Project Plan

Project Planning Terms

voordat we ingaan op hoe een project te plannen, helpt het om bekend te zijn met enkele van de termen die u zult tegenkomen. Hier is een lijst van algemene termen die u zult tegenkomen in deze gids.

• leverbaar: de resultaten van een project, zoals een product, dienst, rapport, enz.
• Stakeholder: iedereen met een gevestigd belang in het project-projectmanager, projectsponsor, teamleden, klanten, enz.
• taken: Kleine klussen die leiden tot het uiteindelijke resultaat.
• mijlpaal: het einde van de ene projectfase en het begin van de volgende.
• middelen: alles wat u nodig hebt om het project te voltooien, zoals personeel, benodigdheden, materialen, gereedschappen, mensen en meer.
• begroting: raming van de totale kosten in verband met de voltooiing van een project.
• Tracking & Monitoring: projectgegevens verzamelen en ervoor zorgen dat deze de resultaten weergeven die u gepland had.

stappen voor projectplanning

nu nemen we u mee door de belangrijkste stappen voor projectplanning:

1. Outline the Business Case
2. Define Project Scope
3. Set Goals & Objectives
4. Outline Deliverables
5. Create a Project Schedule
6. assess Tasks to your Team
7. Assess Risk
8. rapport your Progress

door deze projectplanningsstappen te volgen, zult u duidelijk maken wat u nodig hebt om te bereiken, werk de processen die je nodig hebt om er te komen en het ontwikkelen van een actieplan voor hoe je gaat om dit vooruit te brengen.

schetst de Business Case

als u een project hebt, is daar een reden voor—dat is uw business case. De businesscase beschrijft de redenen waarom het project wordt gestart, de voordelen en het rendement van de investering. Als er een probleem wordt opgelost, dan wordt dat probleem hier beschreven. De business case zal worden gepresenteerd aan degenen die beslissingen nemen in uw organisatie, uit te leggen wat er moet worden gedaan, en hoe. Indien goedgekeurd, heb je een project.

ontmoet Stakeholders

elk project heeft stakeholders, degenen die een gevestigd belang bij het project hebben. Van degenen die er profijt van hebben, tot degenen die verantwoordelijk zijn voor het succes ervan. Daarom moet elke projectplanning bepalen wie deze stakeholders zijn, van klanten tot toezichthouders. Een ontmoeting met hen is cruciaal om een beter beeld te krijgen van wat het project is en wat er wordt verwacht van het uiteindelijke resultaat.

definieer Projectbereik

het verwijst naar het werk dat nodig is om de projectdoelstellingen te bereiken en de vereiste resultaten te genereren. De reikwijdte van het project moet worden gedefinieerd en georganiseerd door een work breakdown structure (WBS). Daarom omvat de projectscope wat u in het project moet doen (deliverables, sub deliverables, werkpakketten, activiteiten, taken), maar ook wat niet-essentieel is. Dit laatste is belangrijk, omdat weten wat niet hoge prioriteit helpt om scope creep te voorkomen; dat wil zeggen, het gebruik van waardevolle middelen voor iets dat niet de sleutel tot het succes van uw project.

doelstellingen & doelstellingen

doelstellingen en doelstellingen zijn verschillende dingen als het gaat om het plannen van een project. Doelen zijn de resultaten die u wilt bereiken, en zijn meestal breed. Doelstellingen, aan de andere kant, zijn specifieker; meetbare acties die moeten worden ondernomen om je doel te bereiken. Bij het plannen van een project komen de doelen en doelstellingen natuurlijk voort uit de business case, maar in deze fase ga je verder in detail. In zekere zin, u ‘ re fine-tuning van de doelen uiteengezet in de business case en het creëren van taken die duidelijk zijn gedefinieerd. Deze doelen en doelstellingen worden verzameld in een project charter, die u zult gebruiken gedurende de gehele levenscyclus van het project.

Outline Deliverables

een project kan talrijke deliverables hebben. Een deliverable kan een goed, dienst of resultaat zijn dat nodig is om een taak, proces, fase, subproject of project te voltooien. Bijvoorbeeld, de uiteindelijke deliverable is de reden voor het project, en zodra dit deliverable is geproduceerd, het project is voltooid. Zoals gedefinieerd in het project scope, een project bestaat uit subprojecten, fasen, werkpakketten, activiteiten en taken, en elk van deze componenten kan een deliverable. Het eerste wat je moet doen is bepalen wat het uiteindelijke resultaat is, en hoe je weet dat de kwaliteit voldoet aan de verwachtingen van je stakeholder. Wat betreft de andere deliverables in het project, ze moeten ook worden geïdentificeerd en iemand in het team moet verantwoordelijk zijn voor hun succesvolle voltooiing.

Maak een projectschema aan

het projectschema is waar alles aan hangt. Van uw taken tot uw budget, het is allemaal bepaald door de tijd. Schema ‘ s worden gemaakt door het verzamelen van alle taken die nodig zijn om uw uiteindelijke leverbaar te bereiken, en ze in te stellen op een tijdlijn die eindigt op uw deadline. Dit kan zorgen voor een weerbarstige taak in de toekomst, dat is de reden waarom schema ‘ s worden opgesplitst in fasen, aangegeven door mijlpalen, die het einde van de ene projectfase en het begin van de volgende markeren.

taken

het plan is ingesteld, maar het bestaat nog steeds in het abstract totdat u de taken op uw schema neemt en begint ze toe te wijzen aan uw team. Daarom moet je een team samenstellen dat de vaardigheden en ervaringen heeft die nodig zijn om het project te voltooien. Hun taken en verantwoordelijkheden moeten duidelijk worden omschreven, zodat ze weten wat ze moeten doen. Dan, wanneer u hen taken toewijzen van uw plan, ze moeten duidelijk zijn, met aanwijzingen en alle gerelateerde documentatie die ze nodig hebben om de taken uit te voeren.

risico inschatten

elk project heeft een bepaald risiconiveau. Er zijn verschillende soorten risico ‘s, zoals scope risico, technische risico’ s en schema risico, onder andere. Zelfs als uw projectplan grondig is, kunnen interne en externe factoren van invloed zijn op de tijd, kosten en reikwijdte van uw project (triple constraint). Daarom moet u uw planning als flexibel beschouwen. Er zijn veel manieren om je voor te bereiden op risico ‘s, zoals het ontwikkelen van een verandermanagementplan, maar voor nu is het belangrijkste om je voortgang tijdens de uitvoeringsfase te volgen door projectstatusrapporten en/of projectplanningssoftware te gebruiken om risico’ s te monitoren.

rapporteer uw voortgang

uw uiteindelijke doel is om een succesvol project voor uw stakeholders te verzekeren. Ze zijn geïnvesteerd, en zullen niet tevreden zijn met het draaien van hun duimen totdat het project loopt zijn loop. Door tijdens de projectplanningsfase een work breakdown structure (WBS) op te bouwen, kunt u het project voor hen opsplitsen zodat zij begrijpen hoe uw projectplan zal worden uitgevoerd. Stakeholders op de hoogte houden is belangrijk om hun verwachtingen te beheren en ervoor te zorgen dat ze tevreden zijn. Het hebben van regelmatige bijeenkomsten waar jullie voortgangsrapporten presenteren is een geweldige manier om hen te laten zien dat alles vooruit gaat zoals gepland en om eventuele vragen of zorgen die ze zouden kunnen hebben te beantwoorden.

hoe ProjectManager.com

projectplanning software is een tool die helpt bij het plannen, organiseren en beheren van het schema en de middelen die nodig zijn om een project te voltooien. Een van de meest gebruikte project management tool is Microsoft Project, maar ProjectManager.com is een van de beste alternatieven beschikbaar voor projectplanning. ProjectManager.com is een bekroonde project management software die projecten organiseert van planning tot voltooiing. Meld je aan voor een gratis proefperiode van 30 dagen en volg mee om een grondig projectplan op te bouwen dat elk detail dekt.

lijst uw taken voor het Plan

taken zijn de bouwstenen van elk project en het begin van elk plan is het identificeren van alle taken die leiden tot uw uiteindelijke levering.

Open het gereedschap om uw taken toe te voegen aan het Gantt-diagram of een van de andere meerdere projectweergaven. U kunt een takenlijst importeren uit elk spreadsheet of een van onze sjablonen gebruiken om aan de slag te gaan.

voeg duur en kosten toe aan taken

elke taak heeft een geschatte duur, de tijd die nodig is om deze te voltooien. Ze zullen ook een bepaald bedrag van de financiering, die moet worden verzameld om uw plan te formuleren.

voeg de begin-en einddatums toe voor elke taak in de Gantt en ze vullen een projecttijdlijn in, zodat u het hele project op één plaats kunt zien. Er is ook een kolom voor taakkosten.

Koppelingsafhankelijke taken

taken zijn niet altijd van elkaar Gescheiden. Vaak kan men niet beginnen of stoppen totdat een ander is begonnen of gestopt. Dat heet een taak afhankelijkheid en moet worden opgemerkt in uw plan.

koppel afhankelijke taken door de ene naar de andere te slepen. Een stippellijn geeft aan dat ze met elkaar verbonden zijn, zodat je je ervan bewust blijft en knelpunten later in het project kunt vermijden.

Set Milestones & Baseline

een mijlpaal geeft het einde aan van een fase en het begin van een andere, wat helpt bij het volgen en moreel. De basislijn stelt je plan in, zodat je het kunt vergelijken met de werkelijke vooruitgang.

er is een filter op de Gantt dat automatisch de basislijn instelt, zodat u het kunt gebruiken om uw werkelijke voortgang ten opzichte van het plan te volgen. De basislijn kan ook worden vergrendeld met een klik.

Onboard Team & toewijzen

het team en de tool samenbrengen is hoe een projectplan wordt geactualiseerd. Hoe makkelijker en naadloos deze overgang, hoe sneller je aan het project kunt werken.

nodig uw team uit vanuit de software en het genereert een e-mail met een link. Zodra ze die link volgen, zijn ze binnen en hebben ze toegang tot de tools die ze nodig hebben om hun taken te beheren.

voortgang bewaken & rapporteer aan Stakeholders

uw voortgang bijhouden en vervolgens stakeholders bijwerken is zowel hoe u op koers blijft als hoe u de verwachtingen van uw stakeholders beheert.

zie de voortgang op ons real-time dashboard, dat gegevens berekent en deze weergeeft over zes projectmetrics. Rapporten kunnen worden gefilterd en gedeeld voor een diepe duik in die nummers.

plan indien nodig aanpassen

geen plan blijft hetzelfde gedurende een project. Dingen gebeuren en veranderingen worden geëist. Daarom is de mogelijkheid om uw plan gemakkelijk te bewerken de sleutel tot projectplanning.

Bewerk uw plan op de Gantt door eenvoudig te slepen en neer te zetten. Verplaats de oude datum naar de nieuwe datum en niet alleen is die taak vast, maar alle getroffen taken worden ook automatisch bijgewerkt.

ProjectManager.com is een bekroonde software die managers helpt plannen en helpt teams georganiseerd. Gantt-diagrammen beheren alle aspecten van uw projectplan, van planning tot het toewijzen van taken en zelfs het bewaken van de voortgang. Meerdere projectweergaven bieden transparantie in de workflow en geven iedereen de tools die ze nodig hebben om op hun best te zijn.

klaar om uw plan te maken? Proberen ProjectManager.com vandaag met deze gratis proefperiode van 30 dagen.

de projectmanager is verantwoordelijk voor het opstellen van het projectplan, en hoewel je niet alle inhoud zelf kunt maken, ben jij degene die de toetsen slaat om het allemaal uit te typen. Gebruik sjablonen waar je kunt om tijd te besparen. Download onze gratis project plan template en schrijf uw plan in dubbele-snelle tijd!

Wat Is het doel van een projectplan?

het doel van een projectplan is als leidraad te dienen voor de uitvoerings-en controlefasen. Het projectplan bevat alle informatie die nodig is voor de uitvoeringsfase, zoals de doelstellingen van het project, de reikwijdte van het werk, mijlpalen, risico ‘ s en middelen. Vervolgens helpt deze informatie projectmanagers de voortgang van het project te monitoren en te controleren.

we plannen aan het begin om later tijd te besparen. Een goed projectplan betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken over de vraag of de projectdeelnemers op de juiste data beschikbaar zullen zijn—omdat u dat gepland hebt. U hoeft zich geen zorgen te maken over hoe u die facturen betaalt—u hebt uw financiële proces gepland. U hoeft zich geen zorgen te maken over de vraag of iedereen het eens is over hoe een kwaliteitsresultaat eruit ziet—u hebt al gepland welke kwaliteitsmaatregelen u gaat gebruiken.

een goed projectplan beschrijft de processen die iedereen naar verwachting zal volgen, zodat later veel hoofdpijn wordt vermeden. Bijvoorbeeld, als je specificeert dat schattingen zullen worden uitgewerkt door vakexperts op basis van hun oordeel, en dat is goedgekeurd, kan later niemand klagen dat ze wilden dat je een andere schattingstechniek zou gebruiken. Ze kennen de deal al vanaf het begin.

Planning stroomlijnt het doen.

projectplannen zijn ook zeer nuttig voor het toezicht op de voortgang. Je kunt naar hen teruggaan en controleren wat je zei dat je ging doen en hoe, en het vergelijken met wat je eigenlijk doet. Dit geeft je een goede reality check en stelt je in staat om van koers te veranderen als dat nodig is, waardoor het project weer op de rails komt.

Tools zoals dashboards kunnen u helpen ervoor te zorgen dat uw project volgens plan verloopt. ProjectManager.com heeft een real-time dashboard dat automatisch wordt bijgewerkt wanneer taken worden bijgewerkt.

de elementen van een projectplan

het projectplanningsproces dat reeds werd besproken, krast slechts de oppervlakte van een diepe bron van praktijken die zijn gecreëerd om uw project te controleren. Ze beginnen met dialoog-spreken met stakeholders, teams, et al.

het te leveren document voor uw planningsfase is het projectplan. Een gids voor het projectmanagement Body of Knowledge (PMBOK Guide) – vijfde editie zegt dat het projectplan bestaat uit veel nevenplannen. Deze omvatten:

• een plan voor het beheer van de personele middelen in het team, zowel in termen van beschikbaarheid als vaardigheden
• een plan voor het beheer van de kosten en de budgetteringselementen van het project, inclusief eventuele aanbestedingen of leverancierscontracten u zou
• een communicatieplan waarin wordt uiteengezet wie berichten over het project zal ontvangen, wanneer en in welk formaat
• een plan voor het omgaan met projectrisico, inclusief de processen voor het loggen en volgen van risico ‘ s
• een kwaliteitsplan dat specificeert de kwaliteitsdoelstellingen voor het project

dat is veel documentatie.

in werkelijkheid is het zeldzaam dat u deze als afzonderlijke documenten zult produceren. Wat je nodig hebt is een projectplan dat praat over de belangrijke elementen van elk van deze. Het heeft geen zin om een groot document te maken dat precies beschrijft hoe uw bedrijf toch werkt. Als je al een gestructureerd risicobeheerproces hebt, verspil dan geen tijd om het allemaal weer op te schrijven in je projectplan.

uw projectplan moet voldoende informatie bevatten om er zeker van te zijn dat u precies weet welke processen en procedures moeten worden gevolgd en wie hierbij betrokken moet worden. Laat uw projectplan goedkeuren door uw stakeholders, uw projectsponsor en uw team zodat er later geen verrassingen meer zijn.

Hoe lang duurt de Projectplanningsfase?

dit is moeilijk te beantwoorden. Het zal langer duren om de maanlanding te plannen dan een nieuwe dating app.

de beste manier om in te schatten hoe lang uw projectplanningsfase zal duren, is door te kijken naar soortgelijke projecten die eerder zijn uitgevoerd en te kijken hoe lang het duurde om ze te plannen. Praat ook met de projectmanager, als je kunt, want zij zullen een zicht hebben op de vraag of die tijdsduur genoeg was of niet!

het is gemakkelijk om te zien hoe lang andere projecten duurde Als u een project management tool hebt die uw oude project schema ‘ s archiveert en de gegevens beschikbaar maakt voor iedereen die het nodig heeft. U kunt dan zoeken naar soortgelijke projecten en bestuderen hun schema ‘ s in detail.

technieken voor projectplannen

een projectplan draait om het uitwerken van wat te doen en hoe het te doen, dus je moet veel mensen erbij betrekken. Er zijn verschillende goede tools en technieken voor het verkrijgen van informatie van andere mensen, waaronder:

• Workshops
• één-op-één vergaderingen of interviews
• enquêtes of klantfocusgroepen om vereisten te verzamelen en te valideren.

u moet uzelf ook wapenen met een taakbeheertool, zoals een lijst of een kanban-bord. Ze zijn ongelooflijk nuttig voor het noteren van belangrijke dingen die moeten worden in uw projectplan. Kanban board software kan helpen bij het structureren van uw plan door het opschrijven van de belangrijkste koppen en vervolgens verplaatsen ze rond als dat nodig is totdat u een stroom die er goed uitziet.

tenslotte hebt u een online project management systeem nodig om uw plan op te slaan. Zorg ervoor dat iedereen in het team toegang heeft tot de nieuwste versie van het projectplan.

hoe beheert u uw projectplan

uw projectplan is geen document dat in steen is geschreven. Je zou er naar terug moeten verwijzen en er zo vaak als nodig wijzigingen aan moeten aanbrengen. Delen ervan, zoals uw projectschema, zullen bijna dagelijks veranderen. Andere onderdelen, zoals uw inkoopplannen en kostenbeheerprocessen, veranderen helemaal niet tijdens de levensduur van uw project.

het belangrijkste om te onthouden is dat als je plan niet werkt, denk na over wat je kunt doen om het te veranderen. Het is er om uw project management te begeleiden, niet beperken u van het doen van het juiste ding. Als je nodig hebt om te beoordelen hoe je project resources te beheren, ga dan terug en bekijk het. Breng de wijzigingen aan die u nodig hebt, laat het plan opnieuw goedkeuren en deel het met het team.

hoe te plannen als u niet alle antwoorden hebt

Ja, dit gebeurt meestal! Het is zeldzaam om alle informatie aan het begin van een project te hebben. De meeste managers willen dat je erin duikt en aan de slag gaat, maar je hebt misschien niet de luxe om alle details te kennen.

dat is OK; we hebben technieken om te helpen omgaan met onzekerheid.

Ten eerste is de aanname van het project. Je gebruikt deze om kanttekeningen te plaatsen bij je plan en om de dingen te documenteren waarvan je aanneemt dat ze waar zijn op dit punt in de tijd. Bijvoorbeeld::

• We gaan ervan uit dat de middelen beschikbaar zullen zijn.
• we gaan ervan uit dat de benodigde financiering beschikbaar is.
• we gaan ervan uit dat de gevraagde kleuren in overeenstemming zijn met het merk van het bedrijf en dat marketing sign off niet vereist is.

u krijgt het beeld. Dan, als het ontwerpteam komt terug en zegt dat ze willen dat het product om een geheel nieuw palet van kleuren en dat Marketing heeft om dat goed te keuren, bent u gerechtvaardigd in te zeggen dat je moet de tijdschalen op het schema te veranderen om dat mogelijk te maken.

u plande op basis van een aanname (dat iedereen ermee instemde, omdat u het document hebt goedgekeurd) en die aanname bleek niet waar te zijn.

volgende stappen voor projectplanning

het belangrijkste om te onthouden is dat u de projectplanning niet moet overhaasten. Goed gedaan, projectplanning kost tijd. En het is de moeite waard om het goed te doen, want als je dat niet doet, garanderen we dat je later problemen zult krijgen omdat mensen niet zullen begrijpen wat ze moeten doen en waarom.

goede planning zorgt voor succes. Het geeft je het vertrouwen dat je weet dat je al je processen, tools en systemen hebt om het perfecte resultaat te leveren.

Nu u alles over projectplanning hebt geleerd, is het tijd om actie te ondernemen. Meld u aan voor een gratis proefperiode van 30 dagen ProjectManager.com en begin vandaag nog met het plannen van uw project!

Start Mijn Gratis Proefperiode