em defesa de uma lista de tarefas de Papel (e como fazê-lo direito)

eu sei que há um milhão e uma maneira diferente de gerir as suas tarefas diárias usando a tecnologia. E embora eu geralmente tenha uma apreciação saudável para soluções digitais, Eu Sempre fui alguém que gerencia Minha Lista de afazeres com a boa e velha caneta e papel. Não só isso me ajuda a ser realmente eficiente durante meus dias ocupados na escola de negócios, priorizar minhas tarefas, e trabalhar mesmo quando eu não tenho dados de células, mas não há literalmente nada mais satisfatório do que riscar uma tarefa concluída de uma lista de Tarefas real.

se teve dificuldade em encontrar um sistema de organização que funcione para si, ou se apenas quer tentar livrar-se da desordem digital e voltar ao básico, então eu recomendaria dar uma oportunidade a este método! Eis como se faz.

obter um planejador de cópia real, em papel

obviamente, o primeiro passo para fazer isso é obter as ferramentas que funcionam para você. É importante usar um planejador de cópia em papel que corresponda ao seu estilo organizacional e de trabalho. Por exemplo, eu uso planejadores Poppin porque eles exibem um horário semanal à esquerda e papel forrado à direita, eles cabem na minha bolsa, e eles são muito baratos.

eu gosto de ver a semana inteira em uma página, mas se você gosta de um tipo diferente de visão, confira Moleskine, que tem uma tonelada de diferentes formatos, ou—se você deseja obter analógico com suas compras, também de cabeça para o seu local de Barnes & Nobre e navegar através de sua enorme seleção até encontrar o ajuste certo.

Lista de Todos os de Seus principais Compromissos para a Semana

eu sempre comece listando todas as principais obrigações que eu tenho em minha agenda semanal, apenas para que eu possa ter uma noção do que eu precisa para planejar sua volta. Eu gosto de incluir tanto tarefas pessoais e profissionais e eventos para realmente obter uma imagem completa para a semana. Por exemplo, se eu tiver que me preparar para uma grande reunião na quarta-feira, mas tiver que parar de trabalhar às 18: 00 da terça-feira para participar de um jantar de aniversário, então eu saberei que provavelmente terei que trabalhar até tarde na segunda-feira.

Escrever e Priorizar Suas Tarefas

uma Vez que eu comecei a preencher o calendário com os meus principais compromissos, eu dividir o lado do papel da minha planejador em quatro caixas, com caixa superior direita representando importantes e não-urgentes tarefas, o canto superior esquerdo representa importante/urgente tarefas, e as duas últimas caixas que representam sem importância/não urgente e não importante/urgente tarefas.

então, eu escrevo todas as tarefas que eu preciso completar para a semana, certificando-se de listá-los em sua caixa correspondente. Por exemplo, “pagar a conta do cartão de crédito” sempre vai na caixa importante/urgente, enquanto “Comprar Casaco de inverno” é importante/não urgente.

isto funciona como um sistema de priorização assado-in, Porque me obriga a identificar o que eu preciso estar trabalhando e quando.

também é crucial para chamar as tarefas que não são importantes / urgentes, que muitas vezes vou priorizar acima de itens importantes, de longo prazo, se não tiver cuidado. Por exemplo, estou a trabalhar em três trabalhos de investigação a longo prazo este semestre, que nunca parecem tão prementes como algo que deveria acontecer amanhã e que poderiam facilmente perder-se no ruído de uma lista completa de Tarefas. Este sistema de priorização me obriga a reconhecer o trabalho nos trabalhos como importante e começar a escrevê-los com antecedência.

Faça uma Agenda Diária (e Incluir o Tempo ocioso)

Todo esse planejamento semanal é bom, mas como isso me ajuda a descobrir o que realmente fazer em um determinado dia? Todas as manhãs, eu puxo para fora um pedaço de papel em branco (eu uso papel de impressora branca, mas você também poderia obter um caderno se você quisesse classificar o processo um pouco) e fazer três coisas.

em primeiro lugar, escrevo as horas do dia a partir das 8h-11 em incrementos de 30 minutos e coloco em quaisquer reuniões, aulas e compromissos pessoais que tenho. Depois, olho para a minha agenda semanal e retiro as tarefas que quero completar naquele dia, a tentar ter a certeza de tirar pelo menos um item de cada uma das minhas quatro caixas. Finalmente, inscrevo todas as tarefas no meu calendário, preenchendo o tempo em torno das reuniões.

uma vez que as tarefas geralmente levam mais tempo para completar na prática, minha regra geral é o orçamento 1.5 vezes a quantidade de tempo que eu acho que vou precisar, apenas para ter certeza de que eu posso encaixar tudo. Eu também sempre me certificar de construir em tempo de baixa no início da noite e uma hora para ir para o ginásio, ambos os que eu preciso manter a minha sanidade!

riscar as coisas de

esta é a minha parte favorita do processo: riscar as tarefas quando as terminar. Adoro usar canetas coloridas, só para tornar as coisas mais divertidas. Eu normalmente manter o controle em meu horário diário e, em seguida, riscar todos os itens fora da minha lista de tarefas semanais no final de cada dia.

no final da semana, é importante garantir que quaisquer itens inacabados sejam levados para as semanas futuras, para que não escorreguem pelas fendas. No domingo à noite, costumo sentar-me com uma caneta vermelha e riscar itens incompletos, um de cada vez, enquanto decido se os “cancelar” ou se os Mover para a frente para as próximas semanas. Uma das belezas de um planejador de papel é que você pode realmente empurrar tarefas para as quais você não tem tempo, porque você pode escrevê—las onde quiser-eu na verdade apenas mudei minha linha de “compras de férias” para a primeira semana de dezembro, Porque eu sei que não terei tempo para isso até então. Sei que este processo pode parecer complicado, mas passar apenas 20 minutos por dia a planear pode ajudar a poupar horas. Eu sei que sou especialmente propenso a desperdiçar blocos curtos (e.g., 30 minutos entre as aulas) se eu não tenho pensado o que eu quero fazer, mas se eu já fiz minha agenda, então eu não tenho que pensar duas vezes sobre o que eu deveria estar fazendo com meu tempo.

espero que isto o ajude a livrar – se de alguma fadiga de decisão, e fazer mais coisas.

foto do planner cortesia .