og avkastningen på investeringen. Hvis det er et problem som blir løst, er det problemet skissert her. Business case vil bli presentert for de som tar beslutninger i organisasjonen, forklarer hva som må gjøres, og hvordan. Hvis godkjent, har du et prosjekt.

Møt Interessenter

hvert prosjekt har interessenter, de som har en egeninteresse i prosjektet. Fra de som tjener på det, til de som er ansvarlige for sin suksess. Derfor må enhver prosjektplanlegging identifisere hvem disse interessentene er, fra kunder til regulatorer. Møte med dem er avgjørende for å få et bedre bilde av hva prosjektet er og hva som forventes av den endelige leveransen.

Definer Prosjektomfang

det refererer til arbeidet som kreves for å oppnå prosjektmålene og generere de nødvendige leveransene. Prosjektets omfang bør defineres og organiseres av en arbeidsnedbrytingsstruktur (wbs). Prosjektomfanget inneholder derfor hva du må gjøre i prosjektet (leveranser, delleveranser, arbeidspakker, aktiviteter, aktiviteter), men også hva som er uvesentlig. Sistnevnte er viktig, fordi å vite hva som ikke er høy prioritet bidrar til å unngå omfang krype; det vil si ved hjelp av verdifulle ressurser for noe som ikke er nøkkelen til prosjektets suksess.

Sett Mål & Mål

Mål og mål er forskjellige ting når det gjelder å planlegge et prosjekt. Mål er resultatene du ønsker å oppnå, og er vanligvis bred. Mål, derimot, er mer spesifikke; målbare tiltak som må tas for å nå målet ditt. Når du planlegger et prosjekt, kommer målene og målene naturlig fra business case, men i dette stadiet går du nærmere inn. På en måte finjusterer du målene som er angitt i business case og skaper oppgaver som er klart definert. Disse målene og målene er samlet i et prosjekt charter, som du vil bruke gjennom hele prosjektets livssyklus.

Disposisjonsleveranser

et prosjekt kan ha mange leveranser. En leveranse kan være en god, tjeneste eller et resultat som er nødvendig for å fullføre en oppgave, prosess, fase, delprosjekt eller prosjekt. For eksempel er den endelige leveransen årsaken til prosjektet, og når denne leveransen er produsert, er prosjektet fullført. Som definert i prosjektomfanget består et prosjekt av delprosjekter, faser, arbeidspakker, aktiviteter og oppgaver, og hver av disse komponentene kan ha en leveranse. Det første du må gjøre er å avgjøre hva den endelige leveransen er, og hvordan du vil vite at kvaliteten oppfyller dine interessenters forventninger. Når det gjelder de andre leveransene i prosjektet, må de også identifiseres, og noen på teamet må være ansvarlige for deres vellykkede gjennomføring.

Opprett En Prosjektplan

prosjektplanen er hva alt henger på. Fra oppgavene dine til budsjettet ditt, er det alt definert av tid. Tidsplaner er laget ved å samle alle oppgavene som trengs for å nå den endelige leveransen, og sette dem på en tidslinje som slutter på fristen. Dette kan gjøre for en uregjerlig jobb fremover, og det er derfor planene er delt inn i faser, angitt av milepæler, som markerer slutten av en prosjektfase og begynnelsen av neste.

Tilordne Oppgaver

planen er satt, men den eksisterer fortsatt abstrakt til du tar oppgavene på tidsplanen og begynner å tildele dem til teamet ditt. Derfor må du sette sammen et team som har ferdigheter og erfaringer som trengs for å fullføre prosjektet. Deres roller og ansvar må være klart definert, slik at de vet hva de skal gjøre. Deretter, når du tilordner dem oppgaver fra planen, bør de være klare, med retninger og eventuell relatert dokumentasjon de trenger for å utføre oppgavene.

Vurder Risiko

hvert prosjekt har en viss grad av risiko. Det finnes flere typer risiko som omfang risiko, teknisk risiko og tidsplan risiko, blant andre. Selv om prosjektplanen er grundig, kan interne og eksterne faktorer påvirke prosjektets tid, kostnader og omfang (trippel begrensning). Derfor må du betrakte planleggingen som fleksibel. Det er mange måter å forberede seg på risiko, for eksempel å utvikle en endringshåndteringsplan, men for nå er det viktigste å følge fremdriften gjennom hele utførelsesfasen ved å bruke prosjektstatusrapporter og / eller prosjektplanleggingsprogramvare for å overvåke risiko.

Rapporter Fremgangen Din

ditt endelige mål er å sikre et vellykket prosjekt for interessentene dine. De er investert, og vil ikke være fornøyd twiddling tommelen før prosjektet går sin gang. Ved å bygge en arbeidsnedbrytingsstruktur (wbs) i prosjektplanleggingsfasen kan du bryte ned prosjektet for dem slik at de forstår hvordan prosjektplanen skal utføres. Holde interessenter informert er viktig å administrere sine forventninger og sikre at de er fornøyd. Å ha regelmessige møter der du presenterer fremdriftsrapporter er en fin måte å vise dem at alt går fremover som planlagt og å felt eventuelle spørsmål eller bekymringer de måtte ha.

Hvordan ProjectManager.com Hjelper Med Prosjektplanene

Prosjektplanleggingsprogramvare er et verktøy som hjelper til med å planlegge, organisere og administrere tidsplanen og ressursene som trengs for å fullføre et prosjekt. Et av de mest brukte prosjektstyringsverktøyene Er Microsoft Project, men ProjectManager.com er et av de beste alternativene for prosjektplanlegging. ProjectManager.com er en prisbelønt prosjektledelse programvare som organiserer prosjekter fra planlegging til ferdigstillelse. Registrer deg for en gratis 30-dagers prøveversjon og følg med for å bygge en grundig prosjektplan som dekker alle detaljer.

Oppgi Aktivitetene Dine For Planen

Aktiviteter er byggesteinene i et prosjekt, og starten på en plan identifiserer alle aktivitetene som fører til den endelige leveransen.

Åpne verktøyet for å legge til aktiviteter I Gantt-diagrammet eller en av de andre flere prosjektvisningene. Du kan importere en oppgaveliste fra et regneark eller bruke en av våre maler for å komme i gang.

Legg Til Varighet Og Kostnader For Aktiviteter

Hver aktivitet har en estimert varighet, som er tiden det tar å fullføre Den. De vil også kreve en viss finansiering, som må samles inn for å formulere planen din.

Legg til start-og sluttdatoene for hver aktivitet I Gantt, og de fyller ut en prosjekttidslinje, slik at du kan se hele prosjektet lagt ut på ett sted. Det er også en kolonne for oppgavekostnader.

Koblingsavhengige Oppgaver

Oppgaver er ikke alltid atskilt fra hverandre. Ofte kan man ikke starte eller stoppe før en annen har startet eller stoppet. Det kalles en oppgaveavhengighet og må noteres i planen din.

Koble avhengige oppgaver ved å dra den ene til den andre. En stiplet linje indikerer at de er koblet sammen, slik at du kan unngå flaskehalser senere i prosjektet.

Angi Milepæler & Grunnlinje

en milepæl angir slutten på en fase og begynnelsen på en annen, noe som bidrar til sporing og moral. Grunnlinjen angir planen din slik at du kan sammenligne den med faktisk fremgang.

Det er et filter På Gantt som automatisk angir grunnlinjen, slik at du kan bruke den til å spore den faktiske fremdriften mot planen. Grunnlinjen kan også låses med et klikk.

Ombord Team & Tilordne

Å Få teamet og verktøyet sammen er hvordan en prosjektplan blir aktualisert. Jo enklere og sømløs denne overgangen, desto raskere kommer du til å jobbe med prosjektet.

Inviter teamet ditt fra programvaren, og det genererer en e-post med en lenke. Når de følger den lenken, er de inne og har tilgang til verktøyene de trenger for å administrere oppgavene sine.

Overvåk Fremdriften & Rapporter Til Interessenter

Å holde oversikt over fremdriften og deretter oppdatere interessenter er både hvordan du holder deg på sporet og administrerer interessentenes forventninger.

Se fremdrift som det skjer på vårt sanntids dashbord, som beregner data og viser det over seks prosjektberegninger. Rapporter kan filtreres og deles for et dypt dykk inn i disse tallene.

Juster Planen Etter Behov

ingen plan forblir den samme gjennom et prosjekt. Ting skjer og endringer kreves. Derfor, å kunne redigere planen lett er nøkkelen til prosjektplanlegging.

Rediger planen Din På Gantt ved en enkel dra og slipp. Flytt den gamle datoen til den nye datoen, og ikke bare er den aktiviteten løst, men alle berørte aktiviteter oppdateres også automatisk.

ProjectManager.com er en prisbelønt programvare som hjelper ledere planlegge og hjelper lagene få organisert. Gantt-diagrammer kontrollerer alle aspekter av prosjektplanen fra planlegging til tildeling av oppgaver og til og med overvåking av fremdrift. Flere prosjektvisninger gir gjennomsiktighet i arbeidsflyten og gir alle verktøyene de trenger for å være på sitt beste.

Klar til å lage din plan? Prøv ProjectManager.com i dag med denne gratis 30-dagers prøveversjon.

prosjektlederen er ansvarlig for å produsere prosjektplanen, og selv om du ikke kan gjøre opp alt innholdet selv, vil du være den som slår nøklene for å skrive alt ut. Bruk maler der du kan for å spare tid. Last ned vår gratis prosjektplan mal og skrive planen i dobbel-rask tid!

Hva Er Formålet Med En Prosjektplan?

formålet med en prosjektplan er å tjene som veiledning for gjennomførings-og kontrollfasene. Prosjektplanen gir all nødvendig informasjon for gjennomføringsfasen, for eksempel prosjektets mål, mål, arbeidsomfang, milepæler, risiko og ressurser. Deretter hjelper denne informasjonen prosjektledere overvåke og kontrollere fremdriften av prosjektet.

vi planlegger i begynnelsen å spare tid senere. En god prosjektplan betyr at du ikke trenger å bekymre deg for om prosjektdeltakerne skal være tilgjengelige på de riktige datoene—fordi du har planlagt at de skal være. Du trenger ikke å bekymre deg for hvordan du betaler disse fakturaene—du har planlagt din økonomiske prosess. Du trenger ikke å bekymre deg for om alle er enige om hva et kvalitetsresultat ser ut—du har allerede planlagt hvilke kvalitetsmål du skal bruke.

en god prosjektplan beskriver prosessene som alle forventes å følge, så det unngår mye hodepine senere. For eksempel, hvis du angir at estimatene skal utarbeides av fageksperter basert på deres vurdering, og det er godkjent, kan ingen senere klage på at de ville at du skulle bruke en annen estimeringsteknikk. De har kjent avtalen siden starten.

Planlegging strømlinjeformer gjør.

Prosjektplaner er også veldig nyttige for å overvåke fremdriften. Du kan gå tilbake til dem og sjekke hva du sa du skulle gjøre og hvordan, sammenligne det med hva du faktisk gjør. Dette gir deg en god reality check og lar deg endre kurs hvis du trenger det, og bringer prosjektet tilbake på sporet.

verktøy som dashbord kan hjelpe deg med å sørge for at prosjektet går i henhold til planen. ProjectManager.com har et dashbord i sanntid som oppdateres automatisk når oppgaver oppdateres.

Elementene I En Prosjektplan

prosjektplanleggingsprosessen allerede diskutert bare riper overflaten av hva som er en dyp brønn av praksis opprettet for å kontrollere prosjektet. De starter med dialog-snakker til interessenter, lag, et al.

leveransen for planleggingsfasen er et dokument kalt prosjektplanen. En Guide Til Project Management Body Of Knowledge (Pmbok Guide) – Femte Utgave sier at prosjektplanen består av mange datterplaner. Disse inkluderer:

• en plan for styring av menneskelige ressurser på teamet både når det gjelder tilgjengelighet og ferdigheter
• en plan for styring av kostnader og budsjetteringselementene i prosjektet, inkludert eventuelle anskaffelser eller leverandøroppdrag du måtte ha
• en kommunikasjonsplan som angir hvem som skal motta meldinger om prosjektet, når og i hvilket format
• en plan for håndtering av prosjektrisiko inkludert prosesser for logging og sporing av risiko
• en kvalitetsplan som spesifiserer kvalitetsmålene for prosjektet

det Er mye dokumentasjon.

i virkeligheten er det sjelden at du vil produsere disse som individuelle dokumenter. Det du trenger er en prosjektplan som snakker om de viktige elementene i hver av disse. Det er ikke noe poeng å lage et stort dokument som beskriver nøyaktig hvordan virksomheten din fungerer uansett. Hvis du allerede har en strukturert risikostyringsprosess, ikke kast bort tid på å skrive alt ned igjen i prosjektplanen din.

prosjektplanen din må inneholde nok informasjon til å sikre at du vet nøyaktig hvilke prosesser og prosedyrer som må følges og hvem som må involveres. Få prosjektplanen godkjent av interessenter, prosjektsponsor og teamet ditt, slik at det ikke kommer noen overraskelser senere.

Hvor Lang Tid Tar Prosjektplanleggingsfasen?

dette er vanskelig å svare på. Det kommer til å ta lengre tid å planlegge månelandingen enn en ny dating app.

den beste måten å anslå hvor lang tid prosjektplanleggingsfasen vil ta, er å se på lignende prosjekter som har skjedd før, og se hvor lang tid det tok dem å planlegge. Snakk med prosjektlederen også, hvis du kan, fordi de vil se på om den tiden var nok eller ikke!

det er enkelt å se hvor lang tid andre prosjekter tok hvis du har et prosjektstyringsverktøy som arkiverer dine gamle prosjektplaner og gjør dataene tilgjengelige for alle som trenger det. Du kan deretter søke etter lignende prosjekter og studere planene sine i detalj.

Teknikker For Prosjektplaner

en prosjektplan handler om å finne ut hva du skal gjøre og hvordan du gjør det, så du trenger å få mange mennesker involvert. Det finnes flere gode verktøy og teknikker for å få informasjon fra andre mennesker, inkludert:

• Workshops
• en-til-en-møter eller intervjuer
• Undersøkelser eller kundefokusgrupper for å samle og validere krav.

du bør også ruste deg med et oppgavehåndteringsverktøy, som en liste eller et kanban-kort. De er utrolig nyttig for å merke seg ned viktige ting som bør være i prosjektplanen. Kanban board-programvare kan bidra til å strukturere planen din ved å skrive ned nøkkeloverskriftene og deretter flytte dem rundt etter behov til du har en flyt som ser riktig ut.

Til Slutt trenger du et online prosjektstyringssystem for å lagre planen din. Sørg for at alle i gruppen har tilgang til den nyeste versjonen av prosjektplanen.

Slik Administrerer Du Prosjektplanen

prosjektplanen er ikke et dokument skrevet i stein. Du bør henvise tilbake til det og gjøre endringer i det så ofte du trenger. Deler av det, som prosjektplanen din, endres nesten daglig. Andre deler, som innkjøpsplaner og kostnadsstyringsprosesser, endres ikke i det hele tatt i løpet av prosjektets levetid.

det viktigste å huske er at hvis planen din ikke fungerer for deg, tenk på hva du kan gjøre for å endre den. Det er der for å veilede prosjektledelsen, ikke begrense deg fra å gjøre det rette. Hvis du trenger å se gjennom hvordan du administrerer prosjektressurser, kan du gå tilbake og se gjennom det. Gjør endringene du trenger, få planen godkjent på nytt og del den med teamet.

Slik Planlegger Du Når Du ikke Har Alle Svarene

ja, dette skjer–mesteparten av tiden! Det er sjelden å ha all informasjon i begynnelsen av et prosjekt. De fleste ledere vil at du skal dykke inn og komme i gang, men du har kanskje ikke luksusen av å vite alle detaljene.

Det ER OK; vi har teknikker for å håndtere usikkerhet.

først er prosjektforutsetningen. Du bruker disse til å sette advarsler på planen din og å dokumentere de tingene du antar er sanne på dette tidspunktet. For eksempel:

• vi antar at ressursene vil være tilgjengelige.
• vi antar at den nødvendige finansieringen er tilgjengelig.
• vi antar at de forespurte fargene vil være i tråd med selskapets merkevare, og At markedsføring ikke er påkrevd.

du får bildet. Så, hvis designteamet kommer tilbake og sier at de vil at produktet skal være en helt ny palett av farger, og At Markedsføring må godkjenne det, er du berettiget til å si at du må endre tidsskalaene på tidsplanen for å gjøre det mulig.

du planla basert på en antagelse (som alle var enige om, fordi du fikk dokumentet godkjent) og den antakelsen viste seg ikke å være sant.

Neste Trinn For Prosjektplanlegging

det viktigste å huske er at du ikke bør skynde prosjektplanlegging. Gjort riktig, prosjektplanlegging tar tid. Og det er verdt å gjøre det riktig fordi hvis du ikke gjør det, garanterer vi at du vil treffe problemer senere som folk ikke vil forstå hva de skal gjøre og hvorfor.

God planlegging setter deg opp for suksess. Det gir deg tryggheten av å vite at du har alle dine prosesser, verktøy og systemer på plass for å levere det perfekte resultatet.

Nå som du har lært alt om prosjektplanlegging, er det på tide å handle. Registrer deg for en gratis 30-dagers prøveversjon av ProjectManager.com begynn å planlegge ditt prosjekt i dag!

Start Min Gratis Prøveperiode