bestikkelse ses som en charme af den, der giver det; de tror, at succes vil komme ved hver tur. Ordsprogene 17: 8
i sidste uge løb Harry og jeg, og han fortalte mig om sin procurement risk blog serie. Da jeg er en svindelforebyggende fyr, vi begyndte at diskutere risikoen for vendor kickbacks til dem med magt til at købe.
jeg har set leverandører levere gratis spiritus, kvinder, ture, biler, både, og kontanter–alt for at garantere deres budaccept. En sådan sag forudsat “hundredvis af konkurrencedygtige-bud kontrakter til begunstigede leverandører i bytte for drikkepenge” herunder “hot tub parter med strippere.”
hvis leverandører kender dine medarbejderes svagheder, kan de udnytte dem. Og hvis de gør det, ligger der betydelig skade foran dig. Association of Certified Fraud Eksaminators ‘ fraud survey viste, at 35% af sagerne var korruptionsrelaterede med et mediantab på $200.000.
magt til at købe
så, hvem har magt til at købe? Enhver, der kan foretage eller forårsage betalinger. Dette omfatter:
- personer med mulighed for at udstede indkøbsordrer
- Indkøbsdirektører
- afdelingsledere, der har indkøbsmyndighed
købekraften vises i utallige former. I nogle virksomheder kan afdelingsledere for eksempel godkende køb op $75.000. I andre enheder er det kun indkøbsdirektøren, der har denne evne. Så det er vigtigt for dig at forstå, hvem der kan godkende kontrakter eller betalinger.
leverandører (ikke alle, men nogle) går efter medarbejderne med magt til at købe. Hvorfor? Fordi det er sådan, de får deres penge. Gratis Vegas ferier er ikke givet til medarbejdere, der ikke kan sætte penge i lommerne på en leverandør.
lokket af tilbageslag
Hvad gør kickbacks attraktive?
nå, den person, der modtager bestikkelsen, forstår muligvis ikke tyveriets mekanik. Når Acme, Inc.”s indkøbsdirektør modtager en gratis båd fra Slees Aircraft, han tænker måske, “hold da op, et nyt legetøj–og det er gratis!”Men han forstår muligvis ikke, hvordan gaven påvirker hans firma.
så hvordan påvirker et tilbageslag virksomheden? Indkøbsdirektøren har et skib på $ 50.000 og Acme Inc. betalte ikke for det–eller kunne det være, at det har gjort det? Tag ikke fejl: Acme Inc. vil betale for båden-bare indirekte.
Slees Aircraft betaler $50.000 for båden, men tilbagebetaler pengene ved at øge sin kontraktpris med $150.000. Dejligt afkast. Betal $ 50.000: få $150.000 og nye forretninger. Senere sender Slees oppustede fakturaer direkte til Acmes indkøbschef, og han godkender dem med glæde.
en anden grund bestikkelse er en almindelig form for svig er de er yderst vanskeligt at opdage.
i modsætning til penge stjålet direkte fra en virksomhed (for eksempel kontantoptagelse) er beviset for dette tyveri skjult. Hvor? I de oppustede fakturaer, der er godkendt i overensstemmelse med virksomhedens politik.
det er meget lettere at opdage svigagtige betalinger til finansdirektøren, for eksempel. Revisorer kan se checken til CFO, som ikke understøttes af en faktura.
derimod er tilbageslag skjult i godkendte betalinger til en legitim leverandør. Hvis en revisor gennemgår transaktionen, ser han en godkendt indkøbsordre, en korrekt underskrevet check og en korrekt udstationering til hovedbogen. Ingen røde flag.
i betragtning af denne risiko, hvad kan der gøres?
mindskelse af truslen om tilbageslag
her er et par ideer til at mindske risikoen for tilbageslag:
- Kræv, at forseglede bud åbnes i nærværelse af flere personer
- Opret en drikkepenge politik
- Revisionskøb over et bestemt dollarbeløb
Bud
virksomheder kan kræve forseglede bud for køb over et bestemt dollarbeløb (f.eks. $100.000). Sørg derefter for, at disse bud åbnes i nærværelse af mindst to eller tre personer. Jeg vil inkludere en person uden for indkøbsafdelingen (f.eks. Hvorfor? En indkøbsdirektør kunne lægge pres på underordnede for at holde sig stille om uregelmæssigheder.
det sikreste middel til at sikre en ren indkøbsproces er at skabe skriftlige protokoller, der kræver gennemsigtighed. Indkøbspolitikken bør omfatte vejledning såsom:
- til hvilket dollarbeløb kræves forseglede bud (f. eks., mere end $100.000)
- hvem åbner budene, og hvem der vil være til stede
- sådan dokumenteres tilstedeværelsen af dem, der er vidne til åbningen af bud
- Sådan indtastes det accepterede bud i regnskabssystemet
- hvem sporer overholdelse af kontrakten
- Budprocedurer for beløb, der er mindre end det forseglede budbeløb (f. eks., mindre end $100,000)
- hvordan de mindre bud opnås og dokumenteres
- Hvem kan godkende nye kontrakter eller køb og på hvilket dollarniveau
ud over indkøbspolitikken skal du også oprette en til drikkepenge.
drikkepenge politik
en skriftlig drikkepenge politik tjener varsel, at virksomheden ikke tillader medarbejdere at modtage gaver over et bestemt beløb. Du kan tillade gaver op til $50 (jul skinke, for eksempel). Men medarbejderne skal vide, at modtagelsen af overdrevne gaver vil resultere i skriftlige påstande eller mulig afskedigelse.
politikken skaber klare grænser for, hvad der er (og hvad der ikke er) tilladt. Derefter, skulle du have til at opsige en medarbejder, du har grund til at gøre det.
derudover administrere politikken uden hensyntagen til stillingen. Dine junior-niveau medarbejdere vil tage deres køer fra deres overordnede. Hvis administrerende direktør tager gaver (og alle ved det), så glem drikkepenge–politikken-det bliver bare et stykke papir.
revision af store køb
revision af alle køb over et bestemt dollarbeløb (f.eks. $250.000) eller i det mindste revision af en prøve af disse varer. Nøglen er at lade alle medarbejdere vide, at disse køb er underlagt potentiel revision. Den blotte mulighed for opdagelse er en stærk afskrækkende virkning.
desuden skal dine revisorer–hvad enten de er interne eller eksterne–rapportere deres resultater direkte til dem, der er ansvarlige for ledelsen af virksomheden. Med dette mener jeg, at rapporten ikke bør undersøges af administrerende direktør eller CFO inden bestyrelsens indsendelse. Så hvor ofte skal denne rapport leveres til bestyrelsen? En gang om året og en gang om kvartalet, afhængigt af størrelsen på din virksomhed.
revision for tilbageslag
hvordan reviderer man for tilbageslag? For det første skal revisor gennemgå buddokumenterne og stille spørgsmål som:
- blev der modtaget flere bud?
- blev de dokumenteret?
- hvem godkendte tilbuddet?
- dokumenterer de tilstedeværende ved åbningen af de forseglede bud deres tilstedeværelse?
for det andet kan revisor kontakte de tabende tilbudsgivere for at bekræfte, at de faktisk har afgivet et bud. Fiktive bud i en forseglet konvolut kan synes passende. Men måske handler den vindende budgiver og indkøbsdirektøren i samarbejde, og de skabte fiktive buddokumenter.
for det tredje kan revisor kontakte andre tredjepartsfirmaer, der leverer lignende tjenester og produkter. Stil spørgsmål som: “synes denne pris rimelig?”eller” kan du henvise mig til en hjemmeside, der har lignende produktomkostninger?”
for det fjerde skal du generere en” betaling efter leverandør ” – rapport fra dit regnskabsprogram; undersøg derefter oversigten over betalinger. Se efter eventuelle outliers eller efter et mønster af betalinger, der ikke giver mening.
Resume
endelig kan ingen politikker eller kontrol forhindre al Svig, men disse forslag vil bevæge dig i den rigtige retning.
hvis din virksomhed foretager betydelige leverandørbetalinger, kan du overveje at bruge IDEA eller ACL til at data mine dine oplysninger. Du skal bruge uddannet personale eller konsulenter til at gå denne rute, da disse programpakker er komplekse. Men hvis de bruges korrekt, giver disse pakker dig mulighed for at grave endnu dybere ned i leverandørbetalinger.
jeg håber du har fundet denne artikel nyttig. Jeg giver flere oplysninger om forebyggelse af svig på min blog på cpahalltalk.com.