vaikka Julkiset asiakirjat ovat julkisen liiketoiminnan asiakirjoja, niitä ei välttämättä ole saatavilla rajoituksetta, vaikka Tiedonvapauslainsäädäntö (foi), joka on asteittain otettu käyttöön monilla lainkäyttöalueilla 1960-luvulta lähtien, on helpottanut tietojen saatavuutta. Jokaisella hallituksella on politiikkoja ja asetuksia, jotka säätelevät julkisten asiakirjojen sisältämien tietojen saatavuutta. Yleinen rajoitus on, että henkilötiedot eivät ole normaalisti muiden saatavilla; esimerkiksi California Public Records Act (PRA) toteaa, että ”lukuun ottamatta tiettyjä nimenomaisia poikkeuksia, henkilön ylläpitämiä henkilötietoja ei saa luovuttaa ilman henkilön suostumusta”.
Yhdistyneessä kuningaskunnassa Kabinettipapereihin sovellettiin kolmenkymmenen vuoden sääntöä: ennen FOI-lainsäädännön käyttöönottoa Kabinettipapereita ei ollut saatavilla kolmeenkymmeneen vuoteen; joitakin tietoja voitiin salata pitempään. Vuodesta 2011 sääntö koskee edelleen joitakin tietoja, kuten hallituksen kokouspöytäkirjoja.
jotkin yritykset tarjoavat maksua vastaan pääsyn moniin internetissä oleviin julkisiin asiakirjoihin. Monet niistä ovat erikoistuneet tietyntyyppisiin tietoihin, kun taas jotkut tarjoavat pääsyn erityyppisiin tietueisiin, tyypillisesti eri alojen ammattilaisille. Jotkut yritykset myyvät ohjelmistoja luvaten rajattoman pääsyn julkisiin tietoihin, mutta saattavat tarjota vain perustietoa siitä, miten päästä jo saatavilla oleviin ja yleensä ilmaisiin julkisiin verkkosivustoihin.
joka vuosi uutisvälineet, kansalaisryhmät, kirjastot, aatteelliset järjestöt, koulut ja muut asiasta kiinnostuneet ryhmät sponsoroivat ”Auringonpaisteviikkoa.”Auringonpaisteviikko sijoittuu maaliskuun puoliväliin, samaan aikaan James Madisonin syntymäpäivän ja kansallisen Tiedonvapauden päivän kanssa 16. Viikon tarkoituksena on nostaa esiin ajatus siitä, että ”hallitus toimii parhaiten, kun se toimii avoimella paikalla.”
monissa osavaltioissa osavaltioiden lainsäädäntöelimet on usein vapautettu julkisista rekistereistä annetuista laeista, jotka koskevat osavaltion toimeenpanevia virkamiehiä ja paikallisia virkamiehiä. Vuonna 2016 Associated Press esitti pyynnön valtion lainsäädäntöjohtajien sähköposteista ja päivittäisistä aikatauluista (valtiopäivien puhujat ja osavaltioiden Senaattien presidentit) kaikissa 50 osavaltiossa; enemmistö kielsi pyynnön.
oikeudenkäyntiasiakirjat
erityisen merkittävä oli tapaoikeuden kehittyminen ”oikeus tutustua oikeudenkäyntiasiakirjoihin tarkastusta ja kopiointia varten”. Tapaoikeuteen sisältyvä oikeus tutustua tuomioistuimen asiakirjoihin edellyttää, että kuka tahansa henkilö voi tulla tuomioistuimen virkailijan toimistoon virka-aikana ja pyytää oikeuden pöytäkirjojen tarkastamista lähes välittömästi. Tällainen oikeus on tuomioistuinten koskemattomuuden keskeinen turvaaja. Oikeuden asiakirjojen salaamispäätös vaatii sinetöintimääräyksen. Oikeus tutustua oikeuden asiakirjoihin on keskeistä myös vapaudessa: Ei ole mitään ajateltavissa olevaa tapaa käyttää habeas Corpus-oikeutta, jota edesmennyt tuomari Brennan piti Yhdysvaltain perustuslain ”kulmakivenä”, ilman pääsyä oikeuden pöytäkirjoihin julkisina arkistoina.
Yhdysvalloissa common law-oikeus ”oikeus tutustua tuomioistuimen asiakirjoihin tarkastusta ja kopiointia varten” vahvistettiin uudelleen Yhdysvaltain korkeimmassa oikeudessa asiassa Nixon v. Warner Communications, Inc (1978), jossa tuomioistuin totesi oikeudesta tutustua tuomioistuimen asiakirjoihin useita osia, jotka kuuluvat ensimmäiseen, neljänteen, kuudenteen ja neljänteentoista tarkistukseen. Yhdysvalloissa oikeusasiakirjojen saatavuutta säätelevät kansalaisoikeudet Yhdysvaltain perustuslain muutoksissa, ei Tiedonvapauslaki.
oikeudenkäyntiasiakirjojen yleistyessä verkossa huoli yksityisen tiedon heikentymisestä on noussut merkittäväksi kysymykseksi. Aiemmin oikeuden asiakirjojen saaminen vaati ihmisiä menemään fyysisesti oikeustalolle ja pyytämään asiakirjoja, jolloin yksityisyydensuojaasiat olivat olennaisesti vanhentuneita. Kuitenkin suhteellisen helposti, jolla ihmiset voivat nyt käyttää näitä tietueita, erittäin arkaluonteisia tietoja (ts. uhrien nimet, henkilötunnukset jne.) ovat vaarassa joutua julkisesti hyväksikäytetyiksi.
Yhdysvalloissa edit
pääsyä Yhdysvaltain kansallisiin julkisiin asiakirjoihin ohjaa Tiedonvapauslaki (Freedom of Information Act, FOIA). Liittovaltion virastot voivat evätä FOIA: n mukaiset asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt, jos pyydetyt tiedot ovat poikkeuksen alaisia, tai joitakin tietoja voidaan muuttaa (poistaa).
kansallisen FOIA: n lisäksi kaikilla osavaltioilla on jonkinlainen FOI: n lainsäädäntö. Esimerkiksi Coloradossa on Colorado Open Records Act (CORA); New Jerseyssä laki tunnetaan nimellä Open Public Records Act (OPRA).
valtioiden välillä on monia julkisen aineiston saatavuusasteita, joista jotkut tekevät asiakirjojen pyytämisen ja vastaanottamisen melko helpoksi, ja toisiin sovelletaan monia poikkeuksia ja rajoitettuja asiakirjaluokkia. Yksi valtio, joka on melko reagoiva julkisia asiakirjoja pyyntöjä on New York, joka käyttää komitean Avoimen hallinnon auttaa kansalaisia heidän pyynnöissään. Osavaltio, joka oli melko rajoittava sen suhteen, miten he vastaavat julkisiin asiakirjoihin pyyntöihin, on Pennsylvania, jossa laki aiemmin oletti, että kaikki asiakirjat on vapautettu julkistamisesta, ellei niitä voida todistaa toisin. Tätä muutettiin vuoden 2008 lakiesityksellä, joka astui voimaan vuonna 2009. California Public Records Act (California Government Code §6250-6276.48) kattaa Kalifornian osavaltion vankiloissa ja vankiloissa olevien vankien pidätys-ja pidätysrekisterit, jotka eivät kuulu ensimmäisen lisäyksen piiriin (sanan-ja lehdistönvapaus). Pidätys-ja pidätysasiakirjojen julkisuutta pidetään ratkaisevana vapauden turvaamisena.
julkisten tallenteidenkäyttösedit
Internetin ja tiedon aikakauden myötä kaikkien niitä haluavien pääsy julkisiin asiakirjoihin Yhdysvalloissa on lisääntynyt dramaattisesti. Kolmannet osapuolet, kuten tiedonvälittäjäteollisuus, käyttävät säännöllisesti julkisia tietoja kerätäkseen helposti saatavilla olevia profiileja miljoonista ihmisistä, ja ne voivat tehdä voittoa tietojen uudelleen kokoamisesta ja louhimisesta.
julkisia tietoja käytetään useisiin tarkoituksiin, kuten sen varmistamiseen, että elatusmaksut suoritetaan tuomioistuinten määräämällä tavalla, luottotoimistojen auttamiseen tarkkojen tietojen pitämisessä ja eläke-etuuksien maksamiseen eläkeläisille.
pääsy rikosrekistereihin Yhdysvalloissa edit
yksittäisten rikoshistorioiden katsotaan yleisesti olevan Yhdysvalloissa julkisia rekistereitä, ja niihin pääsee usein rikoshistorian taustatarkistusten kautta, mutta ”FBI: n ylläpitämien rikoshistorian tietojen pääsyä ja käyttöä on perinteisesti rajoitettu ja valvottu laajalti niiden henkilöiden yksityisyyden suojelemiseksi, joita tiedot koskevat.”Federal Fair Credit Reporting Act asettaa” fair information-practice-vaatimukset kuluttajaraportointivirastoille, jotka raportoivat julkisista rekisteritiedoista, kuten rikoshistoriasta, työllisyystarkoituksiin”, ja jotkut valtion kuluttajansuojalait asettavat tiukempia määräyksiä.
Reporters’ Committee for Freedom of the Press-järjestön mukaan Yhdysvalloissa pidätysasiakirjat ”ovat yleensä julkisia, elleivät ne koske aktiivista tai käynnissä olevaa tutkintaa. Muutamat osavaltiot rajoittavat pidätysrekisteristä saatavia tietoja erityisesti silloin, kun ne koskevat henkilöitä, joita ei koskaan syytetty, jotka vapautettiin syytteistä tai joiden tiedot poistettiin. Jälleen määritys johtaa usein tasapainotestiin, jossa verrataan yleisön intressiä julkistamiseen suhteessa yksilön yksityisyydensuojaan.”Sitä vastoin turvasäilöön ja nuorisorikollisuusrekistereihin ei sovelleta useimpia valtion avoimia rekistereitä koskevia lakeja, joten pääsy” rajataan nuoreen, hänen vanhempiinsa tai huoltajiinsa tai muihin osapuoliin, jotka ovat suoraan osallisina lakiasiassa.”
julkisten tallenteiden tuhoaminen
vuoden 2018 alussa Kansallisarkisto asetti verkkosivun ”Unwerton Disposition of Federal Records” julkaisemaan kaikki tapaukset, joissa tutkitaan mahdollista luvatonta tallenteiden tuhoamista.