En 2011, las empresas estadounidenses gastaron 1 110 mil millones en materiales de mantenimiento, reparación y operación (MRO), artículos que van desde bombillas hasta artículos de limpieza y tuercas y pernos, y de esos 1 110 mil millones, aproximadamente 1 12 mil millones se colocan en estantes y nunca se usan.* Un estudio realizado por Grainger Consulting Services estima que más de la mitad de los EE.UU. las empresas no están administrando de manera efectiva sus suministros de MRO, lo que las deja con un inventario muerto, obsoleto y, lo que es más importante, que agota su presupuesto.
Esta no es una imagen bonita, sino una gran oportunidad para que los profesionales de mantenimiento de instalaciones eliminen los costos de su negocio a través de un enfoque más agresivo para la gestión de inventario. Nuestro hallazgo es que mejorar los procesos de gestión de inventario puede ayudar a las empresas a reducir el gasto hasta en un 25 por ciento. ¿Cómo sabe dónde se encuentra su administración de inventario y a dónde puede ir? Para ayudar, investigamos a más de 500 organizaciones e identificamos tres enfoques principales para la gestión de inventario de MRO: almacenado, administrado y apalancado.
- Evolucionar su enfoque de Gestión de Inventario
- ¿Cómo se ve este enfoque en acción?
- El enfoque administrado para el inventario de MRO
- El enfoque apalancado del Inventario de MRO
- Lleve su Gestión de Inventario al Siguiente Nivel
- Entonces, ¿cuánto de los 1 12 mil millones volverá a invertir en SU negocio?
Evolucionar su enfoque de Gestión de Inventario
Stocked es el enfoque más básico para la gestión de inventario de MRO. Es principalmente reactivo y los artículos se agregan al inventario por conveniencia o para evitar el agotamiento de existencias. Todos los materiales de MRO se consideran un costo irrecuperable y la administración les presta poca atención, comprando, almacenando y emitiendo suministros a los empleados de manera ad hoc.
¿Cómo se ve este enfoque en acción?
Digamos que usted está a cargo del mantenimiento de las instalaciones en una planta de fabricación. Un día, la cinta transportadora de una pieza clave del equipo funciona mal. El trabajo en esa área se detiene y usted pasa la mayor parte del día revisando el almacén en busca de una pieza de repuesto faltante y llamando a los proveedores para tratar de encontrar lo que necesita.
Una vez que finalmente localice la pieza, compre algunas adicionales para guardarlas en su almacén para evitar el mismo problema la próxima vez. Suena como una decisión inteligente, pero si esa parte no se necesita durante varios años más o se pierde en un almacén desbordante, es probable que el inventario adicional (una inversión) se quede en el estante sin usar.
Después de repetir este ciclo varias veces, comienza a darse cuenta de que su proceso no está funcionando. Sin controles establecidos o datos para comprender con qué frecuencia se usa un artículo, no se puede predecir la demanda y el inventario continúa creciendo. Esto fomenta un movimiento hacia la siguiente evolución: un enfoque gestionado.
El enfoque administrado para el inventario de MRO
Un enfoque administrado ayuda a controlar los costos mediante el uso de datos de proceso e inventario para ayudar con la toma de decisiones. En este enfoque, los materiales de MRO se consideran un gasto operativo que se puede gestionar y controlar activamente.
El primer paso para pasar a un enfoque gestionado es invertir en crear los datos correctos. Los datos son lo que hace que el inventario de MRO sea manejable; lo ayuda a comprender sus patrones de demanda y uso para que pueda optimizar los niveles de inventario.
Para probar la calidad de sus datos, elija un elemento y vea si puede proporcionar respuestas a preguntas básicas, como:
- ¿Qué es y dónde se puede encontrar?
- ¿Cuándo se utiliza y cuánto se necesita?
- ¿Por qué está en stock y quién lo suministra?
Cuantas más preguntas pueda responder, más efectivo será su programa de gestión de inventario.
También deberá definir mejor los procesos que utiliza para administrar los materiales MRO, incluida la forma de almacenar, consumir, analizar y recuperar el inventario. La estandarización de estos procesos y la garantía de que se lleven a cabo de manera consistente le proporcionarán datos de inventario de calidad y aumentarán la eficiencia.
volvamos a nuestro ejemplo, en una planta de fabricación. Después de demasiados pedidos urgentes y suministros faltantes, asigna un administrador de instalaciones para organizar y etiquetar el almacén y ayudar a supervisar el inventario de MRO. Los empleados deben registrar los suministros que toman, y todas las solicitudes de artículos nuevos deben ser aprobadas. Al rastrear los datos de uso, el gerente puede identificar qué guantes usan los empleados con mayor frecuencia y mantener un inventario adecuado a mano. Los datos también muestran que las gafas de seguridad están sobrecargadas, por lo que se reducen los pedidos y se ralentiza el crecimiento del inventario innecesario.
Si bien el enfoque administrado es efectivo, algunos empleados pueden sentir que los controles los ralentizan, por lo que crean su propio inventario «privado». Con el tiempo, la tensión puede aumentar a medida que el proceso se descompone y los datos se consideran poco fiables. Esto fomenta el cambio hacia un enfoque apalancado.
El enfoque apalancado del Inventario de MRO
Apalancado, el enfoque óptimo, considera el inventario de MRO como un componente estratégico del negocio y una inversión con valor recuperable. Este enfoque requiere que los materiales se organicen y publiquen de manera disciplinada, pero lo más importante es que este enfoque requiere crear responsabilidad y proporcionar una razón para tomar medidas.
La rendición de cuentas se crea cuando convergen la relevancia, la influencia y el incentivo, pero una organización no puede esperar reunir estos tres elementos para cada función involucrada con los materiales de MRO. Por ejemplo, una mejor gestión del inventario puede ser relevante para un gerente de almacén, pero la falta de influencia le impide implementar cambios. Un gerente de mantenimiento puede tener un alto grado de influencia, pero ningún incentivo para reducir el valor de los materiales en stock. Para superar esta responsabilidad fragmentada, muchas organizaciones crean un equipo multifuncional responsable de todos los elementos de la gestión del inventario, o establecen una función vinculada exclusivamente a la gestión del inventario.
De nuevo, volvamos al ejemplo del piso de la planta. Para crear responsabilidad, reúne a un equipo de toda la planta responsable de la gestión de inventario. El equipo trabaja con una tarjeta de puntuación de métricas de rendimiento, como la frecuencia de agotamiento de existencias, la tasa de cumplimiento y el porcentaje de inventario inactivo. Durante una auditoría de inventario de rutina, un miembro del equipo se encuentra con suministros de pintura adicionales sobrantes de una actualización reciente de las instalaciones y se pone en contacto con el proveedor para devolver los materiales a cambio de un crédito. A medida que este tipo de actividad se convierte en parte de su rutina de administración de inventario, comienza a ver progreso en sus métricas de rendimiento de inventario y una mejora en los resultados de su empresa.
Lleve su Gestión de Inventario al Siguiente Nivel
Ya sea que actualmente tenga un control sobre su inventario de MRO o esté abrumado, es importante considerar su gasto de MRO como una decisión estratégica y no como una pérdida de recursos. Comprender su enfoque actual de gestión de inventario y adoptar cambios pequeños y graduales llevará tiempo, pero su inversión inicial valdrá la pena por los ahorros futuros de su organización. Disponer de los datos y procesos adecuados le ayudará a tomar las decisiones necesarias para tener un impacto positivo en los resultados finales.