Plano de Projeto

Projeto de Termos de Planejamento

Antes de mergulhar em como planejar um projeto, é útil estar familiarizado com alguns dos termos que você vai se deparar. Aqui está uma lista de termos gerais que você encontrará neste guia.

• Deliverable: os resultados de um projecto, tais como um produto, serviço, relatório, etc.
• Stakeholder: qualquer pessoa com um interesse adquirido no projeto-gerente de projeto, patrocinador do projeto, membros da equipe, clientes, etc.
• funções: Pequenos empregos que levam à entrega final.
• Marco: o fim de uma fase de projecto e o início da próxima fase.
• recursos: tudo o que você precisa para completar o projeto, tais como pessoal, suprimentos, materiais, ferramentas, pessoas e muito mais.
• orçamento: estimativa do custo total relacionado com a conclusão de um projecto.
• acompanhamento & monitorização: recolha de dados do projecto e assegurar que reflecte os resultados planeados.

fases de planeamento do projecto

agora, vamos levá-lo através das principais etapas de planeamento do projecto:

1. Outline Business Case
2. Definir o Escopo do Projeto
3. Definir Metas & Objectivos
4. Destaques Resultados
5. Criar um Cronograma de Projeto
6. Atribuir Tarefas para sua Equipe
7. Avaliar o Risco
8. Relatar seu Progresso

seguindo estas planejamento do projeto passos passos, você vai esclarecer o que você precisa para alcançar, descobrir os processos que você precisa para chegar lá e desenvolver um plano de ação de como você está indo para levar isso adiante.

delinear o processo comercial

se você tem um projeto, há uma razão para isso-esse é o seu caso de Negócio. O caso empresarial descreve as razões pelas quais o projecto está a ser iniciado, os seus benefícios e o retorno do investimento. Se há um problema que está sendo resolvido, então esse problema é delineado aqui. O caso de negócio será apresentado àqueles que tomam decisões em sua organização, explicando o que tem que ser feito, e como. Se aprovado, você tem um projeto.

reunir com as partes interessadas

cada projecto tem partes interessadas, aqueles que têm um interesse adquirido no projecto. Dos que lucram com isso, aos responsáveis pelo seu sucesso. Por conseguinte, qualquer planeamento de projecto deve identificar quem são estas partes interessadas, desde os clientes aos reguladores. Reunião com eles é crucial para obter uma melhor imagem do que o projeto é e o que é esperado do resultado final.

Define o âmbito do projecto

refere-se ao trabalho necessário para alcançar os objectivos do projecto e gerar os resultados necessários. O âmbito do projecto deve ser definido e organizado por uma estrutura de repartição do trabalho (WBS). Portanto, o escopo do projeto inclui o que você deve fazer no projeto (prestações, sub-prestações, pacotes de trabalho, atividades, tarefas), mas também o que não é essencial. Este último é importante, porque saber o que não é alta prioridade ajuda a evitar o escopo creep; ou seja, usar recursos valiosos para algo que não é a chave para o sucesso do seu projeto.

estabelecer objectivos& objectivos

objectivos e objectivos são coisas diferentes quando se trata de planear um projecto. Objetivos são os resultados que você quer alcançar, e geralmente são amplos. Os objetivos, por outro lado, são mais específicos; ações mensuráveis que devem ser tomadas para alcançar seu objetivo. Ao planejar um projeto, os objetivos e objetivos naturalmente vêm do caso de negócios, mas nesta fase você vai em mais detalhes. De certa forma, você está ajustando as metas estabelecidas no caso de negócios e criando tarefas que são claramente definidas. Estas metas e objetivos são coletados em uma carta de projeto, que você vai usar ao longo do ciclo de vida do projeto.

delinear os resultados

um projecto pode ter inúmeros resultados. Um deliverable pode ser um bom, serviço ou resultado que é necessário para completar uma tarefa, processo, Fase, subprojeto ou projeto. Por exemplo, a entrega final é a razão para o projeto, e uma vez que esta entrega é produzida, o projeto é concluído. Conforme definido no escopo do projeto, um projeto consiste em subprojetos, fases, pacotes de trabalho, atividades e tarefas, e cada um destes componentes pode ter uma entrega. A primeira coisa a fazer é determinar qual é a entrega final, e como você vai saber que a qualidade atende às expectativas de seus stakeholder. Quanto aos outros resultados do projeto, eles também devem ser identificados e alguém na equipe deve ser responsável por sua conclusão bem sucedida.

crie um programa de Projecto

o programa de projecto é o que tudo suporta. Das suas tarefas ao seu orçamento, é tudo definido pelo tempo. Os horários são feitos coletando todas as tarefas necessárias para chegar ao seu entregável final, e configurando-os em uma linha do tempo que termina em seu prazo final. Isso pode fazer com que um trabalho indisciplinado pela frente, e é por isso que os horários são divididos em fases, indicadas por Marcos, que marcam o fim de uma fase de projeto e o início da próxima.

atribuir tarefas

o plano está definido, mas ainda existe no abstracto até que assuma as tarefas na sua agenda e comece a atribuí-las à sua equipa. Portanto, você precisa montar uma equipe que tenha as habilidades e experiências necessárias para completar o projeto. Os seus papéis e responsabilidades devem ser claramente definidos, para que saibam o que fazer. Então, quando você atribui-lhes tarefas do seu plano, eles devem ser claros, com instruções e qualquer documentação relacionada que eles vão precisar para executar as tarefas.

avaliar o risco

cada projecto tem algum nível de risco. Existem vários tipos de riscos, tais como riscos de âmbito, riscos técnicos e riscos de calendário, entre outros. Mesmo que o seu plano de projecto seja completo, os factores internos e externos podem afectar o tempo, o custo e o âmbito do seu projecto (restrição tripla). Portanto, você precisa considerar seu planejamento como flexível. Existem muitas maneiras de se preparar para o risco, como o desenvolvimento de um plano de gestão de mudanças, mas por agora, a coisa mais importante a fazer é acompanhar o seu progresso durante a fase de execução, usando relatórios de Estado do projeto e/ou software de planejamento de projetos para monitorar o risco.

relate o seu progresso

o seu objectivo final é garantir um projecto bem sucedido para as suas partes interessadas. Eles estão investidos, e não vão ficar satisfeitos a mexer os polegares até que o projeto siga o seu curso. Ao construir uma estrutura de divisão de trabalho (WBS) durante a fase de planejamento do projeto, você pode quebrar o projeto para eles de modo que eles entendam como o seu plano de projeto será executado. Manter os stakeholders informados é importante para gerenciar suas expectativas e garantir que eles estão satisfeitos. Ter reuniões regulares onde você apresenta relatórios de progresso é uma ótima maneira de mostrar a eles que tudo está avançando como planejado e para colocar quaisquer questões ou preocupações que possam ter.

como ProjectManager.com ajuda com seus planos de projeto

o software de planejamento de projeto é uma ferramenta que ajuda a planejar, organizar e gerenciar a programação e os recursos necessários para completar um projeto. Uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais usadas é o projeto Microsoft, mas ProjectManager.com é uma das melhores alternativas disponíveis para o planejamento de projetos. ProjectManager.com é um software de gestão de projetos premiado que organiza projetos desde o planejamento até a conclusão. Inscreva-se para um teste gratuito de 30 dias e siga adiante para construir um plano de projeto completo que cobre todos os detalhes.

listar suas tarefas para o plano

as tarefas são os blocos de construção de qualquer projeto e o início de qualquer plano está identificando todas as tarefas que levam à sua entrega final.

abra a ferramenta para adicionar as suas tarefas no gráfico Gantt ou numa das outras várias vistas de projecto. Você pode importar uma lista de tarefas de qualquer planilha ou usar um dos nossos modelos para começar.

adicionar duração e custos às tarefas

cada tarefa tem uma duração estimada, que é o tempo que levará para completá-la. Eles também vão exigir uma certa quantidade de financiamento, que precisa ser coletado para formular o seu plano.

adicione as datas de início e fim para cada tarefa no Gantt e eles povoam uma linha temporal do projeto, para que você possa ver todo o projeto definido em um único lugar. Há também uma coluna para os custos das tarefas.

tarefas dependentes de ligações

as tarefas nem sempre são separadas umas das outras. Muitas vezes não se pode começar ou parar até que outro tenha começado ou parado. Isso é chamado de dependência de tarefas e precisa ser anotado em seu plano.

ligar tarefas dependentes arrastando uma para a outra. Uma linha pontilhada indica que eles estão ligados, então você fica ciente do fato e pode evitar estrangulamentos mais tarde no projeto.

Marcos definidos & linha de base

um marco indica o fim de uma fase e o início de outra, o que ajuda a seguir e a moral. A linha de base define o seu plano para que possa compará-lo com o progresso real.

existe um filtro no Gantt que define automaticamente a linha de base, para que possa usá-la para acompanhar o seu progresso real em relação ao plano. A linha de base também pode ser bloqueada com um clique.

equipa a bordo & atribuir

reunir a equipa e a ferramenta é como um plano de projecto se torna actualizado. Quanto mais fácil e sem emenda esta transição, mais rápido você vai começar a trabalhar no projeto.

convide sua equipe do software e ele gera um e-mail com um link. Uma vez que eles seguem esse link, eles estão dentro e têm acesso às ferramentas que eles precisam para gerenciar suas tarefas.

acompanhar o progresso & informar as partes interessadas

acompanhar o seu progresso e, em seguida, actualizar as partes interessadas é a forma como se mantém no bom caminho e gere as expectativas das partes interessadas.

veja o progresso como acontece no nosso painel de instrumentos em tempo real, que calcula os dados e exibe mais de seis métricas de projeto. Relatórios podem ser filtrados e compartilhados para um mergulho profundo nesses números.

Ajustar o Plano Conforme Necessário

Nenhum plano permanece o mesmo ao longo de um projeto. As coisas acontecem e as mudanças são exigidas. Portanto, ser capaz de editar seu plano facilmente é a chave para o planejamento do projeto.

edite o seu plano no Gantt por um simples arrastamento e queda. Mover a data antiga para a nova data e não só essa tarefa é fixa, mas todas as tarefas impactadas também são atualizadas automaticamente.

ProjectManager.com é um software premiado que ajuda os gerentes a planejar e ajuda as equipes a se organizarem. Os gráficos do Gantt controlam todos os aspectos do seu plano de projecto, desde a programação até à atribuição de tarefas e até à monitorização do progresso. Múltiplas vistas de projeto proporcionam transparência no fluxo de trabalho e dão a todos as ferramentas que precisam para estar no seu melhor.Estás pronto para fazer o teu plano? Tentar ProjectManager.com hoje com este julgamento de 30 dias Grátis.

o Gestor de projecto é responsável pela produção do plano de projecto e, embora não possa ser você a inventar todo o conteúdo, será você a bater com as chaves para digitar tudo. Use modelos onde você pode economizar tempo. Faça o Download do nosso modelo de plano de projeto gratuito e escreva o seu plano em tempo duplo-rápido!

Qual é o objectivo de um plano de Projecto?

o objectivo de um plano de projecto é servir de guia para as fases de execução e controlo. O plano de projeto fornece todas as informações necessárias para a fase de execução, tais como as metas, objetivos, escopo de trabalho, Marcos, riscos e recursos do projeto. Em seguida, esta informação ajuda os gestores de projeto monitorar e controlar o progresso do projeto.

planeamos no início poupar tempo mais tarde. Um bom plano de projeto significa que você não tem que se preocupar se os participantes do projeto estarão disponíveis nas datas certas—porque você planejou para que eles estejam. Você não tem que se preocupar com Como pagar essas faturas—você planeou seu processo financeiro. Você não tem que se preocupar se todos concordam sobre o que um resultado de qualidade parece—você já planejou que medidas de qualidade você vai usar.

um bom plano de projecto define os processos que se espera que todos sigam, por isso evita muitas dores de cabeça mais tarde. Por exemplo, se você especificar que as estimativas vão ser trabalhadas por especialistas do assunto com base em seu julgamento, e que é aprovado, mais tarde ninguém pode reclamar que eles queriam que você use uma técnica de estimativa diferente. Eles conhecem o Acordo desde o início.

o planeamento racionaliza a acção.Os planos de Projecto também são muito úteis para acompanhar o progresso. Você pode voltar para eles e verificar o que você disse que ia fazer e como, comparando-o com o que você está realmente fazendo. Isto dá-lhe uma boa verificação da realidade e permite-lhe mudar de curso se necessário, trazendo o projecto de volta ao bom caminho.Ferramentas como dashboards podem ajudá-lo a garantir que seu projeto está seguindo de acordo com o plano. ProjectManager.com tem um painel em tempo real que atualiza automaticamente sempre que as tarefas são atualizadas.

ProjectManager.os elementos de um plano de Projecto

o processo de planeamento do projecto já discutido apenas arranha a superfície do que é um poço profundo de práticas criadas para controlar o seu projecto. Começam por dialogar com as partes interessadas, as equipas, etc.

a entrega para a sua fase de planeamento é um documento chamado plano de projecto. Um guia do órgão de gestão do conhecimento do projecto (Guia PMBOK) – a quinta edição diz que o plano do projecto é constituído por muitos planos subsidiários. Estes incluem::

• Um plano para o gerenciamento de recursos humanos na equipe, tanto em termos de disponibilidade e em competências
• Um plano para o gerenciamento de custos e a orçamentação elementos do projecto, incluindo quaisquer contratos ou fornecedor de compromissos você pode ter
• Um plano de comunicação a definição de quem vai receber mensagens sobre o projeto, quando e em que formato
• Um plano para lidar com o risco do projeto, incluindo os processos para registro e acompanhamento de riscos
• Um plano de qualidade que especifica as metas de qualidade para o projeto

isso é um monte de documentacao.

na realidade, é raro que você os Produza como documentos individuais. O que você precisa é de um plano de projeto que fale sobre os elementos importantes de cada um deles. Não vale a pena criar um grande documento que defina exatamente como o seu negócio funciona. Se você já tem um processo estruturado de gestão de risco, então não perca tempo escrevendo tudo novamente em seu plano de projeto.

o seu plano de projecto precisa de incluir informação suficiente para se certificar de que sabe exactamente quais os processos e procedimentos a seguir e quem precisa de estar envolvido. Obtenha seu plano de projeto aprovado por seus stakeholders, seu patrocinador e sua equipe para que não haja surpresas mais tarde.Quanto tempo demora a fase de planeamento do projecto?Isto é difícil de responder. Vai demorar mais tempo a planear a aterragem na Lua do que uma nova aplicação de Encontros.

a melhor maneira de estimar quanto tempo a sua fase de planeamento do projecto vai demorar é olhar para projectos semelhantes que já aconteceram anteriormente, e ver quanto tempo demoraram a planear. Fale com o gerente de projeto também, se você puder, porque eles terão uma visão sobre se esse período de tempo foi suficiente ou não!

é fácil ver quanto tempo outros projectos demoraram se tiver uma ferramenta de gestão do projecto que arquiva os seus antigos horários de projecto e disponibiliza os dados a todos os que dele necessitam. Você pode então procurar por projetos semelhantes e estudar seus horários em detalhe.

técnicas para os planos de Projecto

um plano de projecto consiste em descobrir o que fazer e como fazê-lo, por isso é necessário envolver muitas pessoas. Existem várias boas ferramentas e técnicas para obter informações de outras pessoas, incluindo:

• Workshops
• reuniões ou entrevistas de um para um
• inquéritos ou grupos focais de clientes para recolher e validar os requisitos.

deve também armar-se com uma ferramenta de gestão de Tarefas, como uma lista ou uma placa kanban. Eles são incrivelmente úteis para anotar coisas importantes que devem estar em seu plano de projeto. O software de placa Kanban pode ajudar a estruturar o seu plano, escrevendo os cabeçalhos-chave e, em seguida, movê-los como necessário até que você tenha um fluxo que parece certo.

finalmente, você vai precisar de um sistema de gerenciamento de projetos online para armazenar o seu plano. Certifique-se de que todos na equipe pode acessar a última versão do plano de projeto.

como gerir o seu plano de Projecto

o seu plano de projecto não é um documento escrito em pedra. Deveis estar a referir-vos a ele e a fazer mudanças com a frequência que for necessário. Partes dele, como o seu programa de projeto, vai mudar quase diariamente. Outras partes, como seus planos de aquisição e processos de gestão de custos, não vão mudar durante a vida de seu projeto.

a coisa importante a lembrar é que se seu plano não está funcionando para você, pense sobre o que você pode fazer para mudá-lo. Está lá para orientar a gestão do projecto, não para te impedir de fazer a coisa certa. Se você precisa rever como você gerencia recursos do projeto, em seguida, voltar e revisá-lo. Faça as mudanças que você precisa, obtenha o plano aprovado novamente e compartilhá-lo com a equipe.

How To Plan When You Don’t Have All the Answers

Yes, this happens-most of the time! É raro ter toda a informação no início de um projecto. A maioria dos gerentes quer que você mergulhe e comece, mas você pode não ter o luxo de saber todos os detalhes.Não faz mal, temos técnicas para ajudar a lidar com a incerteza.

primeiro é a assunção do projecto. Você usa isso para colocar advertências em seu plano e documentar as coisas que você assume serem verdadeiras neste momento. Por exemplo:

• partimos do princípio de que os recursos estarão disponíveis.Partimos do princípio de que o financiamento necessário está disponível.
• assumimos que as cores solicitadas estarão em linha com a marca da empresa e que o sinal de Marketing não é necessário.Você entendeu. Em seguida, se a equipe de design volta e diz que eles querem que o produto seja uma paleta totalmente nova de cores e que o Marketing tem que aprovar isso, você é justificado em dizer que você terá que mudar os calendários na programação para tornar isso possível.

  você planejou com base em uma suposição (que todos concordaram, porque você conseguiu o documento aprovado) e essa suposição acabou por não ser verdade.

  próximos passos para o planeamento do projecto

  a coisa mais importante a lembrar é que não se deve apressar o planeamento do projecto. Feito corretamente, o planejamento do projeto leva tempo. E vale a pena fazê-lo corretamente, porque se você não o fizer, nós garantimos que você vai atacar problemas mais tarde, pois as pessoas não vão entender o que eles devem fazer e por quê.

  grande planeamento prepara – o para o sucesso. Ele lhe dá a confiança de saber que você tem todos os seus processos, ferramentas e sistemas no lugar para entregar o resultado perfeito.Agora que você aprendeu tudo sobre planejamento de projetos, é hora de agir. Inscreva-se para um teste gratuito de 30 dias ProjectManager.com e começa a planear o teu projecto hoje!

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