La definición clásica
A lo largo del siglo XX, el estudio y la práctica de la administración pública fueron esencialmente pragmáticos y normativos más que teóricos y libres de valores. Esto puede explicar por qué la administración pública, a diferencia de algunas ciencias sociales, se desarrolló sin mucha preocupación por una teoría abarcadora. No fue hasta mediados del siglo XX y la difusión de la teoría de la burocracia del sociólogo alemán Max Weber que hubo mucho interés en una teoría de la administración pública. La mayoría de las teorías burocráticas posteriores, sin embargo, se dirigieron al sector privado, y hubo poco esfuerzo por relacionar la teoría organizativa con la política.
Leif Geiges
Un principio destacado de la administración pública ha sido la economía y la eficiencia, es decir, la prestación de servicios públicos al costo mínimo. Este ha sido por lo general el objetivo declarado de la reforma administrativa. A pesar de la creciente preocupación por otros tipos de valores, como la capacidad de respuesta a las necesidades públicas, la justicia y la igualdad de trato, y la participación de los ciudadanos en las decisiones gubernamentales, la eficiencia sigue siendo un objetivo importante.
En su preocupación por la eficiencia y la mejora, la administración pública se ha centrado con frecuencia en cuestiones de organización formal. En general se sostiene que los males administrativos pueden corregirse, al menos en parte, mediante la reorganización. Muchos principios organizativos se originaron en el ejército, algunos de los cuales provenían de empresas privadas. Incluyen, por ejemplo: (1) organizar departamentos, ministerios y agencias sobre la base de fines comunes o estrechamente relacionados, (2) agrupar actividades similares en unidades individuales, (3) equiparar la responsabilidad con la autoridad, (4) garantizar la unidad de mando (solo un supervisor por cada grupo de empleados), (5) limitar el número de subordinados que dependen de un solo supervisor, (6) diferenciar las actividades de línea (operativas o de fin) de las actividades de personal (de asesoramiento, consulta o apoyo), (7) emplear el principio de gestión por excepción (solo el problema o caso inusual se lleva a la cima), y (8) teniendo una cadena de mando clara hacia abajo y de responsabilidad hacia arriba.
Algunos críticos han sostenido que estos y otros principios de la administración pública son útiles solo como criterios aproximados para determinadas situaciones organizativas. Consideran que los problemas de organización difieren y que la aplicabilidad de las normas a diversas situaciones también difiere. No obstante, y a pesar de los análisis mucho más sofisticados del comportamiento de la organización en decenios posteriores, principios como los enumerados anteriormente siguen teniendo fuerza.
La administración pública también ha ejercido presión sobre el personal. En la mayoría de los países, la reforma administrativa ha entrañado la reforma de la administración pública. Históricamente, la dirección ha sido hacia la «meritocracia»: el mejor individuo para cada trabajo, los exámenes competitivos para la entrada y la selección y promoción sobre la base del mérito. Se ha prestado cada vez más atención a factores distintos del mérito intelectual, incluidas las actitudes personales, los incentivos, la personalidad, las relaciones personales y la negociación colectiva.
Además, el presupuesto se ha desarrollado como una herramienta principal para planificar programas futuros, decidir prioridades, administrar programas actuales, vincular el ejecutivo con el legislativo y desarrollar el control y la rendición de cuentas. La contienda por el control de los presupuestos, particularmente en el mundo occidental, comenzó hace siglos y a veces fue la principal relación entre los monarcas y sus súbditos. El sistema de presupuesto ejecutivo moderno en el que el ejecutivo recomienda, el legislativo se apropia y el ejecutivo supervisa los gastos se originó en la Gran Bretaña del siglo XIX. En los Estados Unidos durante el siglo XX, el presupuesto se convirtió en el principal vehículo para la vigilancia legislativa de la administración, el control ejecutivo de los departamentos y el control departamental de los programas subordinados. Ha asumido un papel similar en muchos de los países en desarrollo del mundo.