łapówka jest postrzegana jako urok przez tego, kto ją daje; myślą, że sukces nadejdzie na każdym kroku. Przysłowia 17: 8
w zeszłym tygodniu Harry i ja biegaliśmy i powiedział mi o swojej serii blogów o ryzyku zamówień. Ponieważ jestem facetem od zapobiegania oszustwom, zaczęliśmy rozmawiać o ryzyku łapówek sprzedawców dla tych, którzy mają prawo do zakupu.
widziałem sprzedawców dostarczających darmowe alkohole, kobiety, wycieczki,samochody, łodzie i gotówkę – wszystko, aby zagwarantować ich akceptację. Jeden z takich przypadków dostarczył „setki konkurencyjnych Kontraktów dla preferowanych dostawców w zamian za napiwki”, w tym ” imprezy w wannie z hydromasażem ze striptizerkami.”
jeśli dostawcy znają słabości Twoich pracowników, mogą je wykorzystać. A jeśli tak, to przed Tobą wielka krzywda. The Association of Certified Fraud Examiners ’ fraud survey wykazało, że 35% przypadków było związanych z korupcją z medianą straty w wysokości 200 000 USD.
moc zakupu
więc kto ma moc zakupu? Każdy, kto może dokonać lub spowodować dokonanie płatności. Obejmuje to:
- osoby z możliwością wystawiania zamówień
- dyrektorzy zakupów
- kierownicy działów, którzy mają władzę zakupu
uprawnienia do zakupu pojawiają się w niezliczonych formularzach. W niektórych firmach szefowie działów mogą na przykład autoryzować zakupy w wysokości 75 000 USD. W innych podmiotach tylko dyrektor ds. zakupów ma taką zdolność. Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, kto może zatwierdzać umowy lub płatności.
sprzedawcy (nie wszyscy, ale niektórzy) ścigają pracowników z mocą zakupu. Dlaczego? Bo tak zdobywają pieniądze. Darmowe wakacje w Vegas nie są przyznawane pracownikom, którzy nie mogą włożyć pieniędzy do kieszeni sprzedawcy.
przynęta łapówek
co sprawia, że łapówki są atrakcyjne?
Cóż, osoba otrzymująca łapówkę może nie rozumieć mechaniki kradzieży. Kiedy Acme, Inc.dyrektor zakupów otrzymuje darmową Łódź od Sleeze Aircraft, może pomyśleć: „Wow, nowa zabawka-i to za darmo!”Ale może nie rozumieć, jak Dar wpływa na jego towarzystwo.
więc jak kickback wpływa na biznes? Dyrektor zakupów ma statek o wartości 50 000 USD, a Acme Inc. nie zapłacił za to-czy może tak było? Nie popełnij błędu: Acme Inc. zapłaci za Łódź-tylko pośrednio.
Sleeze Aircraft płaci $50,000 za łódź, ale odzyskuje pieniądze, zwiększając cenę kontraktu o $150,000. Niezły powrót. Zapłać $ 50,000: Zdobądź $150,000 i nowy biznes. Później Sleeze wysyła zawyżone faktury bezpośrednio do menedżera zakupów Acme, który chętnie je zatwierdza.
innym powodem, dla którego łapówki są powszechną formą oszustwa jest to, że są niezwykle trudne do wykrycia.
w przeciwieństwie do pieniędzy skradzionych bezpośrednio z firmy (na przykład zabranie gotówki), dowody tej kradzieży są ukryte. Gdzie? W zawyżonych fakturach, które są zatwierdzane zgodnie z polityką firmy.
o wiele łatwiej jest wykryć fałszywe płatności dokonane na przykład na rzecz dyrektora finansowego. Audytorzy mogą zobaczyć czek do dyrektora finansowego, który nie jest poparty fakturą.
natomiast łapówki są ukryte w zatwierdzonych płatnościach na rzecz legalnego dostawcy. Jeśli audytor przegląda transakcję, widzi zatwierdzone zamówienie zakupu, prawidłowo podpisany czek i właściwe księgowanie w księdze głównej. Żadnych czerwonych flag.
biorąc pod uwagę to ryzyko, co można zrobić?
zmniejszenie ryzyka łapówek
oto kilka pomysłów na zmniejszenie ryzyka łapówek:
- Wymagaj, aby zapieczętowane oferty były otwierane w obecności wielu osób
- Utwórz politykę gratyfikacji
- Kontroluj zakupy powyżej określonej kwoty w dolarach
oferty
firmy mogą wymagać zapieczętowanych ofert dla zakupów powyżej określonej kwoty w dolarach (np. Następnie upewnij się, że te oferty są otwarte w obecności co najmniej dwóch lub trzech osób. W skład firmy wchodzi osoba spoza działu zakupów (np. kontroler lub dyrektor finansowy). Dlaczego? Dyrektor zakupów może wywierać presję na podwładnych, aby milczeli o nieprawidłowościach.
najpewniejszym sposobem zapewnienia czystego procesu zamówień jest tworzenie pisemnych protokołów, które wymagają przejrzystości. Polityka zamówień powinna zawierać takie wytyczne, jak:
- przy jakiej kwocie w dolarach wymagane są zapieczętowane oferty (np.
- kto otworzy oferty i kto będzie obecny
- jak udokumentować obecność osób świadczących o otwarciu ofert
- jak wprowadzić zaakceptowaną ofertę do systemu księgowego
- kto będzie śledzić zgodność z umową
- procedury przetargowe dla kwot mniejszych niż zamknięta kwota oferty (np., mniej niż $100,000)
- jak mniejsze oferty będą uzyskiwane i dokumentowane
- kto może zatwierdzać nowe umowy lub zakupy i na jakim poziomie dolara
oprócz polityki zamówień, Utwórz również jedną dla gratyfikacji.
Polityka gratyfikacji
pisemna Polityka gratyfikacji służy powiadomieniu, że firma nie zezwala pracownikom na otrzymywanie prezentów w określonej wysokości. Możesz pozwolić na prezenty do $50 (na przykład szynka świąteczna). Ale pracownicy muszą wiedzieć, że otrzymanie nadmiernych prezentów spowoduje pisemne nagany lub ewentualne zwolnienie.
Polityka tworzy jasne granice tego, co jest (a co nie) dozwolone. Następnie, jeśli będziesz musiał zwolnić pracownika, masz ku temu podstawy.
Twoi młodsi pracownicy odbierają kolejki od przełożonych. Jeśli prezes bierze prezenty (i wszyscy o tym wiedzą), to zapomnij o polityce napiwków–staje się to tylko kartką papieru.
Kontroluj duże zakupy
kontroluj wszystkie zakupy powyżej określonej kwoty w dolarach (np. Kluczem jest poinformowanie wszystkich pracowników, że zakupy te podlegają potencjalnemu audytowi. Sama możliwość odkrycia jest potężnym czynnikiem odstraszającym.
ponadto twoi audytorzy–zarówno wewnętrzni, jak i zewnętrzni–powinni zgłaszać swoje ustalenia bezpośrednio osobom odpowiedzialnym za zarządzanie firmą. Mam na myśli, że raport nie powinien być sprawdzany przez dyrektora generalnego lub dyrektora finansowego przed złożeniem przez Zarząd. Jak często powinno się przekazywać to sprawozdanie zarządowi? Raz w roku i raz na kwartał, w zależności od wielkości firmy.
audyt łapówek
jak przeprowadzić audyt łapówek? Po pierwsze, biegły rewident powinien przejrzeć dokumenty ofertowe i zadać takie pytania jak:
- czy otrzymano wiele ofert?
- czy były udokumentowane?
- kto zatwierdził ofertę?
- czy obecni na otwarciu zapieczętowanych ofert dokumentowali swoją obecność?
po drugie, audytor może skontaktować się z przegrywającymi oferentami, aby potwierdzić, że faktycznie złożyli ofertę. Fikcyjne oferty w zapieczętowanej kopercie mogą wydawać się odpowiednie. Ale może zwycięski oferent i dyrektor zakupów działają w zmowie i stworzyli fikcyjne dokumenty ofertowe.
Po Trzecie, audytor może skontaktować się z innymi firmami zewnętrznymi, które świadczą podobne usługi i produkty. Zadawaj pytania, takie jak: „czy ta cena wydaje się rozsądna?”lub” czy możesz skierować mnie na stronę internetową, która ma podobne koszty produktu?”
Po czwarte, Wygeneruj raport „płatność przez dostawcę” z oprogramowania księgowego; następnie sprawdź podsumowanie płatności. Szukaj odstępstw lub wzorów płatności, które nie mają sensu.
podsumowanie
wreszcie Żadna Polityka ani lustracja nie zapobiegną wszelkim oszustwom, ale te sugestie skierują Cię we właściwym kierunku.
jeśli Twoja firma dokonuje znaczących płatności dostawcy, rozważ użycie IDEA lub ACL do wydobywania danych. Będziesz potrzebował przeszkolonego personelu lub konsultantów, aby przejść tę trasę, ponieważ te pakiety oprogramowania są złożone. Jeśli jednak zostaną odpowiednio wykorzystane, pakiety te pozwolą Ci jeszcze głębiej przyjrzeć się płatnościom dostawców.
mam nadzieję, że ten artykuł okazał się przydatny. Więcej informacji na temat zapobiegania oszustwom zamieszczam na moim blogu pod adresem cpahalltalk.com.