fáze životního cyklu řízení projektu a proč je důležité

zmatený o tom, o čem je životní cyklus řízení projektu? V této kompletní průvodce projektu management životního cyklu, dáme lowdown s praktickými odkazy na další informace o řízení různých částí procesu řízení projektu.

v tomto článku se budeme podrobně zabývat tím, z čeho se skládají tyto fáze životního cyklu řízení projektů, klíčové kroky řízení projektů a jak mohou pomoci zajistit úspěšný a dobře řízený projekt.

Jaký Je Životní Cyklus Řízení Projektu?

životní cyklus řízení projektu je opravdu jen highfalutin způsob popisu života projektu. Tak se dějí projekty; jak fáze projektu vedou tým od krátkého až po dodání. Každý projekt má začátek a konec; narodí se, zraje a poté „zemře“, když je životní cyklus projektu dokončen.

PMI (Project Management Institute) je definováno těchto pět skupin procesů, které přicházejí spolu tvořit cyklu řízení projektu PMBOK fáze projektu jsou:

1. Zahájení
2. Plánování
3. Provedení
4. Sledování & Ovládání
5. a Zavírání

PMI vzal to, co je opravdu zdravý rozum, a nazývá to project management životního cyklu. PMI metodiky je de facto standardem pro projektové dodávky, které můžete najít v jejich fascinující 589 stránkovaného 5th edition Project Management Book of Knowledge (PMBOK). To je opravdu dlouhá, a abych byl upřímný, smrtelně nudné čtení, takže tady je zhuštěná verze životního cyklu projektového řízení, která obsahuje všechny důležité cesty s sebou.

Proč Je Projektový Cyklus Důležitý?

životní cyklus projektového řízení popisuje proces realizace projektu na vysoké úrovni a kroky, které podniknete, aby se věci staly. A zatímco řízení projektu, životní cyklus nemusí znít tak zajímavé, to je důležité, protože projektového řízení životní cyklus je to, co jsme se jako projektoví manažeři vést a usnadnit.

jádrem každého projektu život je stejný: definování cílů projektu, vytvoření plánu projektu ke splnění cílů, a pak dělat věci, aby toho dosáhnout. Různí projektoví manažeři nebo agentury mohou používat mírně odlišné termíny k popisu fází životního cyklu projektového řízení v různých projektech, ale v zásadě jsou téměř stejné.

životní cyklus projektu musí vždy někde začít: je třeba definovat problém, který je třeba opravit (v PMBOK je to zaměřeno na počáteční fázi projektu). Musí být vytvořeno řešení řešení tohoto problému a přístup k tomu (plánování). Tento plán musí být poté uveden do činnosti (provádění), zatímco je sledován, aby se ujistil, že dělá to, co má (monitorování & ovládání). Projekt je poté nasazen, výkon je vyhodnocen a projekt je poté ukončen (uzavření).

to je podstata životního cyklu řízení projektu, který je uveden v jednoduchém schématu životního cyklu projektu níže.

project management životního cyklu fáze

Project Management životního Cyklu

Níže, jsem se jít do každé z fází životního cyklu a vysvětlit, co se děje v každé z 5 fází řízení projektu.

zahájení: Vymezení toho, co je třeba udělat

Zahájení, první fáze řízení projektu, životní cyklus, je o odstartoval projekt se svým týmem a s klientem, získání jejich závazek k zahájení projektu. Systematicky spojujete všechny dostupné informace, abyste definovali rozsah, náklady a zdroje projektu. Cílem iniciační fáze je vzít volnou stručnost projektu a definovat jej z hlediska toho, co musí udělat a dosáhnout, aby byl úspěšný.

Že obvykle vyžaduje identifikaci účastníků projektu a ujistěte se, že všechny sdílejí stejnou představu o tom, co projekt je a dohodnout se na obchodní případ – problém, který projekt se snaží řešit. Je to také během fáze zahájení projektu, kdy se rozhodnete, zda je možné doručit obchodní případ. Jako projektový manažer budete muset provést odpovídající výzkum, abyste určili cíle projektu, a poté navrhnout řešení k jejich dosažení. Po schválení přejdete k další fázi projektu.

Klíč, řízení projektů kroky pro zahájení projektu:

• Aby Charta Projektu – Co je vize, cíle, a cíle tohoto projektu?
• Identifikujte rozsah a výstupy na vysoké úrovni-jaký je produkt nebo služba, kterou je třeba poskytnout?
• provést studii proveditelnosti-jaký je primární problém a jeho možná řešení?
• Přibližte náklady na vysoké úrovni a vytvořte obchodní případ-jaké jsou náklady a přínosy řešení?
• Identifikujte zúčastněné strany-kdo jsou lidé, kterých se tento projekt týká, jak a jaké jsou jejich potřeby?

Typicky pro Prince2 nebo PMI, metodiky, jsou to shrnul v Zahájení Projektu Dokumentu (PID), ale v agentuře, informace, které je obvykle zachycen v počáteční výkaz práce (SoW), který zahrnuje iniciační fázi, pouze.

fáze plánování: definování toho, jak dělat to, co je třeba udělat

po schválení Chcete-li pokračovat od zahájení, můžete zahájit plánování projektu. To je pravděpodobně nejkritičtější z fází projektového řízení. Si to špatně, a budete scupper své šance na dodání projektu na čas a rozpočet. Plánování je místo, kde definujete veškerou práci, kterou je třeba udělat, a vytvoříte plán, který budete dodržovat po zbytek projektu, abyste se tam dostali. Během plánovací fáze, že jste zjistili, jak budete provádět projekt a odpovědět na otázky—co přesně budeme dělat, jak budeme dělat to, když budeme dělat to, a jak budeme vědět, až budeme hotovi?

v tomto bodě životního cyklu projektu berete cíle a rozšiřujete tyto cíle, abyste se rozhodli, jak je dosáhnout. Stojí za to udržet hodnocení těchto cílů se třemi kritérii: co je možné, vášnivý, a všudypřítomný?

• možné-usilovat o něco, co je dosažitelné. Zeptejte se sami sebe, odpovídá toto řešení rozpočtu? Má můj tým schopnost to udělat? Máme dost času? Stanovení nerealistických cílů se připravuje na selhání.
• vášnivé-projekty jsou těžké, takže chcete tým, který je emocionálně zapojen do projektu. Zeptejte se sami sebe, je to projekt, který váš tým může být vášnivý? Je to něco, co je může spojit, aby spolupracovali na dosažení stejného cíle? I když by to mohlo být jejich úkolem dělat to, co jim řeknete, aby dělali, nikdo nebude investovat do něčeho, co si nemyslí, že stojí za to
• všudypřítomné-má to potenciál stát se průkopnickým úspěchem? Je to něco, co je úplným řešením problému, který vám byl dán, nebo je to opravdu jen dočasné nebo částečné řešení band-aid? Má potenciál být vylepšen, rozvíjen a stát se trvalým způsobem práce?

Líbí se mi tento objektiv „3 P“, ale můžete být také obeznámeni s principem stanovení jasných cílů. Toto je užitečný rámec pro zajištění spolupráce cílů, omezený, znatelný, a opravitelné. Přečtěte si více o nich, a jejich výhody oproti inteligentním cílům, tady.

Všechny plánování, se promítají do plánu projektu a obvykle se prohlášení o práci, která popisuje aktivity, úkoly, závislosti, a lhůty, jakož i náklady—tři základní součásti procesu plánování. Kromě toho je rozumné vypracovat plán zdrojů, kvality, rizika, kritérií přijetí, komunikace a zadávání veřejných zakázek.

klíčové kroky řízení projektu pro plánování projektu:

• Vytvořit Plán Projektu – Identifikaci fází, aktivity, omezení a naplánovat a vytvoření časové osy projektu s Pracovním Členění, Harmonogram a Ganttův diagram
• Vytvořit Finanční Plán – Vytvoření rozpočtu projektu a odhad nákladů a plán, aby vyhovoval vašim maximální náklady, kompletní s příděly napříč zdrojů a oddělení
• Vytvořit Plán Zdrojů – Vybudovat skvělý tým, získávat a plánovat zdroje a materiály potřebné k realizaci projektu
• Vytvořit Kvalitní Plán – Nastavení kvality cíle a opatření
• Vytvořit Riziko Plán – Identifikovat možná rizika, předpoklady, problémy a závislosti, přiřadit vlastníka, a rozvíjet zmírnění plán pro jak budete vyhnout se/je překonat
• Vytvořit Přijetí Plánu – Přiřadit kritéria pro to, co představuje ‚hotovo‘ a ‚doručené‘
• Vytvořit Komunikační Plán – Seznam zúčastněných stran, a plán komunikace kadence
• Vytvořit Plán zadávání Zakázek – Najít všechny 3 strany dodavatelů požadované a dohodnout podmínky,
• to Vše by mělo přijít společně do Projektu, Výkaz Práce – Vytvořit výkaz práce rozsah dokumentu, který nastiňuje parametry projektu ke schválení
• získejte souhlas se svým prohlášením o práci (prasnice), abyste mohli pokračovat!

jakmile jste naplánovali, položili jste základy pro zbytek fází řízení projektu.

Provedení: díky projektu se stalo,

To je část projektu, řízení životního cyklu, kde se konečně dostanete do provádět na své úžasné projekt, plán—to je, kde plánování dostane se obrátil do akce. Přivedete své zdroje na palubu, informovat je, nastavit základní pravidla, a představit si je navzájem. Poté všichni skočí, aby provedli práci uvedenou v plánu. Snadné peasy.

Jako manažer projektu, posun od mluvit o projektu a vytváření dokumentace pro zelenou pokračovat v realizaci projektu—tto vedení týmu a jejich řízení směrem k dodání. Budete trávit svůj čas na poradách, schůzkách a recenze vést tým, a udržet projekt na trati, jak to se pohybuje přes projekt rozvoje životního cyklu.

klíčové kroky řízení projektu pro realizaci projektu:

• Vedení Týmu – Obsazení vizi pro úspěch a umožnit týmu dodat na to
• Vytváření Úkolů – Jasně definovat, co je třeba udělat, a kritéria pro úkol
• Task Briefing – Zajištění týmu jsou jasné, o tom, co je třeba udělat, když
• Správa klientů – Práce s klientem na zajištění výstupů, které jsou přijatelné
• Komunikace – Zajistit, že jste informování a aktualizaci správným lidem ve správný čas prostřednictvím pravého kanálu

Sledování & Ovládání: Udržování projektu na trati

Toto je jedna z nejtěžších oblastí v cyklu řízení projektu. Souběžně s realizaci projektu, jako projektový manažer, zpráva, výkon, a sledovat a kontrolovat projekt. To znamená sledovat životnost projektu, aby se zajistilo, že projekt bude podle plánu, a pokud tomu tak není, ovládat jej vypracováním řešení, která ho vrátí zpět na správnou cestu. Ve skutečnosti projektový manažer nějakým způsobem sleduje a řídí projekt ve všech fázích životního cyklu projektu.

První, to znamená, že zajištění zachycení dat (obvykle odvozen od časové rozvrhy a splněných úkolů) sledovat pokrok účinně proti původnímu plánu. Za druhé, znamená to vzít data a porovnat dokončení úkolu, výdaje na rozpočet a časovou osu přidělenou v původním plánu. Porovnáním plánu s aktuálními skutečnostmi můžete zjistit, zda zasahujete cíle pro metriky časové osy, nákladů, kvality a úspěchu.

A když si uvědomíte, že věci nejsou zcela jít plánu (to jen zřídka), je to, že zjišťuje možnosti pro otočné projektu tak, že to stále přináší něco, co je spokojený klient se při setkání rozpočtu, harmonogramu a kvality omezení. Pro-tip: obvykle to znamená snížit rozsah!

klíčové kroky řízení projektu pro monitorování a řízení projektu:

• Náklady & Time Management – Recenze časové rozvrhy a výdaje, zaznamenávat, kontrolovat a sledovat proti projektu, rozpočet, harmonogram a úkoly
• Řízení Kvality – Přezkoumání výsledků, a zajistit, že splňují definovaná kritéria přijatelnosti
• Řízení Rizik – Sledování, kontrolu, řízení a zmírňování potenciálních rizik a problémů,
• Přijetí Řízení – Provádět testování přijetí uživateli a vytvořit přezkoumání systému, zajistit, aby všechny výstupy odpovídaly potřebám klienta
• Řízení Změn – Když projekt nevyjde pro plán, řízení procesu přijatelné změny s klientem, aby zajistily, že jste spokojeni s potřebné změny

Jste se přestěhovali přes čtyři fáze projektu—teď je čas přejít na poslední krok v projektu, řízení životního cyklu: ukončení projektu.

uzavření: ukončení projektu

v této závěrečné fázi životního cyklu projektového řízení je váš projekt v podstatě u konce a vaše práce projektového manažera na projektu se blíží ke konci. Ale projekt ještě neskončil-podívejte se na náš článek o tom, jak řídit projekt, až skončí. V tomto bodě, než všichni zapomenou, že to je užitečné uspořádat setkání po přezkum projektu nebo post-mortem diskutovat silné a slabé stránky nebo projektu a týmu, co se stalo a co nešlo tak dobře, a jak zlepšit v budoucnosti. Může to být jedna z nejvděčnějších fází projektového řízení, protože je to skvělá příležitost poznat a uznat cenné členy týmu a oslavit úspěchy.

klíčové kroky řízení projektu pro uzavření projektu:

• Analýza výkonnosti projektu – jedná se o celkový pohled na to, jak dobře byl projekt řízen a zda byly počáteční odhady nákladů a přínosů přesné. Byla tam nepředvídaná rizika? Jaké problémy vznikly a jak dobře byly řešeny? Změnil se plán projektu a jak?
• týmová analýza-udělali všichni to,k čemu byli přiděleni? Byli dostatečně vášniví a motivovaní? Zůstali důkladní a odpovědní? Byla komunikace v týmu zdravá a konstruktivní?
• uzavření projektu-dokumentujte úkoly potřebné k oficiálnímu ukončení života projektu. To zahrnuje uzavření dodavatelských smluv, podepsání smluv a předání veškeré potřebné projektové dokumentace.
• Post-Implementation Review-zapište si formální analýzu úspěchů a neúspěchů a výsledné poučení a návrhy do budoucna. Na konci každého úspěšného projektu se dozvíte, že prostor pro zlepšení vždy zůstává.

závěr

životní cyklus projektu je jednoduchý, že? Ne, samozřejmě, že ne! Jako většina věcí v životě, projekty jsou složité a zahrnují velké množství proměnných, spolu se spoustou šedé zóny. Řízení životního cyklu v praxi může vypadat zcela odlišně od systému jiné agentury nebo projektového manažera. Přesto je mnoho základních konceptů, které podporují kroky v řízení projektů, stejné.