úplatek je viděn jako kouzlo tím, že ten, kdo dává, si myslí, že úspěch přijde na každém kroku. Přísloví 17: 8
minulý týden jsme s Harrym běhali a on mi vyprávěl o své sérii blogů o riziku nákupu. Vzhledem k tomu, že jsem chlap prevence podvodů, začali jsme diskutovat o riziku provize dodavatele těm, kteří mají pravomoc nakupovat.
viděl jsem dodavatelé poskytují zdarma alkohol, ženy, výlety, auta, lodě, a peníze–vše zaručeno jejich přijetí nabídky. Jeden takový případ poskytl „stovky konkurenčních smluv zvýhodněným prodejcům výměnou za odměny“, včetně „večírků s vířivkou se striptérkami“.“
pokud prodejci znají slabiny vašich zaměstnanců, mohou je využít. A pokud ano, před vámi leží významná škoda. Asociace certifikovaných podvodů průzkum podvodů ukázal, že 35% případů bylo korupce související s mediánem ztráty $ 200,000.
moc na nákup
takže, kdo má moc na nákup? Každý, kdo může provést nebo způsobit platby. To zahrnuje:
- Osoby se schopností vydávat objednávky
- Nákup ředitelé
- vedoucí Oddělení, které nakupující orgán
napájení na nákup se objeví v nesčetných formách. V některých podnicích mohou vedoucí oddělení například povolit nákupy až do výše $ 75,000. V jiných subjektech má tuto schopnost pouze ředitel nákupu. Takže je důležité, abyste pochopili, kdo může schvalovat smlouvy nebo platby.
prodejci (ne všichni, ale někteří) jdou po zaměstnancích s mocí na nákup. Proč? Protože tak dostanou své peníze. Volný Vegas vacations nejsou uvedeny na zaměstnance, kteří nemohou dát peníze do kapes dodavatele.
lákadlo úplatků
co dělá úplatky atraktivní?
no, osoba, která obdrží úplatek, nemusí pochopit mechaniku krádeže. Když Acme, Inc.ředitel nákupu obdrží loď zdarma od společnosti Sleeze Aircraft ,mohl by si myslet, “ Wow, nová hračka–a je to zdarma!“Ale nemusí pochopit, jak Dar ovlivňuje jeho společnost.
jak tedy zpětný ráz ovlivňuje podnikání? Ředitel nákupu má plavidlo $ 50,000 a Acme Inc. nezaplatil za to-nebo by to mohlo být tak, že to má? Nenechte se mýlit: Acme Inc. zaplatí za loď-jen nepřímo.
Sleeze Aircraft zaplatí za loď 50 000 dolarů, ale peníze získá navýšením smluvní ceny o 150 000 dolarů. Pěkný návrat. Zaplatit $ 50,000: získat $ 150,000 a nové podnikání. Později Sleeze pošle nahuštěné faktury přímo nákupnímu manažerovi Acme a ten je rád schválí.
dalším důvodem, proč jsou úplatky běžnou formou podvodu, je, že je velmi obtížné je odhalit.
na rozdíl od peněz ukradených přímo z podniku (například převzetí hotovosti) je důkaz této krádeže skrytý. Kde? V nafouknutých fakturách, které jsou schváleny v souladu s politikou společnosti.
je mnohem snazší odhalit podvodné platby provedené například finančnímu řediteli. Auditoři mohou vidět šek finančnímu řediteli, který není doložen fakturou.
naproti tomu provize jsou skryty ve schválených platbách legitimnímu prodejci. Pokud auditor zkontroluje transakci, vidí schválenou objednávku, řádně podepsanou kontrolu a řádné zaúčtování do hlavní knihy. Žádné červené vlajky.
vzhledem k tomuto riziku, co lze udělat?
snížení hrozby úplatků
zde je několik nápadů, jak snížit riziko úplatků:
- Požadovat, aby uzavřené nabídky budou otevřeny za přítomnosti více lidí,
- Vytvořit odměny politiky
- Audit nákupu nad určitou peněžní částku
Nabídky
Firmy mohou vyžadovat uzavřené nabídky pro nákupy nad určitou peněžní částku (např. $100,000). Pak se ujistěte, že tyto nabídky jsou otevřeny za přítomnosti nejméně dvou nebo tří lidí. Zahrnul bych osobu mimo nákupní oddělení (např. kontrolor nebo finanční ředitel). Proč? Ředitel nákupu by mohl vyvíjet tlak na podřízené, aby mlčeli o nevhodnosti.
nejjistějším prostředkem k zajištění čistého procesu zadávání zakázek je vytvoření písemných protokolů, které vyžadují transparentnost. Politika zadávání veřejných zakázek by měla zahrnovat pokyny, jako například:
- za jakou částku jsou zapečetěné nabídky požadovány (např. více než $100,000)
- Který se otevře nabídky a kdo bude přítomen
- Jak zdokumentovat přítomnost těchto svědky otevírání nabídek
- Jak zadat přijal nabídku v účetním systému
- , Který bude sledovat dodržování smlouvy
- Nabídka postupy pro částky nižší než uzavřené výši nabídky (např. méně než $100,000)
- Jak menší nabídky bude získán a zaznamenán
- Kdo může schválit nové smlouvy nebo nákupy a na jaké úrovni dolaru
kromě politiky zadávání veřejných zakázek, vytvořit pro odměny stejně.
zásady spropitného
písemná politika spropitného slouží k upozornění, že společnost neumožňuje zaměstnancům přijímat dary nad určitou částku. Můžete povolit dárky až do $ 50 (Vánoční šunka, například). Zaměstnanci však musí vědět, že příjem nadměrných darů bude mít za následek písemné pokárání nebo možné propuštění.
politika vytváří jasné hranice, co je (a co není) přípustné. Pak, pokud budete muset ukončit zaměstnance, máte k tomu důvody.
navíc spravujte politiku bez ohledu na pozici. Vaši zaměstnanci na juniorské úrovni budou mít fronty od svých nadřízených. Pokud generální ředitel bere dary (a každý to ví), pak zapomeňte na politiku spropitného-stává se to jen kus papíru.
Audit velké nákupy
Audit všechny nákupy nad určitou částku dolaru (např $250,000), nebo alespoň audit vzorek těchto položek. Klíčem je dát všem zaměstnancům vědět, že tyto nákupy podléhají potenciálnímu auditu. Pouhá možnost objevu je silným odstrašujícím prostředkem.
kromě toho by vaši auditoři–ať už interní nebo externí-měli hlásit svá zjištění přímo osobám pověřeným řízením společnosti. Tím myslím, že zpráva by neměla být prověřena generálním ředitelem nebo finančním ředitelem před předložením správní rady. Jak často by tedy měla být tato zpráva poskytována Radě? Jednou za rok a jednou za čtvrtletí, v závislosti na velikosti vaší společnosti.
Audit Pro provize
jak jeden audit pro provize? Za prvé, auditor by měl přezkoumat dokumenty nabídky a klást otázky, jako například:
- bylo přijato více nabídek?
- byly zdokumentovány?
- kdo schválil nabídku?
- zdokumentovali přítomní při otevření zapečetěných nabídek svou přítomnost?
za druhé, auditor může kontaktovat poražené uchazeče a potvrdit, že skutečně poskytli nabídku. Fiktivní nabídky v zapečetěné obálce se mohou jevit jako vhodné. Ale možná vítězný uchazeč a nákupní ředitel jednají v tajné dohodě, a vytvořili fiktivní dokumenty o nabídkách.
za třetí může auditor kontaktovat jiné společnosti třetích stran, které poskytují podobné služby a produkty. Zeptejte se například: „zdá se tato cena přiměřená?“nebo“ můžete mě nasměrovat na web, který má podobné náklady na produkt?“
Začtvrté Vygenerujte ze svého účetního softwaru zprávu „platba dodavatelem“; poté zkontrolujte souhrn plateb. Hledejte jakékoli odlehlé hodnoty nebo vzorec plateb, které nedávají smysl.
Shrnutí
Konečně, ne politik nebo prověřování mohou zabránit všem podvodům, ale tyto návrhy bude pohybovat ve správném směru.
pokud vaše společnost provádí významné platby dodavatelů, zvažte použití IDEA nebo ACL k získání vašich informací. Budete potřebovat vyškolený personál nebo konzultanty jít touto cestou, protože tyto softwarové balíčky jsou složité. Pokud se však tyto balíčky používají vhodně, umožňují vám kopat ještě hlouběji do plateb dodavatelů.
doufám, že jste našli tento článek užitečný. Na svém blogu poskytuji více informací o prevenci podvodů na adrese cpahalltalk.com.